Hvad er en proforma-faktura, og hvornår bruges den?

Har du nogensinde stået i en situation, hvor du skulle give en kunde en prisopgørelse, men handlen endnu ikke var helt på plads? Eller måske har du handlet med en udenlandsk kunde, der havde brug for en detaljeret prisangivelse for at kunne få varerne gennem tolden?

I sådanne tilfælde kan en proforma-faktura være din redningsplanke.

Men hvad er en proforma-faktura egentlig, og hvornår bruger man den? I denne artikel dykker vi ned i, hvad en proforma-faktura er, hvordan den adskiller sig fra en almindelig faktura, og hvilke situationer den er særligt nyttig i.

• En proforma-faktura er et ikke-bindende dokument, der ligner en rigtig faktura, men udelukkende bruges til information og forhåndsgodkendelse.
• Du må hverken bogføre salg/omkostning eller afregne moms på en proforma-faktura, da det ikke er et juridisk gyldigt dokument.
• Den bruges typisk sent i salgsprocessen for at sikre enighed om de præcise vilkår eller til dokumentation ved eksport og told.
• Forskellen på et tilbud og en proforma er, at proformaen bruges i et stadie, hvor der allerede er udtrykt gensidig forpligtelse til handlen.

Hvad er en proforma-faktura?

En proforma-faktura er en ikke-officiel faktura, som sendes til dine kunder under specielle forhold. Ordet proforma kommer af det latinske pro forma, der betyder 'for formens skyld'. Og det forklarer meget godt, hvad en proforma-faktura dækker over.

En proforma-faktura er nemlig et dokument, som på overfladen ligner en helt klassisk faktura, men modsat en almindelig faktura, er modtageren ikke forpligtet til at betale den.

Den fungerer som en foreløbig faktura og giver et overslag over de samlede omkostninger for varer eller tjenester, der skal leveres.

Hvad indeholder en proforma-faktura?

En proforma-faktura indeholder i virkeligheden mange af de samme elementer som en almindelig faktura. Det vil altså sige:

• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Fakturanummer
• Sælgers momsregistreringsnummer (CVR-nr. eller SE-nr.)
• Sælgers navn og adresse
• Købers navn og adresse
• Mængden og arten af de leverede varer eller omfanget og arten af de leverede ydelser
• Moms
• Valuta

Da proforma-fakturaen minder så meget om den almindelige faktura i udtryk, er det utroligt vigtigt, at det tydeligt fremgår, at der er tale om en proforma-faktura.

Læs mere: Krav til fakturaer: Det skal dine fakturaer indeholde

Er en proforma-faktura en gyldig faktura?

Nej, en proforma-faktura er IKKE en gyldig faktura.

Selvom en proforma-faktura på papiret ligner en helt almindelig faktura, er det altså ikke et juridisk eller skattemæssigt bindende dokument. Den bruges udelukkende til information og forhåndsgodkendelse.

Hvad betyder det i praksis?

• Du kan ikke afregne eller fradrage moms på en proforma.
• Den må ikke bogføres som salg/omkostning (ingen indtægt, ingen leverandørgæld).
• Når kunden har accepteret/betalt, laver du den endelige faktura, som bogføres og momsbehandles korrekt.
• Gør det altid helt klart for modtageren, at der er tale om en proforma-faktura, så du undgår misforståelser.

Hvornår bruger man en proforma-faktura

Du bruger en proforma-faktura, når du har brug for at give din kunde en klar og detaljeret prisopgørelse, før den egentlige handel finder sted. Tænk “forhåndsinfo” snarere end “betaling her og nu”.

Du kan f.eks. bruge den, når du vil sikre dig, at din kunde er enig i alle betingelserne, før du sender den endelige faktura. Det kan være en god måde at undgå misforståelser på og sikre, at I er på bølgelængde med hinanden, inden handlen bliver officiel.

Proforma-fakturaer kan også bruges i forbindelse med eksport og told. Her kan proforma-fakturaen give en detaljeret beskrivelse af varerne, deres værdi og formål, hvilket hjælper med at forudsige import- og toldafgifter.

Læs mere: Sådan laver du en indkøbspolitik, der passer til din virksomhed

Hvad er forskellen på et tilbud og en proforma-faktura?

Måske sidder du med tanken ‘En proforma-faktura lyder i grunden ret meget som et klassisk tilbud…. Så hvad søren er forskellen?’. Hvis du gør det, kan vi godt forstå dig. For begreberne har mange fællesnævnere, men også nogle væsentlige forskelle, som er vigtige at forstå.

Tilbud anvendes tidligt i salgsprocessen. Når du har identificeret en potentiel kunde og ønsker at give dem en idé om, hvad dine varer eller tjenester vil koste, sender du et tilbud.

Tilbuddet giver altså en detaljeret oversigt over produkterne eller ydelserne, prisoplysninger og eventuelle vilkår og betingelser. Det fungerer som en formel prisangivelse, men det er generelt ikke bindende.

Det betyder, at der stadig er plads til forhandlinger, og kunden har mulighed for at acceptere eller afvise tilbuddet, før de træffer en endelig beslutning om købet.

Proforma-fakturaen bruges i de senere stadier af salgsprocessen, når kunden har accepteret betingelserne i tilbuddet. Vi er altså i et stadie, hvor begge parter har givet udtryk for en grad af forpligtelse.

På dette tidspunkt er købet mere formelt, og proforma-fakturaen hjælper med at sikre, at alle parter er enige om betalings- og leveringsbetingelserne.

Læs mere: Leverandørstyring: Sådan får du den mest effektive forsyningskæde