Spring videre til indhold

Kun indtil den 31. januar: Tilmeld dig et årsabonnement og få cashback i hele 2023. Få mere at vide

Looking for pleo.io?

Book en demo
UK-Partnership-thing-v3

Fremtidens bogføring

Alt det, du har brug for til at styre din virksomheds pengestrøm

Craig Alexander Rattray er Growth Strategist, Cash Flow Expert, bosat i Glasgow, Skotland, og så har han skrevet bogen “Mastering Cash Flow for Business Owners”.


Hvis din virksomhed skal have succes, skal den have en så effektiv pengestrømsstyring som muligt – i hvert fald hvis du spørger Craig. 

Desværre undervurderer mange virksomheder deres pengestrøm eller tager den for givet.

Jeg har altid haft mottoet: “Man kan ikke styre det, man ikke måler” og troet på, at det er vigtigt at skride til handling og forvalte sine penge med omhu.

Denne artikel vil gøre dig klogere på, hvordan du får styr på din virksomheds udgående pengestrømme, samt hvorfor dine kunderelationer er så vigtige, når det kommer til indgående pengestrømme. 

Hvad er ind- og udgående pengestrømme?

Indgående pengestrømme kan for eksempel være indbetalinger fra kunder, mens udgående pengestrømme kan være løn til ansatte, betaling af leverandører og skat.

Indbetalinger fra kunder er oftest de sværeste at forudsige (medmindre I bruger direkte debitering eller andre former for regelmæssige betalingsmetoder). Derimod kan du selv have kontrol over dine udbetalinger.

Som følge heraf håndterer de fleste virksomheder deres penge udelukkende ved at fokusere på de udgående pengestrømme.

Mange betaler deres kreditorer, når de har nok midler på kontoen og planlægger stort set ikke fremtidige udbetalinger for den kommende uge, måned eller det næste kvartal – men sådan behøver det ikke at være. 

Bedre styring af udgående pengestrømme

Data i realtid har afgørende betydning, for at du kan styre din virksomhed og dens pengestrømme på bedst mulig vis. 

Det er altafgørende, at du som virksomhed altid ved, hvor meget du skylder, hvorfor, og hvornår pengene bliver trukket.

Ifølge QuickBooks globale undersøgelse om lønninger fra 2020 ved 61 % af små virksomhedsejere ikke, hvor mange penge de bruger hver måned.

Det er en statistik, som giver anledning til bekymring – men heldigvis er der håb forude.

Start med disse praktiske trin 

Jeg har samlet fire enkle trin til, hvordan din virksomhed bedre kan styre sine udgående pengestrømme.

1. Behandl fakturaer hurtigere

Registrer fakturaer i din virksomheds regnskabssystem, så snart du modtager dem, og sørg for, at de godkendes formelt af din virksomheds Pleo-administrator.

Det er også en god idé at have et købsordresystem med forhåndsgodkendelse af dine indkøbsforpligtigelser. Et sådant system vil gøre det muligt for dig at få overblik over udestående forpligtelser og fremtidige købsfakturaer, og du vil få større kontrol over din virksomheds indkøb. 

Derudover anbefaler Craig at have et system til at forudsige dine pengestrømme – på den måde kan du nemlig tage udestående forpligtelser med i regnskabet, når du udarbejder prognoser for pengestrømmen. 

2. Følg en klart defineret betalingspolitik

Find ud af, hvad der er mest optimalt for din virksomhed ved at tage udgangspunkt i de indgående pengestrømme, og registrer betalingerne i dit prognosesystem for fremtidige pengestrømme.

Hvis du endnu ikke har udarbejdet betalingspolitikker, vil vi virkelig anbefale dig at gøre det – det vil blandt andet give dine leverandører større sikkerhed og hjælpe dig med at slippe af med daglige betalingskørsler.

3. Gennemgå udestående leverandørforpligtelser 

Når du skaber dig et overblik over din leverandørgæld, bliver det nemmere for dig at få mere præcise indsigter i virksomhedens skyldige beløb, de vigtigste leverandører og den samlede saldo.

Du kan også oprette udgiftsrapporter, som gør det muligt for dig at få et overblik over antal udgifter pr. leverandør for det seneste år. 

Når du har vigtige informationer som disse lige ved hånden, kan du forhandle rabatter og betalingsbetingelser med leverandører på en meget mere effektiv måde.

4. Få en bedre forståelse af dine udestående indkøb og deres økonomiske indvirkning 

Du bør for eksempel finde ud af, præcis hvor mange dage der plejer at gå, før du betaler dine udestående indkøb. Dermed kan du nemmere kommunikere til dine leverandører, hvor hurtigt de kan forvente at blive betalt. 

Hvis dine betalinger ofte er væsentligt forsinkede, kan det for eksempel skyldes problemer med virksomhedens likviditet eller slappe administrative processer – noget, du bør tage alvorligt og finde løsningen på.

Andre hurtige tips

  • Vær i regelmæssig kontakt med dine leverandører, og giv dem besked i god tid, hvis betalingerne bliver forsinkede. 
  • Bryd ikke betalingsforpligtelser, du allerede har indgået.
  • Sørg for, at alle medarbejderskatter, omsætningsafgifter og hensættelse til selskabsskatter står på en separat bankkonto. 
  • Forsøg at forlænge de faste betalingsfrister til dine leverandører (læg vægt på, at du er en loyal kunde, der er kommet for at blive, men at det giver bedre mening for dig at betale efter for eksempel 60 dage i stedet for 30)

Glem ikke, at udgående pengestrømme er nemmere at forudsige, fordi du selv kan være med til at kontrollere dem.

Din vigtigste opgave er at sørge for, at de matcher virksomhedens indgående pengestrømme, og at de indgår i din prognose over pengestrømme.

Hvis du gør det på den rette måde, vil du få tilstrækkeligt med midler til at give din virksomhed luft under vingerne.

Lad os komme i gang. 

Usikkerheden ved pengestrømme

Som tidligere nævnt er udgående pengestrømme noget, vi selv kan kontrollere, da vi selv er medbestemmende over, hvornår vi foretager udbetalinger – men desværre gælder det samme ikke for indgående pengestrømme.

Ligesom du selv kan styre dine egne udbetalinger, kan dine kunder gøre det samme. For dig betyder det, at indbetalinger fra dine kunder er sværere at forudsige.

Her er det vigtigt at huske på, at uden faste indgående pengestrømme vil du have begrænset mulighed for at foretage udbetalinger. 

Dermed kan det være svært at administrere og kontrollere indgående pengestrømme. Kreditbetingelser og inddrivelse af kontanter er nemlig essentielt, hvis du skal styre din virksomheds likviditet optimalt.

Når det kommer til udgående pengestrømme, er det vigtigt, at du sørger for oplysninger og realtidsdata, som kan give dig et overblik over, hvad virksomheden skylder, hvorfor den skylder det, og hvornår beløbet skal betales.

Disse oplysninger er også vigtige for indgående pengestrømme, men denne proces kan være en smule mere kompliceret. 

Ifølge Craig ligger nøglen til en god likviditetsstyring i relationen til den enkelte kunde – et område, der ofte bliver overset.

Opbygning af de rigtige relationer   

Der er mange ting, man kan gøre for at forbedre timingen af indbetalinger (det kommer jeg ind på senere). Dine kundeforhold har dog langt større indflydelse, end du måske lige går og tror.

Craigs erfaring som Finance Director (FD) og Chief Financial Officer (CFO) i vanskelige likviditetssammenhænge har lært ham altid at betale de vigtigste leverandører først, da de er afgørende for, at du fortsat kan sælge dine produkter eller tjenester.

Derudover er det vigtigt at sikre, at dit team lægger vægt på de daglige leverandørkontakter og giver dem besked, hvis der skulle opstå problemer med likviditeten og betalingsprocessen. Dette kan nemlig være til stor hjælp, hvis din virksomhed skulle få problemer med at opretholde forsyningen.

Når du får indsigter fra et pengestrømsperspektiv, kan du bruge dem til din fordel og tilpasse din virksomheds processer i overensstemmelse hermed.

Lær dine kunder at kende – når du kan snakke med dem om deres familie og personlige interesser, er det meget nemmere at opbygge en god relation.

Gode kunderelationer får kunder til at tænke sig om en ekstra gang, før de vælger at betale en faktura senere end aftalt.

Hvis de for eksempel har begrænsede midler til at betale deres leverandører, og valget ligger mellem din virksomhed og en anden virksomhed, som din kunde ikke har en god relation til, vil din virksomhed i de fleste tilfælde blive prioriteret først.

Sådan forbedrer du dine forretningsforbindelser

Jeg kunne skrive en hel roman om, hvordan du forbedrer dine kunderelationer – men det er artiklen ikke lang nok til, så jeg har samlet nogle af de vigtigste tips her.

Fremskynd din fakturahåndering  

Foretag faktureringen, så snart arbejdet er udført, servicen er ydet, eller produkterne er leveret. Ideelt set bør du gøre det dagligt. 

Sørg for, at alle fakturaer indeholder de korrekte oplysninger såsom virksomhedens navn, adresse og modtager, samt hvilken arbejdsopgave eller service der er ydet, så du undgår unødige forsinkelser i administrationen. 

Derudover er det bedst at sende fakturaerne elektronisk, så du ikke risikerer, at de bliver væk.

Sørg for at have klare kreditbetingelser, forfaldsdatoer og en politik for kreditkontrol

Kreditbetingelser og forfaldsdatoer bør altid bekræftes skriftligt og skal angives på alle fakturaer. 

Ideelt set bør du bruge en standard ansøgningsformular med detaljerede handelsbetingelser til dine potentielle kunder og foretage en vurdering af deres kreditværdighed. Spørg eventuelt også, hvorfor de stoppede samarbejdet med deres tidligere leverandør, og tal med dem over telefonen, hvis du oplever tvivl.

Det er også vigtigt at følge en klart defineret politik for kreditkontrol. Du kan for eksempel overveje følgende spørgsmål:

  • Hvad er din virksomheds inkassoproces? 
  • Er regnskabs- og driftsafdelingerne bekendt med politikkens indhold? 
  • Hvad er jeres procedurer, hvis der skulle opstå forsinkelser eller overskridelse af kreditgrænsen?  

Gennemgå oversigter over udestående tilgodehavender og debitorer 

Du bør gennemgå dem ugentligt og dagligt minde kunderne om forsinkede betalinger.  

Typisk analyserer man debitorgæld inddelt i kolonner på 30 dage, 60 dage, 90 dage, 120 dage og mere end 120 dage. Det er bedst, hvis der ikke er nogen udestående poster i de sidste fire kolonner, medmindre der er særlige grunde til, at din virksomhed tilbyder udvidede kreditbetingelser.

Hvis en betaling ligger i en anden kolonne end de to første, bør der desuden være faste regler for, hvordan de skal håndteres.

Gør det nemt at blive betalt 

Online og elektroniske betalinger bør være din standardmetode til at modtage betalinger på.

Du undgår forsinkelser, og du skal ikke vente på langsommelige administrative processer. Det er også en god idé at kunne acceptere flere betalingsmetoder, for eksempel kreditkort og betalingsløsninger som Stripe og PayPal.

Der er en lang række ting, du kan gøre for at sørge for, at indbetalingerne kommer til tiden. Du kan for eksempel indføre direkte debitering/automatiske betalinger, indbetaling af indskud og opfordre til betaling før tid.

Derudover bør kreditkontrol og forvaltning af debitorer og tilgodehavender være en del af den faste rutine i alle virksomheder.

Ifølge Craig er salg et praktisk taget ikke et salg, før pengene er gået ind på din bankkonto – hvis du fokuserer på netop det, vil du helt sikkert kunne forbedre dine indgående pengestrømme.

Du kan kaste et blik på Craigs andre blogindlæg her.

Pleo Partner – 4 fordele

Du vil måske også synes om ...

Gå ikke glip af en artikel

Tilmeld dig i dag, så du kan modtage spændende opdateringer og de seneste nyheder fra Pleo.