La communication est essentielle pour réduire efficacement vos coûts

Il n’y a rien de tel pour semer la panique au sein de votre entreprise que de parler de « réduction des coûts ». En cette période d’incertitude financière pour les entreprises, il n’est pas étonnant que les budgets soient revus en permanence. Mais ce n’est pas pour autant que la pilule est plus facile à avaler…

Procéder à des réductions des coûts a tendance à paralyser les collaborateurs, ce qui peut nuire à l’entreprise. « Le mieux, c’est de faire changer les comportements, plutôt que de dire à quelqu’un qu’il ne peut plus faire telle ou telle chose », analyse Caroline Matthews, DG de Koto Studio, une agence spécialisée dans le branding et la communication numérique.

Identifiez les dépenses à éliminer en priorité

Cette tâche est loin d’être évidente. Il est difficile de savoir par où commencer et d’identifier les budgets à réduire en priorité, sans causer une vague de panique ou prendre des décisions difficiles. « En matière de réduction des coûts, il est essentiel d’adopter une approche globale », explique Caroline Matthews, DG de Koto Studio. « Le terme “coûts inutiles” est curieux. Je pense que tous les coûts doivent être analysés pour déterminer leur importance et leur utilité pour l’entreprise et ce à quoi ils servent ».

« Au niveau microéconomique, vous pouvez passer en revue les dépenses liées à une personne ou à un évènement particulier, puis commencer à vous interroger sur leur nature. Tout est une question de communication. À quoi servent-elles ? Quel rôle jouent-elles au sein de l’entreprise ? Et quel est leur véritable impact ? Si la réponse à ces questions est positive, alors ces dépenses sont nécessaires. Mais il faut se les poser. »

La plupart du temps, c’est le budget alloué aux évènements sociaux qui est réduit le premier. « Il faut comprendre l’impact qu’une réduction des dépenses peut avoir. Le budget consacré aux évènements est évidemment le premier à être réduit, et c’est dommage, car les collaborateurs sont l’élément le plus important d’une entreprise. Veiller à ce qu’ils soient remerciés est absolument essentiel. »

Mettez tout le monde sur la même longueur d’onde

La révision continue des budgets peut se traduire par des changements en ce qui concerne les dépenses autorisées et non autorisées de votre équipe (hôtels, billets d’avion ou abonnements par exemple). De nombreux éléments sont à prendre en compte et vous devez donner une foule d’informations à votre équipe pour ce qui est de la fixation des limites de dépenses. 

« Pour que ces économies soient acceptées dans l’entreprise, il faut d’abord les analyser au niveau macroéconomique, puis s’intéresser plus en détail à la manière dont elles vont être réalisées », explique Caroline. « Vous devez savoir exactement où ces économies peuvent être réalisées, fournir des conseils et définir le niveau d’attente quant à l’application des mesures de réduction des coûts. Il faut ensuite discuter avec les responsables des départements concernés, élaborer des politiques, donner des conseils à vos collaborateurs et fixer des objectifs pour qu’ils comprennent ce que cela implique ». 

Pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, le mieux est de rédiger une politique de dépenses sur mesure. Ainsi, vos collaborateurs sont libres d’effectuer leurs achats professionnels sans avoir à les faire approuver ou à les justifier. Une politique de dépenses efficace doit anticiper et couvrir de nombreuses dépenses en établissant des règles et en donnant des conseils sur la manière dont l’argent d’une entreprise peut être utilisé. Elle contribue à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et à éviter les dépassements de budget.

En quoi le contrôle permet de réduire les dépenses inutiles

Pour en savoir plus sur la façon dont le contrôle est essentiel à la réduction des coûts, inscrivez-vous à la série Réinventer la finance pour accéder à la leçon complète de Caroline. Vous aurez également accès aux leçons par quatre responsables financiers avant-gardistes.