Kravet på bevarande av räkenskapsinformation i original avskaffas

Du, precis som de flesta andra, tycker förmodligen inte att det är speciellt roligt att hantera kvitton och pappersfakturor. Vi har alla rotat igenom väskor för att hitta skrynkliga kvitton från månader tillbaka. Manuell hantering tar tid, och är lätt att glömma bort.

Som tur är har digitala lösningar gjort det mycket enklare att registrera utlägg. Däremot har det fram tills sommaren 2024 varit krav på att företag ska ta hand om papperskvitton och fakturor. I början av 2024 kommer förslaget om att kravet på att bevara räkenskapsinformation i original ska avskaffas – och några månader senare fattades det slutgiltiga beslutet. I den här artikeln berättar vi mer om just det. 

En snabb överblick av det viktigaste 

• Från och med 1 juli 2024 behöver räkenskapsinformation inte längre bevaras i pappersform, förutsatt att materialet är digitaliserat.
• Före lagändringen krävdes att räkenskapsinformation bevarades i samma format som det mottogs, vilket ofta innebar dubbel hantering av både papper och digitala kopior.
• Den nya lagen minskar behovet av fysisk förvaring, sparar pengar för företag och effektiviserar bokföringsprocessen genom användning av digitala verktyg.
• Räkenskapsinformation ska fortfarande sparas i minst sju år, men får lagras digitalt även på servrar utomlands under vissa förutsättningar.

Vad handlar den nya lagen om? 

Den 1 juli 2024 trädde den nya lagen i kraft och innebar att räkenskapsinformation inte längre behöver bevaras i pappersform om materialet finns digitaliserat. Denna modernisering av bokföringslagen banar väg för en mer effektiv och ekonomiskt fördelaktig arkivering av räkenskapsmaterial.

Följ ärendet för den aktuella processen och status på Riksdagens webbplats här

Vad menas med räkenskapsinformation?

Begreppet räkenskapsinformation är faktiskt nyckeln till att förstå vad ett företags bokföringsskyldighet innebär. Det handlar om innehållet – alltså olika typer av information eller sammanställningar – snarare än själva mediet där informationen finns (som papper eller digitala filer). Räkenskapsinformation delas upp i tre huvudkategorier:

1. Primär räkenskapsinformation – exempelvis verifikationer och bokföringsböcker.
2. Avtal och andra viktiga handlingar – t.ex. kontrakt och årsredovisningar.
3. Övrig räkenskapsinformation – sådant som kompletterar eller förklarar bokföringen.

Hur såg reglerna ut för bevarande av räkenskapsinformation innan ändringen?

Enligt bokföringslagen skulle räkenskapsinformation, innan regeländringen, bevaras i den form som den togs emot. Om du mottog ett dokument i pappersformat skulle det också arkiveras i pappersform, medan elektroniskt mottagen information skulle arkiveras elektroniskt. Det var inte tillåtet att skanna pappersfakturor och sedan göra sig av med originalet när allt var skannat. På samma sätt var det inte heller okej att skriva ut elektroniska fakturor och endast arkivera dem på papper; de behövde även arkiveras digitalt. Om du valde att skanna in en pappersfaktura sa bokföringslagen att endast originalet behövde arkiveras i tre år, medan skannade kopior behövde bevaras i sju år. Som du säkert förstår innebär de nya reglerna om digitalisering stora möjligheter att effektivisera dessa processer. 

Vilka är fördelarna med avskaffande av papperskravet?

Den naturliga progressionen av teknikutvecklingen har lett till att företag i allt högre grad digitaliserar sin bokföring. Många tar emot räkenskapsmaterial i pappersform, såsom leverantörsfakturor och kvitton, eller skapar själva räkenskapsmaterial i pappersform för att sedan digitalisera det.

Genom att enbart digitalisera räkenskapsmaterialet behöver företag inte längre hantera stora mängder pappersdokument som dessutom behöver lagras under långa perioder.

Det här minskar behovet av fysiskt utrymme att bevara dokumenten på, och hjälper företag spara pengar som annars skulle använts för arkivering och förvaring av dokument.

Det öppnar också upp möjligheter för redovisningskonsulter och ekonomiexperter att utmana och förnya sina arbetsprocesser genom att omfamna tekniska verktyg som automatiserar processerna. Pleo är ett exempel på ett verktyg för digital utgiftshantering . Med Pleo kan du samla, behandla, godkänna, betala och bokföra fakturor – allt på ett och samma ställe.

Hur länge ska räkenskapsinformation bevaras digitalt? 

I Sverige ska räkenskapsinformation sparas på ett tryggt och säkert sätt i sju år. Under vissa omständigheter kan du tillfälligt förvara verifikationer utomlands, och det är också möjligt för företag att lagra digitala filer på servrar i andra länder.

I speciella fall kan räkenskapsinformation förstöras innan de sju åren har gått, men då krävs tillstånd från rätt myndigheter. Så länge du följer reglerna är det helt okej att hitta lösningar som passar verksamheten bäst!