Kom i gang
Blog Pleo Time TN 01

Der er ikke noget værre end et møde, der trækker ud i langdrag. Ikke nok med at det kan få dig til at føle, at du spilder din tid, kan det også skabe forvirring, når det kommer til, hvad mødets formål egentlig er.

En undersøgelse baseret på 19 millioner møder afslører, at møder spilder mere tid og flere penge end nogensinde før.

Hvor mange penge tænker du måske?

Tja, rundt regnet 2.484 milliarder kroner.

Men ved du hvad, der er værre end alt for lange møder? Det er alt for korte møder!

Korte møder kan især være problematiske, hvis der ikke er mulighed for at stille spørgsmål, eller hvis der mangler en nødvendig kollega, der skal aftale et vigtigt møde eller et fremtidigt projekt med en kunde.

De fleste af os har arbejdet hjemmefra det seneste år, og 45 % af alle medarbejdere fortæller, at de deltager i flere møder nu, end de gjorde før pandemien.

Men desværre synes mange – forståeligt nok –, at et stort antal møder kan være mentalt udmattende...

Sådan får du mest ud af dine møder – 10 tips

Hos Pleo bevæger vi os i stigende grad ind på nye markeder og foretager mange ansættelser – og i den sammenhæng har vi fundet ud af, hvor vigtigt det er at optimere vores møder.

Vi har grebet bolden og deler ud af vores erfaringer. Vores tips er endnu ikke fuldendte, så hvis du har nogle gode råd, som vi muligvis ikke har fået øje på endnu, vil vi gerne høre om dem!

Lad os ikke spilde tiden – læs videre, og bliv klogere på det første tip.

1. Undlad at holde for lange møder

Man kan diskutere, hvor lang tid et optimalt møde bør tage.

I virkeligheden kommer det an på dig – hvad du ønsker at få ud af mødet, hvor mange personer, der skal deltage, og hvor meget tid, du kan sætte af til small talk.

Harvard Business Review har udviklet et værktøj, der kan bruges til at beregne, hvor meget et møde egentlig koster – hvilket meget fint illustrerer, hvorfor det kan være værd at optimere dine møder.

Er du stadig ikke overbevist, kan vi fortælle dig, at...

  • Mere end en tredjedel af dine tilhørere allerede har mistet koncentrationen efter 45 minutter.
  • Og knap 10 % er ikke nok opmærksomme, når de deltager i et møde på under 15 minutter.

Forestil dig lige, hvordan de tal ville se ud for for et møde, der trækker ud i evigheder.

Når du kigger på disse tal er jeg sikker på, du er enig med os i, at du nemt kan skære ned på længden af dine møder. Og i mange tilfælde endda nøjes med at sende dit team en e-mail i stedet for at holde et kort møde.

2. Løs problemer i løbet af det første møde

Det er vigtigt at tage højde for, hvilke arbejdsmønstre de personer, du skal holde møde med, er vant til – hvis mødet kun skal tage et par minutter, vil det mest optimale være at holde det på et tidspunkt, hvor du ved, at du har deres fulde opmærksomhed.

“Selvom det er forskelligt for alle, hvornår på dagen man har lettest ved at koncentrere sig, skal du aldrig holde de vigtige møder lige før frokost eller sidst på dagen,” siger Ruta Thottakara, vores Brand Marketing Lead.

Forskning viser, at folk er mindre fokuserede, når de er trætte eller sultne, og at det får kvaliteten af deres beslutninger til at falde.

Ruta ved efterhånden en del om at planlægge møder baseret på samarbejde, og det har lært hende, hvor vigtigt det er at fastlægge en struktur for mødet.

“Du skal sikre dig, at alle kender mødets forløb – de skal for eksempel vide, om de skal gemme deres spørgsmål til sidst, eller om de skal stille dem under mødet, så I kan tage fat på problemet med det samme.”

Og så er det vigtigt, at alle kender mødets formål.

“Du kan endda starte mødet med at fortælle, hvorfor I alle er samlet – det kan for eksempel være, at din virksomhed står over for at skulle tage en vigtig beslutning. Sørg også for at holde den røde tråd, i takt med at mødet skrider frem. Det værste, der kan ske efter et ineffektivt møde, er, at I er nødt til at holde et opfølgningsmøde om det samme emne i stedet for at kunne skride til handling.”

Noget af det bedste, du kan gøre, er at tage noter under mødet og dele dem bagefter, så alle kan se, hvad de næste skridt indebærer.

3. Husk pauserne

Nu vi taler om planlægning og struktur, må du ikke glemme at holde pauser mellem møderne.

Det kan være fristende at lade sig rive med og tro, at du kan gå fra et møde til et andet med den samme energi.

Men i virkeligheden har din hjerne brug for tid til at fordøje det, den lige har lært – for hvordan skulle du ellers have mulighed for at finde ud af, hvad der fungerer og ikke fungerer?

Det kan være udfordrende at strukturere sine dage og finde tid til at gøre alt mere produktivt og fokuseret. Derfor har vi udviklet noget, vi kalder Pleo Time, til intern brug. Det er to formiddage hvor alle Pleo-medarbejdere har mulighed for at planlægge mødefrie tidsvinduer alt efter deres behov.

Det er vores måde at give vores medarbejdere tid til at arbejde på det projekt, de brænder for, eller afslutte de opgaver, de har nedprioriteret.

Pleo Time har også givet os mulighed for at genoverveje, hvordan vi håndterer vores møder i Pleo.

“Pleo Time giver os mulighed for at fokusere på én opgave ad gangen. Glemt alt om Slack og e-mails. Der er ingen til at forstyrre dig – så nu har du alle muligheder for at være mere produktiv,” siger Aiyana Scully Moorhead, vores spanske Country Manager.

Hun fortsætter:

“Når vi implementerer nye initiativer som dette, giver det os mulighed for at gennemgå og genoverveje den måde, vi strukturerer vores arbejdsdag på, og hvor effektive vi er.”

4. Lav en agenda

Det er ikke alle møder, der bør have en agenda. Der er for eksempel ingen, der har brug for at høre programmet for et hurtigt møde, hvor I bare skal brainstorme eller drøfte en enkelt problematik.

Når det er sagt, viser forskning, at en agenda kan forkorte visse møder med 80 %.

En mødeagenda giver bedre overblik, så dit team slipper for at spekulere over, hvornår der bliver taget hul på et specifikt emne.

Det gør det også lettere at planlægge mødet for dem, der selv skal fremlægge noget, så de ikke bliver taget på sengen, når de mindst venter det.

5. Hold møder et andet sted end på kontoret

Noget, der virkelig kan sætte skubbe i tingene, er at komme ud af kontoret.

Når vi introducerer Pleo til nye kunder, elsker vi at invitere dem med ud på en kop kaffe og vise dem, hvordan vores kort fungerer i den virkelige verden.

Møder, der holdes uden for kontoret, gør alt meget mere gennemsigtigt, og nye kunder får samtidigt lettere ved at huske mødet.

Måske du kunne gøre noget lignende i din virksomhed?

Når I ikke sidder i et mødelokale, bliver det tidsvindue, I har til rådighed, lidt mere fleksibelt – og det giver dig et par ekstra minutter til at formidle dit budskab.

6. Inviter kun relevante mødedeltagere

En af de sjoveste scener i filmen “The Loop” er der, hvor en af karaktererne bliver inviteret til et møde kun for at få det til at ligne, at der er mange fremmødte.

Det er desværre ikke kun noget, der sker på film – mange virksomheder gør i det virkelige liv for at få et givent mødet til at se mere attraktivt ud.

Men efter vores mening skal du prøve at undgå at fylde rummet ud med folk, der ikke tilføjer værdi til mødet. Og oftest vil det faktisk være gavnligt at mindske antallet af deltagere.

Det betyder dog ikke, at du nødvendigvis skal isolere visse personer fra møderne, men snarere at du skal spørge dig selv, om disse personer måske ville gøre mere gavn i andre sammenhænge – såsom når der skal lukkes en aftale med en kunde.

Forestil dig, at du har en virksomhed, der ønsker, at en af jeres kunder fornyer sin kontrakt hos jer:

  • Tror du, at kunderne er mere tilbøjelige til at skrive under, hvis det kun er dem selv og kundechefen, der deltager i mødet?
  • Eller tror du, at den ansvarlige for markedsføring eller produktudvikling kunne give noget ekstra til forhandlingerne?

Hvis aftalen er vital for din virksomhed, kan det også være, at du bør invitere din CFO eller personalechef med til mødet.

7. Undlad at tale for meget om dig selv

Mange ledere føler, at de drukner i alle de forretningsmøder, de skal deltage i.

Så hvis du vil gøre det let for dem og gøre mødet kort, bør du ikke bruge mere tid end absolut nødvendigt på at introducere dig selv.

Du skal i stedet bruge tiden på at vise dem, at du er interesseret i deres virksomhed og interesser.

8. Tillad folk at stille spørgsmål

Glem alt om at vente til slutningen med at lade folk stille deres spørgsmål.

Gør i stedet det modsatte – spørg dine tilhørere, hvad de har på sinde i starten af mødet, og lad deres spørgsmål være med til at sætte rammen for, hvad du kommer ind på.

“Oftest har de et eller to spørgsmål – og det er dem, du skal fokusere på,” siger Ruta. “På den måde viser du dem respekt, og at du prioriterer tiden på det, der virkelig er vigtigt for dem.”

Glem også alt om lange monologer – specielt hvis du selv står for mødet.

“Når du foreslår eller præsenterer noget, du virkelig brænder for, kan det være fristende at dele alle detaljer. Men det er vigtigt hele tiden at holde fokus på dit publikum. Drøftelser og dialoger bør fylde størstedelen af et møde – så sørg for, at du sætter nok tid af til det hele.”

9. Lad være med at skynde på folk

Selvom du er under tidspres, bør du stadigvæk sørge for, at samtalen flyder – der er alligevel ingen, der har lyst til at føle, at de er en del af noget, der bare skal overstås hurtigst muligt.

Hvis der er nogen, der begynder at afvige lidt fra emnet under mødet, skal du ikke skynde på dem for at få dem tilbage på sporet. Der er andre og enklere metoder.

Prøv i stedet at vise interessere for det, de taler om, og led det så over på mødets vigtigste fokuspunkt.

10. Bliv enige om, hvad der skal ske efter mødet

Der kan være meget arbejde forbundet med at afholde møder – først skal du planlægge mødet, så skal du besvare spørgsmål og sørge for at samtalen glider naturligt, og inden mødet slutter, skal du sørge for, at du har husket at få det helemed.

Så lad ikke alt dit hårde arbejde være spildt.

Læg en plan for, hvad de næste skridt skal være i slutningen af mødet – uanset om det har varet fem minutter eller en time.

Hvem skal kontakte hvem? Hvem skal bidrage, før beslutningen skal tages? Hvornår kommer der ny information?

Når først du har implementeret de nye ændringer, kan du læne dig tilbage og nyde, at din virksomhed nu er blevet mere effektiv.

blog banner dk

Natascha Pustelnik

Content Producer & Linguist, Danmark

Soldreven bogorm, kommakritiker, tekstforfatter, oversætter og SEO-konsulent bosiddende i Málaga.