Hvad er et fakturanummer, og hvilke krav er der?

Hvis du sender fakturaer i din virksomhed, bruger du også fakturanumre. Men hvad er et fakturanummer egentlig, og hvilke krav skal du leve op til? 

Mange blander begreberne sammen eller vælger en nummerserie uden helt at kende reglerne. Det kan virke harmløst, men et forkert eller ulogisk fakturanummer kan hurtigt skabe rod i bogføringen og gøre det svært at holde styr på dine bilag.

I denne artikel får du styr på, hvad et fakturanummer er, hvorfor det er vigtigt, og hvordan du opbygger en nummerserie, der både følger bogføringsloven og fungerer i din hverdag. Du får også svar på spørgsmål som: Må du genbruge et fakturanummer? Kan du ændre nummerserien? Og hvad er forskellen på fakturanummer og ordrenummer?

Målet er at gøre det let for dig at få styr på reglerne, så du kan undgå fejl og skabe et tydeligt kontrolspor i dit regnskab.

• Et fakturanummer er en unik identifikator for en faktura, som bruges til at kunne spore og administrere den korrekt i regnskabet.
• Fakturanumre skal være ensartede og fortløbende, uanset om du bruger simple tal, foranstillede nuller eller år-/månedskoder, og du må kun ændre systemet ved nyt regnskabsår.
• Genbrug af fakturanumre (selv på tværs af år) frarådes, fordi det skaber forvirring i kontrolsporet og kan komme i konflikt med kravene om entydig identifikation.

Hvad er et fakturanummer?

Et fakturanummer er et nummer, der står på din faktura. 

Fakturanummeret er unikt og har til formål at identificere den unikke faktura.

Hvis du arbejder med omkostningsstyring, ved du, hvor vigtigt det er at kunne identificere og spore hver enkelt faktura. Det kan fakturanummeret altså hjælpe dig med.

Du kan tænke på fakturanummeret som en slags pas for dine fakturaer.

Ligesom et pas indeholder unikke oplysninger, der identificerer dig og giver dig lov til at rejse mellem lande, fungerer et fakturanummer som en unik identifikator for hver enkelt faktura, der gør det muligt at spore og administrere dem korrekt gennem din virksomheds økonomiske systemer.

Læs mere: Økonomisystemer: din vej til økonomisk orden

Er faktura-og ordrenummer det samme?

Nej, fakturanummer og ordrenummer er ikke det samme.

• Ordrenummer bruges til at identificere selve bestillingen.
• Fakturanummer bruges til at identificere den faktura, der bliver udstedt på baggrund af ordren.

Hvilke krav er der til et fakturanummer?

Du kan i virkeligheden selv vælge, hvordan du i din virksomhed vil opbygge dit fakturanummer.

Det eneste ufravigelige krav er, at det skrives på samme måde og i samme serie. Det vil altså sige, at dit fakturanummer skal bestå af en ensartet sekvens af tal (og potentielt bogstaver).

Der er altså flere måder at gøre det på. Uanset hvilken metode du vælger, er det dog vigtigt at huske på, at fakturanumre altid skal være fortløbende. Det vil sige, at hvis du lige har udstedt en faktura med fakturanummeret 21, skal det næste fakturanummer være 22.

Her er fire forskellige måder at opbygge dit fakturanummer på:

• Simpelt system: Dette er den mest simple måde at opbygge dine fakturanumre på. Her starter du bare med "1", og så bevæger du dig opad med "2","3","4" osv.
  
  
• Med foranstillede nuller: Dette system bruger tal, som begynder med flere nuller, f.eks. 00000000001, 00000000002, 00000000003 osv.
  
  
• Årsbaseret system: I det årsbaserede system bruger du årstallet som en yderligere identifikator for fakturaen. Dine fakturanumre vil altså kunne se sådan ud: 2024-1, 2024-2, 2024-3 osv. Når et nyt år påbegyndes, ændrer du det selvfølgelig, så de i stedet hedder 2025-1, 2025-2 og så fremdeles.
  
  
• Års- og månedsbaseret system: Med det års- og månedsbaserede system tager du det skridtet videre. Her bruges måneden nu også som identifikator i fakturanummeret. Hvis du f.eks. udsteder din første faktura i januar, vil fakturanummeret være 2024-01-1. 

Må jeg ændre på opbygningen af mine fakturanumre?

Hvis du ønsker at ændre på opbygningen af dit fakturanummer, kan dette kun gøres, når regnskabsåret skifter. Du må altså ikke ændre på sekvensen midt i et regnskabsår.

Så hvis du ønsker at ændre på opbygningen, må du altså væbne dig med en lille smule tålmodighed og vente på starten af et nyt regnskabsår.

Kan jeg bruge et fakturanummer flere gange?

I princippet kan du godt genbruge et fakturanummer (dog aldrig i samme regnskabsår), men det kan ikke anbefales. 

Selv om bogføringsloven ikke eksplicit fastslår, at et fakturanummer ikke må genbruges, stiller loven krav om entydig identifikation og sporing af transaktioner og bilag. Et genbrugt fakturanummer kan skabe uklarhed i kontrolsporet og dermed konflikt med lovens formål.

Vælger du at genbruge et fakturanummer, vil der altid være risiko for overlap og dermed forvirring. Derfor kan du overveje at inkludere årstal eller andre mere komplekse elementer i fakturanummeret, så du aldrig risikerer gentagelser.

Generelt er det nemmeste dog at bruge den mest simple metode. Altså fortløbende tal uden tegn, datoer og andet. Det minimerer risikoen for fejl og gør det samtidig lettere at automatisere.

Andre numre på din faktura

Ud over det obligatoriske fakturanummer er der også en række andre numre, som typisk vil fremgå af din faktura. De er ikke krav på samme måde som fakturanummeret, men kan hver især tilføje værdi og klarhed for både afsender og modtager.

Herunder kan du se nogle af de numre, som kan være nyttige at have med på sin faktura:

• Kundenummer: Et kundenummer er et nummer, der er designet til at kunne identificere din kunde. Det kan være smart at have med, da det forenkler din håndtering af kundeforhold i din egen virksomhed. Mens kundenummeret er et frivilligt tilvalg, skal du huske på, at det er et krav, at købers navn og adresse fremgår på fakturaen uanset hvad.
  
  
• OCR-linje: En OCR-linje er en smart funktion på en faktura, der består af en række numre, som indeholder vigtig information til betalingsprocessen. Linjen gør det nemt og præcist at udfylde et girokort eller overføre betalinger via banken. "OCR" står for "Optical Character Recognition" og er en teknologi, der bruger optisk læsning og maskinlæring til at samle og behandle data automatisk. I praksis fungerer OCR-linjen som en unik identifikator for betalinger. Med OCR-scannere kan betalingsoplysninger hurtigt og præcist læses og behandles, hvilket gør betalingsprocessen både effektiv og fejlfri. Teknologien er den samme, som vi bruger i vores system til elektronisk fakturahåndtering, så du nemt kan holde styr på dine fakturaer uden at bekymre dig om manuelle fejl.
  
  
• GLN-nummer: GLN, eller Global Location Number, også kendt som EAN-nummer, er en vigtig identifikationskode, der bruges i hele verden. Alle offentlige institutioner skal have et GLN-nummer, men det kan også bruges af private virksomheder. Dette unikke nummer er derfor nødvendigt, når du sender e-fakturaer til offentlige instanser.

Skal en kvittering indeholde et fakturanummer?

Nej, en kvittering behøver ikke indeholde et fakturanummer. 

En kvittering er blot dokumentation for, at en betaling har fundet sted. Den fungerer som et bevis på, at kunden har betalt, og at virksomheden har modtaget pengene.

En faktura derimod er et krav om betaling og skal altid indeholde et unikt fakturanummer, fordi det bruges i bogføringen til at skabe et tydeligt kontrolspor.

På en kvittering er der ikke krav om fortløbende nummerering, men den skal stadig indeholde nok information til at dokumentere transaktionen, f.eks.:

• Dato for købet
• Beløb og moms
• Hvad der er købt
• Virksomhedens navn og CVR-nummer

Der må gerne være et reference- eller ordrenummer på kvitteringen, men det er ikke et krav, og det behøver ikke være unikt.

Skal en kreditnota indeholde et fakturanummer?

Ja. En kreditnota skal indeholde reference til det fakturanummer, den korrigerer.

Det er et krav i bogføringsreglerne, fordi kreditnotaen fungerer som et modbilag til en allerede udstedt faktura.

Når en kreditnota udstedes – f.eks. ved returvarer, prisfejl eller rabatter – skal den derfor tydeligt angive:

• Sit eget unikke nummer (kreditnotanummer)
• Reference til det oprindelige fakturanummer (som den vedrører)
• Årsagen til kreditnotaen
• Det beløb, der krediteres (inkl. moms)

Kreditnotaer skal nummereres fortløbende, på samme måde som fakturaer. Du kan vælge at lade dem følge samme nummerserie som dine fakturaer, men du kan også oprette en særskilt nummerserie kun til kreditnotaer, så længe den også er fortløbende.