Pleo Hero: Sam van der Vaart, Congressus

Congressus werd in 2014 opgericht en ontwikkelt softwareoplossingen voor verenigingen. Hun software helpt verenigingen om snel en zelfstandig hun administratie af te handelen. Het Groningse bedrijf bestaat uit vijf professionals die elk verzot zijn op hun werk. Samen helpen ze zo’n 300 verenigingen, stichtingen en vakbonden om hun administratieve taken te versimpelen.

Versimpelen als uitgangspunt

En versimpelen, daar houden ze van bij Congressus. Dat weet ook accountmanager Sam van der Vaart, met wie we spraken over de implementatie van Pleo binnen hun bedrijf. “Ik rijd heel het land door om verenigingen te bezoeken. Relatiemanagement is echt mijn nummer één prioriteit. Maar omdat we een klein team zijn, komen daar vaak ook neventaken bij kijken. We zijn bijvoorbeeld te klein voor een apart financieel team, waardoor onze CEO alles op het gebied van financiën zelf oppakt.”

Op dit moment gebruikt Congressus ze het boekhoudprogramma Moneybird om de financiële administratie in goede banen te leiden. Dat werkt goed, maar het verwerken van zakelijke kosten bleek nog altijd een tijdrovende klus.

“Ik ben vaak op pad en dan eet, slaap en parkeer ik door heel het land. Ik ontbijt onderweg, haal tussen de afspraken een lunch en eet ‘s avonds in een wegrestaurant voordat ik naar huis rijd. Als ik dat alles moet voorschieten, tikt dat best aan. En het bewaren van al die bonnetjes is ronduit vermoeiend.”

Elk bonnetje moest voorheen persoonlijk aan de CEO worden overhandigd. Die moest dat op zijn beurt weer invoeren en verwerken in de administratie. Geen ideale situatie dus. “Het kostte veel tijd en leverde een hoop frustratie op,” aldus Sam.

Geen stress meer over declaraties

Genoeg reden dus om voor Pleo te kiezen. En dat legt het bedrijf geen windeieren. “Dankzij Pleo heb ik als medewerker geen stress meer van het tijdig indienen van declaraties. Mijn zakelijke uitgaven zijn volledig gescheiden van mijn privé-uitgaven. De CEO heeft bovendien direct inzage in de uitgaven van het team en medewerkers hoeven geen grote bedragen te missen op hun rekening, omdat de declaraties nog niet zijn verwerkt.”

De implementatie van Pleo was in amper anderhalve week voltooid. “De acties die we moesten uitvoeren, stelden weinig voor. Een groot deel van die anderhalve week bestond uit wachten op de betaalpassen.” De tijdsbesparing is volgens Sam indrukwekkend. “Ik bespaar per dag al zo’n tien minuten aan bonnetjes verzamelen en indienen. Dat gaat om meerdere uren per maand. En mijn CEO is überhaupt geen tijd meer kwijt aan de verwerking van uitgaven en declaraties. Een ideale situatie dus.”

Ben je actief binnen een vereniging, stichting of vakbond? Ga dan eens om de koffie bij Congressus. Ze zijn gevestigd in het prachtige Groningen en gaan graag met je in gesprek!