Guide: Alt du skal vide om papirløst bogholderi i 2025

Regnskabsbranchen gennemgår i takt med den teknologiske udvikling en hastig forandring, og dagene med opbevaring af bilag i fysiske ringbind og manuelle indtastninger er efterhånden talte.

Nutidens bogholderi er nemlig papirløst og digitalt, hvilket ikke kun aflaster bogholderen og frigiver tid til mere værdiskabende opgaver, men det digitale bogholderi bidrager også til øget nøjagtighed og lettere adgang til data. Data, som kan bruges til at træffe kloge, strategiske og forretningskritiske beslutninger.

I denne artikel guider vi dig igennem alt det, du skal vide om papirløst bogholderi. For hvad laver en bogholder egentlig? Hvordan fungerer papirløst bogholderi? Og hvordan digitaliserer du dine bogføringsprocesser?

Don’t worry!

Her får du alle svarene.

• Den nye bogføringslov har gjort papirløst bogholderi til et lovkrav for de fleste virksomheder gældende fra 2023.
• Papirløs bogføring reducerer fejl og øger nøjagtigheden. Derudover automatiserer den processer, der før krævede manuel indtastning.
• Det frigiver ressourcer, så bogholderen kan fokusere på analyser og rådgivning, og det gør revision og årsafslutning langt lettere.

Hvad er en bogholder?

En bogholder har ansvaret for virksomhedens regnskab og fungerer som den centrale figur, der holder styr på alle pengestrømme – fra indtægter og omkostninger til løn, moms og bilag. Hvor regnskabet tidligere blev ført i fysiske bøger (deraf navnet), foregår arbejdet i dag primært gennem digitale regnskabs- eller bogføringssystemer.

Bogholderens opgaver er typisk opdelt i tre hovedområder:

• Kreditorbogholderi: Håndtering og betaling af indgående regninger og fakturaer (omkostninger).
• Debitorbogholderi: Udsendelse af fakturaer og opfølgning på betalinger (indtægter).
• Finansbogholderi: Momsopgørelse, lønbehandling, afstemning af årsregnskab og sikring af korrekt bilagsarkivering.

Bogholderen fungerer som virksomhedens økonomiske vagthund, der sikrer, at regnskabet er nøjagtigt, og at al dokumentation er i orden i forhold til SKAT og andre myndigheder. Mange virksomheder vælger at outsource denne funktion helt eller delvist.

Papirløst bogholderi: Hvad og hvorfor?

Papirløst bogholderi er digital håndtering af hele din bogføringsproces – fra kvitteringer og fakturaer til kontoafstemning og årsafslutning. I stedet for fysiske bilag, arkivskabe og manuelle indtastninger, foregår alt i digitale systemer, der automatisk fanger, kategoriserer og bogfører dine transaktioner.

Og i dag er det ikke længere bare smart. For de fleste virksomheder er det lovpligtigt.

Den nye bogføringslov gør papirløst bogholderi til et krav

Den nye bogføringslov betyder, at stort set alle virksomheder på et tidspunkt har pligt til at bruge et digitalt bogføringssystem. Alle virksomheder der er omfattet af regnskabspligt i henhold til årsregnskabsloven skal opfylde de nye krav.

Læs mere: Vejledning til den nye bogføringslov: Lær alt om regler, krav og deadlines

Formålet med tiltaget er både at forstærke indsatsen mod svindel med bilag og minimere risikoen for fejl i virksomhedernes regnskaber.

Bogføringsloven foreskriver først og fremmest, at alle danske og udenlandske virksomheder, der driver forretning i Danmark, er skatte- eller afgiftspligtige i Danmark, eller modtager tilskud fra staten, har pligt til at bogføre. De eneste virksomheder, der er undtaget bogføringspligten, er statsejede virksomheder og kommuner.

Men hvorfor er papirløst bogholderi egentlig en god idé?

Ud over lovkravet er der en masse gode grunde til at gå papirløst:

• Øget nøjagtighed og færre fejl: Formålet med at skrue ned for fysisk bilagsmateriale og tunge, administrative arbejdsgange i bogholderiet er at øge nøjagtigheden og minimere risikoen for fejl. Når data trækkes automatisk fra kvitteringer og fakturaer via OCR-teknologi, forsvinder de klassiske tastefejl. Slut med forkerte beløb, glemte decimaler eller bilag, der bliver bogført to gange.
  
  
• Markant tidsbesparelse: Med papirløst bogholderi bliver bogføringsdisciplinen både nemmere og hurtigere. Du slipper for manuelt tastearbejde, og det er for alvor slut med at jagte nussede kvitteringer hos dine kolleger. I stedet flyder data automatisk fra firmakort, bankkonti og fakturaer direkte ind i regnskabssystemet. Det, der før tog timer, tager nu minutter.
  
  
• Bedre brug af dine ressourcer: I stedet kan du som bogholder nu bruge din tid langt mere effektivt og nyttigt – for eksempel på at dykke ned i virksomhedens regnskabsdata og rådgive dine kolleger i, hvordan virksomhedens tal kan bruges til at optimere, effektivisere og udvikle forretningen.
  
  
• Overblik i realtid: I dag er langt de fleste pengestrømme digitale, og flere og flere virksomheder har set lyset i de digitale økonomisystemer og værktøjer til automatisk udgiftshåndtering, der minimerer behovet for og brugen af fysiske bilag. Med papirløst bogholderi får du et opdateret billede af din økonomi i realtid og ikke først efter uger med manuel indtastning.
  
  
• Arbejd hvor som helst: Cloud-baserede systemer betyder, at du kan tilgå regnskabet fra kontoret, hjemmet eller på farten. Ingen behov for at være fysisk til stede, hvor arkivskabene står. Det gør både hverdagen nemmere og fjernarbejde muligt.
  
  
• Nemmere revision og årsafslutning: Når alt allerede er digitalt, afstemt og dokumenteret løbende, bliver både revision og årsafslutning langt mindre smertefuld. Ingen panik-søgen efter manglende bilag eller digitalisering af årets papirer i december.

Papirløst bogholderi er altså ikke bare noget, loven kræver. Det er også noget, der gør din virksomheds økonomi mere præcis og effektiv.

Farvel til bilagshelvedet: Sådan gør du dit bogholderi papirløst

Er du klar til at gå all in på papirløst bogholderi? Sådan!

Der findes et hav af forskellige værktøjer, der letter dit daglige arbejde med bogholderi og fakturering. Hvis du ikke allerede arbejder i et regnskabssystem, vil det være et godt sted at begynde.

Læs mere: 4 regnskabssystemer der gør dit arbejde bedre (og mere effektivt)

Derudover kan du med Pleo automatisere alle dine processer i forbindelse med udgiftshåndtering hele vejen fra køb til bogføring.

Pleo udstyrer virksomhedens ansatte med et firmakort, så de kan købe de ting, de har brug for til deres arbejde, uden at skulle lægge ud af egen lomme. Kvitteringen uploades via Pleos app i samme øjeblik, som købet finder sted, og alle transaktionsdata bliver automatisk kategoriseret og matchet med kvitteringen.

Pleo kan integreres med de fleste regnskabssystemer, og integrationen er en hurtigt overstået proces.