Les dépenses sont souvent complexes à gérer. Chasse aux reçus en fin de mois pour la compta, perte de reçus par les équipes, manque de visibilité sur les dépenses pour la finance... L'automatisation du processus est l’avenir de l’entreprise !
Qui apprécie les notes de frais ? Certainement pas les employés qui doivent les soumettre, ni les managers qui doivent les traiter, et encore moins les directeurs financiers qui, souvent, ont bien mieux à faire que de les approuver. Aujourd’hui, les départements financiers doivent continuellement surveiller les dépenses de chacun, au point de ne plus avoir de temps pour le reste. L’automatisation permet de gagner du temps sur les tâches trop chronophages. Quels sont les véritables avantages de la digitalisation des notes de frais ? Pourquoi opter pour de telles solutions et comment s’y prendre ?
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Points clés à retenir :
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Le rôle du DAF a changé, et les entreprises doivent s’adapter
Au-delà de son rôle traditionnel de gestionnaire des chiffres et de signataire des notes de frais, le DAF doit se positionner comme un véritable partenaire stratégique et commercial de l’entreprise. On attend de lui qu'il collabore avec chaque département, en les accompagnant dans l’analyse financière de leurs projets et de leurs plans. Pour que cela soit possible, les fonctions fondamentales, comme le contrôle des coûts et la gestion des profits et pertes, doivent être automatisées et actualisées en temps réel pour que le DAF puisse se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Bien que les notes de frais soient indispensables pour suivre les dépenses de l'entreprise (qu'il s'agisse de voyages ou d'achats d'équipements), elles sont souvent gérées de manière manuelle dans de nombreuses PME. 43 % des PME utilisent encore des tableurs Excel ou Google Sheets pour gérer leurs dépenses, et 19 % n'ont même pas de logiciel de gestion des dépenses. Cette méthode est chronophage, coûteuse et source d’erreurs. La digitalisation apparaît donc comme une solution clé pour libérer tout le potentiel du DAF, en lui permettant de gagner à la fois du temps et de l’argent.
Quelles sont les nouvelles stratégies à mettre en place ?
La digitalisation des notes de frais, aujourd’hui, est essentielle.
Pour faire croître une entreprise, une gestion numérisée des notes de frais est aujourd’hui essentielle. Il est important d’avoir du temps pour que les employés se focalisent sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée tout en ayant les bons outils pour sauvegarder les frais de manière organisée et sans erreur. Voici les avantages qu’offre la digitalisation des notes de frais :
- Un gain de temps considérable en termes de transparence et de visibilité, permettant d’obtenir une vue d'ensemble en temps réel sur les finances de l'entreprise. Cette visibilité est indispensable pour analyser les données financières : comptes de profits et pertes, budgets, prévisions de bénéfices, évolution du marché et planification de la croissance. En effet, rien de tout cela ne serait possible sans des données précises, fiables et régulièrement actualisées. Les responsables peuvent surveiller en temps réel les dépenses et s’assurer qu’elles respectent les politiques internes (plafonds de dépenses, types de dépenses autorisées, etc.), réduisant ainsi le risque d’abus ou d’erreurs.
- La digitalisation permet d'exploiter les données en temps réel. Dans un cadre de gestion manuelle, même si les informations saisies sont exactes, elles nécessitent un traitement constant pour être évaluées, interprétées et converties en informations utiles.
- Un gain de temps et une productivité accrue. Grâce aux nouvelles plateformes, outils et logiciels, les responsables peuvent valider les notes très facilement et à distance.
- Grâce à la numérisation, il n’y a plus d’erreurs ni de doublons. Les outils de digitalisation agissent aussi comme un système de vérification et de contrôle automatisé (par exemple, le respect des plafonds de remboursement, la validité des justificatifs). Cela évite le risque de fraude. Une autre petite révolution est la reconnaissance optique de caractères (OCR). Les justificatifs (factures, reçus, tickets de caisse) sont scannés et les informations sont extraites automatiquement. L'OCR permet de reconnaître les textes sur les documents scannés et intègre les informations directement dans le système de gestion des dépenses.
- Cette automatisation rend le processus plus écologique. En éliminant les formulaires papier et la gestion manuelle des documents, la digitalisation des notes de frais participe à la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise.
- Enfin, ce processus permet de rendre l'expérience des employés beaucoup plus agréable, moins chronophage. Grâce à ces outils faciles d’utilisation, les notes de frais sont photographiées et téléchargées sans problème.
Les avantages pour le DAF
Grâce aux outils d’automatisation du processus de notes de frais, le DAF peut se pencher sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme :
- Analyser les données financières
- Anticiper les besoins financiers
- Conseiller la direction
- Optimiser les ressources de manière proactive
- Participer à la stratégie de croissance de l’entreprise
L’automatisation libère du temps pour que le DAF devienne un véritable partenaire stratégique, capable d’anticiper les besoins financiers, de conseiller la direction sur les choix de croissance et d’optimiser les ressources de manière proactive.
Utilisation d’outils technologiques
Au lieu de remplir des formulaires papier et de soumettre des justificatifs physiques, la digitalisation permet de simplifier, de fluidifier et de sécuriser le suivi des dépenses en utilisant des outils numériques et des logiciels spécialisés.
En intégrant des outils numériques pour la récupération des notes de frais, le DAF gagne en efficacité, en réactivité et en transparence. C’est un véritable levier stratégique pour le département financier.
La numérisation doit garantir une reproduction exacte des documents originaux, sans modification ni altération des informations. Il faut donc numériser chaque page et conserver les preuves en cas de contrôle fiscal. Il est généralement recommandé d’utiliser un format de fichier tel que le PDF/A (parfait pour l’archivage à long terme) afin que les informations soient claires et lisibles et que la résolution soit suffisante. Voici quelques solutions et outils clés qui facilitent cette transition vers une gestion automatisée des dépenses :
- Reconnaissance optique de caractères (OCR) : Les justificatifs (factures, reçus, tickets de caisse) sont scannés et les informations sont extraites automatiquement. L'OCR permet de reconnaître les textes sur les documents scannés et intègre les informations directement dans le système de gestion des dépenses.
- Les logiciels de gestion des notes de frais : Des outils comme Expensya, Pleo, Rydoo, Spendesk, Veryfi, SAP Concur… permettent de centraliser, d’automatiser et de simplifier la gestion des dépenses professionnelles. Les employés saisissent leurs frais via cette application, qui extrait automatiquement les informations des reçus.
- Cartes de paiement professionnelles : Ce moyen est l'un des plus pratiques. L'employé obtient une carte de l’entreprise et règle ses frais directement. Cela lui évite d’avancer de l’argent et d’attendre d'être remboursé. C’est aussi un moyen parfait pour tracer les frais et les avoir enregistrées directement dans le système utilisé par l’entreprise.
- Plateformes cloud et solutions de stockage sécurisé : L'utilisation de solutions cloud permet de centraliser et d’archiver les documents relatifs aux dépenses. Cela permet d'être mieux organisé et de garder une trace des dépenses.
Cadre légal et conformité de la dématérialisation des notes de frais
Avec ces nouvelles technologies viennent de nouvelles législations. Voici quelques points clés à garder en tête :
- Bien conserver les justificatifs numériques : Depuis 2016, la législation française autorise la conservation numérique des justificatifs de dépenses sous certaines conditions. Ils doivent être conservés pendant une période minimale de 6 ans à compter de la clôture de l'exercice fiscal au cours duquel la dépense a été engagée. Selon le Code général des impôts (CGI), les entreprises peuvent conserver les factures électroniques et les justificatifs sous forme dématérialisée, à condition que ces documents répondent à des exigences spécifiques de fiabilité et d'intégrité. Les documents doivent être accessibles pendant toute la durée légale de conservation, et leur contenu doit être lisible, même plusieurs années après leur numérisation. Un document est intégral grâce à des mécanismes de sécurité, tels que la signature électronique ou des systèmes de cryptage, pour éviter toute modification du document. Il est aussi recommandé d'utiliser le cloud afin de centraliser tous les documents et de ne pas les perdre.
- Archivage fiable : Les justificatifs dématérialisés doivent être stockés de manière à ce qu’ils soient lisibles et disponibles dans leur intégralité. En France, la norme NF Z42-013 définit les critères de conservation des documents électroniques. Le justificatif doit être authentique et non modifiable, accessible à long terme, référencé de manière claire pour pouvoir les utiliser rapidement si nécessaire. Les employeurs doivent aussi garantir que les informations personnelles des employés relatives aux notes de frais soient traitées et stockées de manière sécurisée.
- Conformité fiscale et audit : Les documents doivent respecter toutes les conditions vues précédemment pour des questions d’audit. En cas de non-respect des exigences légales de conservation des justificatifs numériques, l’entreprise risque des sanctions fiscales.
Ainsi, l'objectif du département financier n’est plus seulement de réduire les coûts, mais aussi de garantir une flexibilité et une réactivité dans la gestion des dépenses, tout en fournissant des informations stratégiques importantes pour aider à la prise de décisions de la part des dirigeants et des investisseurs. Grâce à la digitalisation, le DAF et les comptables n’ont plus besoin de relancer les employés pour récupérer les factures individuelles. Qu’ils disposent ou non d’une carte d’entreprise, les collaborateurs saisissent leurs dépenses en temps réel via une application telle que Pleo, en photographiant simplement leur facture. L’application transfère ensuite automatiquement les données vers le logiciel de comptabilité de l'entreprise, avec une ventilation automatique des frais. Les responsables financiers bénéficient ainsi d’une visibilité en temps réel sur les dépenses de l'entreprise, leur permettant de détecter immédiatement les fluctuations et les tendances mensuelles.
