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The true cost of manual expense management

Hay una serie de costes directos e indirectos relacionados con los reportes de gastos manuales. 

Antes de entrar en detalle queremos señalar por qué la gestión manual de gastos no es rentable para tu negocio. Los dos factores principales son: 

  • Las acciones de las personas involucradas
  • La posibilidad de cometer errores.

Para calcular el coste total que le supone a tu negocio la gestión de gastos manual, necesitamos saber cuál es el proceso completo para realizar un reporte de gastos, desde el inicio hasta el final. 

“Por lo general, un reporte de gastos manual tiene 6 etapas e involucra al menos a 3 personas”. Pleo.

En una empresa normal, el proceso para realizar un reporte de gastos es así:

  • El empleado reúne los tickets y los archivos.
  • El empleado envía el reporte de gastos.
  • El reporte es verificado por el superior.
  • El reporte es aceptado o rechazado.
  • Si se aprueba, el empleado espera el reembolso.
  • Los contables introducen los datos en el software de cuentas.

El resultado de este proceso ineficaz, es un coste administrativo y económico para tu empresa. ¿Por qué es tan complicado? (Salvo cuando lo es). Frena la burocracia para poder focalizar en lo que realmente importa.

Algunos datos reveladores:

  • Las PYMES (o las empresas con un número de empleados inferior a 1.000), gastan de media 18,88 euros para procesar un simple reporte de gastos”. *Fuente Aberdeen Group.
  • El mismo estudio. afirma que “de media cada empleado presenta 1,5 reportes de gastos por mes”. 
  • Según un estudio de la GBTAun empleado destina 20 minutos de media  (de tiempo de trabajo) en completar una nota de gastos”.
  • “Uno de cada cinco informes de gastos contiene errores o falta de información”.*Fuente: GBTASi en el proceso se realiza algún error (1 de cada 5 reportes tienen errores), a la empresa le cuesta unos 18 minutos de media corregir dicho error. 

Tomando estas cifras, podemos estimar cuál es el coste directo promedio mensual que supone hacer un reporte de gastos de forma manual:

Coste por hacer un simple reporte de gastos

X

(Número de empleados) x (Media de reportes de gastos procesados al mes)

NOTA: Es importante que tengas en cuenta que dar un importe exacto del coste promedio de los gastos para tu empresa es complicado, sobre todo porque no hay dos empresas iguales. Eso sí, tendrás una idea muy aproximada.

Entonces, en el caso de tener una empresa de 1.000 empleados, el coste de hacer un reporte de gastos manual sería de:

18,88 euros x 100*1,5 = 2.832€,50 euros.

Lo que significa:

18,88 euros por cada simple reporte.

2.832,5 euros al mes.

33.984 euros al año.

¿Y si la empresa fuera más pequeña, por ejemplo, de 50 empleados

Uno de nuestros clientes, Forza Football, a pesar de no tener mucho personal los gastos de empresa estaban dando verdaderos dolores de cabeza. 

El descontrol suponía un total de 23.379 €/año, sin mencionar la pila de tickets de compra acumulados.

Esto demuestra que, sea el tamaño que sea de tu empresa, el coste de realizar los reportes de gastos de forma manual, es considerablemente alto. Además, afecta a:

  • Tus empleados. Registrar los gastos de forma manual distrae a tus empleados de lo que realmente importa en su trabajo.


  • La empresa. Disminuye el crecimiento y la innovación, aumentando la fricción dentro de la empresa debido a la burocracia.

Las empresas evitan automatizar sus procesos de reportes de gastos porque resulta difícil implantarlos en la empresa. Pero, en realidad, los procesos tradicionales no hacen más que entorpecer el proceso y costarle una fortuna a la empresa. De esta manera, el negocio nunca podrá llegar a su verdadero potencial

Los costes ocultos de los reportes de gastos manuales.

Para saber el coste real de los reportes de gastos manuales de una empresa, debemos indagar un poquito más. Esta vez, vamos a centrarnos en todos esos costes ocultos que se dan a lo largo del proceso. 

Los 4 problemas, más comunes, que producen costes indirectos y adicionales en los reportes de gastos:

Pérdida de tiempo por falta de productividad. 

En pocas palabras: el tiempo que se pierde en hacer un reporte de gastos se traduce en costes para tu empresa. No solo debes tenerlo en cuenta como gasto general, sino también como coste de oportunidad: los ingresos a los que renunciamos y que se convierten en coste por no haber elegido la mejor alternativa posible. 

“Una empresa mediana o grande procesa una media de 51.000 reportes de gastos al año. Lo que significa que, de media, se invierten aproximadamente 3.000 horas en corregir errores en los reportes de gastos de forma anual”. *Fuente: GBTA Foundation.

Considéralo fríamente: 3.000 horas perdidas cada año, que no se están invirtiendo en verdadero trabajo productivo para la empresa.

¿En qué otras tareas invertirías estas valiosas horas en tu empresa?

Comisiones adicionales y tasa de interés.

Cuando los empleados pagan los gastos empresariales, la mayoría de las veces existen comisiones adicionales por cada compra. 

La mayoría de los empleados son reacios (o simplemente no pueden) financiar los gastos de la compañía con el saldo de su cuenta corriente. Lo que significa que dichas compras se realizan con una tarjeta de crédito. 

Independientemente de que la tarjeta sea de crédito personal o de empresa, a no ser que se pague en menos de 30 días, habrá una tasa de interés adicional al propio gasto.

Según datos del Banco de España (BDE): “el tipo de interés que se paga en nuestro país por las tarjetas de crédito asciende al 20,82%, un 23% más que la media de la Zona Euro”. Lo que significa un cargo adicional considerable, a parte del gasto en sí.

La satisfacción de los empleados.

No importa cuánto intentes simplificar el proceso de hacer un reporte de gastos manual, nunca resultará divertido para tus empleados, por varias razones:

  • El tiempo y el proceso que conlleva hacer una hoja de gastos. 
  • Esperar a que la empresa te reembolse el dinero, resulta frustrante. 
  • Si no hay crédito disponible, podrías incluso poner en peligro las finanzas de tus empleados. 

Estas situaciones se vuelven especialmente difíciles cuando hay un conflicto con un pago o se retiene el reembolso. 

          “Más de un tercio de los trabajadores afirman que no reclaman los gastos y más de la mitad afirman que en el futuro no reclamarán un gasto a menos que no supere los 5 euros.” 

Todo esto sin olvidar lo que supondría la pérdida de un ticket tanto para el empleado, que no vería reembolsado el importe, como para la empresa que no podría justificar el gasto y mucho menos cuadrar sus cuentas, debido a un despiste.

Qué efecto causa todo esto a tus empleados y a tu negocio.

  • Es una situación desagradable para los trabajadores, provocará insatisfacción y un ambiente poco saludable.
  • Se traduce en miles de pérdidas por falta de productividad

Los estudios de la Universidad de Warwick señalan la evidencia de la correlación directa que existe entre la felicidad y la productividad. Según dicho estudio:

  • Los empleados felices son 12% más productivos
  • Si no se tiene en cuenta, la insatisfacción del personal podría acaban convirtiéndose en una alta tasa de rotación del personal. 

De media, cuesta alrededor del 20% del salario de un empleado, unos 150.000 dólares, poder reemplazar a un buen trabajador. 

Evidentemente, ningún empleado va a tomar la decisión de irse por un reporte de gastos. Pero, puede acabar perjudicando al personal, haciendo así que estén menos comprometidos y menos felices con sus puestos, lo que se traduce en un elevado coste para la empresa.

Gastos fraudulentos

Esto ocurre, cuando los empleados reclaman pagos que no entran en las políticas de gastos, o lo que es todavía peor, cuando - de forma fraudulenta - manipulan los tickets para pedir más dinero del que se les debe. 

A medida que los trabajadores comienzan a trabajar de forma remota o más flexible, son cada vez más capaces de “difuminar” los gastos comerciales legítimos con otros gastos personales fraudulentos. Esto ocurre con comidas, alojamientos e incluso con transporte para familiares y amigos.

“Más del 10% de los empleados exageran sus declaraciones de gastos”, según la investigación de YouGov.

Según estudios recientes:

  • Las empresas pierden alrededor del 5% de sus beneficios anuales en gastos fraudulentos.
  • Supone una media de 30.000 dólares anuales por empresa.
  • Las empresas con menos de 100 empleados tienen unas pérdidas relacionadas con fraude 28% mayores que las empresas con más de 100 empleados. 
  • Los gastos fraudulentos equivalen a pérdidas globales de 2,9 billones de dólares. 

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Haizea de Pedro - Content Freelancer Pleo Spain

Haizea de Pedro

Content Producer, Spain

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