Hvad er et fakturaflow, og hvordan arbejder jeg bedst med det?

Et fakturaflow er en essentiel del af enhver virksomheds daglige drift. Man kan måske endda gå så langt som at sige, at fakturaflowet er hjertet i din virksomheds økonomiske aktiviteter. 

Det indebærer nemlig alt fra modtagelse og behandling af fakturaer til deres endelige betaling.

Ligesom denne proces er utroligt vigtig, kan den også være udfordrende. Nogle vil sågar sige besværlig. Hvis fakturaflowet er en kilde til frustration – og måske endda ineffektivitet – betyder det nok, at processen kan optimeres.

I dette blogindlæg vil vi derfor komme med nogle råd til, hvordan du kan skabe et endnu bedre fakturaflow.

• Et fakturaflow sikrer, at fakturaer modtages, valideres, godkendes, betales og bogføres korrekt, hvilket skaber økonomisk overblik.
• Manuelle processer fører ofte til forsinkelser, tastefejl, flaskehalse og spild af medarbejdertid.
• Automatisering gør processen hurtigere, reducerer fejl, fjerner flaskehalse og frigør tid til værdiskabende opgaver.

Hvad er et fakturaflow?

Et fakturaflow er kort sagt den proces, der sikrer, at fakturaer bliver modtaget, kontrolleret, godkendt, betalt og korrekt bogført. Det lyder måske simpelt, men det ændrer ikke på, at fakturaflowet er en af de mest kritiske processer for enhver virksomhed.

Det er en helt central del af økonomistyringen, fordi det holder styr på betalinger, sikrer overholdelse af aftaler og skaber overblik over økonomiske forpligtelser.

Målet med et effektivt fakturaflow er ikke kun, at det sikrer, at du betaler dine fakturaer til tiden. Det handler også om at skabe kontrol, reducere fejl og frigøre ressourcer, som der kan bruges på mere værdiskabende opgaver.

De fem faser i et fakturaflow

Et fakturaflow består af fem faser – fra modtagelse til betaling og bogføring. Når du forstår hvert trin, kan du hurtigt spotte flaskehalse og optimere processen.

1. Modtagelse af faktura: Fakturaen kommer ind i virksomheden – enten som papirfaktura, PDF via e-mail eller elektronisk via et fakturahåndteringssystem. Den første opgave er at registrere fakturaen korrekt i systemet. Registreres fakturaen korrekt, sikrer du, at fakturaen ikke går tabt, og at efterfølgende processer kan gennemføres uden unødvendige forsinkelser.

Opgaven indebærer typisk:

• Identifikation af leverandør og fakturanummer.
• Kontrol af, at alle nødvendige oplysninger (f.eks. beløb, dato, moms) er til stede.
• Tildeling af en intern reference, så fakturaen kan spores gennem hele processen.

2. Validering og kontrol: I denne fase skal du kontrollere, at fakturaen stemmer overens med virksomhedens indkøb og aftaler. På den måde sikrer du, at der ikke sker fejl i betalingerne, og at du kun betaler for det, der faktisk er leveret og aftalt.

Typiske opgaver omfatter:

• Sammenligning med indkøbsordrer og leveringsdokumenter.
• Tjek af priser, mængder og eventuelle rabatter.
• Identifikation af fejl eller uoverensstemmelser, som kan kræve opfølgning med leverandøren.

3. Godkendelse: Når fakturaen er valideret, skal den godkendes af de relevante personer i virksomheden. Denne proces er afgørende i forhold til at sikre ansvarlighed, overblik og korrekt prioritering af betalinger.

Afhængigt af virksomhedens størrelse og interne regler kan godkendelsen foregå i flere trin:

• Første niveau: den ansvarlige for den specifikke afdeling eller projekt.

• Eventuelle ekstra niveauer: økonomiafdelingen eller ledelsen, hvis beløbet overstiger visse grænser.
  
  
• Automatisk notifikation via et fakturahåndteringssystem for at sikre, at godkendelsen sker hurtigt og dokumenteret.

4. Betaling: Når fakturaen er godkendt, planlægges og gennemføres betalingen.
Derfor skal du:

• Vælge betalingsmetode (bankoverførsel, kreditkort, e-faktura).
• Overholde betalingsbetingelser for at undgå gebyrer og udnytte eventuelle rabatter.
• Afstemme i forhold til likviditetsstyringen for at sikre, at virksomhedens cashflow ikke påvirkes negativt.

5. Bogføring og rapportering: Den sidste fase handler om at få transaktionen registreret korrekt i dit regnskab. På den måde sikres det, at du har et fuldstændigt, korrekt og transparent overblik over de økonomiske aktiviteter, hvilket er afgørende både for intern styring og for revision.

Opgaven er her:

• Tildeling af konto og projekt til fakturaen.
• Dokumentation af betaling og godkendelse.
• Opdatering af økonomiske rapporter, så ledelsen har overblik over virksomhedens forpligtelser.

Tegn på at dit fakturaflow ikke fungerer

Nogle gange er det svært at se skoven for bare træer. Du ved, at der er noget galt med dit fakturaflow, men du kan ikke helt sætte fingeren på, hvad problemet egentlig er. Måske har du bare accepteret, at "sådan er det bare at drive virksomhed" – men sådan behøver det faktisk ikke at være.

Her er de klareste advarselssignaler på, at dit fakturaflow trænger til en kærlig hånd:

Du betaler mere i rykkergebyrer end for kaffe til kontoret

Hvis din virksomhed betaler mere end 2.000-3.000 kr. om måneden i rykkergebyrer og forsinkede betalingsgebyrer, er det et klart tegn på, at fakturaer ikke bliver behandlet i tide.

Hvis rykkergebyrerne overstiger kaffebudgettet, er der noget galt.

"Hvor er fakturaen?" bliver et dagligt spørgsmål

Hvis medarbejdere regelmæssigt bruger tid på at lede efter fakturaer – enten fordi leverandører ringer og spørger om betalingsstatus, eller fordi I selv har mistet overblikket – så har I et sporingsproblem.

Fakturaer lander altid i den samme persons indbakke 

Hvis alle fakturaer skal igennem én bestemt person (ofte regnskabsmedarbejderen eller den økonomiansvarlige), har du skabt en farlig flaskehals. Hvad sker der, når denne person holder ferie, er syg eller bare har travlt med andre opgaver?

Spørg dig selv: "Hvad sker der med vores fakturabehandling, hvis [indsæt navn] ikke er på arbejde i en uge?" Hvis svaret er "kaos" eller "det hele går i stå", har I et strukturelt problem.

Dine leverandører kender dig bedre, end du ønsker

Modtager du regelmæssige opkald fra leverandører, der spørger om betalingsstatus? Får du automatiske rykkere via mail eller SMS? Det er ikke bare irriterende – det signalerer til omverdenen, at din betalingsmoral er upålidelig.

Dels skal du bruge tid på at håndtere disse henvendelser – hvilket kan være irriterende – men hvad værre er, så kan en upålidelig betalingsmoral have store konsekvenser på den længere bane. Hvis du ikke har styr på betalingerne, er det ikke utænkeligt, at leverandører begynder at stille krav om forudbetaling, kortere betalingsfrister eller endda pristillæg for at kompensere for betalingsrisikoen. 

Medarbejdere bruger mere tid på fakturaer end på deres kerneopgaver

Lav en hurtig beregning: Hvor mange timer bruger dine medarbejdere sammenlagt på fakturaer hver uge? Inkludér alt – modtagelse, registrering, godkendelse, opfølgning og rettelser af eventuelle fejl. Hvis I bruger mere end 15-20 minutter per faktura i gennemsnit, er der plads til forbedring.

Hvis du genkender bare 2-3 af disse tegn i din virksomhed, er der sandsynligvis betydelige penge at spare og effektivitetsgevinster at hente ved at optimere dit fakturaflow. 

Spørgsmålet er ikke, om du har råd til at investere i en bedre løsning – spørgsmålet er, om du har råd til ikke at gøre det.

Udfordringer ved et manuelt fakturaflow

Der er ingen grund til at danse om den varme grød. Manuelle fakturaflow er simpelthen en levn fra fortiden. Det er lidt som at køre en 30 år gammel bil – teknisk set fungerer den,  men den koster dig mere i brændstof og vedligeholdelse, end du måske er klar over.

Mange virksomheder holder fast i manuelle processer, ikke fordi de er gode, men fordi "sådan har vi altid gjort det". Men hvad koster denne tilgang egentlig? 

Lad os dykke ned i de fem største problemer, der hjemsøger virksomheder med manuelle fakturaflows.

• Risiko for forsinkelser, der både kan koste økonomisk og relationelt: Manuelle fakturaflows kan betyde, at fakturaer ikke bliver behandlet så hurtigt, som de burde. Særligt hvis alle fakturaer skal gennem én person. For hvad sker der, hvis denne person er syg eller har super travlt? Fakturaer hober sig op. Leverandører ringer. Rykkergebyrer tikker ind. Bare få sygedage kan skabe kaos i flere uger.
  
  Det kan dels koste dig i kroner og øre, men det kan også skade relationen til dine leverandører.
  
  Læs mere: Leverandørstyring: Sådan får du den mest effektive forsyningskæde
  
  
• Manuelle processer indebærer risiko for tastefejl og lignende: Menneskelige fejl er uundgåelige i manuelle processer. Især når man skal indtaste lange rækker af cifre, leverandørnumre og kontostrenge. Et forkert placeret decimal eller et ekstra nul kan være katastrofalt. Der er kun ét tals forskel på 84.735,00 kr. og 8.473,50 kr., og sådanne fejl sker oftere, end man tror. Hvis fejlen først opdages ved månedsafslutning, skal du bruge timer på at rette fejlen, kontakte leverandøren og håndtere det økonomiske rod.
  
  
• Der går meget tid fra dine medarbejdere: At håndtere fakturaer manuelt tager tid.  Meget tid. Fakturaer skal modtages, scannes, indtastes og godkendes, ligesom der skal bruges tid på at følge op på betalinger og bogføre transaktioner. Denne tid kunne i stedet være brugt på mere værdiskabende aktiviteter i virksomheden, såsom rapportering, budgettering og regnskabsanalyse.
  
  
• Dårlig sporbarhed og transparens i fakturaflowet: Når fakturaer cirkulerer gennem forskellige afdelinger eller medarbejdere til godkendelse, kan det være svært at opretholde sporbarhed og transparens i fakturaflowet. Det kan resultere i forsinkelser og misforståelser, da det ikke altid er klart, hvem der har ansvaret for hvad.
  
  
• Svært at skalere: Et manuelt fakturaflow kommer også med den udfordring, at det typisk er rigtig svært at skalere. Når antallet af fakturaer stiger, kan de manuelle processer hurtigt blive overvældende og ineffektive, hvilket kan føre til yderligere forsinkelser og fejl. Hvis din virksomhed vokser fra 200 til 400 fakturaer om måneden, fordobler du ikke bare arbejdsbyrden – du ganger den med noget mellem 2-3, fordi kompleksiteten stiger eksponentielt.
  
  Derfor kan det være en udfordring at opretholde den samme effektivitet og nøjagtighed i fakturaflowet, når virksomheden vokser eller ændrer sig.

Hvis du i dag sidder med et manuelt fakturaflow, er det derfor vigtigt at overveje, om ikke en automatiseret løsning er vejen frem. På den måde kan du tackle disse udfordringer og optimere dine økonomiske processer.

Fordele ved et automatiseret fakturaflow

I dag findes der nemlig rigtig mange muligheder for at automatisere store dele af fakturaflowet. Og det er der typisk store fordele forbundet med.

• Hurtigere behandlingstid og lavere risiko for fejl: Ved at automatisere processen kan fakturaer behandles og godkendes langt hurtigere end ved manuelle metoder. Samtidig elimineres behovet for manuel dataindtastning og risikoen for tastefejl og andre menneskelige fejl minimeres dermed.
  
  
• Fjern flaskehalse og få mere kontrol: Nogle gange kan et fakturaflow føles ligesom en trafikprop i myldretiden. Du jagter godkendelsen fra de rette personer med en skarp deadline, og samtidig hober de andre fakturaer sig op i baggrunden. Med et automatiseret fakturaflow slipper du for at bekymre dig om den slags situationer.
  
  
• Frigør tid hos dine medarbejdere: Ved at automatisere rutineprægede opgaver frigør du dine medarbejderes tid til mere strategiske og værdiskabende aktiviteter, hvilket kan bidrage til at forbedre virksomhedens resultater.
  
  
• Nemt at skalere: Modsat et manuelt flow er et automatiseret fakturaflow nemt at skalere i takt med virksomhedens vækst. Uanset om du håndterer ti eller tusindvis af fakturaer, kan systemet tilpasses til at imødekomme dine behov og sikre, at processen forbliver effektiv, selv når virksomheden vokser.

Automatisering af dit fakturaflow kan være en værdifuld investering for din virksomhed, der kan føre til betydelige besparelser i både tid og ressourcer,samt skabe større nøjagtighed og effektivitet i dine finansielle processer.

Sådan skaber du det bedste fakturaflow

Et velorganiseret og automatiseret fakturaflow kan altså ikke kun spare tid og ressourcer, men det kan også reducere risikoen for fejl og forsinkelser i betalingerne. 

Men hvordan skaber jeg det bedste fakturaflow for netop min virksomhed, tænker du måske.

Der er ikke nogen one-size-fits-all, og det er derfor vigtigt at vælge en løsning, som imødekommer de unikke udfordringer og dynamikker, din virksomhed står overfor. Det er en proces, der kræver en omhyggelig tilgang og en grundig analyse af, hvad dine største udfordringer og behov er.

Her er nogle trin, du kan tage på vejen til at skabe det bedste fakturaflow for din virksomhed:

1. Kortlæg dine behov: Du har muligvis allerede en idé om, hvor skoen trykker. Alligevel bør du lave en grundig analyse af din virksomheds nuværende fakturaflow og de eventuelle flaskehalse, udfordringer eller områder, der kan forbedres. Disse indsigter vil hjælpe dig med at forstå, hvilke specifikke funktioner du har brug for i dit automatiserede fakturaflow.
2. Vælg en løsning: Når du har identificeret dine behov, skal du vælge den rette løsning til at automatisere dit fakturaflow. Der er mange forskellige softwareløsninger på markedet, så det er vigtigt at finde en, der passer til din virksomheds størrelse, kompleksitet og budget.
3. Opsæt skræddersyede godkendelsesflows: Et effektivt fakturaflow inkluderer skræddersyede godkendelsesflows, der sikrer, at de rette personer automatisk notificeres og kan godkende fakturaerne på det rette tidspunkt. Opsætning af disse flows i dit automatiserede system er afgørende for at sikre en smidig og effektiv proces.
4. Integrér med eksisterende systemer: For at maksimere effektiviteten i dit fakturaflow er det vigtigt at integrere det med dine eksisterende systemer, f.eks. dit regnskabsprogram. Det er med til at sikre en strømlinet dataudveksling og reducerer behovet for manuel indtastning af oplysninger.
5. Oplæring: Når dit fakturaflow er sat op, er det vigtigt at oplære dine medarbejdere i at bruge det korrekt. Du skal lære dem at navigere i systemet og vejlede dem i, hvordan de skal behandle og godkende fakturaer.

Når dit automatiserede fakturaflow er implementeret og fungerer effektivt, vil du begynde at høste frugterne i form af øget produktivitet, nøjagtighed og kontrol. Du vil nyde godt af hurtigere godkendelsesprocesser, færre fejl og forsinkelser i betalingerne samt en bedre oversigt over din virksomheds økonomiske situation.