Vad är fakturaskanning och hur fungerar det?

Med fakturaskanning hanterar du enkelt fakturor som tas emot via post eller mail. I den här artikeln berättar vi mer om vad fakturaskanning är, hur det fungerar samt hur du med ett smart verktyg för utgiftshantering kan förenkla hanteringen av fakturor och andra viktiga dokument. 

Fakturaskanning och tolkning av dokument

Även om de flesta fakturor idag skickas elektroniskt, är pappersfakturor fortfarande en stor del av många företags vardag. Med fakturaskanning och dokumentskanning kan du effektivisera dina flöden och hantera dem på samma sätt som övriga digitaliserade inkommande fakturor och dokument. Hanterar du eller företagets ekonomiavdelning en hel del dokument i pappersformat? Då kanske det är dags att investera i ett verktyg för fakturaskanning. Dessutom är fakturaskanning ett smidigt redskap för att effektivisera och automatisera företagets hantering och betalning av såväl pappersfakturor och fakturor på mail. 

Vad är fakturaskanning? 

Att skanna en faktura är processen att automatiskt plocka ut information genom datorteknik såsom optisk teckenigenkänning (OCR) och avancerad bildbehandling.

Det här är särskilt användbart för företag och organisationer som hanterar stora volymer av fakturor, eftersom det minskar behovet av manuell datainmatning och därmed ökar effektiviteten och minimerar risken för fel. Fakturaskanning kan också integreras med olika affärssystem och programvara för ekonomihantering vilket underlättar bokföring och fakturahantering.

Varför skanna fakturor?

Integrera smidigt era pappersfakturor med övriga digitala processer för fakturor och dokument. Genom att skanna dokument och göra dem elektroniskt sökbara hanterar ni era fakturor på ett kontrollerat och effektivt sätt.  

Hur fungerar fakturaskanning?

Här följer en övergripande beskrivning av hur fakturaskanning vanligtvis fungerar:

1. Fakturan mottas: Fakturorna kommer in till företaget antingen i fysiskt format (pappersfakturor) eller elektroniskt (via e-post, EDI, eller andra digitala kanaler).
2. Förberedelse för skanning: Om det är pappersfakturor, kan de behöva öppnas och sorteras innan de skannas. Elektroniska fakturor kan också behöva sorteras eller organiseras innan de skickas vidare för att skannas. 
3. Skanning: Fakturorna skannas med hjälp av en skanner eller digitala verktyg. Vid skanning av pappersdokument använder man optisk teckenigenkänning (OCR) för att omvandla text och siffror på fakturan till digitala data.
4. Tolkning och datautvinning: Efter skanningen tolkar systemet den digitala bilden av fakturan och plockar ut viktig information såsom fakturanummer, datum, belopp och leverantörsinformation. Det här görs genom att identifiera och koda specifika datafält på fakturan.
5. Validering och verifiering: Den utplockade informationen valideras för att säkerställa att den är korrekt och komplett. Det kan innebära jämförelser med befintliga data i företagets system eller kontroller mot förutbestämda regler och format.
6. Integration med affärssystem: Den tolkade och validerade informationen överförs till företagets ekonomihanteringssystem eller andra relevanta affärssystem för vidare behandling, godkännande och betalning av fakturan.
7. Arkivering och rapportering: Digitala kopior av fakturan arkiveras elektroniskt för framtida referens och spårbarhet. Dessutom kan systemet generera rapporter och analyser om fakturahanteringsprocessen för att förbättra effektiviteten och noggrannheten över tid. 

För- och nackdelar med skanning av fakturor

Fördelar 

• Det är smidigt att öka kapaciteten för att skanna fakturor i stora volymer när företaget expanderar.
• Ingen investering i skanner eller egna resurser krävs.
• Prisvärt även när verksamheten behöver hantera enorma mängder fakturor.

Nackdelar 

• Ett annat alternativ för att hantera datainsamlingen är att använda offshoring eller endast acceptera e-fakturor.

Vanliga frågor och svar 

Hur skannar man en faktura? 

Det finns olika alternativ för att skanna fakturor. Vissa företag väljer att investera i en skanner och hantera processen internt med sina egna personalresurser. Ytterligare ett alternativ är att utnyttja en extern tjänst där alla inkommande fakturor skickas för skanning. Efter skanningen behöver fakturan tolkas, det vill säga digitaliseras, innan den kan hanteras och betalas. Något du får hjälp med om du använder en extern tjänst. 

Vad kostar fakturaskanning? 

Priset för fakturaskanning varierar beroende på om du väljer att utföra skanningen internt eller använda en extern tjänst. Ofta erbjuds denna typ av tjänster som en fast månadsavgift eller som en paketlösning tillsammans med system för elektronisk fakturahantering.