5 af de bedste softwares til håndtering af rejseudgifter

Rejseudgifter. Bare ordet kan få det til at løbe koldt ned ad ryggen på selv den mest garvede økonomichef. Derfor er du nok heller ikke den eneste, der på et tidspunkt har overvejet, om det ikke snart er tid til at skifte jeres gamle, manuelle proces ud med en ny software, der kan gøre livet lidt lettere.

Men sandheden er desværre, at mange ender med et system, som medarbejderne hader, regnskabet ikke kan bruge, og som skaber flere problemer, end det løser. Den bedste software til håndtering af rejseudgifter er ikke (nødvendigvis) det med flest funktioner, men det, som jeres medarbejdere rent faktisk kommer til at bruge hver dag, uden at de bander over det.

I denne guide giver vi dig vores bud på, hvad du skal kigge efter, når du vælger software, ligesom vi giver dig et overblik over fem af de bedste softwares til håndtering af rejseudgifter, så du kan træffe en informeret beslutning.

• Den bedste software er ikke den med flest funktioner, men den, dine medarbejdere rent faktisk bruger uden frustration.
• Vælg baseret på reelle problemer – som forsvundne kvitteringer og langsomme godkendelser – ikke på fancy demoer og store løfter.
• Beregn de totale omkostninger, inklusiv implementering og gebyrer, så den "billige" løsning ikke ender med at blive den dyre.

Hvad skal du kigge efter i en software til håndtering af rejseudgifter?

Sandheden er desværre, at mange virksomheder vælger deres software til håndtering af rejseudgifter på baggrund af fancy demoer og større løfter fra sælgerne. For alt for mange resulterer det i, at seks måneder senere sidder de med et system, som medarbejderne hader, regnskabet ikke kan bruge, og som har skabt flere problemer, end det løser.

Så hvad skal man egentlig fokusere på?

Vi er glade for, at du spørger. Her er vores bud på, hvad du rent faktisk skal kigge efter, når du skal vælge software til styring af dine rejseudgifter.

• Automatisk kvitteringsscanning (der faktisk virker): Næsten alle lover det, få leverer det. Test systemet med rigtige kvitteringer fra jeres egne medarbejdere – slidte kvitteringer fra tanken, krøllede bonner fra restauranten og udenlandske kvitteringer på kyrillisk. Hvis systemet ikke kan læse 90% eller mere korrekt, skal du finde et andet. Dine medarbejdere gider ikke at rette fejl manuelt. Det er jo netop det, I prøver at slippe for.

• Integration, der ikke kræver en ph.d.: "Vi integrerer med alle større regnskabssystemer" betyder ofte "vi kan eksportere en CSV-fil, held og lykke." Bed derfor efter en demo, hvor du kan se en live-demo af integrationen med jeres specifikke regnskabssystem. Data skal flyde automatisk begge veje uden manuel intervention.

• Mobile-first mentalitet: Folk rejser med telefoner, ikke bærbare. Hvis appen føles som en hjemmeside presset ind i en telefonskærm, eller hvis kritiske funktioner kun virker på desktop, så drop det. Medarbejderen skal kunne scanne kvitteringer, indsende udgifter og få godkendelser direkte fra telefonen.

• Godkendelsesflow, der matcher jeres virkelighed: Kan systemet håndtere, at små udgifter godkendes automatisk, mellemstore kræver én godkender, og store udgifter skal igennem to niveauer? Og hvad sker der, når godkenderen er på ferie? Hvis systemet ikke kan håndtere jeres nuværende godkendelsesstruktur uden at kræve store organisationsændringer, bør I melde pas.

• Gennemsigtig prisstruktur: "Kontakt os for priser" kan være et rødt flag. De mest seriøse leverandører har gennemsigtige prismodeller. Spørg specifikt om gebyrer for: internationale transaktioner, valutavekslinger, ekstra brugere, og support ud over standard. Den "billige" løsning kan hurtigt blive dyr.
  
  
• Rapportering, som jeres økonomichef faktisk kan bruge: Kan systemet generere de rapporter, I har brug for til revision, momsafregning og budgetopfølgning? Ikke bare fancy dashboards, men faktiske, brugbare rapporter med de data, jeres revisorer kræver.

Kort sagt er det vigtigt, at du prøver ikke at blive alt for imponeret af fancy features, som I nok ikke kommer til at bruge, men i stedet fokuserer på at finde det system, der løser jeres største problemer bedst.

5 af de bedste softwares til håndtering af rejseudgifter

Rejseudgifter kan hurtigt løbe op og blive en kompleks opgave at håndtere. Heldigvis er der flere softwares, der hjælper virksomheder med at få styr på udgifterne, samtidig med at de sparer tid og penge. 

Vi har samlet nogle af de bedste løsninger, der gør styringen af rejseudgifter både effektiv og simpel.

1. Pleo

Pleo er en af de mest anerkendte og pålidelige løsninger til rejseudgifter, og den er klar til at gøre livet lettere for dig og din virksomhed. 

Med Pleo får du en fleksibel platform, der gør det nemt at håndtere medarbejdernes rejseudgifter. Appen gør det muligt for medarbejderne at registrere udgifter i realtid – hurtigt og enkelt.

Uanset hvilken slags udgift du skal holde styr på, får du fuldt overblik over alle udgifter. Pleo giver dig mulighed for at få styr på rejseudgifterne, uden at du mister overblikket og hjælper dig med at optimere virksomhedens udgiftsstyring med én enkelt platform.

Fordele og nøglefunktioner:

• Automatisk kvitteringsscanning: Reducerer manuel indtastning og sparer tid.
• Integration med regnskabssystemer: Sikrer automatisk synkronisering af data.
• Fleksible kortmuligheder: Tilbyder både fysiske og virtuelle kort til medarbejdere.
• Rejse- og diætegodtgørelser: Håndterer nemt rejseomkostninger og diæter.
• Brugervenlig app: Gør det nemt for medarbejdere at registrere udgifter.

Grunde til at vælge Pleo:

• Hurtig implementering og onboarding.
• Stærk kundesupport og brugervenligt interface.
• Skalerbar løsning, der vokser med din virksomhed.

Prisinfo: Tilbyder en gratis version for op til 2 brugere. Den betalte version starter på 360 pr. måned for 3 brugere.

Hvad siger kunderne om Pleo?
Pleo beskrives hos G2 som "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."

Kilde: G2

Læs hvordan Planday med Pleo fandt en løsning, der forandrede alt for virksomheden

2. myBiz

myBiz er den perfekte løsning, hvis du leder efter et simpelt, men effektivt værktøj til håndtering af rejseudgifter i din lille eller mellemstore virksomhed. Det er et budgetvenligt system, der gør det muligt at administrere både rejseomkostninger og udgiftsstyring via én integreret løsning.

Med myBiz kan du nemt holde styr på dine medarbejderes rejseudgifter og få det nødvendige overblik over, hvordan pengene bliver brugt. Det er en løsning, der sparer tid og giver dig mulighed for hurtigt at sikre, at alle udgifter er korrekt dokumenteret.

Fordele og nøglefunktioner:

• Rejsebooking og udgiftsstyring: Integreret løsning til håndtering af rejser og udgifter.
• Automatiserede udgiftsrapporter: Reducerer manuel indtastning og sparer tid.
• Integration med regnskabssystemer: Sikrer nem dataoverførsel.
• Mobilapp: Gør det muligt at registrere udgifter på farten.
• Brugervenlig grænseflade: Let at navigere i og implementere i alle virksomheder.

Grunde til at vælge myBiz:

• Omkostningseffektiv løsning for små og mellemstore virksomheder.
• Nem opsætning og integrering med eksisterende systemer.
• Effektiv automatisering af udgiftsstyring.

Prisinfo: Har en gratis version og ellers tilpasses prisen baseret på virksomhedens behov.

Kilde: G2

3. FreshBooks

FreshBooks er et cloudbaseret regnskabsprogram, der er ideelt for små virksomheder, og som nu også giver dig mulighed for at håndtere rejseudgifter på en enkel og effektiv måde. 

Med FreshBooks får du automatisk synkronisering af banktransaktioner og muligheden for at scanne kvitteringer direkte i appen – alt sammen designet til at lette din udgiftsstyring.

Med FreshBooks kan du hurtigt få indsigt i, hvordan pengene bliver brugt på rejser og andre omkostninger, og dermed få et langt bedre overblik over virksomhedens økonomi. Den automatiserede rapportering gør det nemt at holde styr på dit budget og sørge for, at udgifterne ikke løber løbsk.

Fordele og nøglefunktioner:

• Automatisk synkronisering af udgifter: Forbind din bankkonto eller kreditkort og få automatisk opdatering af udgifter.
• Kvitteringsscanning: Mulighed for at scanne og gemme kvitteringer.
• Budgettering: Sæt og overvåg budgetter for udgifter.
• Integration med regnskabssystemer: Sikrer nem dataoverførsel.
• Mobilapp: Gør det muligt at registrere udgifter på farten.

Grunde til at vælge FreshBooks:

• Brugervenlig7 interface og mobilapp.
• Effektiv synkronisering af udgifter.
• Stærk integration med regnskabssystemer.

Prisinfo: Starter fra $6.30 pr. måned.

Kilde: G2

4. TravelPerk

TravelPerk er løsningen for dig, der ønsker at kombinere rejsebooking og udgiftsstyring i én integreret platform. Det giver dig mulighed for at administrere både medarbejdernes rejsearrangementer og relaterede udgifter på én og samme platform – hvilket sparer både tid og penge.

Med TravelPerk får du en enkelt platform, der samler alt fra rejsebooking til udgiftsstyring, hvilket gør det lettere at holde styr på udgifterne og sikre, at du holder dig inden for budgetterne. Du får fuld kontrol, så du kan træffe de bedste beslutninger for din virksomhed.

Fordele og nøglefunktioner:

• Intuitive udgiftsrapporter: Det meget lidt opstartstid at generere udgiftsrapporter, og systemet opfattes som intuitivt at bruge.
• Digital kvitteringshåndtering og kortintegration: Platformen kan automatisk indlæse kvitteringer (via foto, upload mv.) og integrere med kreditkort, så dine udgifter bliver synkroniseret løbende.
• Valutahåndtering: TravelPerk håndterer automatisk omregning af udenlandske udgifter til rapportens valuta, hvilket gør on-the-go udgifter mere overskuelige.
• Sikkerheds- og compliance-styring: Indbygget politikstyring gør det muligt at håndhæve firmarejse- og udgiftsregler automatisk, hvilket mindsker risiko for fejl.

Grunde til at vælge TravelPerk:

• Omfattende funktionalitet til rejse- og udgiftsstyring.
• Stærk integration med regnskabssystemer.
• Effektiv automatisering af udgiftsstyring.

Prisinfo: Har en gratis version, men Premium-løsningen koster fra $99 pr. måned.

Kilde: G2

5. Paycom

Paycom er en alsidig platform, der kombinerer HR- og udgiftsstyring i én og samme løsning. Den giver dig mulighed for at holde styr på både medarbejdernes løn og rejseudgifter, hvilket gør det lettere at få et samlet billede af virksomhedens udgifter.

Med Paycom får du et værktøj, der hjælper dig med at administrere medarbejdernes rejseudgifter i forbindelse med lønadministration. Platformen giver dig automatiserede rapporter og et klart billede af, hvordan pengene bliver brugt, og hjælper dig med at træffe smartere, mere informerede beslutninger.

Fordele og nøglefunktioner:

• Omkostningsstyring: Mulighed for at styre og overvåge udgifter.
• Integration med HR-systemer: Sikrer nem dataoverførsel mellem systemer.
• Mobilapp: Gør det muligt at registrere udgifter på farten.
• Brugervenlig grænseflade: Let at navigere og implementere i alle virksomheder.
• Automatiserede rapporter: Genererer automatiske rapporter for nem analyse.

Grunde til at vælge Paycom:

• Integreret løsning med HR- og lønadministration.
• Effektiv omkostningsstyring.
• Stærk integration med eksisterende systemer.

Prisinfo: Tilpassede priser baseret på virksomhedens behov.

Kilde: G2

Sådan vælger du den rigtige løsning til håndtering af rejseudgifter

Når du skal vælge den rette software til håndtering af rejseudgifter i netop din virksomhed, er det vigtigt, at du går grundigt til værks. Du skal virkelig komme i dybden med, hvad jeres udfordringer er, og hvilke funktioner der betyder mest.

Desværre ender mange med at vælge på samme måde, som hvis de skulle købe et nyt fladskærms-tv: læse en masse anmeldelser, sammenligne specifikationer og så ende med at købe noget, der ser godt ud på papiret, men som man efter seks måneder indser ikke passer til ens virkelighed.

Her er vores tips til, hvordan du undgår sådanne fadæser:

• Start med at kortlægge dine reelle problemer: Før du ser på en eneste software, skal du kortlægge dine faktiske udfordringer. Er det forsvundne kvitteringer? Langsomme godkendelser? Manglende integration? Frustrerede medarbejdere? Skriv de 3-5 største problemer ned. Enhver løsning, der ikke løser disse problemer direkte, er spild af tid – uanset hvor mange AI-features den har.
  
  
• Involver de mennesker, der rent faktisk skal bruge systemet: Lad være med at træffe beslutningen alene på kontoret. Tag Morten fra salgsafdelingen med, som rejser 15 dage om måneden. Tag Linda fra regnskabet, som skal godkende udgifterne. Hvis de ikke kan finde ud af systemet på 10 minutter, vil de aldrig bruge det ordentligt.
  
  
• Beregn de reelle omkostninger (ikke bare listepriserne): Den "billige" løsning kan hurtigt blive dyr, hvis du også skal kaste penge efter:

1. Implementeringsomkostninger og setupgebyrer
2. Integrationsomkostninger til jeres regnskabssystem
3. Oplæring af medarbejdere
4. Løbende support og vedligeholdelse
5. Gebyrer for valutaveksling og internationale transaktioner

Undersøg derfor altid, hvad den totale ejerskabsomkostning er over 2-3 år, ikke bare månedsprisen.

• Stil de ubehagelige spørgsmål: Ved at stille disse spørgsmål kan du blive klogere på, om den software, du kigger på, reelt er noget for jer.

1. Hvad sker der, hvis vores primære godkender er syg i en uge?
2. Kan systemet håndtere komplekse rejser med flere valutaer?
3. Hvor hurtigt kan en medarbejder få penge tilbage?
4. Hvad koster det, hvis vi vil tilføje 50 brugere mere næste år?
5. Hvor let er det at skifte væk fra systemet, hvis det ikke virker?

• Fokuser på det, der flytter nålen: Spørg dig selv: Hvis dette system fungerer perfekt, hvor mange timer sparer vi månedligt? Hvor meget hurtigere får medarbejderne deres refusion? Hvor meget nemmere bliver regnskabsafslutningen? Hvis du ikke kan svare på disse spørgsmål med konkrete tal, køber du teknologi for teknologiens skyld.
  
  
• Det ultimative realitetstjek: Forestil dig din mest teknologi-averse medarbejder, der kommer tilbage fra en forretningsrejse kl. 22 om aftenen. Kan denne person indsende sine udgifter på 5 minutter fra telefonen uden at skulle bruge IT-support? Hvis svaret er nej, så fortsæt med at lede.

Den bedste software til håndtering af rejseudgifter er ikke (nødvendigvis) det med flest funktioner. Det er det, som jeres medarbejdere faktisk kommer til at bruge hver dag uden at bande over det.