Netflix har ikke nogen personalepolitik omkring udgifter, har din virksomhed brug for en?

Forskning viser, at medarbejdere hos virksomheder som Netflix eller Google er gennemsnitligt 40 % mere effektive. Det er i høj grad på grund af elimineringen af organisatoriske irritationsmomenter som langtrukne processer og interne politikker.

Slide nummer 76 i de efterhånden legendariske HR-slides “Netflix Culture: Freedom & Responsibility“ forklarer teknologi- og underholdningsgigantens udgiftspolitik med blot 5 ord: “Act in Netflix’s Best Interest” (ager altid i Netflix’ interesse).

Siden opstarten i 2009 har Netflix været i stand til at fremme en nytænkende og ambitiøs arbejdskultur ved at give medarbejderne frihed og udvise tillid. CEO Reed Hastings og tidligere Chief Talent Officer Patty McCord hævder, at de mange kontroversielle tilgange til arbejdslivet har tiltrukket flere talenter til virksomheden og fået medarbejdernes produktivitet til at eksplodere.

Og tallene har fulgt med. Mindre end et årti senere er virksomheden vokset fra 12 millioner til mere end 125 millioner månedlige abonnenter verden over. I dag er Netflix en af de hurtigst voksende og mest innovative virksomheder i verden med mere end 5000 ansatte.

Og stadig helt uden nogen procedure for udgiftsrapportering.

Gør som Netflix: ”Behandl folk som voksne mennesker”

Det er måske ikke fremmed for små eller familieejede virksomheder, hvor folk kender og stoler på hinanden i forvejen. Men så sker der noget, når virksomheder vækster og bliver store. Pludselig vedtages flere og flere procedurer og interne politikker. For de fleste virker det nærmest uundgåeligt og som en kærkommen lejlighed for at få styr på tropperne. Netflix valgte at gribe det an på en helt anden måde.

Som Hastings påpeger, så udspringer processerne af et forsøg på at kontrollere det overvældende kaos, der opstår i forbindelse med en vækst af den kaliber. Og således dukker flere og flere vedtægter og procedurer op inden for forskellige aspekter af den daglige drift, herunder hvor mange penge medarbejdere må bruge på hvad, og hvordan de må gøre det.

Men her opstår så et andet og ret så overset problem. Efterhånden som virksomheden vækster, og et voksende antal procedurer, regler og politikker vedtages og nedskrives, begynder medarbejdernes frihed lige så stille at indskrænkes. Netflix fik øje på den helt anden type kaos, der også kunne opstå i kølvandet på udviklingen: den forøgede kompleksitet ødelægger medarbejdernes produktivitet og arbejdsglæde og får dem potentielt til at se sig om efter et andet job.

En undersøgelse udgivet i Harvard Business Review viser, at en gennemsnitlig virksomhed taber mere end 25 % af produktiviteten på såkaldte ”organisatoriske irritationsmomenter” som bureaukratiske processer, der er spild af tid og afholder folk fra at få arbejdsopgaverne klaret. En af de mest almindelige opgaver i denne kategori er de berygtede udgiftsrapporteringer. Det er især upopulært blandt de såkaldte millennials, som mener, at selvstændighed er en af de mest værdifulde frynsegoder, en virksomhed kan tilbyde. Endda vigtigere end størrelsen på lønsedlen.

Netflix er ikke de eneste, der har gjort denne opdagelse. Flere og flere virksomheder – lige fra de små startupvirksomheder som Basecamp til de store mastodonter som Google – vælger at stole på, at deres medarbejdere vil tage den rette beslutning og dermed gøre interne regelsæt overflødige. Og det lader til at have en positiv indvirkning; ifølge det førende konsulentfirma Bain & Company er medarbejderne i virksomheder som Netflix og Google nemlig gennemsnitligt 40 % mere effektive.

“Hvis de kan gøre det, kan vi også?”

Du sidder måske og tænker: Hvordan ser en ”no limits”-politik ud i praksis, når det kommer til virksomhedens udgifter?

Hos Netflix er det faktisk ret simpelt. Deres 5-ordspolitik byder dem kun at bruge det, der virker rimeligt og er pengene værd. De har ingen regler, begrænsninger, afrapporteringer eller sporinger af deres forbrug til at følge op på devisen, for det har erfaringsmæssigt vist sig at være spild af tid.

På den anden side gør Google tingene en anelse anderledes.

I dag giver de fleste virksomheder kun firmakort til den øverste ledelse. Google derimod har besluttet sig for at udlevere firmakort til hver eneste medarbejder. Og én ting er, at det illustrerer den frihed og tillid, der påhviler medarbejderne, en anden ting er, at det faktisk er en rationel forretningsbeslutning. Ikke nok med at medarbejderen har lov til at bruge penge, når der er brug for det, de har ovenikøbet direkte adgang til virksomhedens midler til at gøre det.

Det har i den grad udfordret status quo. I de fleste virksomheder er langt de fleste medarbejdere nødt til at følge en fast procedure og ovenikøbet lægge ud af egen lomme for at foretage et indkøb på virksomhedens vegne. Og det er så her den famøse udgiftsrapportering kommer ind i billedet. En nøje beskrevet redegørelse for hvert indkøb, som regnskabsafdelingen kan godkende for så at føre pengene lige tilbage, hvor de kom fra.

Desværre er det den besværlige bureaukratiske proces, der er virkeligheden i langt de fleste virksomheder i dag. Og som om det ikke er nok, at folk hader det, så kan det endda også sætte medarbejderne under økonomisk pres, som rapporten her viser.

Hos Pleo har vi allerede skrevet flere indlæg om, hvorfor det skal være slut med udgiftsrapporteringer, og om de store, oversete omkostninger manuel udgiftsrapportering har for virksomheden.

“Ja, ja – men vi er ikke Google”

Det er svært at måle alle fordelene ved at skippe de organisatoriske irritationsmomenter; produktivitet, tillid og medarbejdertilfredshed. De fleste regnskabsfolk vil have en tendens til at vælge de kendte og afprøvede metoder for at skabe sikkerhed i deres arbejde. Når de tænker på alle de nye løsninger på markedet, kommer flere af følgende bekymringer ofte på banen:

1. “Kunne det her virkelig fungere i vores virksomhed?”

Google og Netflix har bevist, at det kan lade sig gøre at vende procedurerne på hovedet selv i de store mastodontorganisationer. Men bekymringerne for en procedureændring af den kaliber handler ikke kun om virksomhedens kultur, det handler i den grad også om det lovgivningsmæssige aspekt.

Virksomhedens udgifter skal bogføres og indberettes, og kvitteringerne skal gemmes som bilag til SKAT. I dag er mange medarbejdere også nødt til at gemme kvitteringerne, fordi så mange udlæg bliver lavet ud af egen lomme, og medarbejderne skal bruge kvitteringerne som bevisførelse, når de skal have refusion. Konsulentvirksomheder har desuden brug for et særskilt system til at markere forskellige poster, eftersom de ofte tilhører specifikke kunder eller projekter.

De mange nye softwareløsninger gør det nemmere at gemme kvitteringerne digitalt i en app eller som billede på telefonen frem for at have løse papirkvitteringer liggende. IT-virksomheder som Netflix og Google har uden tvivl udviklet en række smarte apps, så de kan overholde lovgivningen samtidig med, at de gør hverdagen så let som muligt for deres medarbejdere.

Og selv hvis man hverken er Google eller Netflix, findes der efterhånden mange værktøjer, der hjælper medarbejdere med at holde styr på deres udgifter. Mange af dem bliver dog stadig ret hurtigt omstændelige. De fritager heller ikke medarbejderen fra at skulle bede om lov, før de handler, låne firmakort eller lægger ud for indkøbene selv.

Den eneste made at løse det problem er ved at give dem deres eget firmakort.

2. “Men bruger medarbejderne så ikke bare flere penge?”

Netflix erfarede, at “97 % af deres medarbejdere vil altid vælge at gøre det rigtige. De sidste 3 % skulle aldrig have været ansat.” Ligeledes oplevede Basecamp, at på trods af, at de udstyrede alle deres medarbejdere med eget firmakort, så havde de kun én enkelt sag ud af 100 medarbejdere, der var værd at kigge efter i sømmene. Og den medarbejder er der endnu, forklarer co-founder Jason Fried.

Hos Google, som har mere end 85.000 ansatte på verdensplan, er det selvfølgelig sværere at kigge enkeltsager igennem på tæt hold. Derfor har det været vigtigt at finde en balance mellem at give dem frihed og vise dem tillid og samtidig gøre det klart, hvad der er acceptabelt i firmaet.

Google har formået at genopfinde virksomhedens rejsepolitik til alles fordel. Medarbejdere booker selv både fly og hotel, men har et system, der hjælper dem med at finde den bedste og billigste løsning.

Endelig er løsningen her

I årtier har dokumentationskravene fra regnskabsafdelingen versus den mest tilgængelig indkøbsmulighed for medarbejderen resulteret i et utilfredsstillende kompromis: en udgiftsrapport.

Manuelle overførsler, manglende overblik over forbrug i realtid, risiko for bedrageri og frustrerede medarbejdere, der venter på at få deres penge tilbage, er blevet en kilde til stress og tidsspilde. Ingen i organisationen kan se sig fri for det. De mest innovative virksomheder i verden har fundet effektive løsninger, der får udgiftshåndteringen til at glide nemt, og som ikke mindst gør virksomheden attraktiv at arbejde hos.

Heldigvis har den rivende udvikling inden for fintech resulteret i løsninger, der gør regnskabsafdelingen i stand til nemt at få deres bilag, og medarbejderne glade og tilfredse, fordi processen sker helt automatisk. Det er nemt og hurtigt, og i overensstemmelse med alle lovkrav.

Et eksempel på et sådant værktøj er Rocketrip. Inspireret af Googles interne rejsesystem, har Rocketrip bygget en platform, der belønner medarbejdere med gavekort, hvis de går under budgettet, når de bestiller deres rejser og transport. Regnskabsafdelingen kan følge på alle bookinger og opstille retningslinjer for køb, alt imens medarbejderne får frihed til at booke deres rejser selv og optjene bonus ved at spare penge.

Et andet eksempel er Pleo. Medarbejderne bliver betroet med hver deres firmakort, mens regnskabsafdelingen opstiller retningslinjer for forbruget. Kortene kan have individuelle forbrugsgrænser, og medarbejderen bliver mindet om at tage et billede af kvitteringen, hver gang de har brugt deres kort. Her kan de også tilføje en kategori til udgiften for at skabe et nemt overblik. Regnskabsafdelingen kan følge med i forbruget i realtid, kategoriserer udgifter og Pleo synkroniserer automatisk med virksomhedens økonomisystem. Alt er efter bogen, alt er bogført, og ingen var nødt til at udfylde en udgiftsrapport.

Det er blot to eksempler på win-win-win-situationer for medarbejdere, ledere og virksomheder. Det er det bedste af alle verdener: mere effektive medarbejdere, mere kontrol og flere penge sparet.