Comment encourager les économies d’argent au sein d’une entreprise en pleine croissance

L’une des clés de la réussite des petites entreprises est de faire attention à ses dépenses. Lorsque vous obtenez des fonds (bien mérités) lors d’un cycle d’investissement, il peut s’avérer tentant de tout dépenser en l’espace de quelques mois. De la même façon, si votre équipe s’agrandit et que vous n’avez aucun contrôle sur les dépenses de chacun, vous perdrez facilement en visibilité sur ces dernières. Ça vous parle ? Lisez la suite pour comprendre comment vous pouvez encourager les économies d’argent au sein de votre entreprise en pleine croissance.

Communiquez, communiquez, communiquez

Il vaut mieux donner trop d’informations que pas assez. Fournissez le plus de détails et de directives possible à votre équipe pour qu’elle sache précisément quelles sont les dépenses autorisées ou non. Cela permettra d’éviter les dépassements de budget. Robbie Osborne, responsable financier de Humaans, un logiciel d’automatisation destiné aux services RH, confie : « Nous nous efforçons de faire preuve d’une grande transparence sur ce que nous faisons bien et ce que nous faisons moins bien ». Cela aide les autres équipes à prendre conscience des contraintes auxquelles elles sont soumises et à comprendre que l’équipe Finance ne fait que mettre en œuvre les mesures de contrôle. Les collaborateurs communiquent beaucoup à ce sujet et se tiennent informés des nouveautés lors des réunions d’entreprise mensuelles.

Soyez réaliste

« Le principal défi de nombreuses entreprises de notre taille, c’est l’idée selon laquelle il est toujours possible d’obtenir des fonds lors d’un cycle d’investissement pour continuer à se développer. Mais dépenser sans compter pour parvenir à tout prix à la croissance n’est pas la solution », affirme Robbie. Les petites entreprises ou celles en pleine croissance doivent veiller à dépenser intelligemment leurs ressources. Faire preuve de réalisme paie au moment d’établir vos projections financières ; n’oubliez pas de suivre votre progression, de faire des ajustements ou de réduire vos coûts si nécessaire. Faites comprendre à vos employés que les ressources de l’entreprise ne sont pas illimitées. Allouez des budgets à chaque équipe et assurez-vous qu’elles ne le dépassent pas.

Vérifiez constamment vos dépenses

Entre les recrutements à tour de bras et le paiement des indépendants à qui vous faites appel, il peut s’avérer difficile pour les entreprises en pleine croissance de garder un œil sur leurs comptes.

« Nous vérifions nos dépenses tous les mois », précise Robbie. « [Nous utilisons Pleo pour] maintenir la visibilité, de manière à ce que l’équipe Finance puisse comprendre avec exactitude les dépenses de chacun au sein des différentes équipes ».

Responsabilisez les collaborateurs

Il est essentiel de responsabiliser l’ensemble de votre équipe en matière de dépenses, pas uniquement l’équipe Finance. Robbie estime qu’il faut « faire comprendre à vos collaborateurs que [vous] analysez ces choses-là et que vous avez clairement indiqué quelle était la priorité de l’entreprise » pour qu’ils sachent ce qui est attendu d’eux. Plus ils seront responsables de leurs dépenses, plus ils se montreront économes.

Ne réduisez pas seulement le budget consacré aux activités sociales

Considérées comme non essentielles, les dépenses sociales sont souvent les premières à faire l’objet de coupes budgétaires. Pourtant, réduire ce budget peut avoir des conséquences non négligeables sur l’entreprise. Les évènements financés à l’aide de ce budget servent à remercier votre équipe et contribuent à renforcer la productivité et la fidélité des collaborateurs. Faire une croix sur ces petites fêtes, particulièrement importantes si votre équipe est en télétravail, pourrait nuire à l’éthique professionnelle de vos employés. Plutôt que de réduire le budget consacré aux évènements sociaux, essayez d’abord de voir où vous pourriez faire des économies ou faites preuve de créativité pour pouvoir continuer à les organiser à moindres frais.

N’oubliez pas que le temps, c’est de l’argent

Lorsque vous passez des heures à effectuer des tâches manuelles qui pourraient être automatisées, vous perdez du temps, mais aussi de l’argent. « Le temps est une ressource aussi importante que l’argent. [C’est] pour cela que vous ne devez pas le gâcher », explique Robbie. Humaans ne comptait que cinq ou six employés lorsqu’elle a commencé à utiliser Pleo pour gagner du temps avec la gestion des dépenses et éliminer les processus manuels et fastidieux que cette tâche implique. « Cet outil nous a permis de gagner en rapidité et de ne plus avoir à demander au PDG sa carte pour le moindre achat ».

Réfléchissez à la valeur ajoutée

« Les petites entreprises ou celles en pleine croissance ont tendance à posséder une foule de logiciels, sans qu’elles ne sachent réellement quelle est leur valeur ajoutée », estime Robbie. N’hésitez pas à faire de temps en temps le point sur les outils que vous utilisez (applications, abonnements, factures). Vérifiez que vous en avez pour votre argent, que votre équipe les utilise réellement et que vous ne payez pas deux fois pour la même chose. Un outil qui ne vous est pas vraiment utile est une dépense que vous pouvez (et devez) éliminer.

Envie d’en savoir plus sur la façon dont vous pouvez faire faire des économies à votre entreprise ? Inscrivez-vous à notre série Réinventer la finance pour accéder aux leçons de Robbie et de quatre autres experts financiers sur la façon dont le contrôle peut contribuer à réduire les dépenses inutiles et à améliorer l’efficacité organisationnelle.