4 regnskabssystemer der gør dit arbejde bedre (og mere effektivt)

Du kender det måske. Papirbunker, uoverskuelige excel-ark og timer, der forsvinder foran computeren... 

Regnskabsarbejde kan føles som en tung byrde, der stjæler din tid og energi – og måske også dit gode humør. Men hvad nu hvis der var nogle uopdagede systemer, der faktisk hjalp dig. Systemer der gør arbejdet lettere, hurtigere og giver dig et klart overblik uden besvær?

Den gode nyhed er, at sådanne systemer findes. Så hvis ovenstående er en følelse, du kender, er det tid til at skærpe opmærksomheden. For i denne artikel vil vi guide dig til fire forskellige typer af systemer, der alle, på hver sin måde, kan gøre dit regnskabsarbejde markant bedre og mere effektivt – og måske også lidt sjovere.

• Det rette regnskabssystem gør arbejdet nemmere, hurtigere og giver dig et klart økonomisk overblik over din virksomhed.
• Denne guide viser dig, hvordan regnskabssystemer kan forbedre dit regnskabsarbejde markant og gøre din arbejdsdag lettere.
• Find ud af, hvad der er vigtigt at vurdere, og hvilke kriterier, du skal lægge vægt på, når du skal vælge regnskabssystem. 

Systemer til et mere effektivt regnskab: Hvad kigger vi efter?

Når målet er at gøre arbejdet med regnskabet lettere og mere effektivt, handler det ikke altid kun om selve regnskabssystemet. Det handler lige så meget om de værktøjer, der understøtter eller automatiserer dele af processen, og hvor godt de arbejder sammen.

Herunder har vi samlet nogle af de vigtigste punkter, du kan vurdere ethvert relevant system ud fra, baseret på hvordan det bidrager til den samlede regnskabsproces:

• Hvordan kan systemet lette indtastning og registrering af data: Undersøg hvor nemt og hurtigt systemet kan hjælpe med at få data fra bilag og transaktioner ind i bogføringen. Kig efter funktioner som fakturascanning, automatisk dataaflæsning (OCR) eller automatisk overførsel af data fra andre kilder.
  
  
• Effektiv bilags- og dokumenthåndtering: Systemet skal helst gøre det nemt at fange bilag digitalt, koble dem korrekt til de rette transaktioner eller posteringer og opbevare dem sikkert og tilgængeligt.
  
  
• Automatisering af rutineopgaver: Hvilke gentagne skridt i regnskabsprocessen kan systemet overtage for dig? Det kan være alt fra automatisk udsendelse af faste fakturaer eller rykkere, til automatisk matching af bankposteringer.
  
  
• Overblik og rapportering: Systemet skal gerne kunne omsætte dine data til forståelig information. Hvilken indsigt giver systemet via dashboards og standardrapporter, og hvordan muligheden for at dykke ned i data? Systemer med stærke rapporteringsfunktioner hjælper dig med at forstå din økonomi og træffe beslutninger baseret på realiteter – ikke mavefornemmelser.
  
  
• Integrationsevner: Hvor godt passer systemet ind i dit eksisterende (eller fremtidige) systemlandskab? Evnen til at udveksle data automatisk med andre vigtige værktøjer (bank, løn, webshop, CRM) er afgørende for at undgå dobbeltarbejde og skabe et effektivt, sammenhængende workflow på tværs af funktioner og afdelinger.
  
  
• Brugervenlighed: Uanset hvor smart et system er, skal det være til at finde ud af. Brugervenlighed kræver en intuitiv brugerflade, nem navigation og en god brugeroplevelse for alle, der interagerer med systemet – fra den daglige bruger til den leder, der skal godkende.
  
  
• Pris og værdi: Hvad koster systemet i forhold til den effektivisering og de funktioner, det tilbyder? Se på den samlede omkostning (TCO) og hold den op imod den potentielle besparelse i tid, færre fejl og forbedret overblik.
  
  
• Support og pålidelighed: Adgang til kompetent support er vigtig, når du har spørgsmål eller oplever problemer. Undersøg hvilken form for hjælp der tilbydes og systemets generelle stabilitet og pålidelighed. Et system der altid er tilgængeligt og har god support, minimerer frustration og nedetid.

4 systemer der kan forbedre dit regnskab

Regnskab behøver (heldigvis) ikke kun at være en sur pligt, der stjæler din tid og dit gode humør. 

Med den rette kombination af systemer kan du forvandle de mest trælse opgaver til noget, der klares i en ruf – eller endda helt automatisk. 

Her er fire typer af systemer, der kan gøre dit regnskab mærkbart bedre og mere effektivt i hverdagen:

1. Systemet der letter regnskabsarbejdet med automatisk import af fakturaer

• Hvad det indebærer: Hvor lækkert ville det ikke være, hvis de finansielle data automatisk hoppede ind i systemet helt af sig selv – i stedet for at du skal bruge timevis på det? Det er faktisk mere eller mindre realiteten i en række af systemer, der har mestret den automatiske import af fakturaer og kvitteringer.
• Sådan gør systemet dit regnskab bedre/mere effektivt: Manuel indtastning har potentialet til at være en kæmpe tidsrøver – og så er man ikke engang garanteret en fejlfri proces. For at det ikke skal være nok, er det også ret kedeligt. Med automatisk import elimineres det meste af det manuelle arbejde, tastefejl minimeres og du sikrer, at dine finansielle data altid er opdaterede. Det frigiver tid, du kan bruge på ting, der rent faktisk driver din forretning fremad.
• Eksempler på systemer: Dette punkt er noget vi – i al ydmyghed – excellerer i hos Pleo. Vores fakturahåndteringssystem fanger automatisk data om udgifter (fra kort og app) og leverandørfakturaer (fra email/upload) og gør dem klar til bogføring for dig.

2. Systemet der gør bankafstemning hurtig og automatiseret

• Hvad det indebærer: At systemet tager det meste af arbejdet ud af bankafstemningen. Det kan importere dine banktransaktioner direkte og automatisk matche dem med de transaktioner, du har bogført.
• Sådan gør systemet dit regnskab bedre/mere effektivt: Hvad der engang tog timer med printede kontoudtog og overstregningstuscher, klares nu på minutter eller sekunder. Det sikrer, at din bogføring stemmer overens med virkeligheden på bankkontoen, minimerer fejl og giver dig et hurtigt og pålideligt overblik over din likviditet uden besvær.
• Eksempler på systemer: De fleste moderne, cloud-baserede regnskabssystemer er stærke på dette. Det kunne f.eks. være Billy eller Dinero.

3. Systemer der gør bilags- og udgiftshåndtering strømlinet og effektiv:

• Hvad det indebærer: Mange virksomheder prøver løbende at bekæmpe det monster, som bilagsrod og udgiftsrapporter kan være. Denne slags systemer tager kampen op – og kan vinde – over monsteret ved at tilbyde digitale processer, hvor bilag opfanges nemt (f.eks. via foto eller email), data automatisk kobles til transaktionen/fakturaen og udgifter samt fakturaer sendes i digitale godkendelsesflows, før de automatisk klargøres til bogføring.
• Sådan gør systemet dit regnskab bedre/mere effektivt: Bilags- og udgiftshåndtering er virkelig et område med enormt potentiale for tidsbesparelser (og forbedret compliance). De manuelle processer er nemlig både tidskrævende og fejlbehæftede. Men en strømlinet proces minimeres mængden af forsvundne kvitteringer, indberetning (hvis nødvendigt) eller automatisk klargøring til bogføring gøres lynhurtig og sikrer, at bilagene er korrekt dokumenteret og godkendt, hvilket sparer bogholderiet for masser af manuelt arbejde.
• Eksempler på systemer: Når du kigger efter systemer, der excellerer i strømlinet bilags- og udgiftshåndtering, skal du se efter løsninger med stærke digitale metoder til dokumentation, automatiserede workflows og god integration til bogføringssystemet. Igen vil vi gerne fremhæve os selv. Vi har bygget Pleo til at automatisere processen fra udgift opstår, til den er klar til bogføring via integration. Med vores firmakort og app kan udgifter og kvitteringer dokumenteres digitalt i realtid. Pleo hjælper med at håndtere indgående leverandørfakturaer digitalt, og vi automatiserer processen, så data og bilag strømlines og er klar til bogføring i dit primære system.

4. Systemet der gør regnskabsdata til beslutningsgrundlag

• Hvad det indebærer: Her snakker vi om systemer, der kan omsætte dine bogførte data til letforståelig information, der giver dig indsigt i virksomhedens økonomiske sundhed. De leverer oversigts-dashboards, nøgletal og fleksible rapporter, der kan tilpasses.
• Sådan gør systemet dit regnskab bedre/mere effektivt: Sådanne systemer gør regnskabet til et aktiv for ledelsen ved at levere de indsigter, som skal understøtte de beslutninger, der løbende skal tages. Det hjælper dig med at opdage trends, se hvor pengene reelt bliver brugt eller tjent, og giver et solidt grundlag for at styre din forretning proaktivt baseret på data.
• Eksempler på systemer: Styrken i rapportering varierer mellem regnskabssystemer. Mere avancerede systemer som Uniconta og større ERP-systemer har ofte bedre rapporteringsværktøjer. Nogle virksomheder integrerer med specialiserede BI-værktøjer, som Power BI, for endnu dybere analyser.

Sådan vælger du den løsning, der forbedrer dit regnskab mest

At vælge et nyt system til regnskabet skal gerne give pote – du vil jo gerne have mest mulig forbedring for din investering af tid og penge. Men hvordan finder du systemet (eller den kombination af systemer), der reelt løfter dit regnskabsarbejde mest? 

For at maksimere effekten handler det om at kende dine egne behov og vide, hvor du skal lede efter de løsninger, der løser netop dine største udfordringer.

1. Hvor ligger jeres største potentiale for forbedring? Start med at kigge kritisk på jeres nuværende regnskabsprocesser. Hvor bruger I mest tid? Hvor opstår der oftest fejl eller frustration? Er det indsamlingen af bilag, bankafstemningen, godkendelsesflows, rapporteringen eller noget helt andet? Find de områder, hvor ineffektiviteten er størst – det er her, potentialet for forbedring er størst.
   
   
2. Hvilke typer af systemer eller funktioner leverer netop dén forbedring? Med dine største pain points in mente, skal du nu koble dem til de typer af systemer eller funktioner, der er designet til at løse netop disse problemer. Handler det om bilagsrod? Er det manglende overblik? Relatér dine udfordringer til de systemer, vi har talt om tidligere.
   
   
3. Prioritér jeres behov – hvad vil give jer mest værdi at forbedre først? Du kan ikke (og skal måske heller ikke) forbedre alt på én gang. Prioritér de områder, hvor en forbedring vil have størst positiv effekt for din virksomhed. Er det tidsbesparelsen, der er vigtigst? Reduceringen af fejl? Eller muligheden for bedre økonomisk styring baseret på data? Læg vægt på de funktioner og de systemtyper, der leverer netop denne type værdi for jer.
   
   
4. Undersøg systemerne: Hvem er bedst på jeres topprioriteter? Nu kan du gå på jagt i markedet. Kig på de systemer, der ser ud til at være stærke netop dér, hvor du har identificeret dine vigtigste forbedringsområder. Dyk ned i deres funktioner, se demoer, og læs om deres integrationer – især hvis du overvejer en kombination af systemer for at opnå den maksimale forbedring på et specifikt område (f.eks. integration mellem dit kernesystem og et specialiseret system til udgiftshåndtering).
   
   
5. Test potentialet i praksis. Dette er sandhedens øjeblik. Udnyt gratis prøveperioder eller demoer til at teste de systemer, der virker mest lovende. Fokuser testen på netop de opgaver og funktioner, hvor du forventer den største forbedring. Gør systemet reelt arbejdet hurtigere? Er bilagshåndteringen nem i praksis? Leverer rapporteringen den indsigt, du håber på?
   
   
6. Vurder den samlede investering (pris vs. forbedring). Se på systemets pris, men hold den op imod den værdi, den skaber i form af tidsbesparelser, færre fejl, bedre overblik og mere effektivitet. Er den potentielle forbedring prisen værd? Husk at tænke på den samlede omkostning, inklusiv implementering.

Ved at kigge på disse aspekter, finder du – forhåbentlig – den løsning (eller kombination af løsninger), der reelt gør din hverdag lettere og din administration skarpere.