Då är representation avdragsgill
Vad är representation? Vi börjar så. Representation är ett begrepp som används för att beskriva beskattningsområdet för sådana aktiviteter som främjar ett företags verksamhet. Ofta handlar det om personalvård (intern representation) eller kundvård (extern representation).
När är representation avdragsgill? Representation är ett krångligt begrepp. Det finns inte någon tydlig skatterättslig definition av det i lagen, vilket gör det svårare att beskriva.
Men sitt ner i båten, så benar vi ut vad som gäller tillsammans.
Vad är avdragsgill representation?
För att representation ska bli skattemässigt avdragsgill krävs det att det finns ett direkt samband mellan kostnaden och företagets verksamhet. Det finns både intern och extern representation.
Intern representation
Intern representation rör människor som arbetar inom företaget (anställda), eller på uppdrag av företaget (som styrelseledamöter).
Kostnaderna gäller ofta kaffe och fika, måltider eller personalfester. Intern representationen kan exempelvis uppstå vid:
- Personalfester
- Julbord
- Informationsmöten
- Vissa typer av representation koncernföretag emellan
För att den interna representationen ska räknas som skattemässigt avdragsgill representation måste det finnas ett direkt samband mellan kostnaden och verksamheten.
Exempel:
En gemensam kaffe- och fruktstund på förmiddagen gynnar verksamheten på ett direkt sätt, genom att energinivån höjs hos medarbetarna både näringsfysiologiskt och socialt 🤠
Extern representation
Extern representation rör människor som inte arbetar inom företaget. Till exempel kunder och samarbetspartners.
Kostnaderna gäller ofta måltider, aktiviteter eller gåvor. Extern representation kan exempelvis uppstå vid:
- Jubileum eller invigningar
- Mässor och andra marknadsföringsevent
- Affärsförhandlingar
Om samma grupp eller person tar emot representation ofta och återkommande, så att det innehåller inslag av personlig gästfrihet, utesluts avdragsrätten.
För att extern representation ska räknas som avdragsgill vid affärsförhandlingar ska representationen vara ett naturligt led i förhandlingarna. Bara de som bidrar till affärsförhandlingarna ska täckas av den externa representationen.
Dokumentera representationens syfte
Det är inte lätt att komma ihåg alla bjudluncher med potentiella kunder, lattestunder med jobbkandidater och semlor på kontoret. Men all representation måste ha ett direkt samband med verksamheten.
Därför är det superviktigt att du alltid dokumenterar syftet med representationen.
Skriv ner namnen på personerna som deltog, vilka företag de kom ifrån och spara informationen tillsammans med aktuella kvitton.
Äta på jobbet – kostförmån eller intern representation?
Nästan alla måltider som arbetsgivaren bekostar för en anställd räknas som en kostförmån, men det finns tillfällen då matintaget på jobbet övergår i att klassas som intern representation. Här hjälper vi dig att hålla koll på de olika reglerna och beloppen som finns.
Vad är kost?
Ordet är förmodligen inte nytt för dig. I princip all mat och dryck räknas in under Skatteverkets kostbegrepp. Och när Skatteverket pratar om “fri kost” handlar det om kost du blir bjuden på.
Fri kost räknas vanligtvis som en skattepliktig förmån, vars förmånsvärde schablonberäknas. Arbetsgivare gör då skatteavdrag och betalar arbetsgivaravgifter på förmånen.
Frukost, lunch eller middag
Är lunchen avdragsgill? Om arbetsgivaren bjuder på en måltid (det vill säga frukost, lunch eller middag) och flera personer samlas för att äta i en anvisad lokal, räknas det som intern representation. Då är måltiden inte skattepliktig för den anställda.
Om arbetsgivaren bjuder på en måltid på annat sätt, till exempel genom att beställa foodora till ditt hemmakontor, räknas måltiden som en kostförmån. Då är måltiden skatte- och avgiftspliktig.
Så fort du intar frukost, lunch eller middag, och du inte befinner dig på en anvisad plats tillsammans med företaget du arbetar för, tar du alltså del av en kostförmån.
Mat och dryck vid fester och konferenser
När du befinner dig på en personalfest, julbord eller konferens räknas fri kost som intern representation och behöver inte beskattas. Men som arbetsgivare ska du vara medveten om att avdrag för personalfester endast medges max två gånger per år.
Du får göra avdrag för julbords- och personalfesters kringkostnader (som till exempel underhållning) för upp till 180 kronor per person, men avdrag för mat och dryck-kostnader medges bara när det gäller enklare förtäring.
Du får alltså göra avdrag för underhållningen på festen, men inte för tillhörande Surf ‘n’ turf.
Fika på jobbet
Enklare förfriskningar som arbetsgivare bjuder anställda på under arbetstid, är skattefria. Det kan till exempel handla om en bulle, läsk, kaffe eller frukt. Att fika på jobbet är med andra ord avdragsgillt. Avdraget får uppgå till max 60 kronor.
Schablonbelopp för fri kost 2023
Skatteverkets schablonvärden för inkomstår 2023 ser ut enligt följande:
- Fri frukost: Max 50 kronor/dag
- Fri lunch/middag: Max 100 kronor/dag
- Helt fri kost (dvs. minst tre måltider): 250 kr/dag
Beloppen visar det maximala värdet kosten får ha för att vara avdragsgill.
Är alkohol avdragsgillt?
Alkoholhaltiga drycker räknas aldrig som avdragsgill representation.
Representationsgåvor
Presenter är ju alltid uppskattat, eller hur? I vissa fall räknas gåvorna som avdragsgill representation.
Representationsgåvor
Ibland kan en liten present göra det där lilla extra som skjutsar affärsförhandlingarna i rätt riktning. Avdrag för externa representationsgåvor medges för 300 kronor exklusive moms, men bara om gåvan överlämnas i samband med representationstillfället.
Julgåva till kunder
En julgåva till en kund är inte avdragsgill, om du inte ger bort reklamgåvor av mindre värde. Även då är beloppsgränsen 300 kronor inklusive moms.
Interna representationsgåvor
Det är inte helt lätt att veta när intern representation är avdragsgill. Ibland kan det känns som att avdragsgill representation knappt existerar. Men så är det inte. Det finns några tillfällen då du får skämma bort dina anställda avdragsgillt.
När är julgåvan avdragsgill?
Kosta Boda-skål, välgörenhetsdonation eller delikatesskorg? Vi har skrivit ett helt blogginlägg och julgåvor för företag. Kolla in det här!
I korthet gäller följande belopp för att julgåvan ska räknas som avdragsgill:
- En julgåva till en anställd är skattefri om värdet inte är mer än 500 kronor (inklusive moms)
Jubileum
- En jubileumsgåva till en anställd, som delas ut i samband med att företaget firar 25-, 50-, 75- eller 100-årsjubileum är skattefri om värdet inte är mer än 1 500 kronor (inklusive moms)
Minnesgåva
- Anställdas jämna födelsedagar från 50 år och äldre, anställningstid på minst 20 år eller en varaktig anställning (minst 6 år) som upphör, kan firas med en skattefri gåva från företaget. Värdet på gåvan får inte vara mer än 15 000 kronor (inklusive moms) för att vara avdragsgill.
Varje anställd kan få högst två skattefria minnesgåvor från företaget.