Vad är fakturamatchning och varför är det viktigt?

Alla moderna ekonomiavdelningar bör prioritera att öka sin automatiseringsgrad. Ett effektivt sätt att göra det här på är genom att förbättra hanteringen av inköpsordrar och fakturamatchning. I den här artikeln förklarar vi vad fakturamatchning innebär, samt utforskar möjligheterna till ökad automatisering inom hantering av leverantörsfaktura.

Vad är fakturamatchning?

Fakturamatchning innebär att en faktura kopplas och jämförs med en inköpsorder eller ett avtal. Om systemet kan identifiera ett inköpsordernummer på fakturan, hämtas alla detaljer och rader från inköpsordern och jämförs med fakturans uppgifter.

Ett kvalificerat system för leverantörsfakturahantering kan använda fakturans raddetaljer för att jämföra med motsvarande inköpsorderrad – inklusive artikelnummer, artikelbeskrivning, antal enhetspris, med mera.

Om alla detaljer stämmer behövs ingen manuell hantering; informationen skickas direkt till ekonomisystemet för betalning och bokföring av faktura. Om det uppstår avvikelser flaggar systemet för det här, och en intern process aktiveras för att hantera avvikelsen.

Genom att endast fokusera på avvikelser, kan man i de flesta fall eliminera 70-99% av den tid som annars läggs på fakturamatchning. Automatisk fakturamatchning mot en inköpsorder är därför en viktig faktor för att uppnå hög automatiseringsgrad.

Fakturamatchning mot inköpsorder

Manuell fakturamatchning mot inköpsorder och mottagning av varor är både komplicerat och tidskrävande. Framförallt när matchningen måste ske på radnivå. I mer komplexa fall kan en faktura omfatta köp av varor och tjänster från flera inköpsordrar under en månad, där alla inköp från olika avdelningar samlas på en faktura. Det här gör det svårt för leverantörsreskontran att identifiera vilken rad på fakturan som hör till vilken inköpsorder.

En lösning för automatisk fakturahantering kan effektivisera en stor del av processen för fakturamatchning, så att fakturorna hanteras i ett helautomatiskt arbetsflöde utan någon manuell hantering. Smarta lösningar för fakturamatchning som använder AI och maskininlärning kan idag hantera de mest komplexa scenarierna för matchning, vilket sparar tid för leverantörsreskontran.

Varför fakturamatchning?

För att ett företag ska maximera sina besparingar och effektivitetsvinster bör det prioritera system som erbjuder full automatisering av fakturamatchning. När du ska välja ett system för ditt företag rekommenderar vi starkt att du inte bara fokuserar på dina nuvarande behov, utan också på systemets potential att möta framtida utmaningar. Det här innebär att prioritera systemets förmåga att helt automatisera fakturahanteringen.

Vad händer när en faktura inte matchar inköpsorder?

När informationen på fakturan inte matchar underlaget uppstår en avvikelse. Avvikelsen måste granskas och hanteras av den person inom organisationen som ansvarar för köpet. Ofta kan det här vara en komplicerad och tidskrävande uppgift. En lösning för elektronisk fakturahantering kan förenkla och effektivisera processen genom att automatiskt identifiera avvikelser och skicka de specifika fakturaraderna till rätt person för granskning och beslut.

Tre sätt ett system kan matcha eller kolla så fakturan är rätt

Man pratar i regel om tre olika nivåer att matcha en faktura på. Man gör det på radnivå, radtotalsnivå eller huvudnivå. Anledningen att det finns olika nivåer är att de har olika användningsområden, hanterar olika fall, och de olika nivåerna kräver att olika mycket information ska finnas tillgänglig på fakturan.

Matcha på raddetaljer

Det mest detaljerade sättet att verifiera en faktura är att jämföra raddetaljer. Systemet identifierar artikelnummer, artikelbeskrivning, antal och enhetspris på fakturan och jämför dessa med motsvarande rader på exempelvis inköpsordern.

Matcha på radtotal

Här identifierar systemet totalbeloppet för varje rad och jämför detta med radtotalen på inköpsordern. Det här är användbart i situationer där du exempelvis beställer 10 stycken av en vara, men leverantören skickar 1 kartong med 10 stycken och fakturan visar antal 1.

Matcha på huvudnivå

Här använder systemet totalbeloppet på fakturan utan att ta hänsyn till de individuella raderna.

Även om det här kan verka riskabelt, kan det accepteras om du redan har gjort en orderbekräftelse och därigenom minskat risken för fel i antal och pris. Den här metoden undviker också problem när en rad på inköpsordern specificeras som två rader på fakturan, till exempel om du köper läsk och panten ingår i inköpspriset men leverantören specificerar drycken och panten separat på fakturan.

Ett kompetent system använder alla tre metoder parallellt

För att uppnå högsta möjliga automatiseringsgrad och för att minimera manuell hantering i processen för leverantörsfaktura behöver du ett system som kan använda alla tre matchningssätt parallellt.

På samma sätt bör systemet kunna börja med matchningen på huvudnivå och vid behov gå ner till radtotal eller raddetaljnivå. Självklart bör systemet även tillåta att den valda tekniken för matchning ställs in individuellt per leverantör.