Kom i gang
Digitalisering af regnskabsbranchen

Jeg har arbejdet for Pleo i omkring fem måneder nu, og jeg er ærligt talt chokeret over at se, hvor mange virksomheder der stadig indsamler kvitteringer i papirform og hæfter dem fast på deres udgiftsrapporter.

Hæfteklammer, hullemaskiner og udskrevne formularer

"Det må være et par undtagelser, der bekræfter reglen," sagde jeg til mig selv, da den ene økonomidirektør efter den anden forklarede mig, hvordan de hæftede papirkvitteringer fast på en udskreven formular for derefter at udfylde den og underskrive den i hånden (nogle gange tilføjede de endda et stempel).

Det skulle hurtigt gå op for mig, at det ikke var undtagelser, men snarere reglen.

Jeg fik et meget klart billede af, hvor kritisk det stod til for "moderne bogføring". I mange tilfælde modtager eksterne bogholdere kvitteringer og bilag med posten. For mig virker det som en ekstremt gammeldags og utroligt tidskrævende måde at håndtere regnskab på.

Den ene time efter den anden går med at...

  • Sørge for, at kvitteringerne lander på bogholderens bord.
  • Kategorisere og matche kvitteringer med de respektive køb og kontonumre.
  • Indtaste data i regnskabssystemet.

Og dette skal gøres for hver kvittering.

Hver. Evig. Eneste. Kvittering.

Det gør mig stadigvæk helt målløs.

"Sådan har vi altid gjort det!"

"Må jeg spørge, hvorfor en moderne virksomhed som jeres håndterer disse processer på en så gammeldags måde?"

Jeg vil oprigtigt gerne vide det.

Selvom det tager noget tid for dem at finde svarene, bliver de altid præsenteret med stor overbevisning:

"Jamen... Fordi vi altid har gjort det sådan!"

Dette efterfølges ofte af en kort samtale om, hvor godt disse processer virker, hvordan de har vist sig at være effektive i løbet af flere årtier, og at der i øjeblikket ikke er plads til forbedringer.

"Interessant!"

Plejer jeg at svare.

"Har I nogensinde overvejet at digitalisere disse processer?"

Jeg tilføjer (på ærligste vis), at de ikke kun kan skære en stor arbejdsbyrde væk, men også spare tid og penge, samtidig med at de får et gennemsigtigt realtidsoverblik over virksomhedens forbrug.

Så er der stille lidt igen...

Til sidst lyder de typiske svar på alt fra "bestyrelsen er ikke interesseret i det" til "det er ikke en prioritet lige nu" og nogle gange endda "vi vil gerne have, at vores medarbejdere laver private udlæg, så vi sikrer os, at de afleverer deres kvitteringer."

Jeg må indrømme, at det alt sammen lidt lyder som undskyldninger for mig. Jeg vil gerne grave dybere i det. Hvad er de egentlige årsager? Ee de generelt imod forandringer? Er økonomi et ømtåleligt emne, når det kommer til nye værktøjer? Er ledelsen kendt for notorisk at skyde nye idéer ned?

Et lys for enden af tunnelen?

Det kan godt være, at vi i salg nogle gange bliver mødt med nogen negativitet, når vi ringer rundt, men langt de fleste virksomheder er åbne over for digitalisering.

En nyere global rapport fra ACCA afslører, at 89 % af de adspurgte anså digitale færdigheder for værende relevante eller meget relevante for jobs, der relaterer sig til regnskab, økonomi og revision.

Kun omkring 63 % af undersøgelsens deltagere svarede i den forbindelse, at de mente at besidde de tilstrækkelige digitale færdigheder til at kunne udføre deres rolle.

Dette peger på en forskydning mellem det, der er brug for, og det, der er tilgængeligt.

Måske er der en overhængende frygt for, at folk glider af den digitale kurve, på grund af dårlig indførelse af ny regnskabssoftware, der er unødvendigt kompliceret eller ringe designet – eller begge dele.

Omfavn digitaliseringen af regnskabsbranchen

Okay. Lad os omformulere spørgsmålet:

"Har I nogensinde overvejet at implementere et værktøj til at digitalisere jeres virksomhedsudgifter?"

Implicit:

  1. Vil I gerne kunne følge med i virksomhedens forbrug på en gennemsigtig måde og i realtid?
  2. Kunne I godt tænke jer at optimere jeres processer og minimere den manuelle arbejdsmængde?
  3. Hvad siger I til at spare tid og penge på forberedende bogføringsarbejde?

Jeg forventer, at langt de fleste vil kunne svare "ja, tak" til alle ovenstående spørgsmål. Men hvordan opnår du alt det – og meget mere?

Jeps, du gættede det!

Ved at implementere et værktøj til at digitalisere virksomhedens forbrug.

Lad os være lidt fremadsynede

Nogle processer fungerer selvfølgelig lige så godt i dag, som de gjorde for 40 år siden. Men som virksomhed (og som person) bør vi stadig stræbe efter hele tiden at forbedre os.

Når vi får mulighed for at gøre vores liv lettere med hjælp fra nye, innovative idéer, hvorfor har vi så tendens til at holde fast i gamle mønstre?

I følge en undersøgelse udarbejdet af Xero tror 45 % af de adspurgte revisorer, at regnskabsbranchen bliver nødt til at overgive sig til digitaliseringen for at overleve.

Ofte ligger beslutningen om, hvorvidt en virksomhed skal forsøge sig med nye værktøjer, hos en leder, der ofte ikke er bekendt med den egentlige proces.

Og hvis det er tilfældes, hvordan kan man så tage konstruktive beslutninger?

Gammeldags teknikker og processer overlever ikke altid.

Husker du disketten? Dette opbevaringsmedie blev hyldet som en banebrydende opfindelse i 1969, men er i dag komplet ubrugelig. Medmindre du bruger dem som brik til bordet, hvorpå du kan sætte dit daglige glas vin.

Det, jeg prøver på at sige, er:

Hver ting har sin tid og sit sted, og nogle gange er det bedst bare at sige farvel.

Det er især vigtigt som virksomhed at anerkende netop dette og tænke fremadrettet for at kunne forblive fleksible og agile. For hvad nu hvis Excel & Co. er den næste diskette?

Lad være med at sidde fast i gamle rutiner.

Følg de digitale tendenser, afprøv nye ting, og omfavn forandringer. Det er en eneste vej til vækst.

blog banner dk
Frauke Vogt

Frauke Vogt

Account Executive