5 årsager til, at du ikke får succes med digitale værktøjer i SMV’ens økonomiafdeling

Manglende fokus på regnskabsfaglighed. Usikkert fundament. Manglende realtidsoverblik. Det er bare nogle af de udfordringer, der forhindrer SMV’er i at få succes med de digitale økonomiværktøjer. Sammen med BDO ser vi nærmere på udfordringerne – og ikke mindst hvordan du forvandler forhindring til succes. 

Digitalisering er efterhånden blevet genvejstasten til øget produktivitet og automatisering i mange SMV’ers økonomifunktion. Og med rette! For med de mange digitale værktøjer, der er designet til at lette og aflaste os, er det svært at finde de gyldne argumenter for, hvorfor vi ikke skulle gå all in og stige ombord på digitaliseringstoget. 

Alligevel er der SMV’er, der aldrig får høstet de digitale frugter.

Men hvorfor? 

Ifølge Jesper Lohmann, som er Director & Head of BSO Development i BDO, skyldes det enten, at SMV’erne ikke kan gennemskue (eller overskue) den verden af muligheder, der åbner sig, når de slipper de digitale økonomiværktøjer løs i organisationen. Eller også bruger de ganske enkelt værktøjerne forkert, hvilket skaber mere bøvl end bonus.

Sammen med Jesper Lohmann zoomer vi her ind på fem typiske årsager til, at du som økonomiafdeling ikke forløser det fulde potentiale af de digitale værktøjer.

1. Manglende realtidsoverblik

De økonomiafdelinger, der endnu ikke har taget de digitale værktøjer til sig, går ikke kun glip af værdifuld effektivitet og automatisering. De misser også muligheden for løbende at følge med i – og justere på – økonomien:  

"Mange af dem, der stadig hænger fast i manuelle arbejdsgange, bruger årsregnskabet som rettesnor for, hvordan det er gået med økonomien i det forgangne år. Men et årligt servicetjek er slet ikke optimalt, når du med digitale værktøjer i dag har muligheden for at fange tingene i det øjeblik, de opstår," siger Jesper og tilføjer: 

"Med digitale værktøjer kan du have fingeren på pulsen i realtid. Desværre er der stadig dem, der ikke ser værdien i løbende dataovervågning og -analyse. Det er en skam, da der er et kæmpe potentiale i at bruge økonomiafdelingens data til at udvikle og vækste forretningen."

I den nye bogføringslov, som forventes at træde i kraft til januar 2023,  bliver det nemlig lovpligtigt at opbevare al regnskabsmateriale digitalt. Det kan du læse mere om lige her. 

2. Fagligheden sat på standby 

De digitale værktøjer har i sandhed skabt værdi i mange organisationer. Ingen tvivl om det. 

Men (og nu kommer der et vigtigt men): Der er en bagside af medaljen. En bagside, der i høj grad kan være den stopklods, der gør, at du som økonomiafdeling ikke forløser værktøjernes fulde potentiale. 

"Digitale økonomiværktøjer er i dag bygget til helt eller delvist at overtage mange af de manuelle arbejdsgange. Men det betyder ikke, at du som medarbejder bare kan læne dig tilbage og lægge fagligheden på hylden. Det er stadig ekstremt vigtigt, at du forholder dig til, hvad systemerne gør, og hvorfor de gør, som de gør. Hvis du ukritisk lader systemerne overtage dit arbejde, er du ikke tilstrækkeligt trænet til at tage imod ny viden og dygtiggøre dig inden for dit fagområde," fortæller Jesper. 

Han understreger, at man først for alvor høster gevinsterne af de digitale værktøjer, hvis man kombinerer dem med faglig ekspertise og den naturlige undren, refleksion og nysgerrighed, som den menneskelige hjerne (heldigvis) er udstyret med:

"Økonomiafdelingen er en vigtig vidensressource for hele organisationen. Derfor er det stadig vigtigt at kende reglerne i såvel bogføringsloven som den nye ferielov og kunne rådgive kollegerne på individuelt niveau – nu med supplement i form af de digitale værktøjer, der understøtter og hjælper dig."

3. Usikkert fundament

Når det kommer til compliance, har mange økonomiafdelinger stadig til opgave at få de digitale værktøjer flettet ind i organisationen på en måde, hvor de hviler på et sikkert fundament. 

"Mange er slet ikke gearet til at håndtere de krav, der bliver stillet til compliance i økonomiafdelingen. Selvom det er mere end tre år siden, at databeskyttelsesloven trådte i kraft, er det bestemt ikke alle, der forstår og efterlever reglerne," siger Jesper. 

Sæt dig ind i reglerne på området og hold løbende øje med, at jeres arbejdsgange og værktøjer er ajour med lovgivningen. Et velforberedt sikkerhedsberedskab er altid en god investering! 

4. Manglende onboarding

Den fjerde udfordring, som Jesper påpeger, handler om manglende onboarding af digitale værktøjer. Og her snakker vi ikke bare onboarding på et overfladisk niveau. Nope. Niks. Nein. 

Vi snakker grundig og dybdegående onboarding, der giver dig de bedste forudsætninger for at forstå og bruge værktøjerne optimalt.

"Vi ser af og til dem, der investerer i et digitalt værktøj for at løfte og støtte arbejdsgangene. Men når de glemmer at investere tid og ressourcer i at forstå og bruge alle relevante funktioner og brugsscenarier, sidder de tilbage med en følelse af, at de ikke får det optimale udbytte. "

For at blive dus med de digitale værktøjer bør du involvere alle relevante medarbejdere i en grundig onboarding. På den måde minimerer du risikoen for fejl og forkert brug, og du sikrer samtidig, at værktøjerne tjener deres egentlige formål. 

5. Manglende involvering fra ledelsen

Den sidste udfordring, der forhindrer dig i at få succes med de digitale økonomiværktøjer, er fravær af ledelsesmæssig involvering. Ifølge Jesper er det et udbredt problem i rigtig mange SMV’er: 

"Vi ser det SÅ tit. Enten efterspørger medarbejderne et værktøj, eller også hiver ledelsen et værktøj ned over hovedet på medarbejderne. Problemet er bare, at der ofte mangler opfølgning fra ledelsen på, om værktøjet bruges optimalt, og om der er nogle oplagte justeringer og opdateringer, der vil gavne forretningen," siger han og afslutter: 

"De digitale værktøjer fjerner ikke ledelse. Det er stadig vigtigt at kontrollere og analysere på alle relevante data og brugssituationer. Med fare for at gentage mig selv: Digitalisering er et redskab, der skal understøtte – ikke erstatte."

Klar til at ruske op i hverdagens rutiner? 

Jesper Panduro er i kraft af sin titel som ejer og administrerende direktør i den danske møbelproducent Skagerak ikke bange for at ruske op i hverdagens rutiner. Han vil gerne være med til at udfordre normerne og vanerne, så de løbende udvikler sig i takt med kundernes og samfundets behov. I den forbindelse har Pleo vist sig at være et af de digitale værktøjer, der støtter og aflaster medarbejderne i hverdagen, så de kan bruge mere tid på at udvikle langtidsholdbare produkter. Læs mere her.