Et fakturanummer er et af de ufravigelige krav, der er til fakturaer.
Selvom det måske virker som en ubetydelig streng af tal og bogstaver, er det en vigtig identifikator for hver enkelt faktura og danner grundlaget for sporbarhed og regnskabskontrol.
Men fakturanumre kommer også med nogle krav. Krav som du skal overholde – både fordi lovgivningen tilskriver det, men også fordi det faktisk giver mening i din egen fakturahåndtering.
Hvad er et fakturanummer?
Et fakturanummer er et nummer, der står på din faktura, og som har til formål at identificere den unikke faktura. Hvis du arbejder med omkostningsstyring , ved du, hvor vigtigt det er at kunne identificere og spore hver enkelt faktura.
Det kan fakturanummeret altså hjælpe dig med.
Forestil dig, at et fakturanummer er som et pas for dine fakturaer. Ligesom et pas indeholder unikke oplysninger, der identificerer dig og giver dig lov til at rejse mellem lande, fungerer et fakturanummer som en unik identifikator for hver enkelt faktura, der gør det muligt at spore og administrere dem korrekt gennem din virksomheds økonomiske systemer.
Læs mere: Økonomisystemer: din vej til økonomisk orden
Husk, at det også er et krav med fakturanumre på afregningsbilag, kreditnotaer og e-fakturaer .
Hvilke krav er der til et fakturanummer?
Du må selv bestemme, hvordan du i din virksomhed vil opbygge dit fakturanummer, så længe det skrives på samme måde og i samme serie.
Et fakturanummer skal således bestå af en ensartet sekvens af tal og potentielt bogstaver.
Du kan gøre det på flere forskellige måder, men uanset hvilken metode du vælger, er det vigtigt at huske på, at fakturanumre altid skal være fortløbende. Det vil sige, at hvis du lige har udstedt en faktura med fakturanummeret 21, skal det næste fakturanummer være 22.
Her er fire forskellige måder at opbygge dit fakturanummer på:
- Simpelt system: Dette er den mest simple måde at opbygge dine fakturanumre på. Her starter du bare med "1", og så bevæger du dig opad med "2","3","4" osv. Systemet er lige så simpelt, som det ser ud, og er specielt egnet til virksomheder med en lille kundebase.
- Med foranstillede nuller: Dette system bruger tal, som begynder med flere nuller, f.eks. 00000000001, 00000000002, 00000000003 osv. Systemet med foranstillede nuller er velegnet, hvis du allerede har en bogføringspraksis, der er nogenlunde standardiseret.
- Årsbaseret system: I det årsbaserede system bruger du årstallet som en yderligere identifikator for fakturaen. Dine fakturanumre vil altså kunne se sådan ud: 2024-1, 2024-2, 2024-3 osv.
Når et nyt år påbegyndes, ændrer du det selvfølgelig, så de i stedet hedder 2025-1, 2025-2 og så fremdeles. Det årsbaserede system kan være rigtig smart, hvis du leder efter en nem måde at organisere dine fakturaer på. - Års- og månedsbaseret system: Med det års-og månedsbaserede system tager du det skridtet videre. Her bruges måneden nu også som identifikator i fakturanummeret. Hvis du f.eks. udsteder din første faktura i januar, vil fakturanummeret være 2024-01-1. Ligesom det årsbaserede system, er dette system smart, når organiseringen skal gøres nemmere. Her får du endda en ekstra detaljegrad med, som kan gøre organiseringen endnu bedre. Dette system er specielt brugbart, når antallet af fakturaer er stort.
Må jeg ændre på opbygningen af mine fakturanumre?
Hvis du ønsker at ændre på opbygningen af dit fakturanummer, kan dette kun gøres, når regnskabsåret skifter. Du må altså ikke ændre på sekvensen midt i et regnskabsår.
Så hvis du ønsker at ændre på opbygningen, må du altså væbne dig med en lille smule tålmodighed og vente på starten af et nyt regnskabsår.
Må man genbruge et fakturanummer?
Ja, du må gerne genbruge et fakturanummer – men kun under specifikke betingelser.
Det gælder således, at du gerne må genbruge et fakturanummer, så længe du ikke gør det i samme regnskabsår. Det medfører dog en risiko for overlap.
Derfor kan du overveje at inkludere årstal eller andre mere komplekse elementer i fakturanummeret, så du aldrig risikerer gentagelser.
Generelt er det nemmeste dog at bruge den mest simple metode. Altså fortløbende tal uden tegn, datoer og andet. Det minimerer risikoen for fejl og gør det samtidig lettere at automatisere.
Andre numre på din faktura
Udover det obligatoriske fakturanummer er der også en række andre numre, som typisk vil fremgå af din faktura. De er ikke krav på samme måde som fakturanummeret, men kan hver især tilføje værdi og klarhed for både afsender og modtager.
Herunder kan du se nogle af de numre, som kan være nyttige at have med på sin faktura:
- Kundenummer: Et kundenummer er et nummer, der er designet til at kunne identificere din kunde. Det kan være smart at have med, da det forenkler din håndtering af kundeforhold i din egen virksomhed. Mens kundenummeret er et frivilligt tilvalg, skal du huske på, at det er et krav, at købers navn og adresse fremgår på fakturaen uanset hvad.
- OCR-linje: En OCR-linje er en smart funktion på en faktura, der består af en række numre, som indeholder vigtig information til betalingsprocessen. Linjen gør det nemt og præcist at udfylde et girokort eller overføre betalinger via banken. "OCR" står for "Optical Character Recognition" og er en teknologi, der bruger optisk læsning og maskinlæring til at samle og behandle data automatisk. I praksis fungerer OCR-linjen som en unik identifikator for betalinger. Med OCR-scannere kan betalingsoplysninger hurtigt og præcist læses og behandles, hvilket gør betalingsprocessen både effektiv og fejlfri. Teknologien er den samme, som vi bruger i vores system til elektronisk fakturahåndtering, så du nemt kan holde styr på dine fakturaer uden at bekymre dig om manuelle fejl.
- GLN-nummer: GLN, eller Global Location Number, også kendt som EAN-nummer , er en vigtig identifikationskode, der bruges i hele verden. Alle offentlige institutioner skal have et GLN-nummer, men det kan også bruges af private virksomheder. Dette unikke nummer er derfor nødvendigt, når du sender e-fakturaer til offentlige instanser.
