Fakturascanning: en revolution i håndteringen af dine fysiske fakturaer

Fakturascanning er en game-changer inden for fakturahåndtering.

Hvis du i dag er bundet til papirbunker og manuelle processer, bør du seriøst overveje, om ikke det er tid til at omfavne den digitale innovation. I dag kigger vi nærmest hele tiden på, hvordan vi kan effektivisere og optimere processer, og hvis du manuelt håndterer dine fysiske fakturaer, er fakturascanning et straffespark af en mulighed for dig.

Med fakturascanning får du mulighed for at konvertere fysiske papirfakturaer til digitale formater, hvilket åbner døren for en lang række fordele. Her strømlines din fakturahåndtering, behandlingstiden reduceres og fejlene elimineres.

Læs med og bliv klogere på, hvordan det kan hjælpe din virksomhed med at frigøre sig fra den tunge byrde, som manuel fakturahåndtering kan være.

Hvad er fakturascanning?

Fakturascanning er en genial teknologi, der kan spare dig for en masse besvær med papirarbejde. Helt konkret er fakturascanning en teknologi, som bruges i forbindelse med fakturahåndtering, og som konverterer papirfakturaer til digitale filer ved hjælp af OCR (Optical Character Recognition) teknologi.

Så i stedet for at bruge timer på at taste faktura-oplysninger ind manuelt, eller lede efter den ene manglende faktura i en bunke af papirer, kan du lade teknologien gøre arbejdet for dig.

Sådan fungerer det

Hvis du vælger Pleo som dit fakturahåndteringssystem, kan du nyde godt af de fordele, som fakturascanning byder på. Her er en kort forklaring af, hvordan fakturascanning fungerer, og hvordan det indgår i vores fakturaflow:

• Modtagelse og behandling af faktura: Når du modtager en fysisk faktura, uploader du med kameraet på din telefon helt simpelt fakturaen til Pleo. Her træder OCR (Optical Character Recognition) teknologien i kraft. OCR-teknologien scanner, analyserer og genkender automatisk tekst og tal på fakturaen. Den identificerer vigtige oplysninger som fakturanummer, leverandørens navn, beløb og forfaldsdato.
  
  
• Kategorisering og godkendelse: Når oplysningerne er læst af systemet, bliver fakturaen kategoriseret og videresendt til den relevante person eller afdeling for at blive godkendt. Godkendelsesprocessen kan nemt skræddersyes efter jeres specifikke arbejdsgange og hierarki. Det sikrer, at de rette personer automatisk ser og (forhåbentlig) godkender fakturaerne. Det betyder også, at du ikke skal bruge timevis på at jagte personer og rykke for godkendelser.
  
  
• Betaling og bogføring: Når fakturaen er godkendt, skal den betales og bogføres. Du kan planlægge betalingen, så du selv styrer, hvorvidt den skal betales med det samme, eller om det skal være på forfaldsdatoen. Du får altså lige den ekstra fleksibilitet til at styre virksomhedens likviditet. Når betalingen skal bogføres, kan faktura-oplysningerne automatisk integreres i dit ønskede regnskabssystem. Det sikrer, at regnskaberne altid er opdaterede og nøjagtige.
  
  Bliv klogere på, hvordan du analyserer et regnskab: Regnskabsanalyse: vigtigheden af at læse mellem linjerne

De mange fordele ved fakturascanning

Når det kommer til at håndtere virksomhedens fakturaer, er der ikke noget værre end manuel arbejde og papirbunker. Men med fakturascanning åbner der sig en verden af fordele, der gør det hele meget lettere.

Lad os tage et kig på, hvordan denne teknologi kan gøre din arbejdsdag meget mere behagelig:

• Hurtigere behandlingstid: Fakturascanning klarer data-indtastningen hurtigere end selv den mest skrappe tastatur-kriger. Med avanceret OCR-teknologi kan Pleo automatisk aflæse oplysninger om beløb, valuta, dato, leverandør og anden relevant info på fra fakturaer. Det betyder lynhurtig behandling af fakturaen, så du hurtigt kan komme videre til andre opgaver.
  
  
• Færre fejl: Ingen personer er ufejlbarlige. Men med Pleo minimerer du risikoen for fejl markant, da det manuelle arbejde erstattes af en automatiseret og præcis proces. Det kan forhåbentlig give dig mere ro i maven omkring, at ​​dine finansielle oplysninger er korrekte og pålidelige.
  
  
• Nem organisering: Med Pleo får du en struktureret og digital platform, som gør det nemt og overskueligt at holde styr på dine fakturaer. Når du scanner en faktura, vil den hurtigt kunne kategoriseres efter leverandør, projekt eller konto. Det gør det endnu nemmere at finde og få adgang til de relevante dokumenter, når du har brug for dem. Slut med at lede efter den rigtige mappe eller papirbunke – med Pleo er dine fakturaer altid organiseret og lige ved hånden, uanset hvor du befinder dig.
  
  
• Frigør tid: Manuelt tastearbejde er sjældent dér, hvor dine medarbejdere er mest værdifulde. Så ved at spare dem for en masse arbejde, frigør du også en masse tid, som de kan bruge på aktiviteter, hvor de virkelig excellerer og tilfører din virksomhed værdi.

Synkroniser med dit foretrukne regnskabsprogram

Hos Pleo har du altid et væld af synkroniseringsmuligheder. Når fakturaerne skal bogføres, kan du f.eks. eksportere dine data direkte til dit foretrukne regnskabsprogram. Det letter arbejdsbyrden, sparer tid og minimerer fejl.