Lad os være ærlige – i mange virksomheder sidder økonomiafdelingen gemt væk bag en mur af regneark og budgetter. De andre afdelinger banker kun på døren, når der skal søges om penge eller afleveres bilag. "Det er jo deres bord," tænker mange.
Men denne isolation koster dyrt. Alt for dyrt.
I The Finance and Business Synergy Report svarede hele 60 % af virksomhederne, at deres medarbejdere mangler den grundlæggende økonomisk forståelse til at træffe gode beslutninger.
Det er et skræmmende højt tal. For når folk ikke tør spørge økonomiteamet til råds, eller når økonomiafdelingen ikke bliver inviteret med til bordet, hvor beslutningerne træffes, så ender det ofte med fejlinvesteringer og spildte ressourcer.
Mange tror fejlagtigt, at jo færre der blander sig i økonomien, jo bedre. Men i virkeligheden forholder det sig ofte stik modsat.
I denne artikel vil vi se nærmere på, hvordan du kan vende denne situation til din fordel. Vi dykker ned i konkrete eksempler på, hvordan samarbejde kan løfte hele virksomheden, hvilke faktorer der typisk står i vejen for samarbejdet, og hvordan du kommer i gang med denne udvikling.
- 60 % af virksomheder mangler den grundlæggende økonomiske forståelse til at træffe gode beslutninger.
- 72 % mener, at et forbedret samarbejde mellem økonomiafdelingen og de øvrige afdelinger vil gøre virksomheden mere økonomisk succesfuld, modstandsdygtig og fleksibel.
- Kun 32 % føler, at de forstår de andre afdelingers rolle og indflydelse tilstrækkeligt.
- Silo-dannelse, uprogressiv mentalitet og økonomisk nervøsitet er de tre største barrierer for samarbejdet på tværs af afdelinger.
Hvorfor samarbejde giver så meget mening
Hvorfor er samarbejde så vigtigt, tænker du måske.
For at illustrere vigtigheden af godt samarbejde, kan vi kigge på to interessante tal fra The Finance and Business Synergy Report. Det er en rapport, som vi har udarbejdet her hos Pleo, og som giver indsigter fra over 2.800 finansielle beslutningstagere i Europa.
Her svarer hele 72 % af de adspurgte, at de mener, at forbedret samarbejde mellem økonomiafdelingen og de andre afdelinger kan gøre virksomheden mere økonomisk succesfuld, samtidig med at det kan hjælpe dem med at blive mere modstandsdygtige og fleksible over for de stadig mere uforudsigelige ydre faktorer.
Men paradokset er, at selvom mange forstår vigtigheden af godt samarbejde, er det kun 32 %, der erklærer sig meget enige i, de forstår andre afdelingers rolle og indflydelse tilstrækkeligt. Der er altså noget at arbejde på.
"Samarbejde er afgørende for forretningssucces, og de bedste virksomheder bør stræbe efter, at deres teams vinder sammen. Hvis der er én ting, min karriere har lært mig, er det, at ingen vigtige resultater kan opnås uden samarbejde."
– Søren Westh Lonning, CFO, Pleo
For at konkretisere vigtigheden af samarbejdet på tværs af afdelinger, kan vi forestille os en typisk mellemstor produktionsvirksomhed. Den kunne kæmpe med svingende indtjening og konstante budgetoverskridelser.
Salg ville måske jagte omsætning uden at kende de reelle omkostninger. Produktion ville formentlig fokusere kun på output uden at forstå kapitalomkostningerne. Og økonomiafdelingen ville sandsynligvis sidde frustreret med det store overblik, men uden reel indflydelse på de daglige beslutninger.
Forestil dig så, at denne virksomhed begyndte at arbejde sammen på tværs.
Økonomiafdelingen kunne begynde at holde korte, ugentlige møder med hver afdeling. Her ville de oversætte komplicerede tal til konkrete handlingsmuligheder.
Sælgerne ville kunne se, hvilke produkter der faktisk gav overskud. Produktionschefen ville forstå værdien af at reducere lagerbeholdningen. Og indkøb ville lære at se ud over stykprisen og medregne de totale omkostninger. I sådan et scenario kunne man forestille sig, at indtjeningen ville stige markant, mens omkostningerne ville falde.
Men det vigtigste ville være arbejdsglæden. Folk ville føle sig bedre klædt på til deres opgaver, og samarbejdet på tværs ville skabe en helt ny dynamik. For når salg og økonomi snakker samme sprog, når produktion forstår de finansielle konsekvenser, og når alle trækker i samme retning – ja, så sker der noget magisk.
Det handler ikke om, at alle skal være økonomer, men om at skabe en fælles forståelse for, hvordan vores beslutninger påvirker virksomhedens økonomi.
De typiske udfordringer ved samarbejde
Som tallene peger på, forstår de fleste faktisk godt, hvorfor samarbejde er så vigtigt. Men virkeligheden er, at godt samarbejde er nemmere sagt end gjort.
Men hvad er det så, som forhindrer så mange virksomheder i at skabe et godt samarbejde på tværs af afdelinger?
En af de mest almindelige hindringer er de såkaldte siloer, der isolerer afdelinger fra hinanden.
Tal fra The Finance and Business Synergy Report viser, at 68 % af virksomhederne mener, at siloer – hvad enten de er kommunikationsmæssige, organisatoriske eller hierarkiske – gør det svært for økonomiafdelingen at arbejde effektivt sammen med andre teams.
Hent rapporten her og få hele analysen
Derudover svarer 62 %, at en uprogessiv mentalitet ofte spænder ben for samarbejdet. Mange medarbejdere er fastlåste i deres arbejdsmønstre og er tilbageholdende med at omfavne forandring eller se de potentielle fordele ved at arbejde tættere sammen med finansafdelingen.
En anden væsentlig udfordring er den nervøsitet, som mange uden for økonomiafdelingen føler, når det kommer til at håndtere økonomi. Hele 58 % af virksomhederne erkender, at deres medarbejdere frygter at lave fejl, fordi de mangler indsigt i økonomiske processer.
Tre fundamentale elementer til bedre samarbejde
1. Mennesker
Tiden er løbet fra idéen om den støvede bogholdertype, der gemmer sig bag bunker af bilag.
Moderne økonomimedarbejdere skal være formidlere og sparringspartnere. De skal kunne oversætte komplekse tal til et sprog, alle kan forstå.
Men det kræver en indsats fra begge sider af skrivebordet.
At få alle med på holdet handler om at skabe tryghed. Som nævnt føler mange sig usikre, når talen falder på økonomi og tal. Derfor er det vigtigt at skabe et miljø, hvor det er okay at stille "dumme" spørgsmål.
Gør økonomi-snak vedkommende ved at relatere den til folks egen hverdag.
En sælger skal ikke bombarderes med regnskabstekniske termer, men forstå, hvordan forskellige salgsmodeller påvirker virksomhedens sundhed. En projektleder skal kunne se sammenhængen mellem ressourceforbrug og bundlinje.
Det handler om at bygge bro mellem teori og praksis.
2. Den daglige gang
Faste møder behøver ikke være kedelige statusopdateringer. Tværtimod. Prøv at indføre korte, fokuserede økonomimøder med hver afdeling. Måske hver anden uge i starten.
Her er det vigtige ikke at gennemgå endeløse talrækker, men at diskutere aktuelle udfordringer og muligheder. Hvad betyder den seneste prisændring for vores marginaler? Hvordan påvirker den nye leverandøraftale vores likviditet?
Vidensdeling handler om at gøre information tilgængelig uden at drukne folk i detaljer. Opret for eksempel et simpelt dashboard med de vigtigste nøgletal for hver afdeling. Send korte, relevante opdateringer når der sker væsentlige ændringer. Og husk at fejre succeserne – når en afdeling har nået deres mål, eller når et nyt initiativ har givet positive resultater.
Den største udfordring er ofte "dem og os"-mentaliteten. Finansafdelingen ses ofte som strenge politibetjente snarere end sparringspartnere. Bryd dette mønster ved at være synlig i hverdagen. Tag en kop kaffe med forskellige teams. Lyt til deres udfordringer. Vis interesse for deres arbejde.
Det er ofte i de uformelle samtaler, at de bedste idéer opstår.
3. Smarte systemer
Teknologi skal være en hjælper, ikke en tidsrøver.
I dag findes der mange brugervenlige systemer, der kan automatisere mange af de kedelige, manuelle processer. Det frigiver tid til det vigtige: dialog og analyse.
Men vælg med omhu – et nyt system skal være nemt at bruge for alle, ikke kun for regnskabsfolkene.
I The Finance and Business Synergy Report svarer 77 %, at platforme til udgiftshåndtering – som f.eks. Pleo – er med til at skabe et effektivt samarbejde med økonomiafdelingen og de andre afdelinger.
Det vigtigste er, at teknologien understøtter samarbejdet. Et godt system gør det nemt at dele indsigter, kommentere udviklingen og følge op på beslutninger. Det skaber transparens og tillid. Og det giver alle mulighed for at træffe bedre beslutninger baseret på aktuelle tal og trends.
Teknologi skal ikke erstatte den menneskelige dialog, men give os et bedre grundlag for den.
Sådan kommer du i gang
At ændre samarbejdskulturen omkring økonomi kan virke som en stor mundfuld. Men som med al forandring handler det om at starte det rigtige sted og tage ét skridt ad gangen.
Start med at identificere én afdeling, hvor bedre samarbejde kunne give hurtige gevinster. Det kunne f.eks. være salg, hvor bedre forståelse af økonomiske nøgletal kunne føre til mere profitable aftaler.
Når det er gjort, handler det om at undgå den klassiske faldgrube: at ville ændre alt på én gang.
I stedet for at rulle store, nye systemer ud over hele organisationen, så start med små, overkommelige projekter. Det kunne være et ugentligt kvarters-møde med den udvalgte afdeling, hvor I gennemgår få, men vigtige tal. Eller det kunne være at oprette et simpelt dashboard med de mest relevante KPI'er.
En anden typisk faldgrube er at gøre det for kompliceret. Hold fokus på de tal og indsigter, der faktisk betyder noget for den enkelte afdeling. Undgå regnskabstekniske termer og fokuser på det praktiske: "Hvad betyder disse tal for jeres daglige beslutninger?"
Det vigtigste er at komme i gang. Start småt, hold det enkelt og byg gradvist op. Rom blev ikke bygget på én dag, og det bliver jeres nye samarbejdskultur heller ikke. Men hver dag, I venter, er en dag med tabte muligheder for bedre beslutninger og stærkere resultater.