Informe de gastos de viaje: un imprescindible para gestionar los viajes en tu empresa

Pedro, de la sucursal de Madrid, viaja a Murcia varias veces al mes.

A veces cinco, otras seis e incluso diez.

Joaquín, otro tanto de lo mismo. En este caso, es la cara visible de la empresa en Pontevedra, Lugo y Asturias donde, por supuesto, hace noche.

Marta, por su parte, hace desplazamientos dentro de la Comunidad de Madrid en su propio vehículo y cuando tiene varias reuniones come fuera.

Y así ocurre con 20 empleados más… con destinos, desplazamientos, dietas y propósitos diferentes 🤯

La empresa está encantada de tener todos los negocios controlados, en Madrid y fuera de allí.

¿Y los empleados?

También contentos.

La empresa, obviamente, les cubre todos esos gastos de viaje siempre que estén debidamente aprobados y justificados en su informe de gastos de viaje.

Este trámite es la llave para que los empleados recuperen los gastos de los viajes de empresa que hagan.

Y lo cierto es que no solo significa mucho para ellos, sino también para la empresa y para el departamento de finanzas, sobre todo para la gente de contabilidad 😎

El informe de gastos de viaje es un documento que te ayuda a administrar, a reembolsar y a desvelar insights valiosos sobre cómo y dónde se invierte el capital humano y financiero de la empresa.

Todo para que tomes decisiones estratégicas teniendo más información de tu parte.

Entonces, ¿es realmente imprescindible el informe de gastos de viaje?

Sí, sí y mil veces sí 😌

El informe de gastos de viaje NO es un simple trámite administrativo.

Está claro que Pedro no puede percibir 100 € por su viaje a Murcia si ha gastado 160 €; lo lógico es que le devuelvas exactamente lo que gastó.

Y al revés, lo mismo.

No es justo tampoco que Pedro intente recibir un reembolso de un almuerzo al que fue invitado por un cliente 😒

Aquí es donde entran en juego los informes de gastos de viaje; ofreciéndote un seguimiento y un control de los gastos de aúpa, para que no quede ningún cabo suelto.

Al enumerarlos y tener que justificarlos con facturas, recibos o tickets, se facilita el seguimiento y la auditoría interna de los gastos de viaje.

Dices adiós a los fraudes financieros y también a la insatisfacción de tus empleados por no cobrar una compensación adecuada por sus viajes de negocios.

¿Que aun evitando los fraudes, la empresa va justa de presupuesto y tiene que reducir de alguna forma?

Pues los informes de gastos de viaje son la mano derecha para optimizar gastos ☺️

Solo revisando los informes de gastos de viaje puedes identificar las áreas en las que se puede reducir, intercambiar o modificar un costo y mejorar la planificación financiera en cuanto a los viajes de negocios.

¿El último trato de Pedro se cerró en un restaurante del centro de Murcia, con la cuenta a cargo de la empresa por gastos de representación?

Quizá la próxima vez puedas proponer esa comida en un restaurante más económico, cerrar un menú previamente o establecer que la reunión sea en un coworking; igual o más acogedor que un restaurante y mucho más rentable para tu bolsillo, dónde va a parar 🤭

Ah, y también se encargan de facilitarte las deducciones fiscales, ¿eh?

Pero de eso te hablaremos después. Ahora te vamos a contar qué datos y  gastos se pueden o no incluir en el informe de gastos de una empresa. Hablando de gastos de viaje, claro.

¿Qué se debe incluir en un informe de gastos de viaje?

Para que todos y cada uno de los integrantes de la empresa sepan cómo hacer un informe de viaje de trabajo hay que empezar, valga la redundancia, por el principio: estableciendo la política de gastos de viaje de tu empresa.

Esta será la base del informe de gastos y debe predecirlo todo: 

• Los gastos que están cubiertos
• Sus límites, con sus correspondientes tablas de gastos
• El procedimiento de presentación del informe de gastos de viaje y también el formato
• Las bases del proceso de aprobación
• Las formas y plazos de los reembolsos

Así como todos los detalles sobre alojamiento, dietas o transporte que quieras añadir.

Igual tu empresa se ha comprometido, por ejemplo, a restringir el uso de ciertos medios de transporte por razones ambientales y entonces, comprar billetes de avión para ir de Madrid a Barcelona no está permitido.

Y por su parte, el informe de gastos de viaje, ¿qué datos debe contener?

Lo básico es:

• Quién o quiénes realizan el viaje
• Duración del viaje de negocios
• Destino
• Objetivo de ese viaje de empresa
• Listado de los gastos
• Justificación de esos gastos de viaje

Y ahora vamos con la chicha del asunto 🤨

Gastos que SÍ se pueden incluir en el informe de gastos de viaje

Este debe ser el punto más importante tanto para ti, gestor de las finanzas, como para los empleados.

Si un gasto está bien justificado y cumple la política de gastos, chiclín 💰

Ellos recuperan su pasta, la empresa consigue su objetivo y tú consigues deducir el IVA de esos gastos; un win-win en toda regla.

¿Qué se incluye? Pues:

• Billetes y tickets de transporte: tren, metro, avión, taxi o bus
• Alquiler de vehículos, peajes, aparcamiento y también gastos de kilometraje, si fuera el caso
• Alojamientos varios: hoteles, hostales e incluso Airbnb
• Dietas: restaurantes, bares o menús de gasolinera
• Otros gastos siempre que tengan relación con el trabajo: entradas a conferencias, gastos de representación… lo que se te ocurra

Por tanto, los gastos de viaje que no tengan esa relación directa con el trabajo: ⛔

No serán reembolsados.

Un ejemplo de informe de viaje que no va a ser aprobado es el que incluye multas de velocidad.

Y vamos con otra de las cosas que le importan a tu departamento de contabilidad 🙂

¿Hay IVA deducible en los gastos de viaje de empresa?

Sí peeeero… no en todos los gastos 👇

El IVA puede ser recuperado: 

• Del alquiler de vehículos comerciales —camiones o furgonetas—
• De los peajes
• De las tasas de aparcamiento
• De los gastos de representación
• De las dietas —de un máximo de 26,67 € diario si es en España y 48,08 € si es en el extranjero cuando no hay pernocta y de 53,34 € y 91,35 €, respectivamente, cuando si la hay—
• De los gastos de publicidad —un 15 % cuando tienes menos de 50 trabajadores y gastas menos de 10 millones y 10 % cuando tienes menos de 250 trabajadores y gastas menos de 50 millones—

NO puede ser recuperado de:

• Los gastos de kilometraje porque no incluyen ningún impuesto, aunque el combustible según el tipo y según el vehículo sí podría ser deducible
• Y del alquiler de turismos

Las dos caras del informe de gastos de viaje: ventajas y desventajas

Vamos a empezar a soltarte todo lo bueno de los informes de gastos de viaje, que siempre entra mejor 😉

• Te ayuda a llevar un control financiero riguroso
• Te ofrece más transparencia con eso de los viajes de negocios y también más visibilidad para optimizar los recursos
• No te pierdes ninguna deducción fiscal
• Los reembolsos se hacen por importes exactos
• Te ayudan a retener talento: empleado conforme con sus gastos de viaje de empresa, empleado que se queda

Ahora… la parte más dura, la de las desventajas; que también las tiene: 

• El procesamiento de esos recibos, justificantes de pago, facturas y tickets que vienen adjuntos al informe de gastos de viaje le lleva mucho tiempo a tu departamento
• Claridad… poca: hasta el cierre de mes no vas a saber cuál es el estado de las cuentas de la empresa y tampoco podrás hacer una gestión de la tesorería real
• Es propenso a errores: aquellos de los que no se libra ningún humano que realice un proceso manual
• ¿Y si alguno te entrega un gasto que no está justificado porque perdió el ticket? Reembolsarlo es un riesgo financiero para la empresa en caso de que haya una auditoría. Aunque confíes en la palabra de tu empleado, si no consigues un duplicado del gasto o un extracto bancario porque se pagó en efectivo, ¿qué haces?
• Y no te olvides de los posibles fraudes; ya hemos hablado de ellos antes, pero también merecen un punto en este listado

Los 5 modelos de gastos de viaje

La forma de gestionar, estructurar y pagar los gastos de viaje es tan importante, o más si cabe, que la necesidad del desplazamiento o del viaje.

Y por eso, dependiendo de las demandas de tu empresa, puedes optar por un modelo de gastos de viaje u otro.

¿Qué va a decantar tu elección? 🧐

Pues la cultura de la empresa, el tamaño, la frecuencia y el tipo de viajes de negocios, así como la estrategia que tengas montada para los gastos y para la eficiencia administrativa.

#1 El más común: reembolso por gastos reales

Bien, porque pagas lo justo y necesario por X viaje 😬

Mal porque tus empleados tardan más de lo que les gustaría en recibir su dinero.

#2 Por gasto diario

Se establece un importe diario fijo para los gastos que puede ser diferente dependiendo del destino o incluso de la categoría del empleado.

Facilita mucho la gestión administrativa al departamento de contabilidad porque reduce la necesidad de guardar recibos, aumenta la rapidez del reembolso —siempre es la misma cantidad— y además hace que la contabilidad sea más previsible.

Sabes que como máximo van a gastar X ✌️

Les das autonomía para que gasten esa asignación como mejor les parezca, sin aprobaciones ni más trámites.

¿Lo malo? No sirve para pagar gastos grandes como billetes de avión o un hotel.

#3 La tarifa plana

Haces una estimación de cuál va a ser el presupuesto para un viaje concreto, por ejemplo: Pedro va a gastar en su viaje a Londres 500 € y, ¡pum!

Se los ingresas antes del viaje.

El problema llega cuando Pedro te reporta los gastos reales de ese viaje; pueden ser más o menos de lo que esperabas.

Si viaja a un país con un nivel de vida muy alto, puede que sea poco.

O viceversa, que sea mucho y estés pagando de más.

#4 El lío entre los líos: los anticipos

Los empleados reciben un anticipo para cubrir los gastos estimados del viaje, como en el modelo anterior.

Pero, en este caso, hay obligación de presentar recibos y facturas de los gastos reales y con esta obligación a alguien le tocará devolver pasta 😳

Puedes ser tú porque adelantaste poco o el trabajador porque le proporcionaste dinerito de más.

Es un respiro para tus trabajadores, económicamente hablando, pero también un lío de gastos para el departamento de contabilidad. 

#5 La opción ideal: las tarjetas corporativas

Les das tarjetas de empresa inteligentes a los tuyos para que las utilicen en lo que quieras: para los gastos de viaje, para hacer pagos a proveedores, para comprar material de oficina… ¡o cualquier otro tipo de gasto!

Y tienes un seguimiento directo y centralizado de todos y cada uno de los gastos 😮

Ah, y eliminas de la ecuación los adelantos y también los reembolsos.

También te quitas de encima los peligros de los fraudes. Puedes controlar estas P-Cards como quieras: establecer topes, lugares en los que no quieres que se utilicen, etc.

¿Y el informe de gastos de viaje?

Prácticamente se hace solo. El trabajador y el departamento de contabilidad van a empezar a trabajar menos porque los gastos se registran automáticamente a través de las transacciones de la tarjeta: automatización de procesos en toda regla 💪

El futuro de los informes de gastos de viaje con la ayuda extra de las tarjetas corporativas

Los gastos de viaje no tienen por qué ser complicados; con Pleo, no lo son ni de lejos.

¿No conoces Pleo? 

Ay… 😵

Pleo es una herramienta financiera para mejorar la gestión de los gastos. 

Hace de todo y más con sus tarjetas corporativas.

¿Los tickets? A la basura, y con ellos todos esos problemas de tintas que se borran o de recibos que se pierden.

Pleo es un software para empresas aprobado por la Agencia Tributaria para que una foto sea más que suficiente para justificar el gasto 😍

¿Los reembolsos? Diles adiós también; se paga directamente desde la cuenta de la empresa.

¿Y si hay algún gasto en efectivo? El mismo procedimiento… foto al recibo y cuando apruebes el gasto —un solo clic— con Pleo se reembolsa al instante a través de los balances.

¿Y los informes de gastos de viaje y las notas de gastos? Portazo.

Se hacen solos a través del registro de gastos con la app.

¿El IVA deducible? Atado en corto; no se te escapa ni un euro de lo que te toca.

¿Y los datos? Actualizados y disponibles para tu departamento a golpe de scroll.

¿A qué esperas para gestionar tus informes de gastos de viaje con Pleo? La mejor solución de gestión de gastos 🤩