Så får du ut det mesta av ditt fakturahanteringssystem

Med ett effektivt fakturahanteringssystem kan du öka företagets produktivitet och avlasta ekonomiavdelningen. Hur bra låter inte det? Hantera fakturorna i ett automatiserat arbetsflöde där alla kan bli kontrollerade, attesterade och betalda i tid samtidigt som säkerheten ökar genom inbyggda kontroller. I den här artikeln berättar vi mer om hur ett fakturahanteringssystem fungerar och hur det kan effektivisera din verksamhet. Allt för att du ska få dra nytta av fördelarna med ett ännu mer effektivt arbete och bättre kontroll. 

Är det dags att ta kontroll över fakturorna? 

Med ett fakturahanteringssystem kan du automatiskt plocka ut data från dina leverantörsfakturor, oavsett vilket format de är i, och hantera hela konterings- och attestflödet genom din dator, surfplatta eller mobiltelefon. När fakturan har blivit accepterad och godkänd, överförs informationen direkt till ditt affärssystem för slutlig bokföring och betalning.

Vad är ett fakturahanteringssystem? 

Ett fakturahanteringssystem är en digital lösning som företag använder för att effektivt hantera hela faktureringsprocessen. Genom att använda ett sådant system kan företag automatisera och centralisera hanteringen av fakturor från mottagande till betalning och arkivering.

Därefter kan systemet automatiskt läsa och tolka data från fakturorna med hjälp av optisk teckenigenkänning (OCR). Det här minskar behovet av manuellt arbete och reducerar risken för felaktigheter.

Vilka är fördelarna med fakturahanteringssystem 

I ett fakturahanteringssystem är flöden för attest och godkännande en betydelsefull komponent. Fakturahanteringssystemet kan skapa och hantera dessa flöden för att säkerställa att fakturor granskas och godkänns enligt företagets riktlinjer och hierarki. Det här bidrar till att upprätthålla en strukturerad och effektiv process där rätt personer ansvarar för att godkänna fakturan innan betalningen sker. 

Genom integration med företagets betalningssystem kan fakturahanteringssystemet underlätta för smidig och effektiv hantering av betalningar. Genom att koppla samman systemen kan företag enkelt spåra betalningsstatus och genomföra betalningar direkt från fakturahanteringssystemet.

Det här möjliggör snabb åtkomst och granskning av tidigare fakturor, vilket är av stor vikt för bokföring och revision.

Slutligen erbjuder många fakturahanteringssystem rapporterings- och analysverktyg för att övervaka och analysera företagets fakturahantering och kostnader. Genom att få insikter i faktureringsprocessen kan företag identifiera möjligheter till förbättringar och kostnadsbesparingar.

Så får du ut det mesta av ditt fakturahanteringssystem 

1. Automatisera kunskapen om fakturahantering 

Det är möjligtvis enkelt för en person med kännedom att veta vilken medarbetare som vanligtvis hanterar fakturor från en specifik leverantör. Men för att uppnå en effektiv process är det nödvändigt att automatisera sådan kunskap istället för att den ska vara beroende av en enskild persons minne. Fakturor som är avsedda för en specifik person bör ha en referens som styr dem till den aktuella personen. På så sätt kan systemet byggas så att det automatiskt skickar fakturan till rätt person när den tas emot. 

2. Våga släppa kontrollen

Varför inte överföra ansvaret för att kontrollera fakturafel till den som attesterar kostnaden istället för att ha en person som noga granskar varje faktura innan den skickas vidare för attestering? Verkligheten är att det inte är särskilt vanligt med fel på fakturor. Istället för att spendera tid på att kontrollera varje faktura, varför inte istället införa rutiner där man noggrant granskar den första fakturan från varje ny leverantör? Då kan man säkerställa att den innehåller alla obligatoriska fakturafält och har korrekt referens för automatisk vidarebefordran.

Eftersom det är troligt att alla efterföljande fakturor från samma leverantör kommer att ha samma utformning, är det klokt att vara noggrann med den första fakturan och vid behov kontakta leverantören om något är fel. 

3. Undvik samlingsfakturor

Att skicka ut fakturor som bara ska attesteras av en person är betydligt enklare än att fördela kostnaden på flera personer, vilket ofta leder till längre hanteringstider och påminnelser från leverantörerna. Om det inte är möjligt att få fakturan uppdelad per avdelning, kan det vara mer praktiskt att istället godkänna fakturan centralt och sedan fördela kostnaden i ekonomisystemet.

4. Automatisk hantering av återkommande fakturor 

Många fakturahanteringssystem erbjuder funktioner för fakturamallar eller abonnemang som möjliggör hantering av återkommande fakturor. Dessa fakturor konteras på samma sätt varje gång och kan exempelvis gälla hyror, leasingavgifter och liknande. Dessutom kan systemet ofta inkludera möjligheten till automatisk attestering, vilket innebär att fakturorna går direkt till betalning så fort de anländer till systemet.

5. Elektroniska fakturor

Om ni ännu inte har påbörjat övergången är det hög tid att öka antalet elektroniska fakturor som skickas till er. Det är faktiskt inte så komplicerat, och fördelen är att fakturorna kommer in i systemet snabbare samtidigt som risken för felaktig tolkning av information helt elimineras. Läs mer om e-fakturor här. 

6. Referenser och uppföljning

Det mest betydelsefulla är att ni praktiserar vad ni predikar. Varje individ har ansvaret att vid beställningar ange korrekta referenser till leverantörerna och att granska samt godkänna fakturan så fort den anländer i systemet. Genom att samtidigt övervaka den genomsnittliga väntetiden för godkännande och ha dialog med dem som inte agerar snabbt för att uppmuntra förbättringar, kommer ni snart att märka att ert fakturahanteringssystem blir ännu mer effektivt.