Digitaliser les notes de frais, c’est libérer le potentiel du DAF !

Sincèrement, qui apprécie les notes de frais ? Certainement pas les employés qui doivent les soumettre, ni les managers qui doivent les traiter, et encore moins les directeurs financiers qui souvent, ont bien mieux à faire qu’à les approuver. Or, les départements financiers doivent aujourd’hui continuellement surveiller des dépenses individuelles, au point de les détourner de leur mission principale. Alléger certaines tâches par la digitalisation devient alors un prérequis essentiel pour permettre au département financier de déployer son plein potentiel stratégique. Ainsi, quels sont les avantages concrets de la digitalisation des notes de frais ? Pourquoi opter pour de telles solutions et comment s’y prendre ?

Le rôle du DAF a changé, et les entreprises doivent s’adapter en conséquence

Le DAF doit évoluer vers un rôle de partenaire commercial et stratégique de son entreprise, au lieu d'être un simple gestionnaire de chiffres et un signataire de centaines de notes de frais mensuelles. On attend de lui qu'il travaille horizontalement avec chaque département de l'entreprise en les aidant à visualiser les perspectives financières de leurs plans et projets. Ces missions impliquent que les fonctions de base telles que le contrôle des coûts et l'exactitude des profits et des pertes doivent être automatisées et à jour en temps réel..

Certes, les notes de frais sont un mal nécessaire pour pouvoir suivre les dépenses réalisées au sein d’une entreprise, que ce soit pour des voyages ou des équipements. Nos dernières recherches montrent ainsi que la plupart des PME s'appuient encore sur un processus manuel pour gérer les dépenses : 43 % d'entre elles recourent à des tableurs Excel ou Google Sheets, tandis que 19 % des PME disent n’utiliser aucun logiciel de gestion des dépenses. Il est pourtant avéré que les erreurs tendent à augmenter lorsque le traitement est manuel. Et alors que l’inflation ne semble montrer aucun signe d’érosion, les raisons de mettre un terme à l'ancienne gestion des dépenses sont d’autant plus naturelles en vue d’un gain de temps - et d’argent. La digitalisation est donc la clé, mais comment peut-elle libérer concrètement le potentiel du DAF ?

Visibilité et données en temps réel : la plus-value de la digitalisation des notes de frais

Il est facile de se faire le chantre de la digitalisation sans forcément expliquer les avantages sous-jacents. Toutefois, à travers une gestion numérisée des notes de frais, on peut distinguer deux bienfaits concrets.

Tout d’abord, elle offre un gain de transparence et de visibilité, permettant de disposer d’une vue d'ensemble en temps réel des finances de l'entreprise. En fait, cette visibilité est un prérequis pour l’ensemble des données : comptes de profits et pertes, budgets, prévisions de bénéfices, évolution du marché, planification de la croissance. Rien de tout cela n'est possible sans données propres, correctes et actualisées. 

Du premier avantage découle le second : la digitalisation offre également l’opportunité d’exploiter des données en temps réel. Dans le cadre d’une gestion manuelle, même si les données saisies sont correctes, elles doivent constamment être évaluées, interprétées puis traduites en résultats utiles. La saisie manuelle n’est, de ce fait, jamais propice à une prise de décision rapide et bien informée ; et ainsi, le nouveau rôle consultatif que l’on attend du département financier s’avère impossible à atteindre.

L’objectif du département financier des entreprises n’est donc plus seulement de réduire les coûts, mais de jouir d’une certaine flexibilité et réactivité dans les décisions ayant trait à la dépense, ainsi que de fournir des informations clés qui alimentent les conseils stratégiques et la prise de décision des dirigeants d'entreprise et celle des investisseurs. Ainsi grâce à la digitalisation, le DAF et les comptables n'ont plus besoin de relancer chaque employé pour obtenir des factures individuelles. Qu’ils disposent ou non d’une carte d’entreprise,  les employés  saisissent leurs dépenses en temps réel via une application Pleo en photographiant leur facture. Cette application transfère alors automatiquement les données au logiciel de comptabilité de l’entreprise, en ventilant les frais de façon automatique. Les experts financiers peuvent ainsi avoir une vue en temps réel des dépenses au sein de l’entreprise et reconnaître les fluctuations et tendances mensuelles.