Sigue esta check list y cierra la contabilidad como un pro

Hay ocasiones en las que cuesta decidir que un trabajo está ya definitivamente terminado y la idea de “darle otra vuelta por si acaso” suele ser muy atractiva.

Sin duda un ejemplo claro es el cierre contable, donde es fácil dejarte seducir por la tentación y seguir y seguir y no querer parar.

Tiene su lógica, claro: cerrar la contabilidad a veces da como un poco de vértigo porque, no nos engañemos, el trabajo final que presentemos va a ir a los dueños de la empresa (si no somos nosotros), a Hacienda (con el Impuesto de Sociedades), al Registro Mercantil (con el depósito de las Cuentas Anuales), y a los bancos (al negociar financiación) como mínimo.

Que no estamos hablando de imprimir unos informes y guardarlos en una carpeta nuestra que se quedarán en un cajón, vaya, sino que tiene un “poquito” más de repercusión… Y eso impone a cualquiera.

Aún con esto en mente, es importante tener claro que siguiendo los pasos adecuados el cierre de la contabilidad del año quedará perfecto. Sí, así como suena. Siendo concienzudo y metódico no tiene por qué haber ningún error.

Y para eso hemos preparado este artículo, para que te sirva de guía en ese proceso, porque aquí tienes una lista de las diferentes operaciones que hay que llevar a cabo para cerrar la contabilidad correctamente y que puedes utilizar a modo de check list. 

Por cierto, también las explicamos brevemente para que te sea más fácil situarte.

Operaciones de cierre del ejercicio 

Las operaciones de cierre son las que hay que realizar contablemente al final del año y que tienen una finalidad clara: hacer que las cuentas anuales de la empresa reflejen su verdadera situación económica y financiera.

Se trata de llevar a cabo una serie de “ajustes” en determinadas cuentas contables con el objetivo de que las distintas partidas de los balances muestren los saldos correctos.

A continuación te dejo una lista de todas las operaciones que se deben reflejar en el libro diario sabiendo, como es lógico, que en función de la actividad y/o los datos contables de cada empresa se deberán implementar un número mayor o menor de ellas.

La intención aquí es que te sirvan de recordatorio para que no te dejes ninguna atrás.

Antes de comenzar me gustaría llamar tu atención sobre una cuestión: en la inmensa mayoría de las empresas el ejercicio contable coincide con el año natural, es decir, se inicia el 1 de enero y termina el 31 de diciembre. En este artículo haremos referencia a esas fechas, pero todo lo que aquí se expone es igualmente aplicable a aquellas entidades en las que su ciclo contable no coincida con el año natural y solo cambiará el hecho de que las fechas de inicio y fin serán las que correspondan.

Dicho esto, empezamos.

Variación de existencias

Al cierre del ejercicio la contabilidad debe reflejar el valor de la mercancía que la entidad tiene en propiedad a 31 de diciembre. 

La mayoría de las empresas cuentan con programas informáticos que ofrecen el valor del stock a la fecha que se le pida. Pero si no se tiene este tipo de herramientas será necesario realizar un inventario. Ya sabes: recuento de todo el género y valoración a su precio de compra.

Sea de la forma que sea, con esta operación lo que se hace a 31 de diciembre es dar baja las existencias iniciales de la empresa (aquellas con las que contaba el 1 de enero) y dar de alta las finales (aquellas que posee a la fecha de cierre). 

Es la única forma de determinar el coste del género vendido y sin ese dato el resultado de la actividad no es real.

Amortización del inmovilizado

La amortización refleja contablemente la pérdida de valor de los activos fijos de la empresa (maquinaria, mobiliario, elementos de transporte, equipos informáticos, etc.) que tiene lugar por el paso del tiempo o la obsolescencia. 

Un vehículo se va depreciando a medida que pasan los años, por ejemplo, y esa disminución de su valor debe registrarse contablemente.

¿Para qué? Pues para que en el balance aparezca valorado el activo fijo por el importe que concuerde con la realidad de ese momento.

Deterioro de valor

Al igual que ocurre con el amortización, al contabilizar el deterioro se ajusta al precio de mercado el valor de los activos de la empresa pero se diferencia de la amortización, básicamente, en dos puntos: por un lado, no solo se refiere elementos del activo fijo sino también a las existencias, inversiones financieras o a créditos a clientes pendientes de cobro, y, por otro lado, la pérdida de valor que refleja es puntual y puede desaparecer (o no) cuando finalice el hecho que la motiva.

Nos estamos refiriendo aquí a los casos en los que el importe recuperable del elemento de que se trate sea inferior a su valor contable.

Reclasificación de deudas y de créditos

Es importante que al cerrar la contabilidad las deudas que se van a pagar en los próximos 12 meses estén englobadas dentro de las partidas que pertenecen al corto plazo.

Y esto es lo que se consigue con su reclasificación, porque esta operación consiste justamente en eso: en detraer del largo plazo lo que corresponda al corto, de forma que a un golpe de vista se sepa el importe de las obligaciones a las que hay que hacer frente en un plazo inferior a 1 año y el montante de las que vencen en un plazo superior.

Lo mismo ocurre con los créditos concedidos: si a 31 de diciembre el plazo de cobro es inferior a un año deben figurar en el balance como tales.

Periodificación de ingresos y gastos

Suele ser habitual que se contabilicen como gastos o ingresos del ejercicio importes que, en realidad, corresponden en parte al año siguiente.

Piensa, por ejemplo, en el pago de una póliza de seguros el día 1 de julio. En realidad, de su importe total solo la mitad sería gasto del ejercicio que estamos cerrando porque la otra mitad corresponde al siguiente.

Mediante los ajustes por periodificación quedarán en la cuenta de resultados del ejercicio lo que realmente corresponde al período. 

Ajustes de moneda extranjera

Cuando la empresa cuenta con divisas es necesario que estas queden reflejadas en la contabilidad al tipo de cambio que esa moneda tenga a la fecha de cierre.

Traspaso a resultados de ingresos a distribuir en varios ejercicios

Ya sabes: las subvenciones de capital así como las donaciones, legados e incentivos fiscales que se deben imputar a varios ejercicios económicos hay que llevarlos a resultados a la fecha de cierre y en la proporción que corresponda.

Provisiones para riesgos y gastos

¿Existe la posibilidad cierta de que la empresa tenga que hacer frente a un gasto del que, aunque corresponde al ejercicio que acaba, aún no se conoce su importe exacto o la fecha en la que será exigible?

Piensa, por ejemplo, en una indemnización que corresponde a un trabajador pero que aún está pendiente de juicio.

El cierre contable es el momento en el que hay que contabilizar el importe estimado de este tipo de obligaciones así como revisar, y ajustar en su caso, las que se registraran el ejercicio anterior.

Impuesto de sociedades

Con el resultado final que arroje la cuenta de pérdidas y ganancias, después de llevar a cabo todas las operaciones anteriores, hay que calcular el impuesto de sociedades y anotarlo contablemente. 

Acuérdate de contemplar las diferencias permanentes y temporarias que se hayan producido, de revisar las posibles deducciones y bonificaciones que puedan ser aplicables, de asegurarte que no queden bases imponibles negativas pendientes de compensar y de comprobar que estén debidamente contabilizadas las retenciones y pagos a cuenta del ejercicio.

Asiento de regularización

Ya están hechos todos los ajustes que conlleva el cierre de la contabilidad y también se ha registrado el impuesto de sociedades, así que ahora solo quedan pendientes los dos últimos apuntes.

El primero de ellos es el asiento de regularización. Consiste en cancelar todas las cuentas de gastos y de ingresos, de forma que la diferencia entre los dos grupos queda reflejada en la cuenta 129 Pérdidas y ganancias.

Esta cuenta es la que pone de manifiesto el resultado del ejercicio, que será beneficio si su saldo es acreedor (más ingresos que gastos) y pérdida si es deudor (más gastos que ingresos).

Los programas informáticos lo hacen de forma automática.

Asiento de cierre

Y el último apunte de todos: el asiento de cierre. Con él se cancelan los saldos de todas las cuentas patrimoniales (incluida la 129 que ya hemos visto) y la contabilidad queda cerrada y terminada, por fin.

Al igual que el anterior, el asiento de cierre lo hacen los programas de forma automática: solo hay que darle a una tecla y el proceso queda hecho.

Pero no te asustes, que es reversible…

Si te das cuenta de un error o de algo que ha quedado pendiente le das otra orden al programa y listo: cierre anulado.

Ya está la contabilidad cerrada, ¿y ahora qué? 

Ahora toca abrir la del nuevo año y a trabajar con normalidad otra vez…

Todo empieza con el asiento de apertura, que se hace a 1 de enero y con el que se inician las cuentas con el mismo saldo que se cerraron. 

Y, por cierto, afortunadamente también lo hacen los programas informáticos. 

Ojo, del ejercicio que ha terminado aún quedan otras obligaciones como son presentar los libros de contabilidad y confeccionar, aprobar y presentar las cuentas anuales. 

Pero eso ya es otra historia diferente al cierre contable…