Alt du skal vide om automatisk bogføring

Så vil du nok gerne høre mere om automatisk bogføring, hvor du i hvert fald kommer et skridt tættere på det drømmescenarie. Med automatisk bogføring kan du nemlig slippe for mange af de tidskrævende og monotone opgaver, der følger med manuel bogføring. Ved at automatisere disse processer kan du spare tid, reducere fejl og få et mere præcist overblik over din virksomheds økonomi.

Men hvad indebærer automatisk bogføring egentlig? Og hvordan kan du implementere det i din virksomhed? I dette blogindlæg vil vi dykke ned i fordelene ved automatisk bogføring, de faldgruber, du skal være opmærksom på, og give dig en guide til, hvordan du implementerer det bedst muligt.

• Automatisk bogføring sparer tid, minimerer fejl og giver bedre økonomisk overblik ved at erstatte manuelle opgaver med intelligente systemer.
• Du kan automatisere mange af økonomifunktionens opgaver – fra fakturahåndtering til månedsluk.
• Implementeringen kræver planlægning, oplæring og integration med eksisterende systemer for at undgå klassiske faldgruber.
• Automatisering ændrer jobroller: bogholderen bliver dataanalytiker, og CFO’en bliver strategisk rådgiver med realtidsindsigt.
• Fremtidens økonomimedarbejdere skal mestre software, dataanalyse og procesoptimering for at kunne skabe værdi i en digital virkelighed.

Hvad er automatisk bogføring?

Kort sagt handler automatisk bogføring om at automatisere de gentagne og manuelle opgaver, der normalt er en del af bogføringsprocessen.

Når du normalt modtager en faktura, indebærer det en masse taste- og registreringsarbejde. Al fakturaens data – som fakturanummer, beløb, forfaldsdato og leverandørinformation – skal registreres korrekt i dine systemer. 

Det er en proces, der kan tage lang tid, og hvor bare den mindste tastefejl kan have store konsekvenser.

Med automatisk bogføring sparer du tid og reducerer risikoen for menneskelige fejl betydeligt.

I stedet for at bruge tid på at indtaste alle oplysninger manuelt, uploader du blot fakturaen til dit system. Teknologier som OCR (Optical Character Recognition) læser og forstår dine økonomiske dokumenter som fakturaer og kvitteringer og registrerer dem automatisk i systemet.

Det betyder, at du ikke længere behøver at sidde og indtaste data manuelt – det klarer systemet for dig. Samtidig vil automatisk bogføring også gøre både betaling og bogføring af fakturaer nemmere og mere effektiv.

Når du har godkendt en faktura, kan systemet automatisk sørge for, at betalingen sker til tiden. Det betyder, at du undgår manuelle betalingspåmindelser, og at risikoen for forsinkede betalinger – som kan skade dine leverandørrelationer – minimeres.

Læs mere: Bag kulisserne: Sådan letter Pleo din bogføring

Alt dette sker, uden at du behøver at røre en finger. Slut med endeløse manuelle indtastninger, slut med tidskrævende fejlfinding og slut med forsinkede betalinger på grund af manglende overblik.

Med automatisk bogføring af dine fakturaer kan du være sikker på, at dine kreditorer altid får deres penge til tiden, samtidig med at du sparer værdifuld tid og ressourcer i bogføringsprocessen.

Her kan du automatisere bogføringen

Automatisk bogføring handler ikke kun om at håndtere fakturaer hurtigere. I dag er der faktisk ganske nem adgang til en række digitale værktøjer, der kan effektivisere nærmest hele den finansielle værdikæde. 

Her er fem områder, hvor automatisering kan skabe særlig stor værdi:

• Fakturahåndtering: Ved hjælp af OCR og intelligente workflows kan du automatisere modtagelse, aflæsning, kontering og bogføring af leverandørfakturaer. Det sparer tid og minimerer risikoen for tastefejl – især ved høj volumen. Mange systemer (f.eks. Pleo) tilbyder også automatisk faktura-matching med indkøbsordrer og godkendelsesflows.
  
  
• Lønadministration: Lønkørsler kan automatiseres fra ende til anden, herunder skatteberegning, pension, feriepenge og overholdelse af overenskomster. Automatisering mindsker fejl og sikrer, at medarbejderne får korrekt løn til tiden, samtidig med at HR og økonomi får frigjort ressourcer.
  
  
• Håndtering af leverandørfakturaer: Når du automatiserer hele betalingsflowet – fra godkendelse til overførsel – opnår du bedre likviditetsstyring, færre fejlbetalinger og mere præcise forfaldsoversigter. Avancerede løsninger kan prioritere betalinger baseret på rabatter, betalingsbetingelser og cash flow.
  
  
• Fakturering og opfølgning: Automatiseret fakturering og opfølgning gør det lettere at holde styr på udeståender og mindske debitorrisiko. Systemer kan sende rykkere automatisk, tilpasse kommunikation til kundesegmenter og give realtidsindsigt i kunders betalingsadfærd.
  
  
• Månedsluk og afstemning: Ved at automatisere bankafstemninger, saldooverførsler og kontrolpunkter kan du forkorte tidsforbruget på måneds- og kvartalsluk væsentligt. Du kan sågar få smarte værktøjer til at scanne automatisk efter uregelmæssigheder og dermed sikre regnskabskvaliteten.

Jo flere dele af økonomifunktionen, du automatiserer, jo mere kan din afdeling udvikle sig fra at være transaktionsfokuseret til at fungere som en strategisk sparringspartner for resten af virksomheden. 

De største fordele ved automatisk bogføring

Hvis du er træt af at bruge uendeligt meget tid på manuelle bogføringsopgaver og konstant bekymre dig om fejl eller forsinkelser, så er automatisk bogføring svaret på dine bønner.

Ved at automatisere dine regnskabsprocesser kan du ikke blot spare tid og penge, men også opnå en hidtil uset effektivitet og præcision i din økonomistyring.

Lad os se nærmere på, hvordan disse fordele kan gavne dig:

• Tidsbesparelse: Med automatisk bogføring kan du sige farvel til endeløse timer med manuel indtastning af data. Softwaren håndterer de kedelige, repetitive opgaver for dig, så du og dit team kan fokusere på mere strategiske og værdiskabende aktiviteter. Forestil dig, hvad du kunne opnå med al den ekstra tid.
  
  
• Færre fejl: Lad os være ærlige – selv den mest omhyggelige medarbejder kan lave fejl fra tid til anden. Men med automatisk bogføring minimeres risikoen for menneskelige fejl markant. Systemet fanger og retter uregelmæssigheder, så du kan være sikker på, at dine regnskaber altid er præcise og pålidelige.
  
  
• Reduktion af omkostninger: Tid er penge, og ved at automatisere dine bogføringsprocesser kan du reducere omkostningerne betydeligt. Tænk på alle de ressourcer, du kan spare ved at eliminere behovet for manuel dataindtastning og behandling.
  
  
• Hurtigere indhentning af data: Nu er det slut med at gennemgå stakkevis af papirer eller endeløse regneark for at finde den information, du har brug for. Med automatisk bogføring kan du hurtigt og nemt indhente de data, du har brug for, med blot et par klik. Uanset om det er en specifik transaktion, en kundes historik eller et bestemt finansielt nøgletal, har du lynhurtig adgang til de oplysninger, der er afgørende for din beslutningstagning.
  
  
• Øget sikkerhed: I modsætning til regneark eller papirbaserede systemer, hvor data nemt kan blive væk eller ødelagt, gemmer automatiserede løsninger alle dine data sikkert i skyen eller på beskyttede servere. Med avanceret kryptering, adgangskontrol og regelmæssig backup kan du være sikker på, at dine følsomme oplysninger er i trygge hænder.

Klassiske faldgruber og hvordan du undgår dem

Selvom automatisk bogføring byder på en lang række fordele, er der også faldgruber, som du skal være opmærksom på.

Hvis du er ekstra opmærksom på disse punkter, sikrer du, at overgangen til automatisk bogføring bliver så problemfri og effektiv som muligt:

Manglende integration med eksisterende systemer: En af de største udfordringer ved at implementere automatiseret bogføring er at sikre, at det nye system kan integreres problemfrit med dine eksisterende løsninger, som f.eks. ERP eller CRM.

Hvis ikke, kan data blive fragmenteret, hvilket kan føre til unøjagtige regnskaber og ineffektivitet. For at undgå det skal du vælge en automatiseringsløsning, der er kompatibel med dine nuværende systemer og tilbyder fleksible integrationsmuligheder.

Utilstrækkelig oplæring af medarbejdere: Selvom automatisering kan gøre bogføringsprocessen lettere, kræver det stadig, at dine medarbejdere forstår, hvordan systemet fungerer.

Sørg derfor for at investere i omfattende oplæring for dit team, så alle er fortrolige med at bruge det nye system og forstår dets funktioner og fordele.

​​Datasikkerhed og compliance: Overgangen til automatiseret bogføring betyder, at du opbevarer mere data digitalt, hvilket stiller store krav til sikkerheden.

Det er således afgørende at vælge en løsning, der tilbyder robuste sikkerhedsforanstaltninger og overholder gældende lovgivning, såsom GDPR. Gennemfør regelmæssige sikkerhedskontroller og opdater dine sikkerhedsprotokoller for at beskytte dine data.

Udfordrende datamigrering: Datamigrering kan også være en udfordring. Hvis softwaren ikke kan læse din nuværende database korrekt, eller hvis den har problemer med at integrere med dine eksisterende systemer, kan der opstå uoverensstemmelser i dine data.

For at undgå disse problemer er det vigtigt at have en god plan for, hvordan du håndterer tekniske problemer, og hvordan dine data skal migreres til det nye system.

Sådan implementerer du automatisk bogføring i din virksomhed

Nu hvor du er bekendt med fordelene ved automatisk bogføring og har en forståelse for de potentielle faldgruber, er du klar til at tage skridtet og implementere det i din virksomhed.

Men hvor skal du starte?

1. Evaluer budget og behov: Først og fremmest skal du evaluere din virksomheds specifikke behov og økonomiske rammer. Hvilke funktioner er afgørende for dig, og hvilke kan du undvære? Undersøg de forskellige softwareløsninger nærmere, og vælg en, der passer til dine krav og din pengepung. Se også, om du kan finde anmeldelser og sammenligne priser for at træffe en informeret beslutning.
   
   
2. Planlæg implementeringen: Udarbejd en detaljeret plan for, hvordan implementeringen skal foregå. Sørg for tidsplaner, ressourceallokering og en klar definition af, hvem der er ansvarlig for hvilke opgaver. Sørg også for at inkludere tid til oplæring og tilpasning af systemet, så det passer til din virksomheds arbejdsgange.
   
   
3. Kommunikation til medarbejdere: Næste skridt er at forberede din virksomhed på overgangen. Kommuniker tydeligt med dine medarbejdere om formålet med at indføre automatisk bogføring, og hvordan det vil påvirke deres roller og ansvar.
   
   
4. Oplæring af dit team: Et af de vigtigste trin i implementeringen er at sikre, at alle medarbejdere er fortrolige med det nye system. Afsæt tid til at oplære dit team grundigt, så de forstår, hvordan de skal bruge softwaren.
   
   
5. Migrér dine data: Overfør dine eksisterende data til det nye system. Dette trin kræver omhyggelig planlægning for at sikre, at ingen data går tabt, og at alt bliver korrekt integreret. Test migreringen grundigt for at sikre, at alle oplysninger er præcist overført.
   
   
6. Overvåg og juster: Efter implementeringen er det vigtigt at overvåge, hvordan systemet fungerer i praksis og samle feedback fra brugerne. Juster processerne efter behov for at optimere effektiviteten. Regelmæssige evalueringer kan hjælpe med at identificere eventuelle problemer tidligt og sikre, at systemet fungerer optimalt.

Automatiseringens indflydelse på jobroller og fremtidens kompetencebehov

Når der tales om automatisering, opstår der næsten automatisk også et lettere bekymret spørgsmål: Hvad så med os mennesker? Mister vi vores job?

Svaret er – heldigvis – nej. Selvom frygten for at blive erstattet er reel, er virkeligheden en anden. Når du automatiserer bogføringen, fjerner du ikke job, du gør dem mere strategiske og interessante.

Med automatiseringen følger en revolution, hvor nye kompetencer bliver guld værd.

Bogholderen går fra bilagsbehandler til analytiker

• Før (uden automatisering): Bogholderens hverdag er domineret af manuelle, gentagne opgaver – f.eks. indtastning af bilag, afstemning af konti og jagt på forsvundne kvitteringer. Det er et tidskrævende, detaljeorienteret arbejde, der ikke altid levner plads til meget andet.
• Efter (med automatisering): Når systemer tager sig af rutineopgaverne, frigives bogholderens tid markant. Fokus skifter til mere værdiskabende arbejde: at analysere tal, spotte tendenser, optimere processer og være en intern rådgiver for ledelsen. Bogholderen bliver den, der hjælper med at forstå økonomien, ikke bare at opgøre den.

CFO’ens rolle løftes fra rapportering til strategi

• Før (uden automatisering): CFO'en bruger ofte en stor del af sin tid på at indhente og konsolidere data til rapporter. Overblikket er historisk, og der er mindre tid til at være proaktiv.
• Efter (med automatisering): Med automatiseret dataindhentning og rapportering får økonomichefen adgang til data i realtid og dermed skarpere indsigter. Rollen løftes til at være en strategisk partner, der kan drive virksomheden fremad via fremsynede analyser, risikostyring og proaktiv finansiel planlægning.

Nye kompetencer, der er i høj kurs
Denne udvikling stiller samtidig nye krav til kompetencerne. Hvor det tidligere handlede om regneark og rutiner, efterspørges der i dag langt mere teknologiforståelse, datadrevet indsigt og evnen til at omsætte tal til beslutninger.

Fremtidens økonomifagfolk skal mestre:

• Softwareforståelse og digital nysgerrighed: Evnen til at forstå og udnytte de mange digitale værktøjer og systemer.
• Dataanalyse og fortolkning: At kunne læse mellem tallene, finde mønstre og omsætte data til konkrete anbefalinger.
• Strategisk indsigt og forretningsforståelse: At koble økonomiske tal til virksomhedens overordnede mål og forstå, hvordan finansielle beslutninger påvirker hele organisationen.
• Procesoptimering og forandringsledelse: Evnen til at identificere ineffektive processer og lede implementeringen af nye, automatiserede arbejdsgange.

Du skal altså ikke se automatisering af bogføring som en trussel, men en mulighed for at løfte økonomifunktionen til et strategisk niveau.