Gestionar las suscripciones de tu empresa: los números que debes conocer

El aumento en el uso de los SaaS (Software as a Service, por sus siglas en inglés), el comercio electrónico y el trabajo flexible han hecho de las suscripciones algo vital para muchos negocios.

Por eso, tenerlas bajo control te puede aportar una buena sensación de seguridad. Al fin y el cabo, sabes quién está pagando y qué es lo que está pagando.

Pero, seamos honestos, ¿con qué frecuencia sientes que tienes ese nivel de control? Y es que, para algunas personas, gestionar sus suscripciones puede ser algo abrumador.

Seguro que a estas alturas ya te imaginas de qué va nuestra última investigación: ¡suscripciones! Y, más concretamente, en qué están gastando las empresas, quién se inscribe y qué problemas quieren resolver.

Y, al final de este artículo, te contaremos qué estamos haciendo para ayudar con todo eso.

Este informe se basa en los resultados de una reciente encuesta realizada por Pleo a un total de 104 encuestados (74 administradores y 30 usuarios finales) que usan nuestro producto, repartidos entre Alemania, Suecia, Dinamarca, Reino Unido, España e Irlanda.

El gasto en suscripciones es una preocupación compartida

Cuando se trata de suscribirse a servicios o bienes recurrentes, la responsabilidad del pago para estar muy repartida.

Equipos financieros, directores, CEOs, responsables de IT, usuarios... No hay una regla fija sobre quién realiza los pagos. Pero, desde luego, no es algo centralizado.

Es algo que tiene sentido. No hay muchos CFOs con tiempo para supervisar individualmente las suscripciones de cada miembro del equipo, ¿verdad? Sobre todo si tenemos en cuenta el volumen de suscripciones que tendemos a acumular.

La mayor parte de la gente usa entre 1 y 15 suscripciones

El 87 % de los administradores y usuarios finales entrevistados utiliza entre 1 y 15 suscripciones, y la mayoría tiene más de 5.

Como es lógico, variables como el sector y el tamaño de la compañía tienen un impacto en este número. Por ejemplo, la mayor parte de los entrevistados que declararon mantener entre 41 y 100 suscripciones trabajaban en empresas de más de 50 personas.

¡Y un aplauso para ese 3 % que nos dijo que su empresa utiliza entre 91 y 100!

Las suscripciones tienen un gran impacto en la cuenta de resultados...

Sí, las suscripciones han cambiado la forma en que las empresas hacen su labor. Lo sabemos: una tarifa de 9,99 € al mes que puede cancelarse en cualquier momento es mucho más atractiva que un enorme coste inicial.

Pero el coste combinado de todos esos pagos... también cuenta.

Para el 65 % de las empresas con las que hemos hablado, las suscripciones representan como mínimo un tercio del gasto de la compañía.

También es muy interesante echar un vistazo a los otros extremos del espectro. El 33 % de los encuestados declaró que las suscripciones no eran tan significativas, representando entre un 0 y un 10 % de su gasto.

En el otro lado, el 14 % declaró que las suscripciones se llevan más del 60 % del gasto total.

… pero el panorama general puede ser confuso

Aquí hay otra cifra digna de mención, que apunta a una falta de visibilidad y transparencia sobre quién paga qué.

El 15 % de las personas no estaban seguras de cuánto gasta su empresa en suscripciones.

Hay un equipo que se lleva la palma con las suscripciones: IT

El Software as a Service ha sido una gran tendencia en los últimos años, por lo que no es sorprendente que los departamentos de informática sean —por mucho— los que más suscripciones acumulan.

Va en serio, echa un ojo al gráfico.

Y tiene todo el sentido.

Piensa en quién da de alta a las nuevas contrataciones o se ha encargado de los contratos de tu Slack, Zoom o cuentas de Adobe.

Y cuando empezaron los confinamientos, ¿qué equipo hizo posible que tuvieses el software que necesitabas para trabajar desde casa?

Y las principales categorías de gasto en suscripciones son...

Software. Hosting web. Almacenamiento en la nube. Teléfono e internet. 

Estas son las categorías que dominan los costes de suscripción en las empresas más modernas. Pero los clásicos siguen ahí, claro.

Servicios financieros, de comida, para la oficina; en fin, todo lo que ha hecho funcionar a las empresas desde... Bueno, desde mucho antes que las sofisticadas herramientas digitales.

¿Qué quieren cambiar los administradores?

Ya hemos visto cómo de importantes son las suscripciones. Y también que la responsabilidad sobre estas (tanto para contratarlas como para pagarlas) está algo dispersa.

Pero ahora vamos a lo esencial: ¿cuáles son los cambios deseados sobre la forma en que se están gestionando en las empresas?

El 65 % de los encuestados declara que es importante conocer el coste total de las suscripciones de la empresa.

Mientras que otro 52 % está preocupado por las suscripciones duplicadas. Por su parte, a un 48 % le gustaría tener algún tipo de información sobre el porqué del pago.

Y es que, si tu equipo de diseño está gastándose sus buenos euros en una herramienta de esas con un nombre raro, estaría bien saber para qué sirve realmente.

Ojalá pudiésemos hacer algo al res... Espera, ¡podemos!

Buenas noticias, nuestra Vista general de suscripciones ya está aquí

Hemos lanzado una Vista general de suscripciones que reúne todos los pagos recurrentes de tu equipo en un solo lugar.

Esta funcionalidad permitirá a tus compañeros contratar aquellas herramientas que necesitan, mientras que los administradores podrán tener total visibilidad de cada suscripción. Se acabaron los duplicados que te hacen perder dinero cada mes o esas suscripciones que sigues pagando... aunque nadie las utiliza.

Así que, da igual que tengas entre 91 y 100 suscripciones; lo importante es que las tendrás bajo control.