Confort Services choisit Pleo pour améliorer la gestion de ses dépenses

Confort Services, le spécialiste français de la réparation du salon cuir, tissu et microfibre, a choisi Pleo, plateforme leader européenne de gestion des dépenses professionnelles, pour optimiser, simplifier et fluidifier la gestion des notes de frais de ses collaborateurs.

Réception et paiement des factures, gestion des remboursements, des notes de frais et de la comptabilité, le pilotage des dépenses d’une entreprise peut rapidement devenir fastidieux pour les équipes financières. Pour Confort Services, entre les avances de frais, les justificatifs manquants nécessaires aux remboursements des notes de frais et la saisie manuelle de l’ensemble des frais dans le logiciel de comptabilité, le processus de validation prenait du temps - s’étendant sur plus de deux semaines.

Pleo s’est imposé comme une évidence pour relever ces défis

Face à ces problématiques, le spécialiste de la réparation des canapés et des fauteuils cherchait un outil lui permettant de gagner du temps et davantage de transparence dans la gestion des dépenses. L’entreprise souhaitait également une plateforme qui analyse les différentes dépenses, et notamment les plus importantes, afin de pouvoir ensuite optimiser son budget lié aux notes de frais. 

Grâce à l’intégration de la plateforme Pleo, l’équipe financière de Confort Services bénéficie d’une plus grande visibilité et d’un meilleur contrôle sur les dépenses des collaborateurs, et tout ceci en temps réel. Beaucoup de salariés utilisent des véhicules de fonction pour se déplacer chez les clients et procéder aux réparations. Ils sont donc amenés à faire le plein d’essence plusieurs fois dans la semaine, ce qui engendre de nombreuses dépenses. Grâce à l’utilisation de Pleo, Confort Service a pu optimiser son budget et réaliser des économies.

De plus, avec Pleo, l’équipe financière a gagné un  temps considérable en passant d’environ 5 jours par mois dédiés au traitement des notes de frais à seulement une journée aujourd’hui. Les missions de l'équipe financière sont ainsi optimisées et cette dernière peut désormais consacrer davantage de temps à des tâches à plus haute valeur ajoutée : plus besoin de passer du temps à classer tous les justificatifs papiers puisque chaque dépense possède son propre justificatif dématérialisé.

Confort Service a dans un premier temps dû faire face à la réticence de ses salariés qui sont aujourd’hui ravis de pouvoir utiliser cette plateforme. Avec la carte Pleo, ils n’ont plus besoin de conserver une multitude de reçus et ils sont aussi plus autonomes. En effet, quelques secondes suffisent pour photographier son ticket de caisse directement via l’application mobile, saisir la description et la catégoriser.

Par ailleurs, les collaborateurs  ne demandent plus d’avance de frais et gagnent du temps. Avant l’intégration de Pleo, ils devaient d’abord envoyer un devis au service financier, et une fois le devis validé, le DAF pouvait procéder au règlement de la dépense. Ils ont désormais la possibilité de payer eux-mêmes les dépenses quotidiennes et leurs factures liées par exemple à la révision ou une réparation sur leur véhicule.