Skip naar content

Alleen tot 31 januari: schrijf je in voor een jaarabonnement om in heel 2023 cashback te ontvangen. Meer informatie

Op zoek naar pleo.io?

Boek een demo
Vrouw met hond in de auto

Tools & Tips

Kilometervergoeding 2022: alles wat je moet weten

De kilometervergoeding is de vergoeding die je ontvangt per zakelijk gereden kilometer. De belastingvrije vergoeding ligt op dit moment op maximaal 0.19 cent per kilometer. Maak je gebruik van het openbaar vervoer? Dan ligt de vergoeding mogelijk hoger.

De komende jaren wordt de kilometervergoeding verhoogt naar 0.21 cent in januari 2023 en 0.22 cent in januari 2024. Dit heeft te maken met de stijgende brandstofprijzen voor diesel en benzine.

Wat is kilometervergoeding?

Kilometervergoeding is een vorm van reiskostenvergoeding voor al je zakelijke kilometers. Dankzij de kilometervergoeding ontvang je een financiële compensatie voor je zakelijke reizen. De werkgever kan deze compensatie belastingvrij uitkeren.

Hoe hoog is de kilometervergoeding in 2022?

De maximale belastingvrije kilometervergoeding in 2022 ligt op 0.19 cent per kilometer. Afhankelijk van het type vervoer dat je gebruikt, kan de kilometervergoeding ook hoger zijn. De werkgever mag er bijvoorbeeld voor kiezen de zakelijke kilometers met het openbaar vervoer volledig te vergoeden zonder dat die hier belasting over betaalt.

De werkgever kan er voor kiezen om meer dan 0.19 cent per gereden kilometer te vergoeden. Daar staat tegenover dat elke vergoeding boven deze 0.19 cent per kilometer niet langer belastingvrij is. In zo’n geval wordt de extra vergoeding als loon beschouwd en wordt hier loonheffing over ingehouden.

Wanneer heb je recht op kilometervergoeding?

Het is niet wettelijk vastgelegd dat de werkgever kilometervergoeding moet uitkeren aan het personeel. Werknemers hebben hier alleen recht op wanneer er afspraken over de reiskostenvergoeding zijn vastgelegd in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao), de individuele arbeidsovereenkomst of de bedrijfsregeling.

Zijn deze afspraken inderdaad opgenomen in het arbeidscontract? Dan heb je recht op kilometervergoeding wanneer je zakelijke kilometers maakt voor je werk. Het maakt daarbij niet uit welk vervoersmiddel je gebruikt, hoe vaak je reist, naar welk adres je reist of hoeveel kilometers je maakt. Dus ook als je met de benenwagen gaat, heb je recht overgoeding voor je kilometers😉

Eigen transport, openbaar vervoer en carpoolen

De reiskostenvergoeding is niet voor elke vorm van transport hetzelfde. Voor het openbaar vervoer gelden bijvoorbeeld andere vergoedingsregels dan voor een eigen voertuig. Hieronder vind je een handig overzicht van de kilometervergoeding in 2022 per vervoersmiddel.

Eigen voertuig

Wanneer je zakelijke kilometers maakt met je eigen voertuig, heb je recht op 0.19 cent vergoeding per gereden kilometer. Deze vergoeding is belastingvrij en wordt niet gezien als onderdeel van je loon. Er hoeft hierdoor geen loonheffing te worden betaald.

De kilometervergoeding voor je eigen voertuig is niet alleen bedoeld om de kosten voor brandstof te dekken, maar ook voor andere voertuigkosten, zoals verzekeringen, beurten en reparaties. De kosten voor parkeren zitten hier niet bij inbegrepen.

Auto van de zaak

Rijd je in een auto van de zaak? Dan zijn de gereden kilometers per definitie voor rekening van de werkgever. Het uitkeren van een aparte kilometervergoeding is daardoor niet nodig, want je maakt zelf geen reiskosten.

Openbaar vervoer

Wanneer je zakelijke kilometers maakt met het openbaar vervoer, zoals de bus, trein of metro, mag de werkgever een belastingvrije vergoeding aanbieden van 0.19 cent per kilometer of van de volledige reiskosten die je hebt gemaakt. Reizen met het OV heeft daardoor een voordeel ten opzichte van reizen met een eigen voertuig. Het hangt er natuurlijk wel vanaf in hoeverre de werkgever bereid is de OV-kosten te vergoeden.

Zakelijke OV-kaart

Heb je een zakelijke OV-kaart van je werk? Ook dan hoeft de werkgever geen aanvullende reiskostenvergoeding te betalen. De kosten voor de OV-kaart zijn dan immers al voor rekening van de werkgever. 💸

Carpoolen

De regels voor carpoolen zijn iets ingewikkelder. Als de werkgever zelf het carpoolen organiseert, mag die 0.19 cent per kilometer belastingvrij aan de chauffeur vergoeden. Wordt het carpoolen door collega’s onderling georganiseerd? Dan kan iedere collega een vergoeding van 0.19 cent per kilometer krijgen. Mocht je tijdens het carpoolen moeten omrijden om mensen op te halen, dan tellen deze kilometers niet mee voor de belastingvrije vergoeding.

Overige vervoersvormen

Ga je met de fiets, de brommer of met je stoere stappers naar je werk? Ook dan heb je recht op een vergoeding van 0.19 cent per kilometer. Deze vergoeding is eveneens belastingvrij en wordt dus niet gezien als onderdeel van je loon.


Hoe wordt de kilometervergoeding berekend?

Het berekenen van de kilometervergoeding is heel eenvoudig. Je pakt simpelweg het aantal kilometers dat je rijdt en berekent per gereden kilometer 0.19 cent vergoeding. Hieronder vind je een handige rekenformule.

Vergoeding berekenen voor fulltime werknemers

Donny werkt fulltime en rijdt per dag 22 kilometer voor zijn werk. De vergoeding die hij hiervoor krijgt ligt op 0.19 cent per gereden kilometer. Om zijn totale kilometervergoeding te berekenen, maakt Donny de volgende berekeningen:

  • Donny vermenigvuldigt de vergoeding per kilometer met het aantal kilometers dat hij per werkdag reis. De formule is als volgt: 0.19 cent x 22 kilometers per dag = 4.18 euro vergoeding.
  • Om zijn vergoeding over het hele jaar te berekenen, gaat Donny er vanuit dat hij 214 dagen per jaar werkt. De berekening wordt dan als volgt: 4.18 euro kilometervergoeding per dag x 214 werkdagen = 894.52 euro vergoeding per jaar.
  • Nu Donny de jaarlijkse kilometervergoeding weet, kan hij ook heel makkelijk berekenen hoeveel vergoeding hij per maand ontvangt. Hij deelt daarvoor de jaarlijkse vergoeding door 12 en komt uit op 74.54 euro per maand.

Vergoeding berekenen voor parttime werknemers

Werk je parttime? Ook dan is het heel eenvoudig om je kilometervergoeding te berekenen. Je berekent eerst de wekelijkse vergoeding op basis van een fulltime-dienstverband en deelt dit door 5 werkdagen. Vervolgens vermenigvuldig je dit bedrag met het aantal dagen dat je werkt en kom je uit op het juiste bedrag. 💡

Mag de werkgever zelf de kilometervergoeding bepalen?

De werkgever is niet verplicht om kilometervergoeding uit te betalen aan werknemers. In de praktijk blijkt echter dat de meeste werkgevers dit graag voor hun personeel doen. Omdat de belastingvrije kilometervergoeding maar tot 0.19 cent gaat, is dit vaak ook de maximale vergoeding die werkgevers uitkeren. Wanneer werknemers met het OV reizen, mag de werkgever zelf kiezen of die het volledige reisbedrag belastingvrij vergoedt of dat die kiest voor een belastingvrije vergoeding van 0.19 cent per gereisde kilometer.

Gaat de kilometervergoeding de komende jaren omhoog?

Omdat de kosten voor brandstof en OV steeds hoger worden, wil het kabinet de kilometervergoeding de komende jaren te verhogen. Het plan is om vanaf 1 januari 2023 de belastingvrije kilometervergoeding te verhogen van 0.19 cent naar 0.21 cent per kilometer. Vanaf 1 januari 2024 wil het kabinet de vergoeding laten stijgen naar een prijs per km van 0.22 cent.

Voor het zover is, dient het wetsvoorstel nog wel te worden goedgekeurd door de Eerste Kamer en de Tweede Kamer. 🎓

Hoe houd je de kilometervergoeding bij voor de belasting?

Om de zakelijke kosten voor het autogebruik af te trekken, dien je per rit onder meer de datum, het adres van vertrek en aankomst en het aantal gereden kilometers te noteren. Dit wordt ook wel een rittenregistratie genoemd en is bedoeld om je voertuigkosten tegenover de Belastingdienst te verantwoorden.

Zo’n rittenregistratie is geen overbodige luxe. Het levert je een betrouwbare administratie op en dat is prettig voor de Belastingdienst én voor jezelf.

Dankzij een goede rittenregistratie voorkom je naheffingen of boetes. Goed opletten dus!

Zo ziet een volledige rittenregistratie eruit

In de rittenregistratie dien je de volgende zaken te vermelden:

  • Het merk van je auto
  • Het type auto dat je bezit
  • Het kenteken van de auto
  • De periode waarin je de auto hebt gebruikt

Daarnaast moet je ook de gegevens van de rit zelf registreren. Het gaat daarbij om de volgende gegevens:

  • De datum van de rit die je gereden hebt
  • De begin- en eindstand van je kilometerteller
  • De datum van vertrek en de datum van aankomst
  • De route die je hebt gereden (dit is alleen nodig wanneer je niet de meest gebruikelijke route kiest)
  • De aard van de rit (zakelijk of privé)
  • De eventuele omrijkilometers die je privé hebt gemaakt (dit geldt alleen wanneer je privékilometers hebt gereden tijdens een zakelijke rit)

Het bijhouden van deze rittenregistratie is om meerdere redenen belangrijk. Allereerst kun je hiermee je kilometervergoeding opgeven bij de Belastingdienst, maar je kunt hiermee ook aantonen hoeveel privékilometers je hebt gereden. Wanneer je een auto van de zaak hebt, is deze data belangrijk voor het berekenen van je bijtelling.

Je kunt de kilometervergoeding eenvoudig opgeven tijdens de belastingaangifte. Deze kosten worden door de werkgever aan de werknemer uitgekeerd en kunnen tijdens de aangifte in mindering worden gebracht op de winst van het bedrijf.

Kilometervergoeding bijhouden: Pleo helpt je verder

Om de kilometers bij te houden, maken financiële teams van verschillende middelen. Veel teams gebruiken anno 2022 nog altijd een handmatige Excel-sheet, maar het gebruik van software voor het bijhouden van kilometers wordt steeds populairder.

Kilometers bijhouden via een Excel-sheet

Spreadsheets zijn al jaren de norm voor het bijhouden van de rittenadministratie. Dat is begrijpelijk, want het aanmaken en beheren van een spreadsheet is voor iedereen toegankelijk. 

Omdat werknemers op verschillende plekken wonen en verschillende zakelijke kilometers maken, is het bijhouden van de reiskosten via Excel echter niet eenvoudig. Financiële teams zijn hier een hoop tijd aan kwijt en dit proces is gevoelig voor fouten. Dit kan ertoe leiden dat werknemers onvoldoende of juist overmatig worden gecompenseerd.

Kilometers bijhouden via de software van Pleo

Om tijd, geld en energie te besparen op het bijhouden van de kilometervergoeding, biedt Pleo de perfecte oplossing. Dankzij de software van Pleo wordt het bijhouden van je reiskosten namelijk makkelijker dan ooit.

Pleo Pocket berekent de exacte kilometerstand voor elke reis op basis van begin- en eindgegevens. Deze informatie wordt gecentraliseerd opgeslagen en is meteen beschikbaar voor je financiële team. Hierdoor wordt in een oogopslag duidelijk wie welke kilometers maakt en welke vergoeding hierbij hoort. 

Je kunt daarnaast heel makkelijk inzien of de gemaakte kilometers overeenkomen met het woon-werkverkeer dat door de werknemer is opgegeven bij het ondertekenen van het dienstverband.

Slimmer bedrijfsuitgaven beheren voor je bedrijf

Bespaar tijd op vervelende, handmatige administratie en neem slimmer zakelijke beslissingen met het oog op de toekomst. Sluit je vandaag nog aan bij Pleo.

Boek een demo

Dit vind je misschien ook leuk...

Krijg het leukste Pleo-nieuws

Met maandelijke updates, verhalen van Pleo Hero's en natuurlijk alle nieuw(tje)s