Så säkerställer du ett sparsamt förhållningssätt när företaget växer

Småföretagarens nyckel till framgång är att tänka smart kring pengar, särskilt under tillväxtfasen. När teamet växer snabbt är det lätt att tappa kontrollen över utgifterna. Fortsätt läsa om du vill veta hur du implementerar ett sparsamt förhållningssätt till företagets pengar i hela organisationen – för hållbar tillväxt.

Du kan aldrig kommunicera för mycket

Det är alltid bättre att säga för mycket än för lite. Ju mer detaljerade uppgifter du ger teamet, desto bättre förstår de vad de får och inte får köpa med företagets pengar. Det är så du undviker att gå över budget. Robbie Osborne, Head of Finance på Humaans, ett scale-up-företag som utvecklar automatiserande HR-verktyg, förklarar: “Vi försöker att vara bra på att vara transparenta kring när det går bra och när det går sämre för företaget,” säger Robbie. Det hjälper andra team att förstå vilka begränsningar som finns, så att ekonomiavdelningen inte alltid behöver vara den kontrollerande boven i dramat. Mycket av den här informationen kommuniceras under företagets månadsmöte som hålls tillsammans med alla medarbetare.

Var realistisk

“Den största utmaningen som företag i vår storlek möter, är idén om att du måste fortsätta få in investeringar för att kunna fortsätta växa. Det kan inte bara handla om att bränna pengar för att uppnå tillväxt”, hävdar Robbie. Som litet eller växande företag behöver ditt fokus ligga på att använda dina resurser smart och effektivt. Det betalar sig att vara realistisk när du sätter ekonomiska mål – kom ihåg att följa framstegen och justera när det behövs. Se till att medarbetarna vet om att pengarna är en begränsad resurs i företaget, sätt budgetar för varje team och se till att de håller dem.

Granska utgifterna regelbundet

Att hålla koll på vart företagets pengar tar vägen blir svårare i en tillväxtfas. Utläggshögarna växer i takt med att arbetsstyrkan gör det. Varje utlägg påverkar kassaflödet och att hålla koll på utbetalningarna är viktigt för att hålla företaget flytande. “Det här är något vi tittar närmare på varje månad”, erkänner Robbie. “Vi använder Pleo för synlighetens skull, så att ekonomiavdelningen kan förstå exakt vad folk köper i de olika teamen.”

Håll alla medarbetare ansvariga

Eget ansvar hos medarbetarna är viktigt för att företaget i stort ska må bra. Robbie föreslår att du “ser till att medarbetarna förstår att du utvärderar inköpen och tydligt kommunicerar företagets prioriteringar” för att öka förståelsen. Ju mer ansvar dina medarbetare känner att de har över företagets pengar, desto mindre blir risken att de spenderar i onödan.

Skippa inte allt det roliga

När kostnader ska kapas är det ofta sociala aktiviteter som stryker på foten, eftersom de inte anses vara affärskritiska. Men innan du går in och stryker allt det roliga ur budgeten, fundera över hur det kommer att påverka företaget. De sociala aktiviteterna är belöningar för gott arbete från medarbetarna. Det höjer förmodligen deras produktivitet och gör dem mer lojala till dig som arbetsgivare. Sammankomster och sociala aktiviteter är extra viktigt i distansjobbande team. Att helt radera de här utgifterna från kartan kan sänka arbetsmoralen.

Kom ihåg att tid är pengar

Om du lägger timmar på manuella uppgifter som hade kunnat automatiseras, slösar du inte bara tid, utan också pengar. “Tid är en lika värdefull resurs som pengar. Att vara effektiv med din tid är jätteviktigt,” säger Robbie. Han berättar att Humaans började använda Pleo när de hade 5–6 medarbetare, för att hjälpa dem bli mer tidseffektiva kring utgifter. “Det hjälpte oss att fortsätta vara agila utan att förlita oss på att VD:n ville låna ut sitt kort varje gång vi behövde köpa något.”

Fråga dig själv: vad får företaget ut av det här?

“Det är väldigt vanligt att små eller växande företag använder flera olika programvaror, och det är inte alltid det finns ett verkligt behov – ibland är de mer bra att ha och adderar inte något verkligt värde,” säger Robbie. Då och då är det bra att se över verktygen ni använder och utvärdera om de är värda att fortsätta betala för.

Vill du veta hur du kan kapa fler kostnader i ditt företag? Följ vår serie Den nya ekonomistyrningen, där du får höra Robbie och fyra andra slipade ekonomer diskutera hur kontroll kan bidra till lägre kostnader och förbättrad effektivitet.