Effektiv kostnadsminskning kräver kommunikation

När orden “Vi behöver dra ner på utgifterna…” yttras på kontoret sjunker stämningen ganska snabbt. I det ekonomiska läget vi befinner oss i just nu är det dock ett vanligt förekommande ämne. Och det är en diskussion som måste tas – för att säkerställa att varje budget håller och att kassaflödet förblir stabilt.

Enligt Caroline Matthews, COO på den digitala reklambyrån Koto, finns det ett bättre sätt att hålla nere kostnaderna. “Det handlar mer om att ändra beteendet, än om att berätta vad som inte kan göras.”

Avgör vilka kostnader som kapas först

Det är ingen enkel uppgift. Det är förstås svårt att veta var du ska börja och vilka budgetar som du kan dra ner på utan att panik utbryter. “Men när det kommer till att dra ner på kostnader är det en fördel om du har en holistisk blick på det hela,” förklarar Caroline Matthews. 

“Onödiga kostnader är en ovanlig term. Alla kostnader bör ses över så att du kan värdera hur viktiga de är, vilket värde de har för företaget och vad deras roll är.”

“På en mikronivå kan du titta på kostnader som en viss person har, eller ett visst event har, och så kan du börja ifrågasätta vad utgifterna består av. Allt kokas ner till kommunikation; vad gällde utgiften? Vilken roll spelar den i företaget? Och vilken skillnad gör den? Om alla svar är positiva får det anses vara en nödvändig kostnad. Det handlar bara om att tänka sig för.”

Ofta är det kostnaderna för sociala aktiviteter och annat som rör medarbetarnas trivsel som kapas först.

“Du måste inse biverkningarna av att dra ner på utgifter. Vid första anblick lär de sociala aktiviteterna kapas, och det är sorgligt med tanke på att medarbetarna är företagets viktigaste resurs, och att se till att de trivs är absolut nödvändigt.”

Få med dig hela teamet

Eftersom budget kräver uppföljning kan det variera när ditt team kan spendera och inte, på hotell, flygresor, prenumerationer och annat. De överväganden du behöver göra är många, och mycket du behöver kommunicera till teamet vad gäller köpgränser och annat. 

“För att hålla nere kostnaderna i företaget på sikt behöver du titta på det ur en makronivå. Sedan kan du gå ner på detaljnivå och ta reda på exakt hur besparingsåtgärderna ska implementeras. Sedan pratar du med cheferna på de olika avdelningarna och sätter ihop policyer och vägleder medarbetarna.

Du kan se till att medarbetarna är med på tåget genom att skapa en utgiftspolicy. På så sätt kan medarbetarna fortsätta köpa vad de behöver i jobbet på egen hand, utan att behöva få utgifterna godkända på förhand av olika personer. En bra utgiftspolicy effektiviserar utgiftshanteringen och ger svar på frågor kring köpgränser och andra regler. Den underlättar helt enkelt för alla inblandade.  

Kontrollverktyg som håller nere onödiga kostnader

För att lära dig mer om hur utökad kontroll kan spela en viktig roll när du vill hålla nere kostnader, prenumerera på vår serie Den nya ekonomistyrningen för att få tillgång till Carolines lektion – och insikter från fyra andra framåtlutade ekonomer i branschen.