- Dårlige møder anslås at koste amerikanske og britiske virksomheder 2.484 milliarder kroner om året.
- Et møde bør altid have et klart formål, ellers kan det ofte undværes.
- En dagsorden sikrer struktur og forberedelse, hvilket kan forkorte møder markant.
- Overvej mødefri blokke i kalenderen for at skabe bedre fokus og produktivitet.
Der er (næsten) ikke noget værre end et møde, der trækker ud i langdrag.
Ikke nok med at det kan få dig til at føle, at du spilder din tid, så kan det også skabe forvirring, når det kommer til, hvad mødets formål egentlig er.
Et godt møde bør være kort, effektivt og målrettet. Det skal sikre, at de rigtige beslutninger bliver truffet, og at alle går derfra med en klar forståelse af, hvad der skal ske bagefter.
Men hvordan skaber man en mødekultur, der rent faktisk fungerer?
I dette indlæg får du 10 konkrete tips, der kan hjælpe din virksomhed med at afholde gode møder. Møder, der ikke bare føles produktive, men som rent faktisk skaber værdi.
Dårlige møder koster dyrt
Møder er en uundgåelig del af arbejdslivet, men desværre er de ofte forbundet med spild af tid, manglende struktur og ofte får vi slet ikke taget de beslutninger, som mødet ellers var planlagt for at afhjælpe.
Kombineret med det faktum, at mange bruger rigtig lang tid på møder, udgør det en farlig cocktail. Faktisk viser en undersøgelse fra Lederne, at danske ledere i snit bruger 12 timer om ugen i møder.
Det svarer altså næsten til to hele arbejdsdage – eller 40 % af arbejdsugen – som bruges på møder.
Derfor koster det altså dyrt, når møderne mangler kvalitet.
Desværre viser en undersøgelse baseret på 19 millioner møder, at møder spilder mere tid og flere penge end nogensinde før.
Hvor mange penge, tænker du måske?
Tja, rundt regnet 2.484 milliarder kroner.
Derfor er det altså vigtigt, at du får styr på møderne i din virksomhed. De skal ikke bare fylde tid ud i kalenderen – de skal skabe værdi for virksomheden og medarbejderne.
På den måde vil din virksomhed både spare tid og penge, men samtidig også forbedre beslutningsprocesserne.
Sådan skaber du det gode møde – 10 tips
Hos Pleo bevæger vi os i stigende grad ind på nye markeder og foretager mange ansættelser. I den sammenhæng har vi fundet ud af, hvor vigtigt det er at optimere vores møder.
Vi har grebet bolden og deler ud af vores erfaringer. Vores tips er endnu ikke fuldendte, så hvis du har nogle gode råd, som vi muligvis ikke har fået øje på endnu, vil vi gerne høre om dem!
Lad os ikke spilde tiden – læs videre, og bliv klogere på det første tip.
1. Hav et klart formål
Før du indkalder til et møde, bør du stille dig selv spørgsmålet: Hvad skal mødet opnå?
Hvis du ikke kan formulere et klart formål, bør du overveje, om mødet overhovedet er nødvendigt. Er det for at træffe en beslutning? Fordele opgaver?
Et møde uden et klart formål risikerer at blive en tidsrøver, hvor deltagerne går derfra uden nogen reel værdi.
Tip: Start mødeindkaldelsen med en kort, præcis målsætning, eksempelvis: "Målet med dette møde er at beslutte den endelige tidsplan for projekt X."
2. Send en dagsorden på forhånd
En dagsorden hjælper deltagerne med at forberede sig, så mødet bliver fokuseret og produktivt. Dagsordenen bør indeholde:
- Emner, der skal diskuteres
- Hvem der har ansvaret for hvilke punkter
- Hvilke beslutninger, der skal træffes
- Eventuelle materialer, der bør læses på forhånd
Når mødedeltagerne ved, hvad der forventes af dem, kan diskussionen blive mere effektiv, og beslutninger kan træffes hurtigere.
Det er selvfølgelig ikke alle møder, der behøver en dagsorden. Der er for eksempel ingen, der har brug for at høre programmet til et hurtigt møde, hvor I bare skal brainstorme eller drøfte en enkelt problematik.
Når det er sagt, viser forskning, at en dagsorden kan forkorte visse møder med 80%.
Tip: Send dagsordenen senest dagen før mødet, så alle har tid til at forberede sig.
3. Inviter kun de relevante deltagere
En af de sjoveste scener i filmen “The Loop” er der, hvor en af karaktererne bliver inviteret til et møde kun for at få det til at ligne, at der er mange fremmødte. Det er desværre ikke kun noget, der sker på film. Mange virksomheder gør i det virkelige liv for at få et givent møde til at se mere attraktivt ud.
Men for mange deltagere kan gøre mødet ineffektivt, da flere personer betyder flere meninger, længere diskussioner og større risiko for, at mødet mister fokus.
Overvej nøje, hvem der virkelig har brug for at være til stede – og hvem der blot kan få et referat bagefter.
Tip: Prøv reglen om "to pizzaer" (kendt fra Amazons tidlige dage): Hvis du ikke kan brødføde alle mødedeltagere med to pizzaer, er der sandsynligvis for mange til stede.
4. Start og slut til tiden
Møder, der starter for sent, spilder værdifuld arbejdstid og sender et signal om, at deltagernes tid ikke respekteres. På samme måde bør møder ikke trække ud, da det kan gå ud over andre arbejdsopgaver.
Tip:
- Indfør en kultur, hvor møder starter præcist – uanset om alle er mødt op eller ej.
- Afslut mødet til den planlagte tid, selv hvis I ikke har fået vendt det hele. Resten kan tages op i en opfølgende mail eller et kortere møde.
- Overvej stående møder – korte, effektive møder, hvor alle står op, hvilket naturligt får møder til at vare kortere.
5. Hold møderne korte og præcise
Man kan diskutere, hvor lang tid et optimalt møde bør tage. Men jo længere et møde varer, desto større er risikoen for, at fokus forsvinder. De fleste emner kan faktisk behandles langt hurtigere, hvis man skærer ind til kernen.
Harvard Business Review har udviklet et værktøj, der kan bruges til at beregne, hvor meget et møde egentlig koster – hvilket meget fint illustrerer, hvorfor det kan være værd at optimere dine møder.
Tip:
- Time-boxing: Sæt en tidsgrænse på hvert punkt på dagsordenen og hold jer til den.
-
Maks. 30-45 minutter: Hvis et møde kan afholdes på 30 minutter, så gør det. Overvej også, om en kort 15-minutters session kan være nok.
6. Husk pauserne
Når vi taler om planlægning og struktur, må du ikke glemme at holde pauser mellem møderne.
Det kan være fristende at lade sig rive med og tro, at du kan gå fra et møde til et andet med den samme energi. Men i virkeligheden har din hjerne brug for tid til at fordøje det, den lige har lært – for hvordan skulle du ellers have mulighed for at finde ud af, hvad der fungerer og ikke fungerer?
Det kan være udfordrende at strukturere sine dage og finde tid til at gøre alt mere produktivt og fokuseret. Derfor har vi udviklet noget, vi kalder Pleo Time, til intern brug.
Det er to formiddage, hvor alle Pleo-medarbejdere har mulighed for at planlægge mødefri tidsvinduer alt efter deres behov.
Det er vores måde at give vores medarbejdere tid til at arbejde på det projekt, de brænder for, eller afslutte de opgaver, de har nedprioriteret.
Pleo Time har også givet os mulighed for at genoverveje, hvordan vi håndterer vores møder i Pleo.
“Pleo Time giver os mulighed for at fokusere på én opgave ad gangen. Glemt alt om Slack og e-mails. Der er ingen til at forstyrre dig – så nu har du alle muligheder for at være mere produktiv. Når vi implementerer nye initiativer som dette, giver det os mulighed for at gennemgå og genoverveje den måde, vi strukturerer vores arbejdsdag på, og hvor effektive vi er.” siger Aiyana Scully Moorhead, vores spanske Country Manager.
Tip: Overvej at implementere en fast mødefri dag om ugen eller blokke af 2-3 timer dagligt, hvor alle i virksomheden kan arbejde fokuseret. Det kan give markante forbedringer i produktivitet og arbejdsglæde.
7. Sørg for at alle bliver hørt
Møder kan ofte blive domineret af de mest talende deltagere, mens andre forholder sig passive. Det kan føre til, at vigtige input aldrig kommer frem.
For at få de bedste beslutninger, er det afgørende, at alle stemmer bliver hørt.
Tip:
- Tag en runde, hvor alle har mulighed for at komme med input.
- Brug digitale afstemninger eller post-it-metoder til at indsamle idéer.
- Overvej at lade en mødeleder styre ordet, så ingen afbryder hinanden.
8. Aftal den videre proces før mødet slutter
Et godt møde resulterer i konkrete handlinger – ikke blot snak. Sørg derfor for, at mødet altid afsluttes med en klar plan for, hvem der skal gøre hvad.
Tip:
- Opsummer de vigtigste beslutninger til sidst.
- Aftal, hvem der har ansvar for hver opgave, og hvornår den skal være løst.
- Send et kort referat efter mødet med de vigtigste punkter og hvad processen er herfra.
9. Evaluér jævnligt mødekulturen
Selv de bedste møder kan forbedres. Derfor bør mødekulturen løbende evalueres – f.eks. gennem feedback fra deltagerne. Hvis møderne ikke skaber værdi, er det vigtigt at finde problemet og justere formatet.
Tip: Spørg deltagerne: Hvad fungerede godt, og hvad kan forbedres?
10. Overvej om mødet overhovedet er nødvendigt
Mange møder kunne nemt erstattes af en e-mail, en Slack-besked eller et hurtigt opkald. Inden du inviterer ind til et møde, så spørg dig selv:
- Kan beslutningen tages via en e-mail?
- Kan vi afklare det på 5 minutter over telefonen?
- Kan vi bruge et samarbejdsværktøj som Asana, Trello eller Teams i stedet?
Tip: Hvis et møde ikke tilføjer reel værdi, så aflys det! En stærk mødekultur handler også om at minimere unødvendige møder og give medarbejderne mere tid til fokuseret arbejde.
Hvis du afprøver disse råd, kan du hurtigt gøre jeres møder mere effektive, målrettede og værdiskabende. Start med at teste et par af principperne i jeres næste møde og oplev med det samme hvilken forskel det gør.
