Bag kulisserne: Sådan letter Pleo din bogføring

Pleo er ikke bare endnu et firmakort.

Ved hjælp af smart teknologi gør Pleo det meget nemmere for hele virksomheden at håndtere virksomhedsrelaterede udgifter.

Det er ofte de ansatte, der umiddelbart bliver mest begejstrede for at slippe for afstemning af deres bilag og udgifter. Vores største fokus er dog at sikre, at produktet ikke kun passer til økonomiafdelingens behov, men strømliner hele virksomhedens bogføring og administrative processer.

De fleste virksomheder har vidt forskellige modeller for, hvordan de håndterer deres udgifter, men det afholder ikke økonomiafdelingerne fra at løbe ind i de samme problemer. Afstemning er typisk en langsommelig, manuel proces, hvor bogholdere skal jagte ansatte rundt efter deres kvitteringer, og firmakort bliver væk, når de går fra ansat til ansat.  

Vi kunne blive ved (som vi gør i adskillige andre indlæg såsom som den reelle omkostning ved manuel udgiftsrapportering) og fortælle meget mere om besværet, det traditionelle firmakort medfører. Men vi vil meget hellere fortælle, hvordan Pleo gør op med det traditionelle bøvl.

Sådan hjælper Pleo med at uddelegere ufgiftsrapporteringen

I gamle dage var firmakort noget, der var forbeholdt ledere. Det gav mening i en tid, hvor det var svært arbejde at få lavet et kort i banken. Der var tonsvis af papirarbejde, og virksomheden havde ringe kontrol over, hvor de blev brugt. Det hele var lidt af en tillidsøvelse mellem virksomheden og de privilegerede få ansatte, som måtte få et kort.

Med Pleo er det helt anderledes. Ved hjælp af vores prisvindende onboarding software kan jeres virksomhed komme i gang på 10 minutter, udelukkende ved brug af vores online portal – og det kræver intet papirarbejde.   

Så snart jeres virksomhed er verificeret af vores compliance team, kan du frit invitere dine ansatte. Du behøver kun deres navn og e-mail for at bestille kort til dem.

Når hvert kort er tilknyttet en bestemt person, er det en smal sag at holde styr på jeres udgifter. Med få klik kan du kontrollere aktivitet og begrænsninger på hvert kort.

Enhver i dit team kan foretage virksomhedskøb, så snart de har brug for det. Pleo gør det muligt for din økonomiafdeling at have mere kontrol end nogensinde før. Opsætningen af budgetter er nemmere, og ansvaret kan uddelegeres til teamledere.

Afstemning kan gøres på et øjeblik

Efter at have talt med de mere end 3000 virksomheder, der allerede bruger Pleo, gik det op for os, at det især er, når det kommer til afstemning, Pleo skaber stor værdi. Ved at automatisere afstemningsprocessen har vi sparet økonomiafdelingerne for det, som plejede at være en langtrukken manuel proces.

Når Pleokortet bruges, får medarbejderne straks en meddelelse om at tilføje og matche kvittering og køb i deres Pleo mobilapp.

Og ikke nok med at det er nemt at matche kvitteringer og køb, dine ansatte kan nu ved hjælp af brugerdefinerede tags sørge for, at deres køb automatisk bliver rigtigt kategoriseret, så det stemmer med jeres regnskab (eller skrive en note, som forklarer, hvordan et køb skiller sig ud).

Tags kan være alt lige fra en kundes navn til et særligt projekt, uanset hvad jeres setup er, kan Pleo imødekomme det.

Al jeres data (kvitteringer, transaktionsdata, projektkoder, medarbejderkoder, tags og momskoder) er på plads og klar til at blive eksporteret til det økonomisystem, I bruger. Pleo integreres med en række forskellige udbydere for at gøre det så enkelt som muligt. Nedenfor kan du se nogle af dem.

Det betyder, at det er slut med manuel afstemning i slutningen af hver måned, slut med at uploade kvitteringer manuelt til dit økonomisystem, at indsamle kvitteringer eller identificere ukendte køb, som ikke er kategoriserede. Al data synkroniseres nu direkte fra Pleo til dit økonomisystem med et par klik.

Og vigtigst af alt: Det er slut med manuelt at logge udgifter og administrere personalegodtgørelse.

Sådan giver Pleo et bedre overblik over dine udgifter

Når alle ansatte har deres eget Pleokort, kan du endelig få det fulde overblik over jeres virksomheds udgifter. Ved at have løbede overblik kan du forstå konteksten for jeres udgifter i stedet for at vente til slutningen af hver måned.

Dette har flere fordele. For det første minimeres risikoen drastisk for ikke-ønsket adfærd, da mistænkelige køb kan ses i realtid og forhindres, inden det bliver et problem.

Derudover er det meget lettere at blive klar til revision, når alle dine data allerede er det rigtige sted (se aktivitetsloggen for hver enkel udgift). Dette er vigtigt, da du ikke vil være i stand til fuldt ud at få refunderet dit momsfradrag, hvis du mangler en kvittering – hvilket ofte hænder i voksende virksomheder med mange udgifter.

Sidst, men ikke mindst er det nu muligt at få helt styr på dine forskellige teams, kategorier, projekter, ansatte og leverandører ned til mindste detalje med vores analyseoverblik.  

På den måde kan du nu få det fulde overblik over forskellige udgiftsmønstre samt vigtige indsigter til dine fremtidige budgetfremskrivninger. Ikke mere gætteri eller aflevering af rapporter på bagkant i slutningen af ​​måneden.

Hvad får du med Pleo?

Pleo er en prisvindende ud-af-boksen-løsning på administration af virksomhedsudgifter. Pleo kan levere alle de kort, der er nødvendige for hele organisationen, sammen med den software, virksomheden har brug for til at automatisere og strømline jeres udgifter.

Her er, hvad du får:

☑️ Virtuelle kort og plastikkort
☑️ Web- og mobilapps
☑️ Kundeservice 24/7
☑️ Integration med økonomisystem
☑️ Bruger- og team administration
☑️ Realtidsoverblik over udgifter
☑️ Analyseværktøj til udgifter
☑️ Integration med andre systemer
☑️ Brugerdefinerede tags og kategorier
☑️ Skræddersyet bogholderadgang
☑️ System mod svindel
☑️ Et voksende antal features

Vil du prøve Pleo?

Den bedste måde at få et godt indtryk af Pleo er at tilmelde sig den gratis prøveperiode på en måned. Det vil gøre det muligt for dig at prøve Pleokort, mobil- og webapp, samt alle de fordele, vi har beskrevet.

Hvis du vil se, hvordan det virker, før du tilmelder dig, kan du bestille en demo hos en af ​​vores produkteksperter. De vil sætte dig ind i, hvordan det virker og besvare alle dine spørgsmål.