Bogholderen mener: 'Prøv lige at se fars arbejde – er det ikke mega cool?'

Dette er den femte indlæg gæsteblog i en serie, hvor vi har snakket med en række Pleo Partner brancheeksperter om de udfordringer, muligheder og radikale transformationer bogholderbranchen står overfor.
I denne uge har vi snakket med Jesper Holm-Pedersen fra Einfach.

Hvordan har bogholderbranchen ændret sig siden du begyndte? Hvilke store ændringer er der sket i løbet af de seneste 10 år?

Indtil for 10 år siden havde jeg mest arbejdet i større koncerner. Her var indscanning, integrationer og automatisering en helt naturlig del af arbejdet i finance-afdelingen. Det jeg har oplevet de sidste år er, at vi får mulighed for at bruge alle disse ting i arbejdet med de små- og mellemstore virksomheder.

På mange områder oplever jeg faktisk også at systemerne, som vi nu har til rådighed for de små- og mellemstore virksomheder, er bedre og mere brugervenlige end dem jeg arbejdede med i koncernerne. Det gælder f.eks. indscanningsløsninger, integrationen med eksterne systemer og områder som bilagshåndtering med f.eks. Pleo. Alle hader jo rejseafregninger og godkendelser, men ikke desto mindre fylder dette ofte meget hos både bogholderne og medarbejdere som har kreditkort.

Hvad mener du er den største udfordring, som bogholdere står overfor i dag?

En god bogholder er mere en bare skrivebord, hvor man kan læsse sine kvitteringer og bilag af på. En god bogholder sikrer at tingene bliver gjort ordentligt og kan holde øje med mange ting fordi alting kommer omkring deres bord i forbindelse med bogføringen.

Jeg tror nogen bogholdere er utrygge ved at gå væk fra papiret, da de ikke føler at de kan lave den samme kontrol. De er bange for om de nye systemer kan give den den samme tryghed, som det de kender. Det tror jeg er den største udfordring – og dermed også forhindring – for at indføre nye systemer.

 Hvilke værktøjer bruger du ugentligt/månedligt og hvordan gør de dit arbejde lettere?

Vi gik 100% papirløst i 2012. I starten var der meget flytten rundt med pdf filer på flere skærme og rundt mellem filmapper. Nu er der kommet nogle fede systemer til dette. Vi anvender Pleo, e-conomic, Roger, DIGIflow, Slack, Zapier og selvfølgelig alle mulige webløsninger fra skat, banker og leverandører.

Det der har hjulpet mest i vores hverdag er, at vi ikke længere skal håndtere papir – her mener jeg både på “papir” på skærmen (PDF) og i fysisk form. En PDF vedhæftet i en mail, sendt til en adresse et eller andet sted ude i organisationen, kan kræve mange manuelle processer.

En faktura modtaget direkte i godkendelsessystemet eller en kvittering overført direkte fra Føtex til Pleo – det er eddermame nemt.

Med udviklingen indenfor digitalisering og automatisering, hvordan tror du så at bogholderbranchen vil ændre sig i løbet af de næste 10-15 år?”

Da jeg for 8 år siden viste min ældste søn OCR aflæsning af PDF i Readsoftonline var jeg helt oppe køre. ‘Prøv lige at se fars arbejde – er det ikke mega cool?’. Jeg forklarede ham, at nogle af min medarbejdere, syntes at det var lidt træls, at de nu ikke længere skulle taste tallene ind.

Han svarede.  “Gør de virkelig det far? Er de ikke bare bange for at komme til at taste forkert”.

Jeg synes det var en skarp bemærkning, og det undrer mig nu idag at der stadig er nogen som sidder og taster bilag og kvitteringer ind.

Jeg tror, at vi inden for de næste 5 år vil se at udviklingen tager fart så systemerne indsamler mere data for bogholderne. Ikke kun fordi det sparer tid i bogholderiet, men ligeså meget fordi det sparer tid for sælgeren på farten, direktøren der skal godkende, vores leverandører og vores revisorer.

En god bogholder, der indtaster bilag hurtigt og laver sine afstemninger korrekt kan være et kæmpeaktiv i de virksomheder, som er så heldige at have sådan en. Mange bogholdere af den støbning er desværre ved at gå på pension.

Det skaber et behov for at automatisere input af data hos de mindre virksomheder. Systemerne til dette er i den grad klar og prismæssigt fornuftige.

Bogholderens rolle ændrer sig derfor fra at behandle og indhente data, til at fokusere på at checke output, og få dette kommunikeret til ledelsen. Så kan opdateret data gøre en forskel i driften af forretningen og give ledelsen ro i maven.