Guide: Alt du skal vide om papirløst bogholderi i 2023

Vink farvel til krøllede kvitteringer og reoler med ringbind. Med den nye bogføringslov bliver der stillet krav om, at alle bilag skal registreres og opbevares digitalt.

Men hvad betyder det for bogholderen? Og hvilke gevinster er der at hente ved papirløst bogholderi? Her får du svarene. 

Regnskabsbranchen gennemgår i takt med den teknologiske udvikling en hastig forandring, og dagene med opbevaring af bilag i fysiske ringbind og manuelle indtastninger er efterhånden talte. 

Nutidens bogholderi er nemlig papirløst og digitalt, hvilket ikke kun aflaster bogholderen og frigiver tid til mere værdiskabende opgaver – det digitale bogholderi bidrager også til øget nøjagtighed og lettere adgang til data. Data, der kan bruges til at træffe kloge, strategiske og forretningskritiske beslutninger. 

I denne artikel guider vi dig igennem alt det, du skal vide om papirløst bogholderi i 2023. For hvad laver en bogholder egentlig? Hvordan fungerer papirløst bogholderi? Og hvordan digitaliserer du dine bogføringsprocesser?

Don’t worry!

Her får du alle svarene.

Hvad er en bogholder? 

Alle virksomheder skal føre regnskab, og her spiller bogholderen en central rolle. Som bogholder har du ansvaret for virksomhedens regnskab og står for at holde styr på virksomhedens pengestrømme – det vil sige indtægter, omkostninger, løn, moms og bilag (eksempelvis fakturaer, kvitteringer, kontrakter, tilbud og ordrer). 

I dag foregår det meste af bogholderens arbejdsdag foran en computer. Gennem bogføringssystemet får bogholderen serveret en række digitale værktøjer, der hjælper med at skabe et nøjagtigt og detaljeret overblik over virksomhedens regnskab. 

Nogle virksomheder har en intern bogholderfunktion, mens andre vælger at outsource bogholderiopgaverne enten helt eller delvist.

Hvad laver en bogholder? 

Som bogholder kan du have mange forskellige opgaver på jobbeskrivelsen. Alt afhængig af virksomhedens størrelse og organisering kan du enten varetage alle opgaver på egen hånd, eller du kan dele opgaverne med kolleger eller eksterne ressourcer.  

Overordnet kan bogholderiets opgaver inddeles i tre kategorier: 

1. Kreditorbogholderi (omkostninger) – håndtering, afstemning og betaling af regninger og fakturaer
2. Debitorbogholderi (indtægter) – håndtering, afstemning og udsendelse af regninger (og eventuelle rykkere)
3. Finansbogholderi – momsopgørelse og -indberetning, rente- og rabatberegninger, afstemning af årsregnskab, udbetaling af løn til virksomhedens ansatte samt indsamling, nummerering og arkivering af bilag

I mange virksomheder fungerer bogholderen som en slags økonomisk vagthund eller controller, der (surprise) kontrollerer og holder styr på, at virksomhedens regnskab er bogført korrekt. 

Bogføring er en vigtig opgave, der både sikrer, at du som virksomhed har orden i penalhuset og kan holde snor i jeres økonomi og regnskab, samt at du har dokumentationen i orden, hvis SKAT eller andre myndigheder vil se dit regnskab og dine bilag.

Papirløst bogholderi: Hvad og hvorfor? 

I dag er langt de fleste pengestrømme digitale, og flere og flere virksomheder har set lyset i de digitale økonomisystemer og værktøjer til automatisk udgiftshåndtering, der minimerer behovet for og brugen af fysiske bilag. 

Men hvorfor? 

Formålet med at skrue ned for fysisk bilagsmateriale og tunge, administrative arbejdsgange i bogholderiet er at øge nøjagtigheden, minimere risikoen for fejl og automatisere en række af de arbejdsgange, der før skulle klares manuelt. 

Med papirløst bogholderi bliver bogføringsdisciplinen altså både nemmere og hurtigere. Du slipper for manuelt tastearbejde, og det er for alvor slut med at jagte nussede kvitteringer hos dine kolleger. 

I stedet kan du som bogholder nu bruge din tid langt mere effektivt og nyttigt – for eksempel på at dykke ned i virksomhedens regnskabsdata og rådgive dine kolleger i, hvordan virksomhedens tal kan bruges til at optimere, effektivisere og udvikle forretningen. 

Ny bogføringslov: Nu skal alle bilag digitaliseres

Hvis du er en af de virksomheder, der stadig hænger fast i manuelle arbejdsgange og ringbind med indsamlede bilag, vil du nu blive tvunget til at ændre kurs. 

Det primære element i den nye bogføringslov, som trådte i kraft den 1. juli 2022, er at digitalisering og automatisere bogholderiet – noget, som Erhvervsstyrelsen længe har haft et ønske om at få indført.

I de indledende forhandlinger var der snak om, at alle regnskabsmaterialer skulle opbevares digitalt allerede fra den 1. januar 2023, men det blev heldigvis ikke vedtaget. I stedet er der indført regler om, at virksomhederne skal beskrive deres procedurer for registrering af transaktioner og opbevaring af regnskabsmateriale, og den del kommer til at gælde allerede fra 2023.

Bogføringsloven foreskriver først og fremmest, at alle danske og udenlandske virksomheder, der driver forretning i Danmark, er skatte- eller afgiftspligtige i Danmark eller modtager tilskud fra staten, har pligt til at bogføre. De eneste virksomheder, der er er undtaget bogføringspligten, er statsejede virksomheder og kommuner.

Farvel til bilagshelvedet: Sådan digitaliserer du dit bogholderi

Er du klar til at gå all in på papirløst bogholderi? Sådan!

Der findes et hav af forskellige værktøjer, der letter dit daglige arbejde med bogholderi og fakturering. Hvis du ikke allerede arbejder i et regnskabssystem, vil det være et godt sted at begynde. Find et regnskabssystem, der passer til din virksomheds størrelse og behov. Se nogle af dem her. 

Derudover kan du med Pleo automatisere alle dine processer i forbindelse med udgiftshåndtering hele vejen fra køb til bogføring. 

Pleo udstyrer virksomhedens ansatte med et Pleo MasterCard, så de kan købe de ting, de har brug for til deres arbejde, uden at skulle lægge ud af egen lomme. Kvitteringen uploades via Pleos app i samme øjeblik, som købet finder sted, og alle transaktionsdata bliver automatisk kategoriseret og matchet med kvitteringen.

Pleo fungerer med de fleste regnskabssystemer, og integrationen er en hurtigt overstået proces.