Effektiv fakturabehandling er en af de økonomiske hjørnesten i nærmest enhver virksomhed.
Hver fase, lige fra du modtager fakturaer til deres endelige betaling og bogføring, spiller en afgørende rolle i forhold til at sikre, at dine økonomiske processer kører, som de skal.
Helt lavpraktisk kommer effektiv fakturabehandling med den konkrete fordel, at dine fakturaer bliver betalt til tiden, hvilket understøtter en god likviditetsstyring.
Men hvad nu hvis vi fortæller dig, at effektiv fakturabehandling kan have en direkte indflydelse på bundlinjen i din virksomhed?
En af de mest effektive måder at forbedre din bundlinje på er nemlig ved at reducere driftsomkostningerne. På den måde kan du allokere ressourcer til strategiske, indtægtsgivende initiativer. Meget af det starter med at få styr på ubetalte fakturaer og optimere din fakturabehandling.
Hvis du vil blive klogere på, hvordan du kan gøre netop dette, er du landet det helt rette sted.
I dette blogindlæg vil vi gå igennem hele processen omkring fakturabehandling og forklare, hvordan du kan tage fakturabehandlingen i din virksomhed til næste niveau.
Hvad er fakturabehandling?
Fakturabehandling som begreb dækker over den samlede proces for håndtering af fakturaer i din virksomhed – fra det øjeblik, den modtages, til den er betalt og bogført i virksomhedens regnskabssystem.
Processen indebærer registrering, matching, godkendelse og betaling af fakturaer samt opbevaring af dokumentationen.
Formålet med fakturabehandling er at sikre, at alle fakturaer behandles rettidigt, korrekt og i overensstemmelse med virksomhedens politikker og regler.
Kort opsummeret hjælper effektiv fakturabehandling virksomheder med at opretholde gode leverandørrelationer, undgå gebyrer for sene betalinger og forbedre den overordnede økonomiske styring.
Derfor er det vigtigt med god og effektiv fakturabehandling
God og effektiv fakturabehandling er super vigtigt af mange årsager.
Det sikrer dels, at dine omkostninger ikke løber løbsk, men det sikrer også, at din forsyningskæde er sund – både relationelt og økonomisk.
Læs mere: Fra kaos til kontrol: Sådan mestrer du omkostningsstyring
Herunder kan du se et bredt udsnit af aspekter, som en strømlinet proces omkring fakturabehandling vil påvirke positivt:
- Forbedret likviditetsstyring: Når fakturaer behandles hurtigt og korrekt, har du bedre kontrol over virksomhedens cash flow. Rettidig behandling og betaling af fakturaer sikrer således, at du altid har et klart billede af virksomhedens likviditet. Den faktor gør det langt lettere for dig at planlægge og styre økonomiske ressourcer.
- Læs mere: Få styr på likviditeten: 8 tips til effektiv likviditetsstyring
- Hurtigere betalingstider: Et strømlinet fakturaflow betyder, at fakturaer kan behandles og betales hurtigere. Det reducerer risikoen for gebyrer og renter på for sene betalinger. Nogle gange kan du også få rabat ved tidlig betaling, og med en strømlinet proces bliver det langt nemmere at opnå i praksis.
- Styrkede relationer til dine leverandører : Hurtig betaling hjælper også med at opretholde gode relationer til dine leverandører. Når du altid betaler til tiden, viser du, at din virksomhed er pålidelig. Det kan potentielt give bedre vilkår, rabatter og øget samarbejdsvilje fra leverandørernes side.
- Mindre administrativt arbejde: Hvis du strømliner din fakturabehandling – og måske endda automatiserer den – vil det reducere mængden af manuelt arbejde, der kræves for at registrere, godkende og betale fakturaer. Det frigør tid for dine medarbejdere, som de kan bruge på mere strategiske og værdiskabende opgaver.
Ved at implementere en struktureret proces for fakturabehandling kan din virksomhed altså ikke kun spare tid og penge, men også skabe et solidt fundament for vækst og succes.
De forskellige trin i fakturabehandlingen
Ligesom en lækker dessert består af en række nøje afmålte ingredienser, er effektiv fakturabehandling en proces, der kræver omhyggelig opmærksomhed på detaljer og præcision i hver fase.
Selvom resultatet – at fakturaen betales til tiden – fremstår som det altoverskyggende element, er det vigtigt at være opmærksom på de underliggende parametre i processen.
Hvert enkelt trin spiller en afgørende rolle i at sikre, at dine økonomiske processer kører gnidningsfrit. Derfor er det vigtigt at have et skarpt øje på de detaljer, som kan forbedre flowet.
1) Modtagelse og registrering
Det siger selvfølgelig sig selv, men det første trin er modtagelsen af fakturaen. Fakturaer kan modtages på forskellige måder, blandt andet på papir, via e-mail, eller gennem elektroniske systemer som EDI. Men uanset formatet er det vigtigt at registrere fakturaen hurtigt og præcist.
Når fakturaen er modtaget, skal du registreres i det system, du bruger til fakturahåndtering. Nogle registrerer den i virksomhedens økonomisystem, mens andre bruger mere dedikerede løsninger til håndtering af fakturaer.
Uagtet hvor du registrerer infoen, er det vigtigt, at du får registreret al den relevante info helt korrekt. Du bør derfor notere fakturanummer, dato, leverandørnavn og beløb. Nøjagtig registrering er afgørende for at sikre korrekt behandling videre i processen.
2) Matching og validering
Når infoen fra fakturaen er inde i dit valgte system, er det vigtigt, at infoen bliver matchet og valideret. Det betyder helt konkret, at fakturaen skal sammenlignes med relevante dokumenter som indkøbsordrer og leveringskvitteringer for at sikre, at de fakturerede varer eller tjenester er bestilt og modtaget.
Faktura-matching kan være tovejs, trevejs eller firevejs afhængigt af virksomhedens behov og kompleksitet.
3) Godkendelse
Efter matching og validering skal fakturaen godkendes af de relevante personer i organisationen. Hvem, der præcist skal godkende fakturaen, kan afhænge af beløb og type, men din virksomhed bør have klart definerede regler for dette, så flaskehalse og forvirring undgås.
4) Betaling og bogføring
Når fakturaen er godkendt, er næste trin at sørge for betaling og bogføring. Nogle betaler manuelt, mens andre bruger systemer, der automatisk betaler fakturaen for dig. Efter betalingen skal fakturaen bogføres i dit regnskabssystem.
Når alt dette er klaret, er det vigtigt, at du ikke bare smider fakturaerne ud eller sletter dem fra din computer. Fakturaer – både dem du sender og modtager – skal nemlig gemmes digitalt i minimum fem år. Det er en af reglerne i den nye bogføringslov, som trådte i kraft for de fleste virksomhedstyper i 2024.
Læs mere: Ny bogføringslov: slut med ringbind og fysiske bilag
Høst fordelene ved en mere automatiseret fakturabehandling
For mange virksomheder er der et betydeligt potentiale for optimering ved at øge graden af automatisering i fakturabehandlingen.
Ved at benytte systemer til elektronisk fakturahåndtering kan du således høste en række værdifulde fordele i hvert enkelt fase.
1) Modtagelse og registrering
De fleste fakturahåndteringssystemer kan modtage fakturaer direkte gennem e-mail eller elektroniske dataudvekslinger (EDI) og indlæse dem uden manuel indblanding.
Mange systemer anvender OCR-teknologi (Optical Character Recognition) til fakturascanning. Det gør det muligt at udtrække og registrere vigtige oplysninger automatisk – uanset om fakturaen modtages fysisk eller i en PDF-fil.
Det reducerer den tid, der bruges på manuel dataindtastning, og minimerer også risikoen for menneskelige fejl.
2) Matching og validering
Ved at bruge avancerede algoritmer og kunstig intelligens kan automatiserede systemer sammenligne oplysningerne i fakturaen med indkøbsordrer og leveringskvitteringer hurtigt og præcist.
Automatiseret matching og validering sikrer, at de fakturerede varer eller tjenester er bestilt og modtaget i de korrekte mængder og til de aftalte priser. Eventuelle uoverensstemmelser identificeres straks, hvilket gør det muligt at håndtere dem hurtigt og effektivt.
3) Godkendelse
Automatiserede workflows kan dirigere fakturaer til de rette personer til godkendelse baseret på foruddefinerede regler og hierarkier. Notifikationer og påmindelser sikrer, at godkendelsesprocessen ikke forsinkes, og at alle relevante parter er opmærksomme på, hvilke fakturaer der kræver deres opmærksomhed. Det strømliner godkendelsesprocessen, reducerer flaskehalse og sikrer, at fakturaer behandles hurtigt og effektivt.
4) Betaling og bogføring
De fleste fakturahåndteringssystemer kommer også med en indbygget mulighed for at klare betalingen for dig. Du kan oftest selv bestemme, hvorvidt betalingen skal ske med det samme, på forfaldsdagen eller et sted imellem. Det sikrer, at fakturaen altid bliver betalt til tiden, men giver også lidt ekstra fleksibilitet i din likviditetsstyring. Bogføringen bliver også gjort endnu mere effektiv.
Samlet set giver øget automatisering en mere strømlinet, ensartet og omkostningseffektiv fakturabehandling. Den administrative byrde lettes, risici for fejl reduceres og procestiden optimeres markant.
CFO'ens guide til 2024
Bliv klogere på virksomheders forbrug i en mere og mere automatiseret og digitaliseret verden
