Hvad er et fakturaflow, og hvordan arbejder jeg bedst med det?

Et fakturaflow er en essentiel del af enhver virksomheds daglige drift. Man kan måske endda gå så langt som at sige, at fakturaflowet er hjertet i din virksomheds økonomiske aktiviteter. Det indebærer nemlig alt fra modtagelse og behandling af fakturaer til deres endelige betaling.

Ligesom denne proces er utroligt vigtig, kan den også være udfordrende. Nogle vil sågar sige besværlig. Hvis fakturaflowet er en kilde til frustration – og måske endda ineffektivitet – betyder det nok, at processen kan optimeres.

I dette blogindlæg vil vi derfor komme med nogle råd til, hvordan du kan skabe et endnu bedre fakturaflow.

Hvad er et fakturaflow?

For at kunne blive klogere på, hvordan du kan optimere dit fakturaflow, må vi starte med en fælles forståelse af, hvad et fakturaflow helt præcist er.

Fakturaflowet begynder, når en faktura ankommer til din virksomhed. Det kan være en faktura for varer, tjenester eller andre ydelser, som din virksomhed har købt. Her er det første skridt at modtage og registrere fakturaen. Det kan både gøres manuelt eller elektronisk, afhængigt af dine processer og systemer.

Derefter går fakturaen videre til behandling og godkendelse. Dette stadie kan involvere flere trin, hvor forskellige medarbejdere eller afdelinger skal godkende fakturaen, før den kan betales. Det er her, hvor det kan blive lidt komplekst, især hvis der er behov for yderligere godkendelser, eller hvis der opstår spørgsmål om fakturaens gyldighed eller nøjagtighed.

Når fakturaen er godkendt, skal den betales. Når betalingen er foretaget, skal fakturaen bogføres korrekt i din virksomheds regnskabssystem for at sikre, at transaktionen er dokumenteret og kan spores.

Hele denne proces kan være temmelig tidskrævende og kompleks, især for større virksomheder med et stort antal fakturaer, der skal behandles regelmæssigt.

Derfor er et effektivt fakturaflow afgørende for at sikre, at din virksomheds økonomiske sundhed forbliver i topform, ligesom du fortsat er i stand til at opfylde dine betalingsforpligtelser til tiden.

Læs mere: Økonomistyring: Sådan holder du styr på din virksomheds finanser

Udfordringer ved et manuelt fakturaflow

Tidligere har man som virksomhedsejer været tvunget ud i et manuelt fakturaflow. Simpelthen fordi, at andet ikke har været muligt. Men selvom mulighederne for et mere automatiseret fakturaflow eksisterer i dag, er der stadig mange, som har et manuelt fakturaflow.

Det er desværre ikke optimalt, da det hverken er det mest effektive eller økonomisk ansvarlige. Så hvis du stadig sidder fast i et manuelt fakturaflow, kommer her et par årsager til, hvorfor du bør overveje en mere automatiseret løsning.

• Risiko for forsinkelser, der både kan koste økonomisk og relationelt: Manuelle fakturaflows kan betyde, at fakturaer ikke bliver behandlet så hurtigt, som de burde. Det kan dels kaste rykkergebyrer af sig, men det kan også skade relationen til dine leverandører.
  
  Læs mere: Leverandørstyring: Sådan får du den mest effektive forsyningskæde
  
  
• Manuelle processer indebærer risiko for tastefejl og lignende: Menneskelige fejl er uundgåelige i manuelle processer. Forkert dataindtastning, fejlagtig fakturering og misforståelser kan alle føre til fejl i fakturaflowet, hvilket igen kan resultere i økonomiske og relationelle tab.
  
  
• Der går meget tid fra dine medarbejdere: At håndtere fakturaer manuelt tager tid.  Meget tid. Fakturaer skal modtages, scannes, indtastes og godkendes, ligesom der skal bruges tid på at følge op på betalinger og bogføre transaktioner. Denne tid kunne i stedet være brugt på mere værdiskabende aktiviteter i virksomheden, såsom rapportering, budgettering og regnskabsanalyse .
  
  
• Dårlig sporbarhed og transparens i fakturaflowet: Når fakturaer cirkulerer gennem forskellige afdelinger eller medarbejdere til godkendelse, kan det være svært at opretholde sporbarhed og transparens i fakturaflowet. Det kan resultere i forsinkelser og misforståelser, da det ikke altid er klart, hvem der har ansvaret for hvad.
  
  
• Svært at skalere: Et manuelt fakturaflow kommer også med den udfordring, at det typisk er rigtig svært at skalere. Når antallet af fakturaer stiger, kan de manuelle processer hurtigt blive overvældende og ineffektive, hvilket kan føre til yderligere forsinkelser og fejl. Derfor kan det være en udfordring at opretholde den samme effektivitet og nøjagtighed i fakturaflowet, når virksomheden vokser eller ændrer sig.

Fordele ved et automatiseret fakturaflow

I dag findes der nemlig rigtig mange muligheder for at automatisere store dele af fakturaflowet. Og det er der typisk store fordele forbundet med.

• Hurtigere behandlingstid og lavere risiko for fejl: Ved at automatisere processen kan fakturaer behandles og godkendes langt hurtigere end ved manuelle metoder. Samtidig elimineres behovet for manuel dataindtastning og dermed minimeres risikoen for tastefejl og andre menneskelige fejl.
  
  
• Fjern flaskehalse og få mere kontrol: Nogle gange kan et fakturaflow føles ligesom en trafikprop i myldretiden. Du jagter godkendelsen fra de rette personer med en skarp deadline, og samtidig hober de andre fakturaer sig op i baggrunden. Med et automatiseret fakturaflow slipper du for at bekymre dig om sådanne situationer.
  
  
• Frigør tid hos dine medarbejdere: Ved at automatisere rutineprægede opgaver frigør du dine medarbejderes tid til mere strategiske og værdiskabende aktiviteter, hvilket kan bidrage til at forbedre virksomhedens resultater.
  
  
• Nemt at skalere: Modsat et manuelt flow er et automatiseret fakturaflow nemt at skalere i takt med virksomhedens vækst. Uanset om du håndterer ti eller tusindvis af fakturaer, kan systemet tilpasses til at imødekomme dine behov og sikre, at processen forbliver effektiv, selv når virksomheden vokser.

Automatisering af dit fakturaflow kan være en værdifuld investering for din virksomhed, der kan føre til betydelige besparelser i både tid og ressourcer, ligesom det kan skabe større nøjagtighed og effektivitet i dine finansielle processer.

Sådan skaber du det bedste fakturaflow

Et velorganiseret og automatiseret fakturaflow kan altså ikke kun spare tid og ressourcer, men det kan også reducere risikoen for fejl og forsinkelser i betalingerne.

Men hvordan skaber jeg det bedste fakturaflow for netop min virksomhed, tænker du måske.

Der er ikke nogen one-size-fits-all, og det er derfor vigtigt at vælge en løsning, som imødekommer de unikke udfordringer og dynamikker, din virksomhed står overfor. Det er en proces, som kræver en omhyggelig tilgang, hvor du virkelig får analyseret, hvad dine største udfordringer og behov er.

Her er nogle trin, du kan tage på vejen til at skabe det bedste fakturaflow for din virksomhed:

1. Identificer dine behov: Start med at analysere din virksomheds nuværende fakturaflow og identificer eventuelle flaskehalse, udfordringer eller områder, der kan forbedres. Disse indsigter vil hjælpe dig med at forstå, hvilke specifikke funktioner du har brug for i dit automatiserede fakturaflow.
2. Vælg en løsning: Når du har identificeret dine behov, skal du vælge den rette løsning til at automatisere dit fakturaflow. Der er mange forskellige softwareløsninger på markedet, så det er vigtigt at finde en, der passer til din virksomheds størrelse, kompleksitet og budget.
3. Opsæt skræddersyede godkendelsesflows: Et effektivt fakturaflow inkluderer skræddersyede godkendelsesflows, der sikrer, at de rette personer automatisk notificeres og kan godkende fakturaerne på det rette tidspunkt. Opsætning af disse flows i dit automatiserede system er afgørende for at sikre en smidig og effektiv proces.
4. Integrér med eksisterende systemer: For at maksimere effektiviteten i dit fakturaflow er det vigtigt at integrere det med dine eksisterende systemer, f.eks. dit regnskabsprogram. Det er med til at sikre en strømlinet dataudveksling og reducerer behovet for manuel indtastning af oplysninger.
5. Oplæring: Når dit fakturaflow er sat op, er det vigtigt at oplære dine medarbejdere i at bruge det korrekt. Du skal lære dem at navigere i systemet og vejlede dem i, hvordan de skal behandle og godkende fakturaer.

Når dit automatiserede fakturaflow er implementeret og fungerer effektivt, vil du begynde at høste frugterne i form af øget produktivitet, nøjagtighed og kontrol. Du vil nyde godt af hurtigere godkendelsesprocesser, færre fejl og forsinkelser i betalingerne samt en bedre oversigt over din virksomheds økonomiske situation.