Bogholderen mener: “Måske er bogholderifaget en saga blot allerede om 10 år”

Dette er den fjerde indlæg gæsteblog i en serie, hvor vi har snakket med en række Pleo Partner brancheeksperter om de udfordringer, muligheder og radikale transformationer bogholderbranchen står overfor.
I denne uge har vi snakket med Jens Fuglsang Bruun fra RegnskabsSpecialisten.

“Hvordan har bogholderbranchen ændret sig siden du begyndte? Hvilke store ændringer er der sket i løbet af de seneste 10 år? ”

Da vi startede op i år 2005 modtog mange af vores kunder stadig fakturaer fra deres leverandører som almindelig brevpost. Derfor var det nemmeste for dem, at sende deres regnskabsbilag videre til os i en kuvert med posten eller at bede os komme til deres kontor og bogføre.

Den første “revolution” vi har oplevet siden 2005 er den gradvise overgang til, at det nu er reglen fremfor undtagelsen, at alle fakturaer fra leverandører modtages digitalt, samt at alle regnskabsbilag internt deles og arkiveres digitalt via diverse hosting-/ fildelingsservices, email og/eller upload direkte i de anvendte regnskabssystemer.

Det har gjort det nemmere, at arbejde 100% “remote” med bogholderiet. Det har også gjort det endnu nemmere og billigere for virksomheder at outsource bogholderiopgaver. Billigere både fordi transporttid kan elimineres, men også fordi den digitale deling af bilag har gjort det muligt, at arbejde mere effektivt med opgaverne indenfor bogføring, kontrol og arkivering.

Den næste revolution, som igennem de seneste år har ramt de små- og mellemstore virksomheder, er indtoget af systemer til håndtering af leverandørfakturaer og systemer til håndtering af kvitteringer. Disse systemer har gjort det nemmere at dele regnskabsbilag og administrere godkendelsesflow. Dernæst har de radikalt ændret bogføringsarbejdet; Fra at være indtastningsarbejde til bogholderen nu skal koncentrere sig om at være superbruger af systemer, sørge for opsætning af regler for dataaflæsning, samt sørge for løbende overvågning og kontrol af de data, der indføres i regnskabet.

Implementeringen af systemer til automatisering af bogføringsarbejdet i små- og mellemstore virksomheder har været igang i en årrække nu, men vi oplever stadigvæk, at der er en ret stor andel som er LANGT bagud på dette område. Alle first movers er absolut med på vognen nu, så opgaven nu er, at vi får samlet resten af virksomhederne op og skabt værdi ved at fjerne overflødige og utidssvarende administrative processer.

 

Hvad synes du er den største udfordring, som bogholdere står overfor i dag?  

Stillinger som bogholder og bogholderiassistent er gradvist på vej til at forsvinde i Danmark – dette er den ultimative udfordring, som bogholdere står overfor og skal forholde sig til i dag!

Personligt tror jeg dog, at der vil gå en årrække endnu før disse stillinger slet ikke eksisterer længere. Vi oplever stadig at nogle virksomhedstyper, og til tider hele brancher, er meget konservative og ikke har travlt med  at følge den teknologiske udvikling, som foregår i “bagkontoret”. Det er dog allerede tydeligt nu, at der er behov for færre og færre mandetimer til bogholderiopgaver.

Måske er bogholderifaget en saga blot allerede om 10 år, det er selvsagt svært at sige nøjagtigt. Det er dog kun et spørgsmål om tid og p.t. går udviklingen meget stærkt.

Det betyder, at den største udfordring bogholdere står overfor i dag er, at de skal omstille sig til at kunne mere end ‘bare’ at have den nødvendige regnskabsfaglige viden.

Hvilke værktøjer bruger du ugentligt/månedligt og hvordan gør de dit arbejde lettere? 

Vi anvender allerede i dag en meget bred palette af systemer til helt eller delvist at automatisere de indtastningsopgaver, som vi håndterer for vores kunder.

Herudover har vi internt vores egen udviklingsafdeling med fastansatte softwareudviklere, som udvikler skræddersyede løsninger i situationer, hvor det giver mest værdi for kunden med en skræddersyet løsning.

Nogle af de plug-and-play systemer, vi anvender ofte og anbefaler (afhængigt af virksomhedens behov) er Fakturafil, Roger, Rydoo Expense, Pleo, Farpay, Likvido og E-conomic.

 

Med den teknologiske udvikling, hvordan tror du så at bogholderbranchen vil ændre sig i løbet af de næste 10-15 år?”

En bogholder skal i fremtiden kunne analysere hvilke administrative opgaver der skal løses i de individuelle situationer samt evne, at matche behovene op imod de rigtige systemer, som kan løse opgaverne automatisk (helt eller delvist). Derudover skal bogholderen sætte sig ind i systemerne på superbrugerniveau samt overvåge og kontrollere de opgaver systemerne udfører.

Mængden af systemer som automatisk kan løse bogholderi- og administrationsopgaver vokser hurtigt p.t. Det betyder, at det er enormt svært at følge med i de nye systemer samtidig med, at man har ansvar for driften af bogholderiet. Personligt tror jeg derfor, at flere virksomheder vil vælge helt eller delvist, at afskaffe deres interne bogholderifunktion-/bogholderiafdeling og vælge outsourcing til eksterne samarbejdspartnere. Eksterne samarbejdspartnere skal kombinere ressourcer som styrer driften med ressourcer, som følger og implementere nye digitale løsninger. For de fleste interne økonomiafdelinger er det ikke realistisk, at kunne konkurrere med den videns- og kompetenceudvikling, som foregår hos eksterne konsulenthuse og leverandører af bogholderiløsninger.

Eksempelvis opererer vi ikke længere med titlen “Bogholder” hos RegnskabsSpecialisten, vi har udvidet og spaltet begrebet i de følgende to stillinger.

1) “Business Process Managers”

Medarbejdere som besidder de traditionelle bogholder kompetencer og har den regnskabsfaglige viden på plads samtidig med, at de har flair og interesse for IT og er superbrugere af de systemer vi anvender til automatisering af bogholderiarbejdet. Det vil sige deres job består delvist af manuel bogføring (i mindre og mindre grad), overvågning af de automatiske bogføringsprocesser, kontrol, systemopsætning, first level systemsupport, samt koordinering og service relateret til bogholderiopgaver.

2) “Business Process Optimizers” (eller “Business Process Consultants”)
Medarbejdere som overvåger og tester nye systemer samt teknologier til automatisering af bogføring.
Matcher løsningsmuligheder op imod behovene hos vores kunder, driver implementeringen af nye systemer hos vores vores kunder, når vi kan se det vil skabe værdi for kunden samt sørger for oplæring af vores Business Process Managers i de systemer, som er implementeret til håndtering af driften hos deres kunder.

– Derudover:

Business Analyzers

Udover ovenstående spaltninger af bogholderrollen, så oplever vi p.t., at der hos virksomheders ledelser og bestyrelser er endnu større efterspørgsel efter profiler og kompetencer, som kan hjælpe med at analysere, fortolke og præsentere regnskabsdata. Det vil sige i takt med, at det bliver billigere og billigere samt muligt, at producere til stadighed mere data om virksomhedens regnskab m.v.. Det vil sige, er man bogholder i dag og ikke interesseret i, at udvikle “teknologi nørd” siden af sig selv og/eller sin service, så kan måske i stedet satse på, at udvikle sine analytiske evner og sin kommercielle forståelse, så man kan bistå beslutningstagerne med, at fremskaffe værdifuld viden og et godt beslutningsgrundlag på baggrund af den overflod af data, som de fleste virksomheder i fremtiden vil have adgang til.

RPA developers 

Vi har gennemlængere tid flirtet med begrebet robotic software automation (også omtalt skærmrobotter). P.t. arbejder vi på implementering af de første skærmrobotter til, at håndtere faste opgaver i diverse systemer, hvor brugerne (vores Business Process Managers eller vores kunder) manuelt skal udføre de samme opgaver gang på gang – eksempelvis bogføring af automatisk oprettede regnskabsposteringer i en kassekladde, udsendelse af rykkerskrivelser og kontoudtog til kunder, kontrol og krydstjekke af data m.v.

– mulighederne med RPA er mange og går langt udover traditionelt bogføringsarbejde. Det vil sige langt de fleste administrative backoffice funktioner vil formodentlig i fremtiden kunne effektiviseres og automatiseres blandt andet ved hjælp af RPA. Vi ser et kæmpe potentiale i, at drive denne udvikling sammen med / for vores kunder og sprede os til, at hjælpe dem med automatisering af endnu flere administrative opgaver i fremtiden.

Uanset hvad fremtiden bringer, så er det helt sikkert, at den medfører meget store forandringer, for alle der arbejder med bogholderi og regnskab. Hos os snakker vi meget om det faktum, at hvis vi ikke omfavner den udvikling der sker og afsøger de muligheder udviklingen skaber for os, så er det kun et spørgsmål om tid, før udviklingen omkring os har medført vores egen afvikling.

Jeg plejer internt, når vi diskuterer den teknologiske udvikling indenfor regnskabsbranchen, at stille spørgsmålet:

“hvad er sandsynligheden for, at mulighederne for automatisering ikke bliver endnu bedre i fremtiden end de allerede er i dag?”

– det spørgsmål vil jeg opfordre enhver bogholder, regnskabschef, revisor og andre beskæftiget med regnskab til, at stille sig selv. Indse det uundgåelige og tænk over, hvad du vil gøre for at sikre, at der stadig er brug for dig i fremtiden.