La evolución en la gestión de gastos: ¿en qué época estás?

Probablemente vas a alucinar con esto: ¿sabías que el primer registro contable es de hace 7.000 años y se encontró entre las ruinas de la antigua Mesopotamia? Se trataba de un registro para controlar el crecimiento de las cosechas y los rebaños, con el fin de determinar si había excedente o escasez esta temporada.

Y en la tumba del antiguo rey egipcio Horus Escorpión I, de 5.300 años de antigüedad, se descubrieron bolsas de aceite y lino con fichas de hueso inscritas con marcas numéricas, es decir, recibos.

Como ves, hemos avanzado mucho desde el registro en tablillas de piedra y el uso de fichas de hueso para registrar las transacciones.

Desde el comienzo del siglo XXI, hemos visto como personas y empresas adoptan las nuevas tecnologías para seguir el ritmo de las necesidades y los deseos de los clientes. ¿El resultado? El software de gestión de gastos necesitaba avanzar. Y rápido.

Pero antes de mirar al futuro, es importante reflexionar sobre el pasado. Echemos un vistazo a los hitos en la transformación de la gestión de gastos.

Un recorrido por la evolución de la gestión de gastos

Edad de Piedra

La Humanidad comienza a entender la idea de “gasto” (y a sentir el dolor a la hora de pagar, claro).

Los humanos aceptan e intercambian fichas, como piedras o huesos, en vez de bienes. Llevar la cuenta de esto era muy difícil, ya que implicaba muchos recuentos y una gran dificultad a la hora de almacenar.

Las primeras civilizaciones

Aunque existe una discusión en el mundo académico sobre cuál es su procedencia, es innegable que el ábaco es uno de los mayores inventos de la humanidad. Considerada alta tecnología en su época, esta herramienta contable, aparentemente sencilla y hecha a base de cuerdas y guijarros, se utilizaba en los cálculos para registrar con precisión todo tipo de transacciones.

Edad Media

La época medieval no lo hizo mal en lo que respecta al dinero. Para sustituir a las piedras, se generan intrincadas monedas a las que se asignan valores. Debido a todo este “nuevo” dinero (¡y es que había una gran variedad de monedas para negociar!), se crea un sistema de registro más avanzado para llevar la cuenta de las transacciones.

Siglo XIX

En 1883, el tabernero James Ritty patentó la primera caja registradora. Una mayor automatización que supuso un aumento en la precisión contable y agilizó el seguimiento de los gastos por parte de las empresas. 

La campana y el cajón que se añadieron un poco más tarde garantizaban que todo el mundo fuera consciente del intercambio de dinero en la tienda.

Y las cosas empezaron a acelerarse...

La década de los 70

La época de la música disco y del primer software de contabilidad (¡no sabemos cuál es más divertido!). Llamado “System Analysis and Program Development” (quizá “SAP” te suene algo más). ¿Los beneficios? Ayuda a los negocios a gestionar sus datos financieros y de inventario. Se reduce el error humano y la gestión de gastos se vuelve más rápida.

La década de los 90

Los ordenadores se vuelven más pequeños, convirtiéndose en la herramienta predilecta del trabajador medio. Y sí, empieza el reinado de Microsoft Excel.

La década de los 2000

La gestión en la nube simplifica una gran cantidad de tareas y se vuelve más sencilla para los negocios. El nuevo milenio viene con el SaaS debajo del brazo. En 2007, con el lanzamiento del primer iPhone, lleva el inicio de la gestión financiera móvil. Esperamos que, por lo menos, estés en esta etapa. Nadie sigue en los 70 más allá de las listas de Spotify, ¿verdad?

La gestión de gastos hoy

Si crees que guardar recibos y enviar archivos por email para conseguir aprobación es como se debe hacer la gestión de gastos, vamos a contarte un pequeño secreto: no, no se hace así. 

Como puedes ver tras este pequeño recorrido histórico, la tecnología se ha desarrollado rápidamente durante los últimos treinta años. Existen innumerables soluciones que ayudan a las empresas de todos los tamaños a controlar y registrar sus gastos.

Desde las nóminas hasta la gestión de facturas o la previsión de tesorería, en los últimos años ha llegado una oleada de herramientas fintech con capacidad para transformar la forma en que las empresas más modernas gestionan sus gastos.

Y usar una solución de gestión de gastos es mucho más que una posibilidad. Se trata de una forma de tener un mejor control sobre lo que se gasta en la empresa.

Estas soluciones eliminan errores y retrasos derivados de la gestión manual y llevan a un mayor índice de satisfacción entre tus empleados. Porque la introducción manual de los datos no solo afecta a tu cuenta de resultados, también supone un coste para tus empleados.

Y a nivel de toda la compañía, la gestión manual de los gastos aleja a las personas de aquellas cosas en las que deberían centrarse. Sin mencionar que las nuevas generaciones de empleados no tienen paciencia para ocuparse de los recibos de forma manual. Quieren apps y las quieren ahora.

No parece muy buena idea perder a buenos trabajadores porque tu proceso de gestión de gastos está anclado en el pasado, ¿verdad?

Mirando al futuro

La automatización total ya está llegando a nuestra vida diaria. ¡Hasta hay coches que se conducen solos! Es imposible que los gastos se queden fuera de este fenómeno.

Así que puedes esperar más automatización, inteligencia artificial y, sobre todo, movilidad.

Muchas empresas son cada vez más globales, y sus empleados también gozan de mayor flexibilidad y movilidad. Los trabajadores necesitan presentar informes y gastos, y que los administradores aprueben todos los gastos reclamados, ya sea desde un smartphone o un portátil, estén donde estén. 

La conectividad ininterrumpida es imprescindible. Algo que aplica en todos los procesos financieros de una empresa. Y las soluciones de gestión de gastos se integrarán cada vez más en todos los sistemas financieros: pagos con tarjeta, cuentas bancarias, contabilidad y nóminas. Al fin y al cabo, estos sistemas comparten gran parte de la misma información.

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