Gestión de personal y de equipos en cuarentena | Pleo

El coronavirus ha provocado un nuevo marco laboral en cuanto a gestión de equipos y personal. 

Desde el pasado 18 de marzo en España, y debido al estado de alarma, todas las personas con un puesto de trabajo no esencial se han visto confinadas en sus casas para combatir el coronavirus. 

Sin apenas tiempo para reaccionar, ¿qué ha supuesto esto para los departamentos de recursos humanos?

La principal preocupación de las empresas es frenar el contagio, y por tanto cualquier lugar de trabajo físico que congregue a un número determinado de trabajadores, corre el riesgo de que haya infectados.

Otro reto es conseguir dinamizar el trabajo remoto donde la confianza y la productividad deben estar muy presentes. 

Sigue leyendo y descubre nuestros consejos útiles para la gestión de tu personal.

Qué desafío plantea el confinamiento de los trabajadores para la gestión de personal. Nuestros consejos.

La situación de confinamiento plantea muchos frentes abiertos para las empresas. La complejidad y rapidez de adaptación dependerá de: qué tipo de actividad desarrolle la empresa y del número de trabajadores en plantilla.

Teniendo en cuenta estas premisas, queremos poner nuestro grano de arena con estas recomendaciones que pueden servir para implementar en vuestras organizaciones: 

Cuestiones prácticas ante bloqueos geográficos y limitaciones de movilidad

Los recursos humanos ahora mismo deben centrarse no solo en cuestiones prácticas relacionadas con gestiones administrativas, también necesitan estar cerca de los trabajadores, ser transparentes y cuidar los detalles.

NOTA IMPORTANTE: Ahora más que nunca la comunicación debe ser personal y positiva. 

Es importante tener controladas cuestiones organizativas como viajes y reuniones, que deberán ser canceladas.

Si es inevitable la asistencia al centro de trabajo, la coordinación con los servicios de prevención es imprescindible:

• Facilita el justificante que autoriza el desplazamiento del trabajador al centro de trabajo.
• Elabora unas normas detalladas de seguridad y convivencia. Coloca carteles informativos y dispensadores de desinfectante.
• Asegura las medidas de prevención de riesgos: mascarillas, pantallas, gafas protectoras y guantes.
• Establece medidas de distanciamiento social. Asegurar, junto con los servicios de prevención de riesgos, que haya una distancia de seguridad entre puestos. 

Fomenta el teletrabajo.

El trabajo en remoto es un reto para muchas empresas donde la confianza y el compromiso debe estar más presente que nunca. 

Son innumerables las ventajas que ofrece el teletrabajo tanto para las empresas como para los trabajadores. Por ejemplo:

• Evita desplazamientos. Ahorra tiempo y no contamina.
• Proporciona más autonomía y compromiso en los empleados.
• Reduce costes de infraestructura: mantenimiento de edificios y consumo energético.
• Supone un incentivo y atrae talento.
• Ayuda en la conciliación familiar.

Son varios los retos que supone el teletrabajo, pero nada comparado con los beneficios que aporta, como ya hemos visto. Los dos retos más destacados son:

• La productividad. El Instituto Kaizen comparte estos consejos para aumentar la productividad en remoto. 

          *Fuente: Kaizen Institute.

1. Compromiso: encender la webcam para favorecer el entendimiento. 
2. Foco: establecer pocos objetivos y claros para ir directo al asunto. Asegúrate de que todo el mundo tiene la posibilidad de participar. 
3. Compartir visualmente: Compartir ideas a través de dibujos.
4. Seguimiento: elaborar un informe, en directo, durante la conversación.
5. Preparación: preparar la agenda de la reunión de forma anticipada.
6. Smart Places: Verificar la conexión a internet, preparar el ordenador y configurar el software de forma anticipada. 
7. La adaptación del puesto de trabajo. Se recomienda tener un espacio específico, con equipos adecuados y asistencia informática en caso de incidencia.

Vías de contacto aparte del email.

Para combatir el aislamiento y la pérdida de foco recomendamos hacer reuniones, por videoconferencia, cada cierto tiempo. Los empleados tendrán una comunicación más cercana y el grupo permanecerá cohesionado. 

Las reuniones deben ser cortas, organizadas y preparadas previamente. Después de cada reunión es importante hacer un seguimiento de cada tarea asignada. Así se cumplirán los plazos de entrega. La idea no es reunirse por reunirse. 

Recomendamos Teams y Whereby. 

Apoyo para organizar el trabajo en equipo.

Hay muchas herramientas de software y aplicaciones, nosotros recomendamos Asana y Trello.

Organización de la información.

Tener un sistema de almacenamiento de información y documentación en la nube, para trabajar adecuadamente desde casa.

Como solución de almacenamiento te recomendamos OneDrive o Dropbox. Para aprobación de documentos y almacenamiento en la nube, nuestra propuesta es R2Docuo.

Motivación del personal.

La motivación puede llevarse a cabo desde muchas perspectivas:

• Clases para salvaguardar su estado mental, por ejemplo, de: Mindfullnes o Risoterapia. 
• Actividades físicas: gimnasia de mantenimiento o yoga.
• Ejercicios de gamificación o lo que es lo mismo integrar mecánicas de juegos en el ámbito del trabajo. El objetivo es motivar la participación, el compromiso y la lealtad de los empleados. Elabora un sistema de retos y recompensas virtuales.
• Sesiones de coaching para no perder el foco.

En esta crisis estamos demostrando nuestra capacidad adaptativa y creativa, además de aprendiendo nuevas formas de trabajar y relacionarnos. Aquí la tecnología está siendo un gran aliado en todos los aspectos de nuestra vida.

Empoderamiento de los empleados.

Está demostrado que los empleados comprometidos y emocionalmente conectados con su organización tienen un rendimiento mayor.

Una buena estrategia de empoderamiento es establecer una cultura basada en la confianza, de manera que, los empleados sean conscientes de que las decisiones que toman pueden repercutir positiva o negativamente en el equipo o en los objetivos. 

Un ejemplo de ello es hacer partícipe a tu empleado en las decisiones de compra de la compañía. En este sentido, desde Pleo podemos ayudarte con nuestras tarjetas inteligentes prepago, virtuales o físicas. 

Además, ahora tenemos una buena noticia, si te registras antes del 1 de junio Pleo será gratis hasta el 1 de julio.