Har du nogensinde stået i supermarkedet og tænkt: "Har jeg egentlig brug for den her pose slik?” eller “Har jeg ikke allerede hakkede tomater derhjemme?". Disse overvejelser ligner meget de spørgsmål, som application portfolio management hjælper virksomheder med at besvare om deres softwareapps.
For ligesom du regelmæssigt tjekker dit køleskab og dine skabe for at se, hvad du har brug for, hvad der skal bruges først, og hvad der måske er blevet for gammelt, så kræver din virksomheds softwareportefølje samme opmærksomhed. Og det er kernen i application portfolio management (APM).
Hvis du er ansvarlig for indkøbene derhjemme, er det din opgave at sikre, at I har de rette ingredienser til at lave gode måltider, undgå madspild og holde jer inden for budgettet. På samme måde handler APM om at sikre, at din virksomhed har de rette softwareværktøjer til at udføre sine opgaver effektivt, undgå unødvendige omkostninger og optimere IT-investeringerne.
I dette blogindlæg vil vi udforske, hvordan du kan blive en dygtig "digital indkøber" for din virksomhed. Vi skal se på metoder til at vurdere "holdbarhedsdatoen" på jeres apps, hvordan I undgår at have for mange af samme slags på "hylden", og hvordan I kan planlægge jeres fremtidige softwareindkøb klogt.
Hvad er application portfolio management (APM)?
Application portfolio management (APM) handler om at skabe overblik og kontrol over de mange apps, som din virksomhed bruger.
Application portfolio management er en struktureret proces, hvor du systematisk administrerer, analyserer og optimerer alle de apps, der driver din virksomhed fremad.
Hvis du ikke helt med på køkken-metaforen ovenfor, kan du også prøve at tænke på APM som din virksomheds værktøjskasse: Nogle værktøjer bliver brugt ofte, andre sjældent, og nogle måske slet ikke – men de optager alle plads og ressourcer.
Med APM får du mulighed for at vurdere, om de apps, du har investeret i, virkelig skaber værdi. Du kan finde ud af, om nogle apps er forældede, omkostningstunge eller ineffektive, og om der er bedre løsninger på markedet.
Samtidig hjælper APM med at sikre, at applikationerne understøtter dine forretningsmål, og at de fungerer optimalt uden unødvendige udgifter.
Hvad er formålet med application portfolio management?
I mange organisationer opstår der over tid en stor mængde apps, der bruges til forskellige opgaver, som f.eks. projektstyring, økonomi, HR eller marketing.
Problemet er, at mange af disse apps kan ende med at overlappe i funktionalitet, blive ineffektive eller direkte overflødige.
Uden en klar strategi for, hvordan applikationerne bruges, risikerer din virksomhed at spilde både tid og penge.
Med APM kan din virksomhed opnå en dyb forståelse af, hvilke apps der er i brug, hvad de koster, hvilken værdi de tilfører, og hvordan de passer ind i den overordnede forretningsstrategi.
Ved systematisk at evaluere applikationerne kan virksomheden afgøre, om nogle apps skal fjernes, konsolideres eller opgraderes.
Hvorfor er application portfolio management vigtigt?
Når din virksomhed har mange apps i spil, kan det være svært at holde styr på, hvad der rent faktisk skaber værdi, og hvad der bare ender med at koste penge og tid.
Det er her, application portfolio management giver dig overblik, så du kan tage kontrol over dine apps og sikre, at de arbejder for dig – ikke imod dig.
Her er nogle konkrete fordele, du kan forvente:
- Spar penge og ressourcer: Med APM kan du identificere apps, der overlapper hinanden, eller som ikke længere bliver brugt. Ved at eliminere eller konsolidere disse apps kan du skære unødvendige omkostninger væk. Det betyder, at du kun betaler for de værktøjer, der faktisk skaber værdi, og undgår at bruge penge på dobbeltarbejde. En undersøgelse fra Gartner viser, at virksomheder kan spare 30% på deres software-omkostninger ved at evaluere deres softwareportefølje.
Læs mere: Fra kaos til kontrol: Sådan mestrer du omkostningsstyring - Øg sikkerheden: Ved at holde styr på alle dine apps, kan du lettere identificere forældede eller sårbare systemer og prioritere opdateringer eller udskiftninger.
Læs mere: IT-sikkerhed: dit værn mod cyberkriminelle - Frem innovation og agilitet: Når du rydder op i ineffektive systemer, frigør du både tid og penge, som i stedet kan bruges på nye teknologier, der gør din virksomhed mere konkurrencedygtig. Med APM kan du hurtigere tilpasse dig teknologiske fremskridt og være på forkant i din branche.
- Få overblik og træf bedre beslutninger: Med APM får du fuld gennemsigtighed over alle dine apps, deres omkostninger, og hvordan de understøtter din forretning. Det overblik gør det nemmere at træffe beslutninger om, hvilke apps der skal prioriteres, opgraderes eller skrottes. Det sikrer, at du hele tiden arbejder med de værktøjer, der bedst støtter dine forretningsmål.
Kort sagt: APM hjælper dig med at trimme din softwareportefølje, så du får mere ud af dine ressourcer og holder din virksomhed i front.
Hvem er ansvarlig for application portfolio management?
Ansvaret for application portfolio management er ikke noget, der bare kan parkeres hos én person eller afdeling. Det er snarere en holdindsats, der kræver samarbejde på tværs af organisationen.
Men lad os bryde det ned og se på, hvem der typisk spiller en rolle:
IT-afdelingen er ofte drivkraften bag APM, da de har indsigt i applikationernes tekniske funktioner, vedligeholdelse og sikkerhed. Som kaptajner i det digitale hav, sætter IT-chefen således typisk kursen for APM-strategien.
Men IT kan ikke gøre det alene. De arbejder nemlig tæt sammen med lederne i virksomheden, som har overblikket over, hvilke apps der understøtter virksomhedens mål og strategier.
Økonomiafdelingen spiller også en vigtig rolle i APM-processen, da de hjælper med at holde styr på omkostningerne og sikre, at investeringer i software giver den ønskede værdi.
Det er desuden vigtigt, at brugerne – altså de forskellige afdelinger, der anvender applikationerne i dagligdagen – er med til at give feedback om deres behov og oplevelser.
Som du kan se, er effektiv APM altså ikke en enkeltmandsopgave, men en kollektiv indsats. Det handler om at skabe en kultur, hvor alle i organisationen forstår vigtigheden af at holde styr på og optimere softwareporteføljen.
APM-processen i praksis: Sådan kommer du i gang
At komme i gang med application portfolio management kan virke som en stor opgave, især hvis din virksomhed har en kompleks og omfattende softwareportefølje. Men med en struktureret tilgang kan du hurtigt få overblik og begynde at optimere.
I dette afsnit guider vi dig igennem de vigtigste trin i APM-processen, så du kan tage de første skridt mod at strømline dine apps og få mere værdi ud af dine IT-investeringer.
1. Kortlægning af apps
Det første skridt er at skabe et overblik over alle virksomhedens apps. Saml information om hver enkelt applikation – hvad de bruges til, hvem der bruger dem, og hvad deres formål er. Formålet er at forstå, hvor mange apps I har, og hvad deres funktion er i virksomheden.
Nøglepunkter:
- Hvilke applikationer er i brug?
- Hvem bruger applikationerne, og hvor ofte?
- Hvad er applikationens primære formål?
2. Vurder applikationernes værdi
Når du har kortlagt applikationerne, skal du vurdere deres værdi. Det er ikke kun en økonomisk vurdering, men også om applikationen effektivt understøtter dine virksomhedsmål.
Nøglepunkter:
- Bidrager applikationen til virksomhedsmålene?
- Hvor ofte bruges den, og hvor tilfredse er brugerne?
- Overholder den virksomhedens sikkerheds- og compliancekrav?
3. Identificer overflødigheder og optimer
Når du har analyseret applikationerne, kan du identificere overflødige eller ineffektive systemer, der kan fjernes eller konsolideres. Se på muligheder for at samle funktioner i færre systemer for at spare omkostninger og øge effektiviteten.
Nøglepunkter:
- Er der apps, der overlapper hinanden?
- Kan nogle apps konsolideres eller udskiftes?
- Er der nyere løsninger, der kan give bedre værdi?
4. Optimer og opdater porteføljen
Efter at have fjernet eller konsolideret apps er næste skridt at optimere porteføljen. Det kan f.eks. involvere opgraderinger til nyere teknologier eller investeringer i mere effektive løsninger.
Her handler det om at sikre, at de apps, du har tilbage, er så effektive som muligt.
Nøglepunkter:
- Skal eksisterende apps opdateres?
- Er der nye løsninger, der kan forbedre jeres forretningsprocesser?
- Hvordan kan du sikre, at kun de nødvendige systemer er i brug?
5. Løbende overvågning og tilpasning
APM er en løbende proces. Det er vigtigt, at du overvåger softwareporteføljen regelmæssigt for at sikre, at den stadig opfylder din virksomheds behov. Vær proaktiv i at identificere områder, hvor det er relevant at optimere, og hold dig opdateret med nye teknologiske løsninger.
Nøglepunkter:
- Implementer et system til løbende overvågning af applikationerne.
- Gennemfør regelmæssige evalueringer af applikationernes ydeevne og værdi.
- Vær klar til at justere porteføljen, når behovene ændrer sig.
Ved at følge disse trin kan du få en optimeret og effektiv softwareportefølje, der er tilpasset dine forretningsmål.