Empezar con Pleo
10 things to consider when choosing a business credit card for your company

Las tarjetas de empresa son una de las opciones de moda para gestionar los gastos corporativos de la mejor manera.

Al fin y al cabo, proporcionan a los empleados un método estandarizado para pagar todos aquellos gastos relacionados con la actividad laboral. Café, billetes de avión, software, material de oficina… todo lo que tu equipo necesita puede pagarse con una tarjeta de empresa.

Por supuesto, contar con una tarjeta para gastos corporativos hace que las finanzas de tu empresa estén más (y mejor) organizadas. Eso sí, antes de escoger una, hay varios aspectos que debes considerar para que la solución sea flexible, segura y fácil de usar.

Y es que hay muchas opciones: tarjetas prepago, tickets restaurant, las tradicionales tarjetas bancarias… y más. Si has estado echando un vistazo, sabes que puede ser abrumador.

Por eso queremos echarte una mano destacando aquellos aspectos que debes tener en cuenta antes de escoger tu tarjeta de empresa.

¿Qué es una tarjeta de empresa?

En pocas palabras, una tarjeta corporativa o de empresa es aquella que permite a organizaciones de cualquier tamaño separar los gastos de empresa de las transacciones personales.

Entre sus principales beneficios están la reducción del uso de efectivo y el acabar con esperas de los empleados por reembolsos.

Sin embargo, las tarjetas corporativas tradicionales pueden llegar a ser una fuente de trabajo extra. Piensa por ejemplo en los extractos mensuales que se envían al propietario de la tarjeta, en muchas ocasiones el CFO o el equipo de contabilidad. Y ahora multiplícalos por decenas o cientos de empleados.

Tarjetas de empresa para el futuro

Futuro, esa es la palabra clave. Ahí es a donde miran las soluciones de gestión de gastos como Pleo. Por supuesto, hemos aprendido de la forma tradicional de hacer las cosas. Y por eso mismo queremos innovar.

Nuestras tarjetas corporativas inteligentes pueden emitirse directamente a los empleados tanto en formato físico como virtual. Y a diferencia de las tarjetas bancarias tradicionales, se pueden establecer límites de gasto para cada usuario.

Además, es posible revisar las compras en tiempo real, con notificaciones instantáneas enviadas al administrador de la empresa. Los administradores también se encargan de recargar la cuenta central, desde donde sale el dinero para cada compra.

Tener una tarjeta propia (y no una prestada por el jefe) permite a tu equipo hacer su trabajo de una forma más rápida y eficiente.

Al mismo tiempo, tu admin disfruta de una total visibilidad del gasto de la compañía, una contabilidad simplificada y el papeleo justo y necesario. Todo esto se traduce en un nivel distinto de control.

¿Todavía no tienes claro cuál es la tarjeta corporativa que mejor se adapta a tus necesidades?

Pues antes de decidir, considera estos 9 aspectos:

1. ¿Cuántas tarjetas necesito?

Respuesta corta: no hay respuesta correcta.Para los negocios que utilizan muchas suscripciones o necesitan hacer muchos desplazamientos, entregar una tarjeta de gastos a sus empleados puede ser clave para una correcta gestión.

Pero con las tarjetas tradicionales, el proceso de alta y los costes adicionales suelen hacer que el número de tarjetas utilizadas se reduzca al mínimo. Es normal, nadie quiere esperar varios días a que el banco apruebe cada solicitud de tarjeta.

Pero, más que el número de tarjetas, es importante averiguar la respuesta a preguntas como estas:

  • ¿Hay tarjetas virtuales disponibles?
  • ¿Cuánto tiempo se tarda en añadir a un usuario al sistema?
  • Y, una vez que ha sido añadido, ¿cuánto tarda en recibir su tarjeta?

Pleo deja que el número de tarjetas crezca al ritmo de tu negocio, para que puedas reaccionar rápidamente y evitar esperas.

Y lo decimos en serio: el tiempo medio para añadir a un nuevo usuario a Pleo es de unos pocos minutos. Para que puedas darle la bienvenida a tus nuevas contrataciones con una tarjeta que les ayudará a hacer mejor su trabajo.

2. Los costes asociados

El 83 % de las compañías que participaron en un estudio sobre la importancia de los costes de producto en la toma de decisiones consideran que se trata de una variable importante o muy importante (¡enhorabuena al 17 % que no tiene que preocuparse por esto!).

Teniendo esto en cuenta, es importante que prestes atención a las tasas asociadas al procesamiento de las tarjetas. Sobre todo, a los costes de implementación. ¿Hay algo peor que pagar por toda una configuración que luego no se ajuste a tus necesidades?

Además, ten en cuenta también las tasas iniciales, anuales, por retrasos o por transferencias. Lo mejor es consultar las condiciones de la tarjeta antes de contratar.

3. Establecer límites de gasto

El número de tarjetas es importante, pero también debes tener en cuenta la posibilidad de establecer límites individuales por tarjeta. Y es que fijar limitaciones te garantiza que el gasto se mantiene bajo control de forma transparente.

En Pleo utilizamos nuestras tarjetas para un montón de cosas distintas: desde publicar ofertas en LinkedIn a material de oficina, pasando por herramientas de performance marketing y hardware. Como te imaginarás, tanta variedad requiere diferentes umbrales de gasto por persona o rol.

Además, con las tarjetas de Pleo es posible hacer gastos que impliquen cantidades elevadas de forma sencilla.

4. Disponer de diferentes métodos de pago

Las mejores tarjetas de empresa ofrecen varios métodos de pago. Obviamente, la tarjeta de plástico sigue siendo la opción preferente para mucha gente, pero las tarjetas virtuales están al alza. De hecho, En 2020 observamos un incremento del 61 % en el uso de la tarjeta virtual de Pleo en comparación al año anterior.

La tarjeta virtual funciona de la misma forma que la física, con la diferencia de que solo se puede acceder de forma electrónica y usarla para compras online. Es perfecta para aquel trabajador que, aunque no viaja mucho, está encargado de cargar la cuenta de Google AdWords, por ejemplo.

Además, está la billetera virtual de Apple o Google Pay. Disponer de una tarjeta de empresa que tus empleados pueden utilizar con el smartphone también les ayudará con sus gastos de trabajo (y les permitirá cambiar de bolso o mochila con la tranquilidad de que no se olvidarán la tarjeta en casa).

5. Eliminar las notas de gastos

La gestión de los gastos te permite gestionar tu negocio, dándote visibilidad sobre lo que tu equipo está gastando.

Sin embargo, las tradicionales notas de gastos hechas a mano son un proceso poco eficiente y con posibilidad de muchos errores manuales.

Según la Global Business Travel Association, las empresas gastan 5.000 horas cada año corrigiendo las hojas de gastos. Y cada una de estas hojas corregidas le cuesta a la compañía alrededor de 44 euros.

Para evitar esto, la mayor parte de los proveedores de tarjetas corporativas también ofrecen algún tipo de automatización y monitorización de los reportes de gasto.

¿Nuestro consejo? Además de a las tarjetas, echa un vistazo al sistema o plataforma ofrecido y valora si encaja con tu compañía.

¿Puedes descargar, categorizar y dejar notas en tus gastos? Funcionalidades como esas te facilitarán la preparación de informes financieros y también la gestión de tus impuestos. Y ahorrar tiempo, claro.

6. Compatibilidad con sistemas contables

Un gran punto a favor de las soluciones con tarjetas inteligentes es su capacidad de integrarse y ser compatibles con tu sistema contable. Así que subraya esta pregunta en tu lista.

En el caso de Pleo, somos compatibles con la gran mayoría de ERPs, incluyendo a los más populares como Holded, , Sage 200 o Microsoft Business Dynamics.

Esto significa que podrás exportar tus gastos a tu sistema contable con apenas un par de clicks.

Porque no se trata de transformar tus hojas de gastos en PDFs, sino de crear un proceso que evite que tengas que hacer hojas de gastos. Un proceso sencillo y a salvo de errores humanos.

7. ¿Es posible categorizar cada gasto realizado?

Cada negocio es un mundo, ya sabes. Por eso deberías poder clasificar tus gastos a la medida del tuyo.

Todos los gastos de tu empresa se encajan en una determinada cuenta de cuadro de cuentas. En Pleo, gracias a la función de Categorías, podemos replicar este cuadro de cuentas y asignar los gastos en el momento en que se producen.

Además, también podrás etiquetar los gastos para organizarlos y obtener una mejor visibilidad. Y añadirles una nota explicativa, claro.

8. Digitalización certificada por la Agencia Tributaria

Tickets, recibos, facturas… A nadie le gusta tener que guardar el papeleo de los gastos, ¿verdad?

Por eso es importante que las tarjetas de empresa que escojas cuenten con la certificación paperless de la Agencia Tributaria. Se trata de un proceso para digitalizar documentos de forma que estos tengan la misma validez que la copia física, lo cual permite evitar el uso de papel.

Por cierto, Pleo está homologado como software para la digitalización certificada de recibos y facturas.

9. ¿Y qué pasa con los gastos sin tarjeta?

Imagina que, tras haber valorado todos los aspectos anteriores, te has decidido por una determinada tarjeta para tu empresa.

Pero, ¿qué ocurre con todos aquellos gastos que no pueden gestionarse a través de las tarjetas corporativas? Porque haberlos, haylos. Piensa en cosas como el kilometraje, los reembolsos por gastos en efectivo o las compras personales realizadas por error.

Para ocuparnos de estos gastos, en Pleo hemos desarrollado Pocket, una funcionalidad que se ocupa de todas las gestiones relacionadas con los gastos de empresa realizados sin tarjeta.

Hora de elegir una tarjeta de empresa

Tras valorar los aspectos anteriores, es posible que quieras saber más sobre lo que las tarjetas de empresa inteligentes pueden hacer por tu negocio.

Pleo te proporciona una opción flexible, organizada y segura para gestionar tus pagos, integrada en un sistema de gestión de gastos ad hoc.

Así que, ¿por qué no reservas una llamada y te contamos más?

Tarjetas de crédito de empresa

Alejandro Salse

Marketing Manager de Pleo España

Pongo eñes a todo lo que Pleo te cuenta, sobre todo en este blog. ¿Necesitas algo? Te leo en mi mail y también en LinkedIn.

alejandro@pleo.io