5 bogføringssystemer til bedre økonomisk styring

Når det kommer til at drive en succesfuld og økonomisk sund virksomhed, kommer man ikke udenom et solidt bogføringssystem. Det er simpelthen helt centralt. Et bogføringssystem er  fundamentet for din økonomiske styring og et værktøj, som – hvis du vælger det rette – gør din arbejdsdag lettere, sparer dig tid og giver dig det overblik, der er afgørende for at træffe kvalificerede beslutninger.

Men hvordan vælger du det rette bogføringssystem? 

Markedet byder på mange løsninger, og det kan føles uoverskueligt at finde netop det system, der reelt forbedrer dit regnskab og hjælper dig med at styre din økonomi bedst muligt. Derfor dykker vi i denne guide ned i 5 bogføringssystemer og løsninger, som kan optimere dine processer, spare tid og sikre præcise bogføringsdata, så du kan fokusere på vækst og strategi.

• Et godt bogføringssystem er centralt for økonomisk styring, da det sparer tid, giver overblik og hjælper med at træffe kvalificerede beslutninger.
• Markedet byder på mange systemer, og det er vigtigt at finde den løsning, der bedst forbedrer dit regnskab og dine økonomiske processer.
• Valget af system kræver, at du ved, hvad du skal vurdere (kriterier), og hvordan forskellige systemer præsterer på disse punkter.
• Find den rette løsning ved at analysere dine egne behov, prioritere vigtige funktioner og afprøve systemer i praksis.

Systemprofiler: Et kig på 5 forskellige løsninger

For at hjælpe dig med at navigere i markedet og finde løsningen, der forbedrer dit regnskab mest, kigger vi her nærmere på fem systemer og løsninger, der repræsenterer forskellige tilgange og skalaer, når det kommer til bogføringssystemer på det danske marked: 

Pleo, Billy, Microsoft Dynamics 365, Uniconta og Dinero.

Mens Billy, Dinero, Uniconta og Microsoft Dynamics 365 er eksempler på mere klassiske systemer til bogføring, er Pleo et specialiseret værktøj designet til at supplere dem via integration. 

I det systemlandskab, vi ser i dag, handler det nemlig ofte om at kombinere den rette kerne med specialiserede løsninger som Pleo, der leverer den dybe automatisering og brugervenlighed på områder som firmakort, udlæg, udgiftshåndtering og fakturahåndtering, hvilket løfter hele bogføringsprocessen markant. 

Lad os se nærmere på, hvad der kendetegner systemerne hver især:

Pleo: Systemet der strømliner udgifter og bilag

Pleo er et specialiseret finansielt system, der er bygget til at forvandle håndteringen af medarbejderudgifter og leverandørfakturaer via integration med dit primære regnskabssystem. Vi påstår ikke at være et fuldt bogføringssystem i os selv – vi fokuserer på at gøre denne del af arbejdet super effektivt og sende dataene videre.

• Fokus/styrker:

• Nem håndtering af bilag & udgifter: Her finder du vores kernekompetencer. Pleo er yderst effektivt til digital dokumentation (via kort+app) og automatiserede workflows for godkendelse af udgifter og leverandørfakturaer. Vi minimerer bilagsrod markant for både medarbejdere og administration.
• Brugervenlighed: Vores systemer markerer sig med en meget høj brugervenlighed – især for medarbejderen via appen og for administratoren på platformen. Vores mål er at gøre en kompleks proces mere simpel.
• Automatisering & integration: Med Pleo får du stærk automatisering af udgifts- og fakturahåndteringsprocessen. Vores store styrke er integrationen til de fleste populære regnskabssystemer, der automatiserer overførsel af data og bilag, så de er klar til bogføring for dig.
• Overblik: Giver realtids-overblik over forbrug og status på leverandørfakturaer håndteret i Pleo.

• Ulemper:

• Er ikke et fuldt bogføringssystem i sig selv; du skal have et separat, primært regnskabssystem til kerne-bogføring, moms, årsregnskab mv.

• Passer bedst til:

• Alle virksomheder – store som små – der er trætte af manuel bilagshåndtering, tidskrævende udgiftsrapporter eller besværlig håndtering af leverandørfakturaer, og som ønsker en digital løsning, der strømliner disse processer via integration med deres bogføringssystem. Vi hjælper dig med at fjerne hovedpinen med bilag og fakturaer og spare kostbar tid på administration.

Billy Regnskabsprogram: Systemet der gør bogføring simpelt for SMV'er

Billy er et populært regnskabssystem, som er designet specifikt til mindre virksomheder, freelancere og startups i Danmark. Det fokuserer på at gøre bogføringen overskuelig og ligetil.

• Fokus/styrker:
  • God brugervenlighed: Kendt for at være meget intuitivt og nemt at komme i gang med, selv uden regnskabsbaggrund. De guider dig godt på vej.
  • Stærke kernefunktioner: Dækker de basale bogføringsbehov og er et solidt valg for SMV'er. Er inkl. standard salgsfakturering (debitor), leverandørfakturaer (kreditor), bankafstemning og momsrapportering. Du får styr på fundamentet.
  • Automatisering: God automatisering på f.eks. bankafstemning og standardrapportering, hvilket sparer tid i de almindelige opgaver.
  • Pris: Har ofte konkurrencedygtige prismodeller for mindre virksomheder, herunder en gratis version.
  • Support: Anerkendt for god kundesupport målrettet SMV’er – du får hjælp, når du har brug for det.
  • Integrationer: Gode standardintegrationer til populære løn-, webshop- mv. systemer, inklusive integration til specialiserede værktøjer som Pleo for nem dataudveksling.
    
    
• Ulemper:
  • Mindre fleksibilitet og færre avancerede funktioner/moduler end større systemer, hvis dine behov vokser markant eller er meget specifikke.
  • Håndtering af bilag og medarbejderudgifter i systemet kan være mere manuelt end med specialiserede værktøjer, designet netop til dette formål. Hvis indsamling af bilag er en tidsrøver for jer, skal I kigge på supplerende løsninger.
    
    
• Passer bedst til: Mindre virksomheder og freelancere, der har behov for et brugervenligt system til de mest basale regnskabsopgaver, og som er nemt og overkommeligt. Hvis strømlinet udgiftshåndtering er en topprioritet, kan en integration til et specialiseret system som Pleo nemt etableres for at supplere Billys kernefunktioner.

Microsoft Dynamics 365: Den skalérbare, omfattende løsning

Microsoft Dynamics 365 er en omfattende suite af applikationer, hvor de relevante dele for regnskabssystemer er Business Central (typisk for SMV/Mid-market) og Finance (for store virksomheder). Tænk på det som en altomfattende værktøjskasse for hele din forretning.

• Fokus/styrker:
  • Kernefunktioner & omfang: Meget dyb og bred funktionalitet inden for regnskab (kernemoduler, debitor, kreditor, aktiver mv.) og mulighed for at integrere tæt med andre forretningsområder som salg, service og supply chain i de større versioner. Yderst skalérbar til store behov.
  • Integrationer: Stærke og mange integrationsmuligheder inden for Microsoft-økosystemet og via API til eksterne systemer – herunder til specialiserede finansielle værktøjer som Pleo. Det er en central hub for data.
  • Rapportering: Avancerede rapporterings- og analyseværktøjer (ofte via Power BI integration), der giver dyb indsigt og hjælper med strategiske beslutninger.
  • Globalt: Godt valg for virksomheder med international aktivitet og komplekse, integrerede behov på tværs af grænser.
    
    
• Ulemper:
  • Højere pris og kompleksitet sammenlignet med systemer målrettet mindre virksomheder. Det er en stor investering.
  • Kræver ofte omfattende implementering og træning – er ikke noget man lige sætter op på en eftermiddag.
  • Kan være "overkill" og mindre intuitivt for helt simple bogføringsbehov.
    
    
• Passer bedst til: Voksende SMV'er og større virksomheder og koncerner med komplekse behov, der ønsker et integreret system til at styre mange forretningsområder, eller som allerede er en del af Microsoft-økosystemet og har brug for en skalérbar finansiel rygrad.

Uniconta: Det fleksible system med stor kontrol

Uniconta er et danskudviklet regnskabs- og ERP-system, rettet mod SMV'er og større virksomheder. Det er et robust system bygget på dansk grund, hvor du har god kontrol og mulighed for at forme løsningen.

• Fokus/styrker:
  • Fleksibilitet og tilpasning: Høj grad af tilpasningsmuligheder via partnere og API. Du kan skræddersy systemet til jeres specifikke behov og processer, så I ikke er låst til standard-flows.
  • Høj ydeevne til store datamængder: Designet til at håndtere mange transaktioner og stor datavolumen effektivt. Systemet skalerer godt, når forretningen vokser.
  • Åbent for integrationer: En stærk og fleksibel API-platform gør det nemt at koble Uniconta til et bredt udvalg af andre systemer, herunder specialister som Pleo, så I kan automatisere dataflow på tværs af jeres værktøjer.
  • Dybde i standardmoduler: Solide og dybdegående funktioner inden for kernefunktionerne, der passer til mere komplekse behov end de simple systemer.
    
    
• Ulemper:
  • Kan kræve mere opsætning og træning end de helt simple systemer; det er mere end bare plug-and-play.
  • Brugerfladen kan af nogle opfattes som mindre moderne end rent web-baserede systemer, selvom det er cloud-kompatibelt.
    
    
• Passer bedst til: SMV'er med voksende og potentielt komplekse eller specifikke behov, der vægter fleksibilitet, ydeevne og muligheden for tilpasning højt. Integration med specialister som Pleo kan her skabe specifik effektivisering på udvalgte områder som udgiftshåndtering.

Dinero: Systemet der gør bogføring nemt for de fleste

Dinero er et yderst populært regnskabssystem i Danmark. Det er designet med fokus på at gøre bogføring nemt og overkommeligt for dem uden en regnskabsbaggrund.

• Fokus/styrker:
  • Ekstrem brugervenlighed for nybegyndere: Designet til at guide ejere af små virksomheder trin for trin. Meget intuitiv brugerflade og simpel opbygning.
  • Automatiserer hverdagens basale rutiner: Stærk på automatisk bankafstemning, momsrapportering og enkel fakturering. Klarer standardopgaverne automatisk, så du sparer tid.
  • Tilgængelighed: Meget populær pga. sin gratis version til helt små behov og yderst konkurrencedygtige priser på betalte planer. Bogføring skal ikke vælte budgettet.
  • Hurtig og god support: Anerkendt for hurtig og kompetent kundesupport målrettet SMV – du får hurtigt hjælp, når du har brug for det.
  • Gode standard integrationer: Standard integrationer til mange populære systemer, herunder specialister som Pleo, for at strømline data fra andre kilder som udgifter og leverandørfakturaer.
    
    
• Ulemper:
  • Mindre fleksibilitet og færre avancerede funktioner/moduler end systemer som Uniconta og Dynamics 365, hvis dine behov vokser ud over standarden.
  • Håndtering af bilag og medarbejderudgifter i systemet kan være mere manuel end med specialiserede værktøjer designet netop til dette formål. Hvis bilagsindsamling- og godkendelse er et større problem for jer, skal I kigge på supplerende løsninger.
    
    
• Passer bedst til: Mindre virksomheder, freelancere og startups, der søger et meget brugervenligt og automatiseret system til at håndtere deres daglige bogføring og fakturering nemt. Hvis strømlinet udgiftshåndtering er en topprioritet, kan en integration til et specialist-system som Pleo være relevant og supplere Dineros kernefunktioner.

Sådan vælger du bogføringssystem

At vælge et nyt bogføringssystem kan føles som en stor beslutning, og det skal det også være. For det rette system kan have en enorm positiv effekt på din arbejdsdag og din virksomheds økonomiske sundhed. 

Det handler om at finde den løsning (eller kombination af løsninger), der bedst passer til netop jeres behov og gør bogføringsarbejdet markant lettere og mere effektivt. 

Men hvordan griber du den opgave an? Ved at følge en struktureret tilgang, der tager højde for både jeres nuværende situation og systemernes evner.

Her er en guide til at finde det bogføringssystem, der bedst passer til jer:

1. Analysér jeres bogførings-hverdag (og hvor skoen trykker): Start med at kigge ærligt på jeres nuværende processer. Hvor bruger I mest tid på bogføring og bilag? Når du finder ud af, hvor i hverdagen bogføringen volder flest problemer, finder du også ud af, hvor potentialet for forbedring er størst.


2. Prioritér, hvad systemet skal løse for jer: Når du har fundet ud af, hvor skoen trykker mest, er det nemmere at prioritere, hvilke funktioner i et bogføringssystem, der er vigtigst for jer. Hvilke funktioner eller kvaliteter vil løse jeres største problemer og give jer mest værdi i hverdagen? Lav jeres personlige tjekliste.


3. Tag et kig på systemerne: Hvem matcher jer bedst? Nu kan du bruge vores systemprofiler og viden om forskellige systemtyper til at indkredse kandidater. Kig på de allround-systemer (f.eks. Billy, Dinero, Uniconta, Dynamics 365) og specialiserede værktøjer (som Pleo), hvis styrker matcher netop jeres prioriterede kriterier fra trin 2. Hvis strømlinet bilagshåndtering eksempelvis er topprioritet, skal du kigge derhen, hvor den funktion er stærkest (hint: hos Pleo).
 
4. Vurder hvordan systemet passer i jeres setup: Et moderne bogføringssystem lever sjældent alene. Hvis du overvejer specialiserede værktøjer (som Pleo) for at løse specifikke problemer, er det kritisk at tjekke, hvor godt de kan integrere med dit primære bogføringssystem (eller omvendt). En god integration er nøglen til at få systemerne til at arbejde sammen effektivt og undgå dobbeltarbejde på tværs af din finansielle proces.


5. Test systemerne i praksis: Et ofte undervurderet element i beslutningsprocessen er at prøve systemerne af i praksis. Flotte ord er der mange af, men det er når du virkelig får prøvet systemet af, at du kan mærke, om systemet er det rette for jer. Udnyt derfor de gratis prøveperioder eller demoer – som mange tilbyder – til at afprøve de systemer, der virker mest lovende. Fokuser din test på netop de opgaver og funktioner, hvor du forventer den største forbedring (fra trin 1 & 2). Mærk efter, om systemet reelt gør din hverdag lettere og lever op til dine forventninger.

Følger du disse fem trin, øger du markant chancen for at vælge et bogføringssystem, der gør din arbejdsdag bedre og din administration skarpere.