Pleo for IT-virksomheder: Et brugervenligt system, der giver bedre overblik
Har du tal på, hvor mange timer din virksomhed bruger på udlægsbilag? Det har Dubex, et konsulenthus for IT-sikkerhed med 60+ medarbejdere. De bruger under 100 timer om året på at håndtere virksomhedens udgifter.
Synes du, det lyder af meget?
Så skulle du bare vide, hvor lang tid Dubex brugte på virksomhedens udgiftshåndtering, før de gik over til Pleo.
350 timer! Av, min arm…
De bruger altså mere end 70 % mindre tid på håndteringen af virksomhedens udgifter nu, hvor Pleo hjælper dem med at automatisere deres udgiftsprocesser fra køb til regnskabsføring.
Nåh, ja, så er det jo også lige det med, at medarbejderne ikke længere skal lægge ud for store beløb og arbejdsrelaterede udgifter.
Og fik vi nævnt, at Pleo også har hjulpet Dubex med at få overblik over deres abonnementer?
Læs med her, og bliv klogere på, hvordan Dubex har fået glæde af Pleo – og mød to skønne kvinder, der deler ud af deres erfaringer og oplevelser.
Pleo har forvandlet tidskrævende processer til en drøm
Da vi spurgte Trine, som er servicekoordinator og blæksprutte i Dubex (nej, “blæksprutte” fremgår ikke af hendes officielle titel), hvilket system, de havde haft til håndteringen af virksomhedens udgifter før Pleo, slog hun en høj og smittende latter op.
"De der berømte, gamle udlægsbilag, som folk først skulle udfylde online og derefter printe ud. Så skulle der skrives datoer på, og alle kvitteringerne skulle klipses bag på, hvorefter de skulle sendes til chefen. Når han havde godkendt dem, blev de sendt tilbage til mig, så jeg kunne tjekke det hele efter i sømmene. Til sidst blev den sendt til bogholderiet. En laaaaang og tidskrævende proces."
Trine oplevede tit, at nogle af udlægsbilagene var så gamle, at teksten var helt falmet og ulæselig, eller at teksten på kvitteringer fra forretningsrejser stod på et sprog, hun ikke kunne forstå. Derfor måtte hun ofte opsøge de personer, der havde lavet udlægsbilagene, for at søge afklaring.
Og selv om Trine altid er åben for en hyggelig sludder med sine kollegaer, er det hverken fedt for hende eller dem at blive prikket på skulderen for at skulle redegøre for køb, de måske ikke engang selv kunne huske længere.
Men det ændrede sig heldigvis, da Trines chef fik anbefalet Pleo fra en af sine venner, og han henvendte sig til hende med ordene:
"Skal vi ikke undersøge det her, Trine? Det er jo helt idiotisk, det vi render og laver."
Og hvad er der sket, efter Dubex er begyndt at bruge Pleo?
"Det er blevet en drøm!" udbryder Trine fuld af begejstring.
"Alle i virksomheden har stor gavn af den brugervenlighed, som Pleo tilbyder. For os er det ikke et bogholderisystem, det er et brugersystem – og det er meget nemmere."
Nu skal medarbejderne blot tage et billede af kvitteringen samt tilføje kategori og note i Pleos mobilapp. En vigtig funktion som Dubex’ ansatte sjældent glemmer! Der er nemlig ingen, der har lyst til at gå tilbage til den manuelle arbejdsgang med printede udlægsbilag.
Slut med private udlæg = øget medarbejdertilfredshed
Før Pleo oplevede medarbejderne hos Dubex, at de skulle lægge ud for arbejdsrelaterede køb. Men med en virksomhed, der har mere end 20 studentermedhjælpere og praktikanter ansat, kan man ikke regne med, at budgettet rækker til arbejdsrelaterede udlæg – uanset beløbsstørrelse.
Det oplevede Sophia, som i dag sidder som marketing- og kommunikationskonsulent, men som startede i rollen som studentermedhjælper.
"Jeg kan huske engang, hvor vi skulle på optagelse med arbejdet sidst på måneden. Jeg var på SU, og havde derfor ikke råd til at lægge ud for frokost til alle mine kollegaer."
Men med et Pleo-kort i hånden eller på telefonen, er bekymringen om private udlæg lagt på hylden for medarbejdere - én gang for alle, forklarer Sophia.
Sophia er dog ikke den eneste, der glædede sig over skiftet til Pleo:
"Som servicekoordinator oplever jeg ofte at stå for mange forskellige indkøb til virksomheden, men det kan hurtigt blive en tidskrævende proces at holde styr på alle udlæg, når man befinder sig i en travl hverdag. Derfor var det vigtigt for os, at finde en mere effektiv løsning, der kunne strømline vores interne processer og øge overblikket for alle i virksomheden" fortæller Trine.
Efter skiftet til Pleo kunne Dubex nu i højere grad fokusere på deres værdifulde arbejde – nemlig at skabe sikkerhed for danske virksomheder landet over.
Og vi kunne ikke være mere tilfredse!
Få overblik over udgifter, og spar penge på unødvendige abonnementer
Med Pleo har de fleste af Dubex’ ansatte fået adgang til deres eget Pleo-kort, som de bruger til at købe ting, de har brug for til at udføre deres arbejde bedst muligt. Det betyder blandt andet, at det er nemt at få overblik over, hvem der har købt hvad og til hvilken pris.
"Vi har sparet ekstremt meget tid, både brugerne, lederne og os, der sidder bagved. Jeg skal ikke længere lede efter, hvem der har købt hvad – med Pleo fremgår alt dette tydeligt."
Og som en velkommen sideeffekt har dette komplette overblik faktisk resulteret i, at Dubex har fået større indsigt i, hvilke abonnementer de betaler til.
Nu er det de enkelte medarbejdere, der står for selv at betale de programmer, de har brug for, med deres eget Pleo-kort, og derfor kan de nemt spotte, om de betaler for noget, de ikke bruger.
Vil du også have en brugervenlig udgiftsløsning ligesom Dubex, der giver bedre overblik over, hvordan pengene i din virksomhed bliver brugt? Book en demo, og lad os fortælle dig mere om, hvordan Pleo kan hjælpe din virksomhed.
Content Producer & Linguist, Danmark
Soldreven bogorm, kommakritiker, tekstforfatter, oversætter og SEO-konsulent bosiddende i Málaga.
Gå ikke glip af en artikel
Tilmeld dig i dag, så du kan modtage spændende opdateringer og de seneste nyheder fra Pleo.