Por qué una buena relación entre finanzas y el resto de equipos es clave para una mejor gestión del dinero

Las finanzas afectan a todo el mundo en la empresa. Ya sea porque marketing necesita más presupuesto para la última campaña o porque ventas quiere saber cuántos descuentos pueden ofrecer. Las finanzas están en el centro de cualquier compañía.

Pero la relación del equipo de finanzas con otros equipos no siempre es como debería. Su función es percibida (y juzgada) por otros departamentos como demasiado estricta, a pesar de que este equipo es, la mayoría de veces, el garante del crecimiento de la empresa.

En realidad, todas las áreas de tu negocio se podrían beneficiar reforzando esta relación. Cuanto mejor sea la relación, más transparentes serán los equipos sobre sus verdaderas necesidades. Así, el equipo de finanzas podrá organizar mejor el futuro financiero y tomar mejor decisiones sobre dinero. Y también puede ayudar a identificar oportunidades para ser más eficientes y reducir costes.

Por otro lado, los equipos como los de IT, marketing o atención al cliente, tendrán mayor visibilidad sobre cómo el equipo de finanzas define el presupuesto de cada departamento y sabrán con cuánto dinero contarán de cara al siguiente año. Por no hablar de que se sentirán más cómodos para proponer mejoras en los procesos y entenderán mejor la importancia del rol del equipo financiero.

Entonces, ¿cómo se puede mejorar la relación entre finanzas y el resto de la empresa?

Comparte información de forma proactiva

Las finanzas se perciben muchas veces como algo oscuro, que tiende al secretismo y se centra en rellenar excels incomprensibles. Esto, lógicamente, hace difícil que el resto de la gente entienda que está haciendo el equipo financiero realmente en su día a día.

El equipo de finanzas podría empezar por comprometerse a compartir información importante y noticias relevantes en las reuniones de la empresa. Probablemente tengáis una reunión semanal (o mensual) sobre cómo le va al negocio. Y con 10 minutos de esa reunión será suficiente. Si, además, se graba la sesión y siempre está disponible para los que no se pudieron conectar, no habrá excusa para no estar al día de las finanzas.

Es muy importante que cualquier información que compartas sea fácil de entender (y no precisamente por alguien del equipo de finanzas). Trata de evitar frases y acrónimos complicados. Recuerda que no todos saben la diferencia entre EBITDA y ARR. Y si necesitas usar acrónimos, añade un glosario que aclare todos los conceptos.

Escucha activamente

Esto es para los que van a la oficina.

Cuando estés tomando un café en la oficina o comiendo en la terraza, escucha lo que dicen tus compañeros sobre las finanzas. ¿De qué se quejan? ¿Cuál es el proceso que les estresa? Cuanta más atención prestes, más cambios aplicarás antes de que te lo pidan. Esta actitud proactiva hará que se acerquen directamente a ti para comentar las cosas que no comparten o las ideas que tienen para mejorar.

Y si trabajáis desde casa, ¿qué tal si organizas un Q&A online para que la gente pueda compartir sus impresiones? Organiza una reunión mensual con uno o dos miembros del equipo de finanzas e invita a todos para que compartan sus dudas e impresiones. Cuando más transparente seas con tus procesos, más tiempo ahorrarás explicándolos. Incluso puedes crear un canal de preguntas y recomendaciones en Slack o Teams.

Una política de gasto clara

Una buena política de gasto debería cubrir todos los escenarios posibles, no dejando espacio a preguntas, dudas o descontrol.

Puede que tu equipo viaje mucho por trabajo. En este caso, tu política debería dejar bien claro cuánto se puede gastar cada empleado al día en comida, bebidas, transporte y alojamiento. Si no quieres que derrochen en taxis, limita el gasto al transporte público. Si no defines claramente qué gastos están dentro de la política de empresa, esto acaba derivando en un mayor gasto por parte de los empleados. Porque lo que es “razonable” para una persona, puede no serlo para otra.

Utiliza la herramienta de Pleo para generar políticas de gasto y establece las directrices de gasto desde cero. Asegúrate de que los nuevos trabajadores (y los no tan nuevos) tengan claros los cambios para evitar que gasten de más.

Comunica tus planes de futuro

A la gente le gusta saber qué va a pasar. Así que si estás planeando reducir el presupuesto de marketing, avísales con tiempo para que se preparen. Agradecerán la visibilidad porque, de no anticiparse, este cambio podría afectar a todo el trabajo que estaban haciendo hasta ahora.

Y no te olvides de pedir que esta comunicación sea bidireccional. Si el equipo de IT va a contratar un software más caro el próximo trimestre, pídeles que te avisen con tiempo para organizar tu presupuesto. Después de todo, esto de las finanzas es cosa de dos.

Combina finanzas con estrategia

Se ha hablado mucho sobre cómo el 2023 iba a ser el año en el que el rol del Director financiero pasaría a ser más estratégico.

En vez de enfocarse en los gastos de la empresa, los líderes de finanzas apuestan por automatizar la administración para ganar tiempo y discutir con el CEO de la empresa los temas realmente importantes. El principal beneficio de esto es que el Director financiero puede aportar su visibilidad del gasto y todos los datos, permitiendo que el CEO tome decisiones con mucha más información. Además, esta forma de trabajar permite que las finanzas tengan voz y voto en el futuro de la empresa.

¿No sabes por dónde empezar? Descarga nuestro Manual de los directores financieros y descubre una visión del Director financiero mucho más estratégica y cómo su rol es vital en una situación económica como la actual.

Que el dinero sea algo sencillo para todos

Mucha gente solo tiene contacto con el equipo de finanzas cuando sus miembros les persiguen por un ticket o gasto a final de mes. Pero hay muchas herramientas que automatizan la gestión de gastos y son sencillas tanto para finanzas como para los empleados.

Con Pleo, los empleados pueden comprar lo que necesiten para el trabajo, hacer una foto del ticket y subirla fácilmente a la app. Así de sencillo. Pueden añadir categorías, etiquetas y comentarios si quieren dar más contexto sobre el gasto al equipo de finanzas. Además, no tienen que preocuparse por tener que adelantar efectivo. Y para el equipo de finanzas: se acabó el perseguir el ticket que falta o los e-mails amenazantes porque las cuentas no cuadran.

Lo mejor es que los equipos de finanzas malgastan mucho menos tiempo en esas tareas aburridas y procesos interminables. Como en el caso de Tamarit Beach Resort, en el que redujeron un 50 % el tiempo dedicado a tareas de contabilidad gracias a Pleo.

Por último, una mejor colaboración entre el equipo de finanzas y el resto de la empresa es indispensable para que las cosas fluyan mejor. Una mejor comunicación supone mayor visibilidad para todos los equipos sobre la situación económica de la empresa. Y les permite ayudar en los procesos en vez de entorpecerlos.