Har du nogensinde stået i en situation, hvor du skulle give en kunde en prisopgørelse, men handlen endnu ikke var helt på plads? Eller måske har du handlet med en udenlandsk kunde, der havde brug for en detaljeret prisangivelse for at kunne få varerne gennem tolden?
I sådanne tilfælde kan en proforma-faktura være din redningsplanke.
Men hvad er en proforma-faktura egentlig, og hvornår bruger man den?
I dette blogindlæg dykker vi ned i, hvad en proforma-faktura er, hvordan den adskiller sig fra en almindelig faktura, og hvilke situationer den er særligt nyttig i.
Hvad er en proforma-faktura?
En proforma-faktura er en ikke-officiel faktura, som sendes til dine kunder under specielle forhold.
Ordet proforma kommer af det latinske pro forma , der betyder 'for formens skyld'. Og det forklarer meget godt, hvad en proforma-faktura dækker over.
Det er et dokument, som på overfladen ligner en helt klassisk faktura, men modsat en almindelig faktura, er modtageren ikke forpligtet til at betale den.
Den fungerer som en foreløbig faktura og giver et overslag over de samlede omkostninger for varer eller tjenester, der skal leveres.
Er en proforma-faktura en gyldig faktura?
Kort sagt: Nej, en proforma-faktura er ikke en gyldig faktura.
Af den grund er der nogle aspekter, du skal være opmærksom på, hvis du sender en proforma-faktura af sted til en kunde.
- Du kan ikke forvente betaling: I og med at en proforma-faktura ikke er en gyldig faktura, er modtageren ikke forpligtet til at betale.
- Proforma-fakturaen kan ikke bogføres som et tilgodehavende hos sælger: Da en proforma-faktura ikke er gyldig, skal den slet ikke bogføres.
- Køber kan ikke bogføre en proforma-faktura som leverandørgæld: Det samme gør sig gældende i modtagers ende, hvor proforma-fakturaen heller ikke bør bogføres, da vedkommende ikke er pålagt at betale fakturaen.
Hvad indeholder en proforma-faktura?
Selvom en proforma-faktura ikke er bindende som en almindelig faktura, er der meget store overlap i indholdet. Det skyldes den dynamik, at proforma-fakturaen tit bruges i forbindelse med at anmode om forudbetaling eller til at få tilladelse til import.
Så selvom den ikke er bindende, skal proforma-fakturaen stadig give et overblik over de vigtigste detaljer i handlen.
Denne info bør indgå i din proforma-faktura:
- Kontaktoplysninger for sælger og køber: Afgørende for at sikre, at begge parter kan identificeres og kontaktes.
- Beskrivelse af varer eller tjenester: En detaljeret beskrivelse af de varer eller tjenester, der leveres, er afgørende for at undgå misforståelser og sikre, at alle er på bølgelængde med hinanden.
- Pris: Enheden og den samlede pris for hver vare eller tjeneste skal tydeligt angives.
- Betalingsbetingelser: En klar specifikation om hvornår og hvordan betalingen skal foregå.
- Forsendelses- og forsikringsomkostninger: Hvis relevant skal disse omkostninger specificeres.
Hvornår bruger man en proforma-faktura
Du bruger en proforma-faktura, når du har brug for at give din kunde en klar og detaljeret prisopgørelse, før den egentlige handel finder sted.
Det er langt fra alle virksomheder, der bruger proforma-fakturaer, men der er altså et par områder, hvor det kan være relevant at overveje.
Du kan f.eks. bruge den, når du vil sikre dig, at din kunde er enig i alle betingelserne, før du sender den endelige faktura. Det kan være en god måde at undgå misforståelser på og sikre, at I er på bølgelængde med hinanden, inden handlen bliver officiel.
Modsat den almindelige faktura sendes proforma-fakturaen altså inden varen eller servicen leveres.
Men proforma-fakturaer kan også bruges i forbindelse med eksport og told. Her kan proforma-fakturaen give en detaljeret beskrivelse af varerne, deres værdi og formål, hvilket hjælper med at forudsige import- og toldafgifter.
Læs mere: Sådan laver du en indkøbspolitik, der passer til din virksomhed
Hvad er forskellen på et tilbud og en proforma-faktura?
Måske sidder du nu med tanken ‘ Hmm. En proforma-faktura lyder da ret meget som et klassisk tilbud. Hvad søren er forskellen?’
I så fald kan vi godt forstå dig. For de to begreber har nogle ting tilfælles, men der er også nogle væsentlige forskelle, som er vigtige at forstå.
Tilbud anvendes tidligt i salgsprocessen. Når du har identificeret en potentiel kunde og ønsker at give dem en idé om, hvad dine varer eller tjenester vil koste, sender du et tilbud.
Tilbuddet giver en detaljeret oversigt over produkterne eller ydelserne, prisoplysninger og eventuelle vilkår og betingelser. Det fungerer som en formel prisangivelse, men det er generelt ikke bindende.
Det betyder, at der stadig er plads til forhandlinger, og kunden har mulighed for at acceptere eller afvise tilbuddet, før de træffer en endelig beslutning om købet.
Proforma-fakturaen bruges i de senere stadier af salgsprocessen, når kunden har accepteret betingelserne i tilbuddet. Vi er altså i et stadie, hvor begge parter har givet udtryk for en grad af forpligtelse.
Proforma-fakturaen fungerer som en foreløbig faktura, der giver en detaljeret beskrivelse af varerne eller tjenesterne, inklusive pris, fragtomkostninger og eventuelle afgifter. På dette tidspunkt er købet mere formelt, og proforma-fakturaen hjælper med at sikre, at alle parter er enige om betalings- og leveringsbetingelserne.
Læs mere: Leverandørstyring: Sådan får du den mest effektive forsyningskæde
CFO'ens guide til 2024
Bliv klogere på virksomheders forbrug i en mere og mere automatiseret og digitaliseret verden
