Fakturabehandling fra A-Z: Alt det, du skal vide

Hver fase, lige fra du modtager fakturaer til deres endelige betaling og bogføring, spiller en afgørende rolle i forhold til at sikre, at dine økonomiske processer kører, som de skal.

Helt lavpraktisk kommer effektiv fakturabehandling med den konkrete fordel, at dine fakturaer bliver betalt til tiden, hvilket styrker likviditeten. Men hvad nu hvis vi fortæller dig, at effektiv fakturabehandling kan have en direkte indflydelse på bundlinjen i din virksomhed?

En af de mest effektive måder at forbedre din bundlinje på er nemlig ved at reducere driftsomkostningerne. På den måde kan du allokere ressourcer til strategiske, indtægtsgivende initiativer. Meget af det starter med at få styr på ubetalte fakturaer og optimere din fakturabehandling.

Hvis du vil blive klogere på, hvordan du kan gøre netop dette, er du landet det helt rette sted.

I dette blogindlæg vil vi gå igennem hele processen omkring fakturabehandling og forklare, hvordan du kan tage fakturabehandlingen i din virksomhed til næste niveau.

• Effektiv fakturabehandling er en økonomisk hjørnesten, der sikrer rettidige betalinger, styrker relationer og forbedrer likviditeten.
• Ved at automatisere processen, f.eks. med OCR og AI, kan du fjerne behovet for manuel indtastning, reducere fejl og frigive tid fra rutinearbejde.
• Den traditionelle proces kan skabe flaskehalse, mens automatisering strømliner modtagelse, godkendelse, betaling og bogføring af fakturaer.

Hvad er fakturabehandling?

Fakturabehandling dækker over den samlede proces for håndtering af fakturaer i virksomheden – fra det øjeblik, den modtages, til den er betalt og bogført i virksomhedens regnskabssystem.

Processen indebærer registrering, matching, godkendelse og betaling af fakturaer samt opbevaring af dokumentationen.

Formålet med fakturabehandling er at sikre, at alle fakturaer behandles rettidigt, korrekt og i overensstemmelse med virksomhedens politikker og regler.

Kort opsummeret hjælper effektiv fakturabehandling virksomheder med at opretholde gode leverandørrelationer, undgå gebyrer for sene betalinger og forbedre den overordnede økonomiske styring.

Derfor er det vigtigt med god og effektiv fakturabehandling

God og effektiv fakturabehandling er super vigtigt af mange årsager.

Det sikrer dels, at dine omkostninger ikke løber løbsk, men det sikrer også, at din forsyningskæde er sund – både relationelt og økonomisk.

Læs mere: Fra kaos til kontrol: Sådan mestrer du omkostningsstyring

Herunder kan du se et bredt udsnit af aspekter, som en strømlinet proces omkring fakturabehandling vil påvirke positivt:

• Forbedret likviditetsstyring: Når fakturaer behandles hurtigt og korrekt, har du bedre kontrol over virksomhedens cash flow. Rettidig behandling og betaling af fakturaer sikrer således, at du altid har et klart billede af virksomhedens likviditet. Den faktor gør det langt lettere for dig at planlægge og styre økonomiske ressourcer.
  
  Læs mere: Få styr på likviditeten: 8 tips til effektiv likviditetsstyring
  
  
• Hurtigere betalingstider: Et effektivt fakturaflow betyder, at fakturaer kan behandles og betales hurtigere. Det reducerer risikoen for gebyrer og renter på for sene betalinger. Nogle gange kan du også få rabat ved tidlig betaling, og med en strømlinet proces bliver det langt nemmere at opnå i praksis.
  
  
• Styrkede relationer til dine leverandører: Hurtig betaling hjælper også med at opretholde gode relationer til dine leverandører. Når du altid betaler til tiden, viser du, at din virksomhed er pålidelig. Det kan potentielt give bedre vilkår, rabatter og øget samarbejdsvilje fra leverandørernes side.
  
  
• Mindre administrativt arbejde: Hvis du strømliner din fakturabehandling – og måske endda automatiserer den – vil det reducere mængden af manuelt arbejde, der kræves for at registrere, godkende og betale fakturaer. Det frigør tid for dine medarbejdere, som de kan bruge på mere strategiske og værdiskabende opgaver.
  
  

Ved at implementere en struktureret proces for fakturabehandling kan din virksomhed altså ikke kun spare tid og penge, men også skabe et solidt fundament for vækst og succes.

De forskellige trin i fakturabehandlingen

Ligesom en lækker dessert består af en række nøje afmålte ingredienser, er effektiv fakturabehandling en proces, der kræver omhyggelig opmærksomhed på detaljer i hver fase.

Selvom resultatet – at fakturaen betales til tiden – fremstår som det altoverskyggende element, er det vigtigt at være opmærksom på de underliggende parametre i processen.

Hvert enkelt trin spiller en afgørende rolle i at sikre, at dine økonomiske processer kører gnidningsfrit. Derfor er det vigtigt at have et skarpt øje på de detaljer, som kan forbedre flowet.

1. Modtagelse og registrering

Det siger selvfølgelig sig selv, men det første trin er modtagelsen af fakturaen. Fakturaer kan modtages på forskellige måder, blandt andet på papir, via e-mail, eller gennem elektroniske systemer som EDI. Men uanset formatet er det vigtigt at registrere fakturaen hurtigt og præcist.

Når fakturaen er modtaget, skal den registreres i det system, du bruger til fakturahåndtering. Nogle registrerer den i virksomhedens økonomisystem, mens andre bruger mere dedikerede løsninger til håndtering af fakturaer.

Uanset hvilket system du bruger, er det vigtigt at indtaste al den relevante info helt korrekt. Du bør derfor notere fakturanummer, dato, leverandørnavn og beløb. Nøjagtig registrering er afgørende for at sikre korrekt behandling videre i processen.

2. Matching og validering

Når oplysningerne fra fakturaen er inde i dit valgte system, er det vigtigt, at infoen bliver matchet og valideret. Det betyder helt konkret, at fakturaen skal sammenlignes med relevante dokumenter som indkøbsordrer og leveringskvitteringer for at sikre, at de fakturerede varer eller tjenester er bestilt og modtaget.

Faktura-matching kan være tovejs, trevejs eller firevejs afhængigt af virksomhedens behov og kompleksitet.

3. Godkendelse

Efter matching og validering skal fakturaen godkendes af de relevante personer i organisationen. Hvem, der præcist skal godkende fakturaen, kan afhænge af beløb og type, men din virksomhed bør have klart definerede regler for dette, så flaskehalse og forvirring undgås.

4. Betaling og bogføring

Når fakturaen er godkendt, er næste trin at sørge for betaling og bogføring. Nogle betaler manuelt, mens andre bruger systemer, der automatisk betaler fakturaen for dig. Efter betalingen skal fakturaen bogføres i dit regnskabssystem.

Når alt dette er klaret, er det vigtigt, at du ikke bare smider fakturaerne ud eller sletter dem fra din computer. Fakturaer – både dem du sender og modtager – skal nemlig gemmes digitalt i minimum fem år. 

Det er en af reglerne i den nye bogføringslov, som trådte i kraft for de fleste virksomhedstyper i 2024.

Læs mere: Ny bogføringslov: slut med ringbind og fysiske bilag

Høst fordelene ved en mere automatiseret fakturabehandling

For mange virksomheder er der et betydeligt potentiale for optimering ved at øge graden af automatisering i fakturabehandlingen. Ved at benytte systemer til elektronisk fakturahåndtering kan du således høste en række værdifulde fordele i hver enkelt fase.

• Modtagelse og registrering: De fleste fakturahåndteringssystemer kan modtage fakturaer direkte gennem e-mail eller elektroniske dataudvekslinger (EDI) og indlæse dem uden manuel indblanding.
  
  Mange systemer anvender OCR-teknologi (Optical Character Recognition) til fakturascanning. Det gør det muligt at udtrække og registrere vigtige oplysninger automatisk – uanset om fakturaen modtages fysisk eller i en PDF-fil.
  
  Det reducerer den tid, der bruges på manuel dataindtastning, og minimerer også risikoen for menneskelige fejl.
  
  
• Matching og validering: Ved at bruge avancerede algoritmer og kunstig intelligens kan automatiserede systemer sammenligne oplysningerne i fakturaen med indkøbsordrer og leveringskvitteringer hurtigt og præcist.
  
  Automatiseret matching og validering sikrer, at de fakturerede varer eller tjenester er bestilt og modtaget i de korrekte mængder og til de aftalte priser. Eventuelle uoverensstemmelser identificeres straks, hvilket gør det muligt at håndtere dem hurtigt og effektivt.
  
  
• Godkendelse: Automatiserede workflows kan dirigere fakturaer til de rette personer til godkendelse baseret på foruddefinerede regler og hierarkier. Notifikationer og påmindelser sikrer, at godkendelsesprocessen ikke forsinkes, og at alle relevante parter er opmærksomme på, hvilke fakturaer der kræver handling. Det strømliner godkendelsesprocessen, reducerer flaskehalse og sikrer, at fakturaer behandles hurtigt og effektivt.
  
  
• Betaling og bogføring: De fleste fakturahåndteringssystemer kommer også med en indbygget mulighed for at klare betalingen for dig. Du kan oftest selv bestemme, hvorvidt betalingen skal ske med det samme, på forfaldsdagen eller et sted imellem. Det sikrer, at fakturaen altid bliver betalt til tiden, men giver også lidt ekstra fleksibilitet i din likviditetsstyring. Bogføringen bliver også gjort endnu mere effektiv.

Samlet set giver øget automatisering en mere strømlinet, ensartet og omkostningseffektiv fakturabehandling. Den administrative byrde lettes, risikoen for fejl reduceres, og procestiden optimeres markant.

Sådan kommer du i gang med at automatisere fakturabehandlingen i din virksomhed

At automatisere fakturabehandlingen behøver ikke at være en overvældende opgave. Med den rette tilgang kan du implementere løsninger, der giver øjeblikkelig værdi og som vokser med din virksomhed. Her er en praktisk guide til at komme godt fra start.

1. Start med at kortlægge din nuværende proces

Før du kaster dig ud i at investere i ny teknologi, er det vigtigt at forstå, hvor du står i dag. Tag et skridt tilbage og undersøg, hvordan fakturaer rent faktisk håndteres i din virksomhed lige nu.

Stil dig selv disse spørgsmål:

• Hvor mange fakturaer modtager vi månedligt, og i hvilke formater?
• Hvor lang tid bruger vi på at behandle en typisk faktura –  fra modtagelse til betaling?
• Hvor ofte opstår der fejl eller forsinkelser i processen, og hvad er årsagerne?
• Hvilke medarbejdere er involveret i fakturabehandlingen, og hvor meget tid bruger de på det?
• Hvor mange leverandører sender vi fakturaer til, og bruger vi allerede elektroniske betalinger?

Denne kortlægning giver dig det nødvendige grundlag for at identificere, hvor automatisering vil give størst effekt.

2. Prioritér dine muligheder for automatisering

Ikke alle dele af fakturabehandlingen behøver at blive automatiseret på én gang. Start med de områder, hvor du kan opnå hurtige gevinster og udvid gradvist derfra.

Overvej disse prioriteringsspørgsmål:

• Hvilket trin i processen tager længst tid eller skaber mest frustration?
• Hvor sker de fleste fejl, og hvad koster de os?
• Har vi mange små fakturaer, der kunne behandles automatisk uden menneskelig indgriben?
• Hvilke leverandører sender flest fakturaer, og er de åbne for elektronisk samarbejde?

Mange virksomheder starter med automatisk indlæsning og registrering af fakturaer, da det ofte giver den mest synlige tidsbesparelse.

3. Vælg den rette løsning til jeres behov

Der findes ikke én løsning, der passer til alle virksomheder. Dit valg bør afspejle jeres specifikke behov, budget og tekniske modenhed.

Spørgsmål til løsningsvalg:

• Skal løsningen integreres med vores eksisterende regnskabssystem, eller kan den køre selvstændigt?
• Har vi brug for avanceret godkendelsesstyring med flere niveauer?
• Hvor mange brugere skal have adgang til systemet?
• Skal løsningen håndtere flere valutaer eller specielle fakturatyper?
• Hvor vigtigt er det, at der er dansk support?

4. Forbered din organisation på forandringen

Automatisering handler ikke kun om teknologi – det handler også om at få dine medarbejdere med på rejsen.

Organisatoriske overvejelser:

• Hvem skal være ansvarlig for implementeringen og den daglige drift?
• Hvilke medarbejdere skal oplæres i det nye system?
• Har vi en plan for, hvordan vi håndterer overgangsperioden, hvor gamle og nye processer kører parallelt?

5. Start småt og byg videre

Den bedste tilgang er ofte at begynde med et pilotprojekt eller et mindre projekt, der demonstrerer værdien af automatisering.

Konkrete første skridt:

• Vælg et mindre antal leverandører til et pilotprojekt.
• Implementér automatisk registrering af fakturaer i første omgang.
• Mål resultaterne, og justér processen baseret på erfaringerne.
• Udvid gradvist til flere leverandører og mere avancerede funktioner.

Start dér, hvor det giver mest mening for jer, og byg videre derfra. Med den rette tilgang vil du hurtigt se forbedringer i både effektivitet og medarbejdertilfredshed.