Sådan laver du en indkøbspolitik, der passer til din virksomhed

Før eller siden vil det ske. Uanset hvor stor eller lille virksomhed du driver. Uanset hvor lokal eller international du er. Dine medarbejdere får brug for at forlade matriklen. Det kan være de skal til møder ude i byen, konferencer i udlandet eller købe batterier til en fjernbetjening på den anden side af gaden. Fællesnævneren er, at dine medarbejdere vil være nødt til at lave personlige udlæg for virksomheden.

Og i de tilfælde er det ikke bare en god idé at have en vandtæt indkøbspolitik.

Det er afgørende.

Det er afgørende, fordi inkonsekvens og uklare aftaler i en indkøbspolitikken skaber usikkerhed og utilfredshed i medarbejderstaben. Og det kan have store konsekvenser. Dels går det ud over produktiviteten, dels gør det dig sårbar for svindel med indkøb.

De økonomiske konsekvenser kan være enorme.

Jo længere du venter med at udvikle en indkøbspolitik, der passer til din virksomhed, desto flere penge vil du tabe, når uheldet er ude. På globalt niveau er omkostningen op mod 2,9 billioner på svindel med indkøb alene.  

Det er her din indkøbspolitik kommer ind i billedet. En god indkøbspolitik vil øge forventningsafstemningen og medarbejdertilfredsheden, den vil spare dig tid og penge, og du vil undgå forvirring og usikkerhed.  

Men hvordan udvikler du en indkøbspolitik, der passer til lige præcis din virksomheds behov?

Den gode indkøbspolitik

Hvordan ser en god indkøbspolitik egentlig ud?  

For det første skal den være kort og præcis.

Den skal gøre det tydeligt, hvad der er tilladt (middag og et glas vin), og hvad der ikke er (middag, et glas vin og tre cocktails), så medarbejderne nemt selv kan træffe beslutninger, når de er afsted på virksomhedens regning.  

Ingredienserne til en succesfuld indkøbspolitik

Selvom der ikke er nogen universel løsning, når det kommer til en indkøbspolitik, er der alligevel nogle elementer, som gør sig gældende uanset virksomhedens størrelse og struktur.

Lad os tage et kig på dem.

Regler, der gælder for alle

Rimelighed er nøglen til dine medarbejderes moralske kodeks. Hvis dine medarbejdere opfatter din indkøbspolitik som rimelig, vil de være knap så fristede til at bryde reglerne.

Det kan lyde meget nemt at lave en indkøbspolitik. Men i praksis er den svær at implementere. Undtagelser og forskelsbehandling står på spring for at snige sig ind i formuleringerne – især efterhånden som virksomheden vokser.

Men gennemsigtighed er vigtigt, hvis du vil skabe klarhed i din medarbejderstab. Et uklart budskab sår tvivl og usikkerhed blandt medarbejderne, og den tvivl gør dem mere tilbøjelige til at bryde reglerne.  

For hvis din kollega måtte få den dyre flybillet, hvorfor skulle du så ikke også?

Ved at bruge en automatisk løsning som Pleo til dine indkøb, kan du nemt give dine medarbejdere tydelige og konsekvente regler om, hvad virksomheden dækker og ikke dækker.

Som leder eller regnskabsafdeling vil du desuden få et overblik over virksomhedens forbrug i realtid. På den måde kan du med det samme kan se, hvad der bliver brugt af hvem og til hvad, og så du kan reagere på afvigelser med det samme (og ikke 2 måneder senere, som det ofte sker med papirkvitteringer).

Få input fra medarbejderne

Dine medarbejdere vil være langt mere tilbøjelige til at købe ind på en indkøbspolitik, hvis de selv har haft indflydelse på den.

Bed dine medarbejdere om input, når du skriver første udkast. Når du inddrager dem, vil det føles som en beslutning, de har haft indflydelse på og kan tage ejerskab over.

Hold møder på tværs af afdelingerne for at indsamle ideer fra alle dine medarbejdere. De kan garanteret komme med masser af forslag, du aldrig selv ville have overvejet.

Og husk så at inddrage de ideer.

Lad alle medarbejderne læse det endelige udkast igennem en sidste gang, inden det bliver officielt vedtaget. Når du inddrager med dine medarbejdere, bliver de naturligt mere samarbejdsvillige.

Og så er det bare god stil.

Gør det brugervenligt

Ved du, hvad den største grund er til, at medarbejdere trodser virksomhedens indkøbspolitik?

Det er som regel, fordi de ikke forstår den.

Derfor skal jeres indkøbspolitik ikke lyde som en paragraf i grundloven. Det er lige meget, hvor rimelige reglerne er, hvis ingen gider læse dem. Målet er at vise, at virksomheden interesserer sig for, hvordan medarbejderne forvalter pengene.

Kom direkte til sagen uden juridiske formuleringer og forretningsjargon, og tal direkte til dine medarbejdere. Du skal være så specifik som muligt for at undgå tvivl. Du kan for eksempel formulere det sådan:

“Aftensmad må ikke overstige X kr.”   

Jo mere specifik – desto bedre.

Formålet er, at gøre det så nemt som muligt for dine medarbejdere at finde svar på specifikke spørgsmål, når de har allermest brug for det. Og hold det simpelt. Hvis du laver for mange regler, bliver det uoverskueligt, og så kommer de ikke til at bruge dem alligevel.

Vær ikke for striks

Stram ikke nettet alt for meget, når du laver din indkøbspolitik. Så vil dine medarbejdere meget hurtigt blive trætte af den – og måske begynde at lave deres egne regler.

Husk at målet ikke kun er at holde omkostningerne på et minimum. Det handler også om at sikre, at dine medarbejdere har mulighed for at udføre deres arbejde på den mest produktive måde. Og det gør man sjældent i en spændetrøje.

Når du møder dine medarbejdere med fleksibilitet og valgmuligheder, føler de sig værdsatte. Undlad at lægge for mange begrænsninger ned over dem, eller at tvinge dem ud på billige afgange, der passer dem dårligt, for at spare penge. Det er næppe det bedste udgangspunkt for et produktivt møde, at du har været oppe før Fanden fik sko på med den allertidligste morgenafgang.

Det kan virke som et snedigt træk på den korte bane kun at dække de billigste alternativer. Men på den lange bane kan det være ødelæggende for dine relationer til medarbejderne.

Gør det tilgængeligt

En indkøbspolitik er kun effektiv, hvis den er tilgængelig og lever i virksomheden. Dine medarbejdere er nødt til at kunne læse den til hver en tid og finde svarene, når de faktisk har brug for informationerne.

Vær derfor helt sikker på, at alle kan fremskaffe den. Både når de sidder på kontoret, og når de er på farten med firmakortet. Du kan for eksempel lægge din indkøbspolitik online i en form for virksomheds-”wiki” eller lave en visuel one-pager, som personalet kan hente ned på deres telefoner.

Gør dit betalingssystem så simpelt som muligt. Brug en automatisk løsning til at håndtere dine udgifter, og registrer dine køb på farten. Det vil på årlig basis spare din virksomhed tusindvis af kroner i tidsoptimering. Både for dem, der er på farten, og dem, der holder styr på papirarbejdet.

Automatiseringen vil desuden frigive kostbar tid til at lave de opgaver, der giver værdi, fremfor dem, der ikke gør (for eksempel arkivering af papirkvitteringer).

Træning, træning, træning

Sørg for at træne dine nye medarbejdere i virksomhedens indkøbspolitik som en del af deres onboarding. Undersøg, om de forstår indholdet, og spørg ind til de specifikke detaljer.

Gør det meget tydeligt, hvad formålet og fordelene ved den er.

Del den nyeste udgave ud hvert år, så alle får besked, hvis der har været ændringer (og det vil der sandsynligvis være, hvis du opdaterer den regelmæssigt).

Bed dem om at underskrive den, når de har læst den. Formålet er at give dem ejerskab over indholdet, som også er udviklet for deres skyld. Det må endelig ikke lyde som en trussel.

Handlekraftige medarbejdere

Når du har udarbejdet din indkøbspolitik, er det vigtigt at håndhæve den konsekvent.

Giv dine mellemledere mulighed for at holde styr på virksomhedernes udgifter gennem et system som Pleo, der automatiserer dine udgiftsrapporter.

Sæt individuelle forbrugsgrænser, sørg for at dine medarbejdere for påmindelser i købsøjeblikket, som husker dem på at tage et billede af deres kvittering, og følg virksomhedens forbrug i realtid.

Jo færre regler, dine medarbejdere skal huske og overholde, desto bedre.

Det kan du for eksempel sørge for ved at implementere et system, der klarer beslutningerne og de administrative opgaver for dig. Så kan du og dit personale fokusere på vigtigere beslutninger.

Tydelige udbydere  

Hvis du har mange udgifter, kan det være, du skal overveje at finde et tredjepartsselskab, der kan forhandle nogle rabatter til din virksomhed. Brug lidt tid på at finde nogle gode ordninger hos de forskellige hotelkæder, flyselskaber og rejsebureauer. Det er også en fordel at vælge ét flyselskab som dit primære.  

Hvis du har mange medarbejdere på farten, kan du faktisk godt forhandle nogle store rabatter.

Men der er nogle overvejelser, du skal gøre dig først. Afklar med dig selv, om dine medarbejdere skal have lov at sove på 5-stjernede hoteller, eller om de altid skal booke billetter i økonomiklassen. Uanset hvad du beslutter, så skal det skrives ind i din indkøbspolitik.

Og så er der lige et par overvejelser om transporten, mens du er i gang.

Skal dine medarbejdere for eksempel altid bruge et offentlige, eller er det okay at køre med Uber?

Husk, at priserne svinger enormt fra land til land. Derfor skal du tænke en vis fleksibilitet ind i din politik, så der er mulighed for at tilpasse sig det aktuelle land.

En stor del af virksomhedens indkøb sker langt hjemmefra. Det kan gøre det svært at gennemskue regelmæssigheden og ikke mindst nødvendigheden i indkøbet.

Derfor er det helt afgørende, at du klæder dine medarbejdere godt på til selv at træffe beslutningerne, mens de er væk.

Lav købskategorier

Hvis du vil gøre din indkøbspolitik så præcis som mulig, skal du lave nogle købskategorier. Det kunne for eksempel være ”rejser”, ”mad”, ”udstyr”, etc.

Lav en liste over alle de kategorier, du kan komme i tanker om. Sæt så grænser for hver af kategorierne. For at undgå forvirring kan du sætte præcise beløb på hver enkelt daglige udgift. For eksempel 350 kroner til at spise for per dag. Eller en fast pris per måltid.  

Der er desværre ikke nogen endegyldig løsning, der passer til alle. Derfor er det vigtigt at sætte tiden af til at skabe nogle procedurer, der passer til netop din situation.

I nogle tilfælde kan det være svært at kategoriserer sine udgifter. I sådan en situation kan man vælge simpelthen at sætte ét fast beløb til side per dag.  

“Per dag”-metoden giver medarbejderen nogle retningslinjer, før rejsen begynder. Det bliver tydeligt, hvor meget de har at gøre godt med.

Sidst men ikke mindst er det en god ide at fastsætte nogle procedurer for, hvordan du godt kunne tænke dig, at dit team indleverer deres udgiftsrapporter og kvitteringer. Du kan for eksempel bruge en automatisk løsning til dine udgifter?

Eller en særlig dokumentationsform, som regnskabsafdelingen gør brug af. Hvis du bruger det automatiske system, så vær sikker på, at alle medarbejdere inden afrejse ved, hvilken app de skal downloade, og de får adgang til deres betalingskort.

Krav til dokumentation

Din indkøbspolitik skal tydeligt liste de udgifter, medarbejderen kan få refunderet.

Og dem, de ikke kan.

Gør det klart, hvilken dokumentation der er brug for, hvis medarbejderen skal have refunderet en udgift. Sørg for at dit team inden afrejse ved, hvilken dokumentation, det forventes, de har for deres udlæg. Det kan for eksempel være datoen for transaktionen, beløbet, navnet på forretningen mv. Det forhindrer forsinkelser og internt tovtrækkeri.

Færdige og fuldendte udgiftsrapporter bekræfter SKAT i, at de afholdte udgifter er legitime. Og ikke personlige.

Hvis du ikke bruger en automatisk løsning til dine udgifter, skal du sætte en tydelig deadline for, hvor længe der må gå fra din medarbejder foretager et køb, til de skal indlevere kvitteringen. Er det 30 dage? 45? 50? Det er kun dig, som udarbejder virksomhedens indkøbspolitik, der kan træffe de beslutninger.

Refusion til medarbejderne

Hvis du ikke bruger en automatisk løsning til dine firmakort, er du nødt til at sørge for, at dine medarbejdere bliver refunderet rettidigt. Sørg for at skrive et afsnit i din indkøbspolitik, der forklarer, præcist hvordan det foregår.

Og hvornår de kan forvente at få deres penge tilbage.

Du kan også undgå refusioner helt ved at give dine medarbejdere et betalingskort. Med en løsning som Pleo kan du nemt få fysiske plastikkort eller virtuelle kort til alle dine medarbejdere. Så behøver dine medarbejdere aldrig at stå tomhændede i ingenmandsland eller tømme deres egne lommer, når de er på farten.  

Hvis dine medarbejdere kører i bil i deres arbejde, skal du sørge for, de får indtastet deres kørselsfradrag hvis de har over 24 km til og fra arbejde. Læs mere på SKATs hjemmeside.

Opdater din indkøbspolitik regelmæssigt

Når du har færdiggjort din indkøbspolitik, er det vigtigt at holde den ved lige.

Den slags dokumenter er som levende organismer. De udvikler sig hele tiden og må hele tiden tilpasse sig virksomheden, efterhånden som den vokser.

Blev din indkøbspolitik nedfældet før Uber og Airbnb kom til verden? I så fald er du nødt til at finde ud af, hvordan du forholder dig til dem i din politik.

Hvis ikke du opdaterer din indkøbspolitik regelmæssigt, kan det være katastrofalt. For det første fordi den direkte konsekvens af ikke at have taget højde for omstændighederne er, at der bliver brugt flere penge, end hvis man havde sat system på sagerne. For det andet fordi der ikke er noget som en outdated politik, der nærmest inviterer til at blive ignoreret.

Dine medarbejdere kommer ikke til at tage reglerne seriøst, hvis du ikke gør det. Regler, der ikke er aktuelle længere, er svære at tage alvorligt.

Derfor er det så vigtigt, at din indkøbspolitik ikke bare ender i en skrivebordsskuffe og bliver glemt. Giv nogen i virksomheden ansvar for at gennemse den regelmæssigt. På den måde vil den altid være relevant og opdateret.

Integrer med et system, der holder styr på udgifterne

Den mest simple måde at lave en velfungerende løsning for dine udgifter er ved at integrere med et system, der holder styr på firmaets udgifter for dig.

På den måde forvandler dine udgifter sig fra tørre rapporter og livløse dokumenter til tandhjul, der spiller sammen og får maskinen til at køre gnidningsfrit, og som hele tiden tilpasser sig din virksomhed, mens den udvikler sig. Når du kobler hver udgift til en bestemt kunde eller projekt, kan du få en meget mere specifik data på din ROI. Og du kan se, hvad der fungerer, og hvor der kan optimeres.

Manuel administration af virksomhedens udgifter koster virksomheder tusindvis af kroner i spildt arbejdstid.

Det giver ingen mening at holde fast i den.

Du skal hellere koble dig på et system, der kan holde styr på dine udgifter for dig.

Det vil gøre det meget lettere og kan potentielt spare dig tusindvis af timer og kroner.

Vi kan ikke komme uden om det… der er mange gode grunde til at lave en indkøbspolitik.

En, der er fair. En, der er god for din virksomhed. En, der giver dig indsigt i, hvordan du hele tiden bedst optimerer.

Hvis du bruger de tips, du har læst nu, vil din indkøbspolitik ikke blive et tørt dokument, som ingen gider læse. Den vil tværtimod leve i virksomheden, og dine medarbejdere vil komme til at værdsætte og respektere den.

Hvem skulle have troet at en indkøbspolitik kunne have så stor indflydelse?