Digital omstilling i SMV’ens økonomiafdeling: fra talknuseri til strategisk forretningsudvikling

Flyt fokus fra driften, og brug kræfterne på at udvikle forretningen. Automatiserede økonomiværktøjer gearer dig til at understøtte forretningens mål og ambitioner – uden manuelt tastearbejde.

Markedet for digitale økonomiværktøjer er i kraftig vækst, og drift og vedligeholdelse fylder stadig mindre på de mest driftige CFO’ers to do-liste. Og heldigvis for det! Manuelt økonomiarbejde viger pladsen for udvikling og strategi.

Men især små og mellemstore virksomheder kæmper med støvede regnskabssystemer, der tærer på ressourcer, energi og arbejdsglæde.

Ifølge Kristian Konradsen, der er CCO og Digitaliseringskonsulent i Zignifikant, er det ofte specialudviklede systemer og mangel på viden, der spænder ben for mange SMV’ers digitale turnaround: 

"Mange arbejder i et forældet regnskabssystem, eksempelvis en gammel udgave af Navision, som de har fået specialtilpasset til netop deres behov. Problemet ved specialudviklede løsninger er bare, at de ikke kan bruge de standardopdateringer, der løbende kommer fra producenten, og som giver medarbejderne de optimale arbejdsbetingelser," siger han og tilføjer: 

"Samtidig har mange økonomiansvarlige og CFO’s ikke den viden, der skal til for at vurdere, hvordan virksomheden høster gevinsterne af de mange digitale værktøjer, der kan automatisere økonomiafdelingens arbejdsgange."

Kristian Konradsen nævner fem fordele ved at sætte gang i – eller sætte turbo på – økonomiafdelingens digitale omstilling:

1. Optimal tidsudnyttelse

Tidsbesparelser er en af de mest åbenlyse fordele ved at automatisere økonomimedarbejdernes arbejdsgange.

Men ifølge Kristian handler det ikke kun om at spare tid. Det handler i lige så høj grad om at finde ud af, hvordan den tid, der bliver frigivet, bliver brugt optimalt: 

"Vi hører ofte om bogholdere, controllere og andre økonomifunktioner, der er bekymrede for at blive overflødiggjort, når digitale værktøjer går ind og overtager de manuelle arbejdsopgaver. Men automatisering er ikke en spareøvelse, hvor virksomheden opsiger medarbejdere og slanker økonomiafdelingen. Formålet er derimod, at medarbejderne får frigivet tid til mere værdiskabende opgaver."

Kristian nævner bedre udnyttelse af data som et oplagt eksempel på, hvordan medarbejderne i økonomiafdelingen kan bruge deres tid mere fornuftigt: 

"Der er guld at hente i de data, der kommer ind i økonomiafdelingen. Dyk ned i tallene og spot tendenserne. Får I rent faktisk de besparelser, I har forhandlet hjem hos jeres leverandører? Er der nogle varer eller services, I køber mere end andre, som I kan få forhandlet hjem til en bedre pris? Det handler om at få maksimal værdi ud af de penge, der bliver brugt."

2. Tiltræk it-talenterne

I takt med at flere SMV’er digitaliserer og automatiserer arbejdsgangene i økonomiafdelingen, vil det blive sværere at finde medarbejdere, der gider bruge deres arbejdsdag på manuelt tastearbejde. 

Især de yngre generationer søger i stigende grad mod de arbejdspladser, der rider med på digitaliseringsbølgen.

Ifølge Kristian vil du som virksomhed være bedre rustet til at tiltrække dygtige medarbejdere, hvis du bruger digitale værktøjer aktivt: 

"Når man digitaliserer flere arbejdsgange og forretningsprocesser, stiger behovet for it-kompetencer. Og selvom it-specialisterne ikke hænger på træerne, er det vigtigt at gøre sig attraktiv overfor de medarbejdere, der fremover får en central rolle i driften og udviklingen af økonomiafdelingen."

3. Færre fejl

Den vigtigste fordel ved at automatisere økonomiafdelingen er, at det reducerer mængden af fejl. Punktum. 

Ved hjælp af digitale værktøjer kan du indsamle, opbevare og behandle data på samme måde hver gang.

Det er derfor slut med, at fejlbarlige mennesker skal være ansvarlige for, om tallene er indtastet korrekt. 

"Færre fejl betyder også færre ressourcer brugt på at rette op på fejlen eller begynde forfra. Og så er vi igen tilbage ved pointen om at bruge tiden optimalt," siger Kristian og tilføjer: 

"Tænk bare på udlæg. Mange bruger stadig en blanding af privatudlæg, kredit- og debetkort, der giver bogholderen en masse manuelt arbejde med at afkode nussede kvitteringer, indtaste beløb og lave udgiftsrapporter. Der er mange fejl, der kan snige sig ind i sådan en proces. Derfor giver det mening at automatisere så mange af de trivielle arbejdsopgaver som muligt."

4. Skru op for medarbejdertrivslen – og ned for omkostningerne

Én ting er bogholderens arbejde i forbindelse med udlæg. Noget andet er besværet for de medarbejdere, der i forbindelse med et køb skal gemme kvitteringen, sende udlægget afsted til økonomiafdelingen og måske endda lægge ud for virksomheden af egen lomme.  

Ved at indføre personlige firmakort og automatisere udgiftshåndteringen øger du trivslen hos samtlige ansatte i virksomheden, og du skruer samtidig ned for omkostningerne.

Medarbejderne er hurtigt færdige med kvitteringsbøvlet, og økonomiafdelingen slipper for at agere økonomisk vagthund og stå med de mange manuelle opgaver, der følger i halen af et udlæg. 

5. Fleksible arbejdsforhold

Covid-19 har for alvor løsrevet os fra den fysiske arbejdsplads, og digitale værktøjer har åbnet dørene til øget fleksibilitet på arbejdspladsen. 

Med flere digitale redskaber i økonomiafdelingens værktøjskasse vil medarbejderne ikke længere være fysisk bundet til ét bestemt sted for at udføre deres arbejde.

Og vi må forvente, at fjernarbejde og digitale samarbejdsformer er kommet for at blive:

"Der er ingen tvivl om, at digitaliseringsagendaen er strøget til tops på CFO’ens agenda pga. work-from-home-tendensen, og medarbejderne vil fremover forvente, at automatiserede arbejdsgange bliver new normal på arbejdspladsen," afslutter Kristian.

Kristian Konradsens tre råd til CFO’en anno 2022

1) Uvildig rådgivning

Som CFO har du ikke nødvendigvis kendskab til alle de værktøjer, der løbende udvikles og tilbydes.

Og du er ikke alene.

Derfor bør du søge uvildig sparring og rådgivning hos en ekstern partner, der hjælper dig med at finde det rette setup og mix af værktøjer, der passer til netop din organisation.

Ræk eksempelvis ud til Zignifikant, der dagligt hjælper økonomiafdelinger i små og mellemstore virksomheder med deres digitale omstilling. Også de store revisionshuse som BDO og Deloitte har dybdegående kendskab til fintech-branchen og digitale økonomiløsninger.

2) Vælg standardløsningerne

Det kan lyde fristende at få et specialudviklet økonomisystem, der matcher virksomhedens eksisterende arbejdsgange. Men hvis du går den vej, vil dit system allerede være forældet, når det er færdigudviklet.

Min anbefaling er derfor altid - såfremt det er muligt - at vælge et standardsystem, som løbende holdes ajour med de nyeste opdateringer. Det er både nemmere og hurtigere at udvikle, og du vil altid være sikker på at have de nyeste funktioner ved hånden.  

3) Baby steps

Hvis du er helt grøn udi den digitale omstilling, er der ingen grund til at udskifte alle systemer og processer på én gang.

Kend dit mål og tag ét skridt ad gangen.

Begynd med økonomisystemet, hvorefter du eksempelvis kobler kreditorhåndtering, udgiftshåndtering og debitoropfølgning på – ét værktøj ad gangen. Vælg værktøjerne i den rækkefølge, de skaber størst og hurtigst værdi, og hvor det er nemmest at høste gevinsterne.

Hvor meget kan du spare ved automatisk udgiftshåndtering? 

Pleos simple ROI-beregner viser dig, hvor mange penge manuelle udgiftsprocesser koster din virksomhed på årsbasis.

Prøv den her.