Hvis du har en virksomhed, så har du også virksomhedsudgifter.
Så simpelt kan det siges.
Hvordan du håndterer dine virksomhedsudgifter er en afgørende del af at drive forretning, og derfor er det også alfa og omega, at du ved, hvilke køb der betragtes som værende virksomhedsudgifter.
Derfor er det vigtigt for din virksomhed, at der holdes styr på jeres udgifter ved at registrere dem og kategorisere dem. Det gør det ikke bare nemmere, når der skal laves budget, men giver også et godt finansielt overblik.
Det kan endda spare dig penge, idet nogle virksomhedsudgifter kan trækkes fra i skat. Og lad os da bare være ærlige – vi vil alle gerne spare penge, hvor vi kan.
Én krone sparet er én krone tjent, som det gamle ordsprog jo siger.
- Virksomhedsudgifter omfatter udgifter, der er nødvendige for virksomhedens drift, som kontorartikler, teknologi, rejseomkostninger og mad til medarbejdere; mange af disse kan trækkes fra i skat, hvis de dokumenteres korrekt.
- Det er vigtigt at skelne mellem virksomhedsrelaterede og private udgifter, hvor kun den erhvervsmæssige del kan trækkes fra; korrekt dokumentation og opdeling, især ved blandede udgifter som kørsel, er afgørende for skattemæssig godkendelse.
- Effektiv håndtering af udgifter kræver løbende registrering og organisering, hvilket kan lettes ved digitale løsninger som Pleo, der gør det nemt at kategorisere, gemme og administrere kvitteringer i et samlet system.
Hvad er virksomhedsudgifter?
Virksomhedsudgifter er alle de udgifter, der relaterer sig til dit arbejde – uanset om du arbejder i en stor organisation eller har en enkeltmandsvirksomhed.
Her får du en oversigt over, hvilken slags udgifter virksomheder kan have, og hvilke der kan trækkes fra i skat. Vær opmærksom på, at dette ikke er en fyldestgørende liste, men eksempler på de mest almindelige virksomhedsudgifter.
- Ting til kontoret: Kontorartikler såsom papir, skriveborde og printerudstyr.
- Teknologi: It-udstyr og software-abonnementer.
- Services: It-support, rengøring, revision, eventuelle udgifter til en advokat og andre ydelser, som I outsourcer.
- Forbrug: Strøm, vand, varme og husleje.
- Rejserelaterede udgifter: Benzin og transportudgifter.
Som overordnet regel gælder det, at du kan få fradrag for de udgifter, du har haft for at sikre din virksomheds indtægt. Udgifterne trækkes fra i dit årsregnskab – og husk, at du altid skal kunne dokumentere udgifterne. Derfor skal du altid gemme alle dine kvitteringer. Både for dit eget overblik, men også fordi det faktisk er påkrævet rent lovmæssigt.
Med den nye bogføringslov er det således blevet et krav, at du gemmer alle bilag elektronisk i fem år. Hvis du ikke har et godt system til dette, kan det hurtigt blive noget rod.
Derfor har vi hos Pleo gjort det enkelt med Fetch, vores kvitteringsfinder til mail, der automatisk finder kvitteringer i din indbakke og matcher dem med dine Pleo-udgifter – ingen billeder og intet besvær.
Mad og drikke
Mad og drikke fortjener en hel sektion for sig selv, da det er lidt mere kompliceret.
Som udgangspunkt skal dine ansatte betale skat af gratis mad og drikke på arbejdspladsen. Dog er mad og drikkevarer ikke skattepligtigt i særlige tilfælde. Det gælder f.eks. ved overarbejde, hvor arbejdsgiveren giver mad og drikke.
Dette betegnes som et personalegode, og her er der et loft på værdien af de skattefrie personalegoder, du kan modtage i løbet af et år. I 2025 er den grænse på 7.300 kr., og i 2024 er den 7.000 kr. Overskrides grænsen beskattes medarbejderen af hele den samlede værdi.
Det er samtidig en forudsætning, at maden serveres i forbindelse med arbejdet og på selve arbejdspladsen – det kan altså ikke trækkes fra, hvis en medarbejder køber en pizza på vej hjem.
Læs mere om skat af personalegoder
Frokostordningen er heller ikke lige til højrebenet. Her skal du være opmærksom på, at ansatte, der får gratis mad via en kantineordning, er skattepligtige af værdien heraf.
SKAT har fastlagt regler for, hvor meget dine medarbejdere som minimum skal betale i egenbetaling for ikke at blive beskattet af den mad, arbejdsgiveren tilbyder.
Grænsen er hhv. 15 kr. og 20 kr. for måltider med og uden drikkevarer.
Læs mere om reglerne for skat og kantineordninger
Repræsentationsudgifter
Repræsentationsudgifter er en anden type af virksomhedsudgifter, der kræver en separat sektion. Repræsentationsudgifter dækker over de udgifter, du har haft til afslutte en forretning eller tilknytte eller bevare forretningsforbindelser som f.eks.:
- Måltider
- Restaurationsbesøg
- Drikkevarer
- Gaver
- Udgifter i forbindelse med jubilæer, fødselsdage, rejser, udflugter mv.
Du kan trække 25% af en repræsentationsudgift fra i dit regnskab.
Læs mere om reglerne for fradrag for udgifter til repræsentation
Typer af virksomhedsudgifter: faste, variable og periodiske
Virksomhedsudgifter kan endvidere inddeles i tre overordnende grupper:
- Faste omkostninger
- Variable omkostninger
- Periodiske omkostninger
En fast omkostning er en, der ikke ændrer sig, eller kun ændrer sig meget lidt. Det kan for eksempel være den månedlige leje af kontoret.
Variable omkostninger kan ændre sig fra måned til måned og er typisk den største udgift, en virksomhed har. Det kan være køb af varer, løn til en freelance-medarbejder eller betaling for overarbejde til medarbejdere.
Periodiske omkostninger er nogle, der kun forekommer sjældent og som regel uforudsigeligt. Det kan eksempelvis være, hvis printeren går i stykker, og du må skynde dig ud for at købe en ny.
Hvad kan ikke klassificeres som virksomhedsudgifter?
Det kan godt være, at det for de fleste er åbenlyst, men lad os undgå misforståelser og slå det fast en gang for alle:
Personlige udgifter kan ikke betegnes som virksomhedsudgifter.
Den eneste undtagelse, der kan være, er, når noget bruges både privat og til arbejde. I sådan et tilfælde vil den virksomhedsrelaterede del som udgangspunkt kunne trækkes fra i skat.
Det er vigtigt, at du skelner korrekt mellem dine private udgifter og dine virksomhedsudgifter, da det ellers kan ende med at koste dig dyrt. Hvis du køber noget via virksomheden, som udelukkende er til privat brug, kan du ikke trække det fra i skat.
Et godt eksempel herpå kunne være, at du bruger din private bil i forbindelse med dit erhverv. I dette tilfælde kan du få fradrag for den erhvervsmæssige kørsel ved at trække udgiften fra i din virksomheds regnskab. Men du kan altså ikke inkludere den private kørsel i dine virksomhedsudgifter.
Et ekstra tip til kørsel
Den erhvervsmæssige del af din kørsel kan beregnes på to måder:
- Enten ud fra en beregnet "leje", der svarer til de faktiske erhvervsmæssige omkostninger (dvs. den erhvervsmæssige del af driftsudgifter og afskrivninger).
- Eller efter Skatterådets satser for erhvervsmæssig kørsel i egen bil: 3,81 kr./km indtil 20.000 km/år og 2,23 kr./km over 20.000 km/år (2025-takster).
Hvilke virksomhedsudgifter kan du trække fra i skat?
Som nævnt tidligere, gælder den regel, at du kan trække alle de virksomhedsudgifter fra, som du har haft i forbindelse med at sikre din virksomheds indtægt.
Herunder kan du se SKATs egen liste af udgifter, som du kan få fradrag for:
- Varekøb, dvs. udgifter til varer, som du sælger
- Inventar og maskiner
- Revisor- og advokatudgifter
- Telefon- og internetudgifter
- Husleje for lokaler
- El og varme
- Reparation og vedligeholdelse af lokaler
- Forsikringer
Du skal selvfølgelig kunne dokumentere alle udgifterne. Kan du det, trækker du bare udgiften fra i dit årsregnskab.
Hvordan får jeg styr på mine virksomhedsudgifter?
Godt spørgsmål.
Mange af dine udgifter vil kunne trækkes fra i skat, så det er vigtigt, at du har alle kvitteringer og dokumenter i orden, når det kommer til bogføring af regnskabet.
Der er desværre mange virksomheder, der falder i fælden og venter til slutningen af måneden – eller endnu senere – med at sortere alle kvitteringer og fakturaer.
Læs mere: Månedsluk: Hvorfor er det vigtigt for din virksomhed?
Det gør bare hele processen værre, da det vil tage længere tid og gøre det mere besværligt at få udgifterne dækket. Og når skatteopgørelsen kommer, kan det for mange blive en stor og ubehagelig overraskelse.
Den bedste måde at holde styr på dine virksomhedsudgifter på er ved at registrere alle dine udgifter og have et godt system til håndtering af dem, da du derved opnår et fyldestgørende og reelt overblik over din økonomiske situation gennem hele regnskabsåret.
Dette kan gøres på en let og hurtig måde med en intelligent løsning som Pleo, hvor dine ansatte kan få deres eget firmakort, og kvitteringer kan uploades øjeblikkeligt til ét samlet system.
Herved slipper din virksomhed for at lede efter manglende kvitteringer og døje med tidskrævende papirarbejde. Og som prikken over i’et slipper I for en ubehagelig overraskelse i slutningen af måneden (eller året).
Læs mere: Sådan kommer du i gang med at digitalisere din bogføring
Sådan organiserer du dine virksomhedsudgifter
Med Pleo kan du organisere dine udgifter med kategorier, underkategorier, tags og noter, så du opnår 100 % gennemsigtighed. I dette (engelske) blogindlæg kan du læse mere om, hvorfor Pleo-kategorier er vigtige for din virksomhed.
Kategorier
Kategorier hjælper dine bogholdere med automatisk at tildele dine udgifter momskoder og skattesatser, når de eksporteres.
Pleo-kortet er et MasterCard, og MasterCard opdeler automatisk køb i ni forskellige kategorier:
- Underholdning
- Udstyr og hardware
- Marketing og annoncering
- Mad og drikke
- Kontorudgifter
- Telefon og internet
- Software
- Rejser
- Andet
Underkategorier
Pleo-administratorer kan opsætte underkategorier for bedre at kunne organisere virksomhedens udgifter.
Lad os kigge på en situation, hvor dette kunne være relevant:
Det kunne eksempelvis være et køb, der er registreret i kategorien “Mad og drikke”. For at kunne trække skat fra denne udgift er det være afgørende at vide, om det var en social middag med teamet, aftensmad på en forretningsrejse eller et måltid i forbindelse med et kundemøde.
Tags
Bogholdere og administratorer har også mulighed for at opsætte tags. De kan importeres fra f.eks. e-conomic eller oprettes direkte i Pleo.
Tags gør det muligt at spore alle finansielle dimensioner af virksomhedsudgifter.
Hvis vi kigger på eksemplet fra før, hvor et køb blot havde kategorien “Mad og drikke” og eventuelt fik tilføjet underkategorien “Underholdning for kunder”, vil det med tags være muligt at få endnu mere information om købet. Det kunne f.eks. være interessant at vide, hvilken kunde der blev spist middag med.
Noter
Som virksomhedsejer bør du opfordre dine medarbejdere til at føje noter til et køb, når kategorier, underkategorier og tags ikke er tilstrækkeligt. Det kunne for eksempel være aktuelt at tilføje, hvilke andre forbindelser og medarbejdere der var med til middagen med kunden.
Alle disse kategoriserede og organiserede noter vil blive samlet ét enkelt sted: i Pleo.
På den måde får du et 360-graders overblik over dine omkostninger og dine virksomhedsudgifter.
Se, hvordan Pleo kan hjælpe dig med at holde styr på dine virksomhedsudgifter – book en demo i dag!