Kom i gang
Pleo: et værktøj til håndtering af udgifter for sociale tilbud som Yggdrasil

Fra 18 til 2 timer om ugen... Arbejdet med bogføring føles i dag noget lettere for Yggdrasils administrative medarbejder, Line.

Det samme gælder for pædagogkollegaen Dennis, der er gået fra at bruge 20 minutter til 2 minutter på udgiftshåndtering – om dagen vel at mærke.

Det betyder, at han nu kan fokusere fuldt ud på omsorgsarbejdet frem for bekymringer og logistik omkring betalingskort, kontanter og kvitteringer.

Yggdrasil er et socialpædagogisk opholdssted for unge i alderen 7-18 år med behov for særlig støtte. Organisationen er én ud af mange sociale tilbud i Danmark, der udfylder en vigtig samfundsmæssig funktion.

Læs her, hvordan Pleo kan hjælpe sociale tilbud med effektivisering af arbejdsgangene og mere plads til omsorg.

Fra manuel til digital – effektiv lindring af administrative hovedpiner

Opholdssteder har mange og meget forskellige typer af udgifter, og det at holde styr på medarbejderes køb og bilag bliver nemt en udfordring. Det kan Line fra Yggdrasil skrive under på!

“Før kunne jeg nemt have 174 kvitteringer i løbet af en uge. Som jeg skulle postere, scanne ind og sætte på forskellige posteringer. Det var simpelthen så kompliceret både for pædagogerne, men også for mig som administrativ medarbejder.”

Alle kvitteringer fik skrevet pædagogens navn på og lagt i en af tre kasser, der stod fremme på afdelingen: “kontantbilag”, “dankortbilag” eller “kontobilag”.

Herefter var det Lines ansvar at sortere efter afdeling, indscanne, afstemme med korttransaktion, kontere og til sidst bogføre.

Selv med elementer af systematisering i den manuelle arbejdsgang, forsvandt al overblik hurtigt, hvis medarbejderne ikke fik skrevet deres navn på kvitteringerne eller havde lånt deres kort ud til vikarer, som glemte det.

“Hvis der ikke stod et navn på, så måtte jeg ned og kigge på kortnummeret for at se, hvem det tilhørte. Men det var ikke altid, at det var den rigtige person, fordi han havde lånt kortet ud…”

I sidste ende resulterede arbejdsgangene hos Yggdrasil i unødige hovedpiner og en masse tidsspild, både hos administrationen og pædagogerne.

Med overgangen til Pleo har Yggdrasil nemt været i stand til at udstede et Pleo-kort til alle medarbejdere – fastansatte som vikarer – så det ikke længere er nødvendigt at låne kort ud til hinanden. Pleo giver Line et overblik over alle udstedte kort, og hun kan nemt justere på individuelle beløbsgrænser efter behov.

Alle køb laver nu et digitalt spor i Pleo, hvor postering, bilag, medarbejder, afdeling, kontering og note samles på én linje i ét overskueligt overblik. Det eneste, Line skal gøre, er at tjekke det igennem, inden hun med bare ét klik sender dem til bogføring via Pleos direkte integration med regnskabssystemet.

Line behøver ikke længere være hende med den løftede pegefinger – med Pleo kommer kvitteringerne ind i god tid, og medarbejderne kan proaktivt forklare eventuelt mistede kvitteringer via appen.

Det har mildt sagt haft sine fordele...

“Før brugte jeg 18 timer på noget ligegyldigt. Det gjorde, at jeg var meget bagefter. Nu bruger jeg 2 timer. Vi er så forbløffede over, hvor meget tid jeg har fået nu, og vi har været skufferne igennem efter opgaver til mig, fordi det går så hurtigt med Pleo.”

Der er i dag fundet tid til opgaver, der før har været nedprioriteret, men nu fremover kan bidrage til en mere sammenhængende og struktureret organisation.

Digital brugervenlighed, der giver ro i maven

Dennis, en af Yggdrasils pædagoger, var førhen særligt optaget af ikke at skulle møde Lines løftede pegefinger i tilfælde af, at han mistede en kvittering.

“Fordi jeg var så bange for at tabe den her kvittering, så endte det faktisk med, at jeg stak den ned i strømpen. Da jeg kom tilbage til afdelingen, var kvitteringen så krøllet, at jeg ikke var sikker på, om Line overhovedet ville kunne læse den. Forestil dig 2-3 timer ude i det gode vejr..”

Med Pleo får han nu en notifikation fra mobilappen efter hvert køb og tilknytter hurtigt kvitteringen.

Bekymringen er væk, og det har skabt et ekstra lag af tryghed.

“Det er langt mere trygt for mig. Når jeg går ind og handler, får jeg en besked, og jeg tager et billede – færdigt arbejde. Det er et meget nemt og brugbart system. Det kører af sig selv, og det giver sig selv.”

Og som en ekstra fordel fanger Pleo automatisk digitale kvitteringer fra mere end 7.500 fysiske butikker via vores integration med Storebox (heriblandt mange dagligvarebutikker), uden at medarbejderen skal gøre noget.

Øget fleksibilitet – en hjælpende hånd i omsorgsarbejdet

Lad os tage et lavpraktisk eksempel. Forestil dig en “krisesituation” (jovist, alt er relativt), hvor der mangler mælk til havregrynene om morgenen, og du skal skynde dig ud og handle, så du hurtigt kan vende det, der starter som en dårlig dag for et ungt menneske med særlige behov, til en god dag.

Men der opstår et problem...

Du har ikke noget firmakort. Og personen, der har firmakortet, er ikke til stede på afdelingen.

Så du finder kontantkassen frem og begynder at tælle 2-kroner og 5-kroner. Du når til 957 kr., men bliver forstyrret af et ungt menneske, der lige skal have din opmærksomhed et øjeblik. Så du starter forfra…

Når det endelig lykkes dig at optælle kontantkassen, og du kommer hjem fra at have handlet, skal du endnu engang sikre, at kontantbeholdningen stemmer.

Trods ordvalget er det ikke udelukkende ment i sjov, når Dennis betegner kontantkassen som “djævlens redskab” og Pleo som “en gave sendt fra guderne”.

For Dennis har overgangen til Pleo betydet, at han bedre kan fokusere på sit arbejde og hurtigere imødekomme de unges behov, der af mange årsager kan være skiftende.

Dennis skal ikke bruge op til 20 minutter på at tælle en gammeldags kontantbeholdning op i forbindelse med indkøb eller gå rundt og være nervøs for, om han mister kvitteringen for det ugentlige fredagsslik.

Med Pleo kan han hurtigt eksekvere på de unges behov, idet de opstår, og al hans fokus, energi og bekymringer kan gå dedikeret til de unge og ikke en eller anden manuel proces til håndtering af udgifter.

Vi er hos Pleo stolte over, at vi med vores platform kan medvirke til organisatoriske forbedringer, der gør, at sociale tilbud kan omdanne unødig administration til mere omsorg og værdiskabende arbejde.

Klik gerne på knappen herunder, hvis I også kunne tænke jer at høre mere om Pleo, og find et tidspunkt til et uforpligtende møde.

Natascha Pustelnik

Content Producer & Linguist, Danmark

Soldreven bogorm, kommakritiker, tekstforfatter, oversætter og SEO-konsulent bosiddende i Málaga.