GoBD-konform arbeiten mit Pleos GoBD-Checkliste

Deutschland – das Land der Bürokratie?

 Viele verbinden mit Deutschland eine große Ordnungswut. Handelt es sich dabei nur um ein Vorurteil oder ist das bittere Realität? Wir behaupten, dass die häufig verwendete Bezeichnung „Land der Bürokratie" mehr als nur ein Klischee ist. Zumindest ein Fünkchen Wahrheit steckt darin. ✨ Als Geschäftsinhaber:in oder in leitender Funktion eines Unternehmens haben Sie sicher bereits einige Erfahrungen mit staatlichen Vorgaben und Formalia gesammelt. Die deutsche Bürokratie verlangt insbesondere Selbstständigen und Firmen einiges ab … 🕴️

 Auch das vermeintliche Regelmonster GoBD bestätigt diese Annahme auf den ersten Blick. 👹 Mit unserem Beitrag bereiten wir das Thema „GoBD” dennoch verständlich für Sie auf und helfen Ihnen so, die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen ganz nach den Regeln des Bundesfinanzministeriums (BMF) zu gestalten. Unsere praktische GoBD-Checkliste zum Downloaden liefert Ihnen außerdem einige wertvolle Tipps zur GoBD-Konformität, durch die der Arbeitsalltag zukünftig etwas leichter wird. 🧚🏽‍♂️

Was sind die GoBD?

GoBD ist die Kurzform für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. 🗂️🔌

Bei diesem Regelwerk handelt es sich um eine Verwaltungsvorschrift, die das Bundesfinanzministerium entworfen hat. Die GoBD-Grundsätze haben zwei Vorgänger, die ähnlich kompliziert klingen: die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführunssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Wenn Sie mehr über diese ursprünglichen Fassungen erfahren wollen, lohnt sich ein Blick auf unseren Artikel über die GoBD-Grundsätze. Dort gehen wir noch mal genauer auf die Vorgänger der aktuellen Grundsätze ein! 🧐

 Die GoBD hat zum Ziel, alle vorher bestehenden Regelungen zur Aufbewahrung von steuerlich relevanten Dokumenten und Dateien zusammenzufassen und regelmäßig zu aktualisieren. Auch wenn die ausgeschriebene Form erst mal unheimlich kompliziert klingt, hat das Verfahren vorwiegend eines zum Ziel: Die vielfältigen und komplexen buchhalterischen Vorgänge endlich einfacher zu gestalten! 🔥

Für wen sind die GoBD relevant?

Das Bundesfinanzministerium ist hier recht deutlich: Laut einem Schreiben von November 2011 ist für die GoBD für jede:n Steuerpflichtige:n relevant! Auch wenn Sie Ihre Buchführung oder Aufzeichnung auslagern und zum Beispiel an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater abgeben, sind allein die Geschäftsführenden Ihres Unternehmens für die Einhaltung der GoBD verantwortlich. 🙇🏽

Was bedeutet GoBD-konform?

Ihr Unternehmen handelt GoBD-konform, wenn Sie die Ordnungsvorschriften des GoBDs über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg einhalten. Hiervon betroffen sind alle steuerlich relevanten Dokumente, egal ob elektronisch oder in Papierform aufbewahrt.

Warum lohnt sich GoBD-konforme Buchführung? 

Die gesetzlichen Regelungen helfen Ihrem Finanzamt, eine präzise Übersicht über Ihre Einkünfte und Ausgaben zu erlangen. Dadurch ist die Behörde in der Lage, im Rahmen einer Betriebsprüfung Ihre bisherigen Steuerangaben zu prüfen. Grundsätze wie die Unveränderbarkeit von Rechnungen verhindern zudem, dass Unternehmen die Steuerzahlungspflicht durch nachträgliche Fälschungen umgehen.

GoBD-konforme Archivierung 

Um eine GoDB-konforme Buchhaltung und Archivierung 🗃️ vorzuweisen, sollten Sie einige wichtige Kriterien erfüllen. Alle steuerrelevanten Dokumente in Papierform oder elektronischer Form müssen Sie ...

• nachvollziehbar,
• vollständig,
• richtig,
• zeitgerecht,
• ordentlich
• und unverfälscht

... aufbewahren. Diese Standards gelten nicht nur für ein, zwei Monate, sondern für die gesamte Aufbewahrungsfrist!

Die GoBD-Vorschriften besagen außerdem, dass Sie sämtliche Buchungen einzeln, korrekt und unveränderbar erstellen müssen. Das erfordert eine systematische Herangehensweise, eine gewissenhafte Pflege Ihrer Buchhaltung und ein revisionssicheres Archivierungssystem. Klingt alles ganz schön anstrengend, oder? Aber keine Sorge, wir halten noch einige Lösungen bereit, die Ihnen diese Vorgänge garantiert erleichtern! 💡

Was steckt hinter der GoBD-Zertifizierung?

Vielleicht ist Ihnen im Kontext des Kaufes eines Kassensystems oder einer Software auch schon mal die sogenannte GoBD-Zertifizierung zu Ohren gekommen? Wir fragen uns: Gibt es eine solche Zertifizierung tatsächlich? Die Antwort lautet: Nein. 

Allerdings gibt es seit 2021 eine Neuerung der GoBD: die Zertifikatspflicht für Kassen. Demnach müssen alle Kassen GoBD-konform arbeiten. Ob ein Kassensystem GoBD-konform arbeitet, können Sie in der Regel der Website der Kassen-Anbieter entnehmen. 👁️‍🗨️

Bisher gibt es keine offizielle Zertifizierung, die Ihnen garantiert, dass ein Kassensystem oder eine Software auch wirklich auf die gesetzlichen Vorgaben zur GoBD-Konformität ausgerichtet ist. Wenn Sie sich also ein neues System zulegen, müssen Sie selbst prüfen, ob dieses auch wirklich GoBD-konform arbeitet. Allein der Erwerb eines solchen Zertifikates durch den Kauf einer Kasse oder Software schützt Sie also noch lange nicht vor unangenehmen Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt. Geschäftsführer:innen sind selbst in der Verantwortung, die GoBD-Konformität ihrer Unterlagen zu gewährleisten. 

Auf welchen Gesetzen basieren die GoBD-Grundsätze?

Sie wälzen gern Gesetze? Dann haben wir hier was für Sie. 🥳 Die GoBD-Grundsätze werden in der Abgabeordnung und den Einzelsteuergesetzen auch gesetzlich festgehalten. Konkret sind diese in den folgenden Gesetzen geregelt: 

• 41 EstG 
• § 90 Absatz 3, 141 bis 144 AO
• 22 UStG, § 4 Absatz 3 Satz 5, § 4 Absatz 4a Satz 6, § 4 Absatz 7  

Wie setze ich eine GoBD-konforme Buchhaltung um?

Die meisten Unternehmen nutzen für ihre Buchführung eine professionelle Buchhaltungssoftware oder Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), welche die Arbeit um einiges erleichtert. Hier haben wir eine gute Nachricht für Sie: Die meisten großen und bekannten Buchhaltungstools (Pleo eingeschlossen) agieren bereits GoBD-konform. Dadurch sorgen Sie automatisch für eine GoBD-konforme Verbuchung und Archivierung Ihrer Geschäftsunterlagen. Besser geht’s nicht! 🦄

Trotz dieser automatisierten Unterstützung empfehlen wir Ihnen, sich näher mit den Vorgaben der GoBD auseinanderzusetzen! So stellen Sie sicher, dass Sie bei der Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten in der Buchhaltung keine Regeln missachten. 

Welche Dokumente betreffen die GoBD?

Die GoBD sollten Sie für all Ihre Unterlagen beachten – zumindest, insofern sie besteuert werden! Auch hierfür gibt es natürlich einen passenden Paragrafen, der ganz genau regelt, welche Daten besteuert werden: § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung. Laut diesem Paragrafen zählen zu den besteuerungspflichtigen Dokumenten: 

• Bücher
• Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse 
• Geschäfts- und Handelsbriefe 
• Buchungsbelege 
• Geschäftsbriefe
• Eingangsbriefe

Übrigens kann es auch sein, dass Sie sogar Ihre E-Mails archivieren müssen! Das ist zumindest dann der Fall, wenn Sie und Ihre Geschäftspartner:innen Geschäftsbriefe und Vorgänge per Mail hin- und herschicken. 📧

Bargeldeinzahlungen GoBD-konform dokumentieren

Erhalten Sie Bargeldeinzahlungen, so müssen Sie diese laut GoBD immer tagesaktuell aufzeichnen. Aber vorsichtig vor einer Aufzeichnung à la Kraut und Rüben! 🥕 Es ist besonders wichtig, dass Sie Ihre Einnahmen chronologisch erfassen. So geht bei der Aufzeichnung nichts verloren und das Finanzamt bleibt zufrieden. 

Pleos GoBD-Checkliste

Mit unserer ultimativen GoBD-Checkliste sorgen wir dafür, dass Sie und Ihre Finanzverwaltung in Zukunft bei der Buchhaltung an alles (ja, wirklich alles!) denken. Die Checkliste können Sie hier übrigens auch kostenlos downloaden! 

Auch wenn zunächst alles wie ein Dickicht aus Regeln 🌳 klingt, versprechen wir Ihnen, dass Sie schon bald sicher am Ziel sein werden. Und los geht’s! 🏁

Allgemeine Anforderungen an Buchhaltungsprozesse

Die Regelungen der GoBD-Richtlinie für die Buchhaltung, Verfahrensdokumentation und Aufbewahrung lassen sich in vier Teilbereiche unterteilen – die Anforderungen an die GoBD beziehen sich auf diese Segmente:

• Kontroll- und Protokollumfeld
• Dokumentation von Geschäftsprozessen
• Datenintegrität
• Datenmigration

 Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht, welchen Vorgaben Sie in diesen Segmenten folgen sollten. 

1. Anforderungen an das Kontroll- und Protokollumfeld

• Ihr Buchhaltungsprogramm ermöglicht ein internes Kontrollsystem, mit dem Sie unter anderem Zugriffsrechte verteilen und einzelne Zugriffe nachvollziehen können.
• Geschäftsvorfälle müssen sich progressiv und retrograd überprüfen lassen. Das ist vorrangig für Belege wie Rechnungen relevant.
• Sie berücksichtigen bei Ihrer Buchführung die Grundsätze zur Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung. (Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel „Wie lassen sich die Grundsätze zu Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung konkret einhalten?“.)
• Sie haben verantwortliche Personen festgelegt, die für die GoBD-konforme Buchhaltung zuständig sind. 
• Die Buchhaltungssoftware verfügt über einen geregelten Datenzugriff, wie Funktionen zu Rechten und Mitwirkungspflichten. 

2. Anforderungen an die Dokumentation von Geschäftsprozessen

• Es sind Verarbeitungsprotokolle bzw. eine Verfahrensdokumentation vorhanden.
• Sachverständige Dritte wie Mitarbeitende des Finanzamtes müssen Ihre Dokumente nachvollziehen können.
• Sie archivieren Belege in Ihrer Buchhaltung vollständig, richtig, nachvollziehbar, ordentlich und unverändert.
• Die Belegfunktion ist gewährleistet. Das bedeutet, dass es sich entweder um eine Urschrift oder um eine urschriftliche Kopie handelt. Der Beleg ist zudem inhaltlich vollständig gesichert und lässt sich problemlos zuordnen.

3. Anforderungen an die Datenintegrität

• Sie bewahren Ihre Daten auf einem sicheren Server auf.
• Die Daten sind unveränderbar und beinhalten die Versionshistorie.
• Die Daten sind lesbar und indexiert. 
• Das Einscannen von Rechnungen erfolgt unter geregelten Befugnissen.
• Buchung und Beleg sind miteinander verknüpft. 

4. Anforderungen an die Datenmigration

• Bei einem Systemwechsel erfolgt die vollständige Migration der Daten.
• Die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen von Hard- und Software sind gewährleistet (6 bzw. 10 Jahre).
• Sie lagern Daten in einem Archivsystem. 
• Die Daten lassen sich während der Zeit der Aufbewahrung maschinell auswerten.

Wie lassen sich die Grundsätze zu Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung konkret einhalten?

Wenn Sie Ihre Buchhaltung GoBD-konform gestalten wollen, müssen Sie alle steuerrelevanten Dokumente wie Rechnungen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, ordentlich und unverfälscht aufbewahren. Aber was bedeutet das in der Praxis? 🤷

Dokumente werden nachvollziehbar aufbewahrt, wenn ...

• sie jede Buchung belegen können,
• sich Geschäftsvorfälle vom Beleg bis zur Steuererklärung und umgekehrt nachverfolgen lassen (retrograde und progressive Prüfbarkeit – siehe Erklärung in der Infobox unten),
• ein:e sachverständige:r Dritte:r sich in angemessener Zeit über alle Geschäftsvorfälle einen Überblick verschaffen kann,
• Dokumente dank einer aussagekräftigen und vollständigen Verfahrensdokumentation nachzuvollziehen sind.

Was bedeutet progressiver und retrograder Nachweis?

Die GoBD schreiben die progressive und die retrograde Prüfbarkeit aller Geschäftsvorfälle vor. Konkret bedeutet dies, dass Rechnungsprüfer:innen und Finanzbeamt:innen Buchungen in beide Richtungen von der Entstehung bis zur Angabe in der Steuererklärung nachvollziehen können. ⏭️⏮️ Bei der progressiven Prüfung beginnt der Kontrollvorgang beim Beleg, bei der retrograden Prüfung gehen die jeweils Verantwortlichen rückwärts vor.

Dokumente werden vollständig aufbewahrt, wenn ...

• einzelne Geschäftsvorfälle vollzählig und lückenlos dokumentiert sind,
• sie ausreichend vor Verlust und Beschädigung geschützt sind,
• sie sich zum Beispiel im Rahmen einer Mehrfach- oder Lückenanalyse technisch und organisatorisch kontrollieren lassen.

Dokumente werden richtig aufbewahrt, wenn ...

• archivierte Dokumente ihrem Original entsprechen,
• sie kontenmäßig abgebildet werden,
• sich Geschäftsvorfälle wahrheitsgemäß und lückenlos von ihrer Entstehung bis zur finalen Abwicklung verfolgen lassen.

Dokumente werden zeitgerecht aufbewahrt, wenn ...

• Sie Geschäftsvorfälle zeitnah nach ihrem Entstehen erfassen,
• Sie unbare Buchungen innerhalb von 10 Tagen erfassen,
• Sie bare Buchungen tagesgenau erfassen,
• Sie periodische Buchungen bis zum nächsten Monatsende erfassen.

Dokumente werden ordentlich aufbewahrt, wenn ...

• Buchungen einzeln, sachlich und kontiert dargestellt werden,
• sie unmittelbar und einfach lesbar sind.

Dokumente werden unverändert aufbewahrt, wenn ...

• sich eine Aufbewahrung der Belege ohne Änderungen nachweisen lässt,
• sich Originalversionen von anderen relevanten Dokumenten unterscheiden lassen und keine Löschungen oder Fälschungen vorliegen.

Klingt das alles etwas kompliziert in Ihren Ohren? Auch hier gilt: Beginnen Sie mit kleinen Schritten. 👣 Sonst sehen Sie schnell den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr! 🌳🌲

Probieren Sie sich einfach an einem Beispiel und arbeiten Sie sich von der Entstehung des Geschäftsvorfalls bis hin zur Steuererklärung langsam vor. Sie werden sehen, so schwer ist das alles gar nicht. 🧘🏿‍♂️

Bedenken Sie dabei: Die erste Kontrollinstanz in der Buchhaltung ist der vorliegende Buchungsbeleg. Wenn dieser nicht den Anforderungen der Buchhaltung und der GoBD entspricht, können Sie Ihren Buchführungspflichten nicht nachkommen. 

Diese Angaben muss ein Beleg enthalten

• Eindeutige Belegnummer #️⃣
• Belegaussteller:in und Empfänger:in 🙎
• Betrag 💸
• Währung 💲
• Geschäftsvorfall mit hinreichender Erläuterung 📜
• Aussteller:in 🧍
• Belegdatum 📅

Was hat sich in den letzten Jahren an den GoBD geändert?

Seit dem 01.01.2020 gilt eine neue Fassung der GoBD. Die wichtigsten Änderungen sind:

1. Sie können Belege digital mit dem Smartphone 📱 erfassen und damit Angebote wie unser Tool Pleo nutzen! 

2. Erfolgt ein Umzug der elektronischen Buchführung ins Ausland, dürfen Sie auch die Ursprungsbelege in Papierform an den jeweiligen Standort transferieren.

3. Auf die Archivierung der Ursprungsfassung können Sie unter bestimmten Umständen verzichten. Den Beleg in Papierform können Sie in diesem Fall vernichten. Das erspart Ihnen auch eine umständliche Archivierung. Stattdessen können Sie den Geschäftsfall mit einer digitalen Kopie nachweisen. Dabei sollten Sie folgende Voraussetzungen erfüllen: 

• Sie konvertieren das aufbewahrungspflichtige Dokument in ein digitales Inhouse-Format.
• Sie verändern das Dokument weder bildlich noch inhaltlich.
• Es gibt eine Verfahrensdokumentation über die Konvertierung.
• Finanzbehörden müssen auf die Dokumente zugreifen können, um diese maschinell auswerten zu können (6 bzw. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht und die Standorte der Server müssen garantiert sein).

4. Datenverarbeitungssysteme wie Buchhaltungsprogramme dürfen Sie als Cloud-Lösung ☁️ oder als lokale Lösung anwenden.

Welche Systeme sind von den GoBD betroffen?

Von den GoBD sind einige Bereiche in Buchhaltung und Verwaltung betroffen. Dazu gehören beispielsweise die Finanzbuchhaltung als Hauptsystem, doch auch kleinere Nebensysteme. Dazu gehören unter anderem:

• Archivsystem
• Lohnbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung
• Zahlungsverkehrssystem
• Fakturierung
• Kassensystem
• Dokumenten-Managementsystem
• u. v. m.

Welche Konsequenzen haben Verstöße gegen die GoBD?

Negative Folgen treten im Regelfall erst ein, wenn Mitarbeitende des Finanzamtes GoBD-Verstöße im Zusammenhang mit einem zu gering angegebenen Gewinn feststellen. Im Rahmen einer Betriebsprüfung erkennen die prüfenden Personen zum Beispiel, dass ein Unternehmen seine Ausgaben nicht belegen kann. Dann berechnen sie den zu versteuernden Gewinn neu. Zudem drohen Bußgelder, eventuell erfüllen Verstöße auch Straftatbestände des Steuerrechts.

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Buchhaltungsintegration kann so einfach sein 

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Die Vorteile von Pleo im Überblick:

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• GoBD-konforme Verbuchung und Archivierung
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