¿Cuántos ojos hacen falta para controlar tus gastos?

Tener los gastos bajo control puede ser uno de los retos más grandes para los equipos de finanzas. Ya sea porque la empresa está creciendo rápidamente (con más gente gastando dinero) o porque todavía controlas tus gastos manualmente en una hoja de cálculo. De todas maneras, una cosa está clara: seguro que tienes cosas mejores que hacer en tu día a día.

Además, algunos gastos son más importantes que otros y necesitan mayor o menor atención. Como por ejemplo: los viajes en avión o un nuevo software para toda la empresa. Para este tipo de gastos, es probable que necesites un par de ojos más para tener todo bajo control. Sobre todo en esta época en la que muchas empresas están recortando gasto y controlando todavía más en qué se utilizan las tarjetas de empresa.

Ahí es donde entra el control de gasto de Pleo

Como parte de nuestra amplia variedad de herramientas de control de gastos, hemos diseñado nuevas funcionalidades para que no se te escape ningún gasto. Así estarás seguro de que todos los gastos cumplen con la política de empresa.

Umbrales

Una estupenda manera de mantener el control es fijando umbrales para tus gastos.

Un umbral es una forma de separar los gastos, permitiéndote modificar y adaptar la aprobación de cada uno en base a su valor total. Por ejemplo: puede que necesites que el Director financiero de tu empresa apruebe los gastos por encima de 1.000 €, pero que los de menor valor pasen solamente por el equipo financiero. Esto libera tiempo del Director financiero y no será necesario perseguirle por gastos insignificantes.

Además, si un gasto no está claro o falta algún dato, siempre puedes solicitar más información para aprobarlo con mayor seguridad.

Aprobaciones en múltiples pasos

Existen dos niveles en nuestros procesos de aprobación de múltiples pasos:

1. La Revisión de Equipo te permite asignar un revisor para aprobar los gastos de alguien del equipo. Por ejemplo: el Director de Recursos Humanos para todos aquellos gastos del equipo de Recursos Humanos.
   
2. La Revisión de Empresa es un paso de revisión específico del equipo de finanzas (ya sean administradores o contables) para aprobar gastos que afectan a toda la empresa. Por lo tanto, además de la Revisión de Equipo, estos gastos se revisan una segunda vez.

Combinados, estos pasos te permiten tener aún más visibilidad sobre los gastos de tu empresa. Ya sea porque quieres hacer la revisión de gastos más justa o porque necesitas más control de cara a una auditoría, los procesos de aprobación de múltiples pasos son una herramienta de lo más útil.

Límites de gasto temporales

¡Novedad en Pleo! Esta herramienta permite a los administradores hacer cambios temporales en los límites de gasto de un usuario por un periodo de tiempo concreto. Algo muy útil para esas compras puntuales que no pueden retrasarse.

Pongamos por ejemplo que alguien del equipo de ventas necesita comprar un billete de avión por 170 € pero su límite de gasto son 100 €. Los administradores de tu cuenta solo tendrán que crear un límite de gasto temporal para que pueda gastar algo más de lo habitual. Después de comprar el billete, su límite de gasto volverá a ser el de antes.

Esto funciona tanto en los límites de gasto mensuales como en los límites de gasto por compra. Así que si ese empleado del equipo de ventas necesita comprar ese vuelo pero ya se ha gastado 450 € de su límite mensual de 500 €, no hay ningún problema. Basta con que el administrador también modifique temporalmente ese límite.

Estas son solo algunas de las formas en las que te ayudamos a no perder de vista tus gastos. Descubre el resto de herramientas del control de gastos de Pleo si quieres más visibilidad y control sobre ellos.