Carve Consulting er en utraditionel konsulentvirksomhed, der leverer klassisk rådgivning inden for procesoptimering og digitalisering.
Men hvorfor utraditionel?
Vi har sat Carve ind på den utraditionelle hylde, fordi de er usædvanligt dygtige til at fremstille robotter, der kan hjælpe med at automatisere og derigennem effektivisere arbejdsgange for deres kunder.
Og selvom vi jo selv synes, at vi er ret gode til det der med automatiserede processer hos Pleo, så må vi alligevel tage hatten af og bøje os i støvet for Carve Consulting, der har udviklet intet mindre end fire robotter med det ene formål at gøre Pleos automatiserede udgiftsløsning endnu mere automatisk.
Vi har snakket med Claus Jespersen, som er partner i Carve Consulting, og som havde ansvaret for at finde en løsning, der kunne gøre konsulentvirksomhedens og herunder især medarbejdernes udgiftshåndtering nemmere.
(Hvis du ikke allerede har gættet det, så blev Pleo løsningen).
Manuelle udgiftsrapporter er roden til frustrationer hos medarbejderne
Lad os trække et scenarie op fra samme skuffe, som faxmaskiner, fastnettelefoner og VHS-bånd hører til i:
Du som medarbejder har en udgift i forbindelse med et arbejdsrelateret køb. For hver udgift skal du lave en udlægsafregning. Det indebærer at printe og scanne bilag , som herefter skal igennem en længere bureaukratisk proces, før du kan få tilbagebetalt dine penge.
Hvor gammeldags denne manuelle proces for håndtering af udgifter og private udlæg end lyder, var det ikke desto mindre sådan, Carves medarbejdere skulle behandle deres udgifter i 2020 (samme år hvor Elon Musk annoncerer sine planer om en ubemandet mission til Mars – bare lige for at sætte tingene lidt i perspektiv).
“Selvom vi havde et fælles firmakort, så brugte vi det primært til større ting. Ellers så lagde vi ud selv, hvorefter vi skulle lave sådan en udlægsafregning,” forklarer Claus og fortsætter:
“I udgangspunktet tog det måske en time eller halvanden for folk om måneden at gøre det – afhængigt af hvor mange bilag, man havde, og hvor rutineret man var. Det er jo ikke fordi, det er voldsomt meget tid, men det var meget frustrerende for medarbejderne.”
“Den bedste historie er, at alle er glade”
For Carve Consulting var det ikke så meget tidsperspektivet, der fik dem til at nedsætte et lille task force med det ene formål at finde en ny løsning til håndtering af arbejdsrelaterede køb – for dem handlede det om at komme det bøvl og de frustrationer, som medarbejderne oplevede, til livs.
“For os er det, der gør hele forskellen med Pleo, firmakortet, at du får notifikationer om køb med det samme, og at du bare skal tage et billede af kvitteringen. Det var afgørende for os, at medarbejderne synes, det var lækkert,” siger Claus, idet han uddyber, hvorfor de valgte Pleo.
“Selvom det fungerede, det vi havde før, så var det bare ikke nemt på samme måde som med Pleo. Det var simpelthen for bøvlet. Det fyldte rigtig meget hos medarbejderne. Vi hører ingenting fra medarbejderne nu, udover at det er let, og at de er glade for at have fået det her lille Pleo-kort, så de kan bruge det til arbejdsrelaterede køb uden at skulle bøvle en masse med det bagefter.”
“Det tror jeg sådan set, er den bedste historie her – at alle er glade for det.”
Sig hej til seje robotter og farvel til negative renter
Som konsulentvirksomhed arbejder Carve selvsagt meget i projekter, og eftersom nogle udgifter kan faktureres til deres kunder i forbindelse med særlige projekter, havde Carve brug for, at Pleo arbejdede sammen med deres eksisterende faktureringssystem.
Derfor gik de i gang med at udvikle nogle helt særlige robotter, der holder øje med, om der kommer nye projekter ind i deres timeregistreringssystem, hvorefter tags i Pleo automatisk opdateres, så udgifter nemt kan føres over på de projekter, de hører til.
På den måde har Carve Consulting formået at personalisere Pleo i en sådan grad, at vores udgiftsløsning er et godt match til en moderne konsulentvirksomhed som Carve Consulting – både hvad angår udgiftshåndtering set fra regnskabsafdelingens og medarbejdernes synspunkt.
En anden fordel set fra regnskabsafdelingens perspektiv er, at Pleo gør det muligt at få afregnet tingene langt hurtigere end før:
“Tidligere hændte det ofte, at folk havde en masse kvitteringer liggende i tasken eller skufferne. I stedet kan vi nu få samlet alt det, vi har brugt penge på, upfront, så vi får bogført det med det samme og slipper for at betale negative renter af at have pengene stående i banken. Det synes jeg, er en meget stor fordel.”
Og vi hos Pleo synes, det er en stor fordel, at vi har udviklet en løsning, der kan tilpasses på en måde, så den kan opfylde selv de mest branchespecifikke behov.
Kunne du godt tænke dig at bliver klogere på, hvad Pleo kan gøre for din virksomhed? Book en demo, og hør nærmere.
