Leverandørstrategi: Sådan finder du de rigtige leverandører

Alligevel behandler de fleste virksomheder leverandørvalg som en administrativ opgave frem for den strategiske beslutning, det faktisk er. Resultatet? Overpris, kvalitetsproblemer og forsyningsudfordringer, der kunne være undgået.

Med en stærk leverandørstrategi står du langt bedre rustet til at finde, vurdere og forhandle med de samarbejdspartnere, der matcher dine behov og ambitioner.

I dette blogindlæg guider vi dig gennem, hvordan du bygger en effektiv leverandørstrategi – og hvordan du spotter de partnere, der kan løfte din forretning.

• En leverandørstrategi er en plan for at identificere, vurdere og styre samarbejdet med de bedst egnede leverandører.
• Strategien styrker din forhandlingsposition, reducerer risici og sikrer optimal kvalitet, pris og leveringssikkerhed.
• En effektiv strategi omfatter behovsanalyse, markedsundersøgelse, evaluering, forhandling og løbende opfølgning.
• Segmentering af leverandører via f.eks. Kraljic-matrixen hjælper med at prioritere indsatsen og allokere ressourcer rigtigt.
• Grundig vurdering af kvalitet, pris, fleksibilitet, økonomi og bæredygtighed sikrer de bedst egnede leverandørrelationer.

Hvad er en leverandørstrategi?

En leverandørstrategi er kort sagt din plan for, hvordan I finder og samarbejder med de bedste leverandører til virksomheden.

Du skal have en klar tilgang til at spotte, vurdere og vælge leverandører, der leverer de rette varer og ydelser i topkvalitet til de bedste priser og vilkår.

At have en god leverandørstrategi er altafgørende for at optimere jeres indkøb og omkostninger, samtidig med at I sikrer den nødvendige forsyningssikkerhed og fleksibilitet.

Strategien skal rumme retningslinjer for hele processen – fra afdækning af behov til sourcing, udvælgelse og den løbende styring af leverandørrelationerne. 

Det absolut vigtigste er, at din virksomhed har en veldefineret metode til systematisk at udvælge de leverandører, der passer bedst til jeres behov og værdier. På den måde kan du nemlig sikre, at du til enhver tid har den optimale miks af leverandører til din virksomhed.

Med den rette leverandørstrategi får du understøttet forretningen med de bedste og mest konkurrencedygtige leverandører på markedet.

Fordele ved en stærk leverandørstrategi

At have en gennemtænkt leverandørstrategi giver din virksomhed en solid position i forhold til at sikre dig de absolut bedste leverandører.

Nogle af de væsentligste fordele er:

• Bedre mulighed for at identificere leverandører af høj kvalitet: Med en systematisk tilgang til sourcing og udvælgelse øger du sandsynligheden for at finde leverandører, der leverer høj kvalitet, god service og pålidelig leveringssikkerhed.
  
  
• Stærkere forhandlingsposition: En veldefineret leverandørstrategi med klar prioritering giver dig et solidt udgangspunkt for at forhandle de bedste betingelser og priser med de mest kompetente leverandører.
  
  
• Minimeret risici og bedre forsyningssikkerhed: Du kan langt bedre afdække og mitigere potentielle risici og forhindre uventede forsyningsudfordringer, når du systematisk vurderer alle aspekter af dine kritiske leverandører.
  
  
• Omkostningsbesparelser over hele linjen: Når du konsekvent kan identificere og vælge de bedste leverandører på alle parametre, højner du kvaliteten, samtidig med at du optimerer omkostningerne.

Med en stærk leverandørstrategi kan du helt enkelt drive en langt mere effektiv leverandørstyring og sikre, at din virksomhed altid har de mest kvalificerede og konkurrencedygtige leverandører.

Elementer i en effektiv leverandørstrategi

For at sikre, at du kan identificere og vælge de optimale leverandører, bør din leverandørstrategi indeholde nogle centrale elementer.

Det handler om at skabe et solidt fundament, der gør det muligt for dig at træffe de bedste beslutninger og sikre, at dine leverandørsamarbejder understøtter din virksomheds overordnede mål.

Lad os dykke ned i, hvad du skal overveje for at opnå en effektiv leverandørstrategi.

1. Analyse af dine behov: Start med at identificere, hvad din virksomhed har brug for. Lav en liste over de produkter og tjenester, der er essentielle for din forretning, og vurder, hvilke krav de skal opfylde. På den måde får du  en klar forståelse af dine behov og sikrer, at du fokuserer på de leverandører, der kan levere præcis det, du har brug for.
   
   
2. Lav markedsundersøgelse: Lav grundig research for at forstå markedet og potentielle leverandører. Brug tid på at undersøge forskellige leverandører og deres tilbud. Saml information om deres omdømme, erfaring og priser. Du får et godt grundlag for at sammenligne og vælge de bedste muligheder, ved at have godt styr på markedsforholdene.
   
   
3. Evaluering af leverandører: Brug specifikke kriterier til at vurdere potentielle leverandører. Overvej faktorer som kvalitet, pris, pålidelighed og leveringstid. Lav eventuelt en rangliste for at hjælpe dig med at vælge de mest passende leverandører. Det sikrer, at du træffer en informeret beslutning baseret på objektive kriterier.
   
   
4. Forhandling og valg: Når du har evalueret leverandørerne, er det tid til at forhandle vilkår og vælge de bedste leverandører. Forhandl om pris, leveringsbetingelser og andre vigtige aspekter. Sørg for, at begge parter er enige om vilkårene, før du indgår en endelig aftale.
   
   
5. Implementering og overvågning: Implementer strategien og overvåg leverandørernes performance løbende. Efter at have valgt dine leverandører skal du sikre, at de lever op til dine forventninger. Overvåg deres performance regelmæssigt og hold kommunikationslinjerne åbne. Vær klar til at foretage justeringer i din strategi, hvis det er nødvendigt, så du kan sikre et optimalt samarbejde.

Ved at have en leverandørstrategi, der dækker disse hovedelementer, får du de nødvendige strukturer og rammer på plads til effektivt at udvikle din samlede leverandørportefølje.

Segmentering af leverandører - Ikke alle leverandører er lige vigtige

Før du kaster dig ud i at evaluere leverandører, er det vigtigt at forstå, at ikke alle leverandører skal behandles ens. En effektiv leverandørstrategi starter med at segmentere dine leverandører efter deres strategiske betydning og markedskarakteristika.

Mange virksomheder begår den fejl at behandle alle leverandører med samme grundighed og ressourceforbrug. Det fører til ineffektiv ressourceallokering, hvor mindre betydningsfulde leverandører får uforholdsmæssig meget opmærksomhed, mens kritiske partnerskaber ikke får den strategiske fokus, de fortjener.

En af de mest udbredte og anerkendte modeller til segmentering er Kraljic-matrixen – udviklet af Peter Kraljic i 1983 – som hjælper dig med at analysere og kategorisere dine leverandører – ikke kun ud fra økonomiske faktorer, men også ud fra strategisk betydning og forsyningsrisiko.

Modellen opdeler leverandører i fire segmenter baseret på to akser:

• Økonomisk påvirkning: Hvor stor betydning har varen eller tjenesten for virksomhedens omkostninger eller profit?
• Forsyningsrisiko: Hvor let er det at skifte leverandør, og hvor kritisk er tilgængeligheden?

De fire segmenter er:

1. Ikke-kritiske produkter (Non-Critical Items): Lav påvirkning og lav risiko. Eksempelvis kontorartikler eller standardiserede varer. Her bør fokus være på procesoptimering, automatisering og omkostningseffektiv håndtering. Mange virksomheder centraliserer disse køb for at spare tid og penge.
   
   
2. Forhandlingsstærke varer (Leverage Items): Høj økonomisk påvirkning, men lav risiko. F.eks. standardiserede komponenter med stor volumen og flere mulige leverandører. Her gælder det om at udnytte konkurrence blandt leverandører, konsolidere indkøb og presse priserne gennem stærke forhandlinger.
   
   
3. Flaskehalsprodukter (Bottleneck Items): Lav finansiel påvirkning, men høj risiko. Ofte unikke produkter eller tjenester med få leverandører – f.eks. specialkomponenter eller ældre systemlicenser. Fokus bør ligge på risikoreduktion, eksempelvis ved at finde alternativer, øge lagerbeholdningen eller indgå længerevarende aftaler for at sikre forsyning.
   
   
4. Strategiske varer (Strategic Items): Høj påvirkning og høj risiko. Her taler vi om de kritiske leverandører, som har stor betydning for virksomhedens konkurrenceevne – f.eks. udviklingspartnere, kernekomponenter eller essentielle systemleverandører. Samarbejdet her bør være tæt, langsigtet og præget af fælles udvikling, transparens og gensidig afhængighed.

Derfor er segmentering vigtig

Ved at forstå hvilken kategori en leverandør tilhører, kan du differentiere din indsats og dine krav:

– Nogle relationer skal effektiviseres, andre skal dyrkes.
– Nogle leverandører skal presses på pris, andre skal involveres i udvikling og innovation.

Det skaber klarhed i prioriteringen og giver dig mulighed for at allokere dine ressourcer der, hvor de skaber mest værdi og reducerer risiko mest effektivt. amtidig bliver det lettere at kommunikere internt om formålet med de forskellige leverandørrelationer. Du kan forklare, hvorfor én leverandør kræver en tæt partnerskabsaftale, mens en anden kun skal behandles som en standardleverandør.

Det er vigtigt at huske, at leverandørsegmentering ikke er statisk. Markedsforhold, den teknologiske udvikling og din egen forretningsstrategi kan flytte leverandører mellem kategorier.

Derfor bør du revurdere din leverandørsegmentering mindst årligt og justere din tilgang tilsvarende.

Det bør du vurdere dine leverandører på

Når du skal analysere og vurdere potentielle nye leverandører – eller revurdere dine eksisterende – er der nogle vigtige parametre, du bør have for øje.

Det er vigtigt, at du får lavet en god og grundig vurdering af disse nøgleområder. Gør du det, optimerer du muligheden for at finde de bedste og mest kvalificerede samarbejdspartnere til netop din virksomhed.

Her er nogle af de nøgleelementer, du bør have dig for øje i vurderingen:

• Kvalitet og leveringsevne: Et af de helt basale kriterier er naturligvis leverandørens evne til at levere varer eller ydelser af den ønskede og aftalte kvalitet. Vurder deres kvalitetssystemer, certificeringer, historik og dokumentation for en konstant høj kvalitetsstandard. Ligeledes bør du se på deres leveringspræcision- og sikkerhed.
  
  
• Pris og omkostningsstruktur: Selvfølgelig spiller prisen også en væsentlig rolle i leverandørvurderingen. Foretag en dybdegående analyse og benchmarking af leverandørernes pris- og omkostningsstruktur for at identificere de reelle totalomkostninger og besparelsespotentialer.
  
  
• Fleksibilitet og innovation: I en omskiftelig verden er leverandørers fleksibilitet og innovationsevne også vigtige parametre at have for øje. Prøv at afdække, hvor agilt leverandørens organisationsstruktur og forretningsmodel egentlig er indrettet.
  
  I den vurdering bør du prøve at finde ud af, hvordan deres evne til hurtigt at kunne opskalere eller redimensionere produktionen efter ændrede behov egentlig er. Se også på, hvor mange ressourcer de investerer i forskning og produktudvikling for at blive ved med at ligge forrest.
  
  Du kan også bede dem om konkrete eksempler på tidligere innovationer, som de med succes har implementeret for andre kunder. En stærk innovationsproces, hvor kundens behov inddrages, er et stort plus.
  
  
• Finansiel soliditet: Før du indgår et samarbejde med en leverandør, er det selvfølgelig også afgørende, at du kigger på deres finansielle soliditet. Kig deres regnskaber igennem og analyser nøgletal som omsætning, overskudsgrad, likviditet, soliditetsgrad mm.
  
  Får du bekymringer omkring leverandørens finansielle situation, kan det udgøre en alvorlig risiko for din forsyningssikkerhed.
  
  
• Bæredygtighed og compliance: Bæredygtighed er også et aspekt, som begynder at spille en stigende rolle i leverandørvurderingen for mange virksomheder. Er det også vigtigt for dig, bør du gennemgå deres CSR-arbejde og relevante certificeringer – som f.eks. ISO 14001 om miljøledelse.

Går du i dybden med alle disse parametre, opbygger du et solidt beslutningsgrundlag baseret på leverandørernes kvalifikationer og potentialer.

Det beslutningsgrundlag er afgørende, når du skal finde og vælge de absolut bedste og mest kompetente samarbejdspartnere til din virksomhed.